Microsoft ، google ، zoho: أفضل مجموعة مكتبية لها إيجابيات

إن نقل أعمالك إلى مجموعة إنتاجية مكتبية سحابية ليس شيئًا تتعهد به أي شركة. هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تحفز مثل هذه الخطوة ، وحتى عناصر عملك التي ستتأثر بالقرار. لذلك ، يجب أن تفكر فيها جميعًا قبل القفز. يمكن أن تكون المحفزات أي شيء من المستخدمين الرئيسيين الذين يقعون في حب ميزة جديدة إلى الحاجة إلى أدوات جديدة لمساعدة القوى العاملة المتنقلة أكثر.

غالبًا ما يكون الترخيص حافزًا ، حيث تعتبر أجنحة إنتاجية المكاتب السحابية بمثابة خطوة فعالة لخفض التكاليف. لكن أحد العوامل التي يتم تجاهلها كثيرًا هو تأثير مثل هذه الخطوة على محترفي تكنولوجيا المعلومات. قد يكون تجاهل هذا الأمر خطأً ، لأن تكنولوجيا المعلومات لديها مهمة دمج المجموعة الجديدة مع جميع الخوادم الخلفية ومخازن البيانات في مؤسستك ، بالإضافة إلى إبقاء المستخدمين في المجموعة الجديدة يعملون بشكل آمن وموثوق بغض النظر عن مكان تواجدهم.

يمكن أن تكون إدارة عدد كبير من المستخدمين وبرامج إنتاجية المكاتب الخاصة بهم مهمة شاقة ، وتقديم هذه المجموعة من مؤسسة منفصلة عبر السحابة بدلاً من تثبيتها وإدارتها محليًا يقدم مزايا جديدة وصعوبات جديدة. على سبيل المثال ، يصبح الأمر مؤلماً للغاية إذا كنت بحاجة إلى إجراء عدد كبير من التغييرات (مثل إزالة الوصول إلى مستند أو مشاركة ملف معين) تؤثر على قائمة طويلة من المستخدمين. عندها تصبح أتمتة هذه المهام ضرورية ، وكذلك التأكد من أن المجموعة الجديدة تعمل بشكل جيد مع أدوات التشغيل الآلي التي يستخدمها موظفو تقنية المعلومات لديك. قد يكون ذلك ببساطة محركًا للبرمجة النصية ، مثل Microsoft Windows PowerShell ، أو قد يكون دليلًا للشركة يحكمه نظام أساسي لإدارة الهوية (IDM) ، مثل Okta Identity Management.

النسخ الاحتياطي هو مجال آخر يجب أن يهتم بكل محترفي تكنولوجيا المعلومات. مع نوبة هجمات الفدية الأخيرة ، يجب أن تكون النسخة الاحتياطية مشكلة في المقدمة. أين يتم تخزين مستندات جناح إنتاجية المكتب الجديد؟ هل هذا الموقع آمن من ليس فقط الفدية ولكن من الهجمات من الأشكال الأخرى من البرامج الضارة أيضًا؟ إذا كانت إجابتك المختصرة على السؤال الأول "في السحابة" ، فستصبح الإجابة حول ما إذا كانت بياناتك آمنة أم لا "ربما". إذا تمت مزامنة مستنداتك المحلية مع التخزين السحابي وتعرض نظامك المحلي للخطر ، فمن الممكن تمامًا أن تتم مزامنتهما وستفقد النسختين ، وليس فقط النسخة المحلية.

أصبح الحفاظ على سلامة البيانات محورًا رئيسيًا لمديري تقنية المعلومات. هناك العديد من حلول النسخ الاحتياطي السحابية على مستوى الأعمال المتاحة لمساعدتهم ، وخاصة Zetta Data Protection ، الفائز في اختيار المحررين لدينا في تلك الفئة. تشتمل المنتجات ، مثل Zetta Data Protection ، على وكلاء موجودون على الخوادم وأجهزة الحوسبة المختلفة للمستخدمين التي تسمح لهم بإدارة عمليات النسخ الاحتياطي المتطورة لجميع الأجهزة المحلية والجوّالة إلى السحابة. لا يشمل هذا مستودعات التخزين السحابية التي يديرها بائع النسخ الاحتياطي فحسب ، بل وأيضًا أي تخزين آخر يستهدف تعيين موظفي تقنية المعلومات لديك ، مثل خادم محلي أو مزود سحابة آخر مثل Amazon Web Services (AWS). بصرف النظر عن نسخة احتياطية أساسية ، تقوم هذه الأدوات أيضًا بتطبيق نسخ احتياطية تدريجية وعادةً ما تكون إمكانية استعادة Point-in-Time (PIT). هذا الأخير هو عندما يستقر البرنامج على نسخة احتياطية من نظام جهاز كامل لفترة زمنية محددة. إذا تم تنظيمها بشكل صحيح ، فهذا يعني أنه يمكنك الحصول على لقطة واحدة أو أكثر من بيئتك بأكملها بشكل فعال قبل حدوث الهجوم. ثم كل ما عليك فعله هو العثور على نسخة من المستندات الهامة التي تم أرشفتها قبل الهجوم على فدية أو ببساطة إعادة البيئة بأكملها إلى وقت ما قبل الإصابة.

هذه مجرد لمحة صغيرة عن المشكلات التي يمكن أن تحدثها البرامج على نطاق واسع ، مثل مجموعات الإنتاجية ، في عمليات تكنولوجيا المعلومات. لذلك ، في حين أن مراجعاتنا الأساسية لأفضل أجنحة الإنتاجية التي تخدمها خدمة الحوسبة السحابية ، بما في ذلك Google G Suite و Microsoft Office 365 و Zoho Office (الذي يأتي مع مستندات Zoho) تركز على الميزات التي يحتاجها المستخدمون ، فقد قررنا هنا أن ننظر إلى تلك المنتجات نفسها من وجهة نظر تكنولوجيا المعلومات للمحترفين. تساءلنا: أي من هذه الأجنحة هي الأكثر شيوعًا بالنسبة لمحترفي تكنولوجيا المعلومات المكلفين بنشر وإدارة وتأمين مجموعة إنتاجية مكتبية للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) والمؤسسات؟

Google G Suite

قامت Google بتطوير مجموعة إنتاجية المكاتب الخاصة بها ببطء على مدار السنوات القليلة الماضية ، مع تقديمها الأولي للأفراد أو ، في أحسن الأحوال ، فرق صغيرة. ومع ذلك ، فقد قطعت خطوات كبيرة في السنوات الأخيرة مع العرض ، والذي ربما تتذكره على أنه "تطبيقات Google" ولكن الشركة قامت مؤخراً بإعادة تسمية "G Suite" وتم تحديثها مع التركيز بشكل أكبر على مستخدمي الأعمال. من وجهة نظر مسؤول تكنولوجيا المعلومات ، تكون واجهة المستخدم (UI) نظيفة وبسيطة. تتطلب معالجة المهام مثل إعادة تعيين كلمة المرور وإدارة المجموعة الحد الأدنى من النقرات. التكامل السهل مع خدمات Google الأخرى ، مثل Google Drive ، يجعل التلاعب ومشاركة المعلومات أمرًا سريعًا. يمكن للمستخدمين أيضًا حفظ المرفقات في Google Team Drives ، والتي تشبه ميزة Team Team الموجودة في Microsoft SharePoint. تتيح محركات Google Team إمكانية الوصول السهل والرقابة إلى المستندات من قبل مجموعة بدلاً من فرد واحد فقط.

تبلغ تكلفة العرض الأساسي من Google G Suite 5 دولارات شهريًا لكل مستخدم. إنه يأتي مع Gmail للأعمال وعقد المؤتمرات الصوتية والمرئية والتقويمات الذكية المشتركة والمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية. كما يأتي مع 30 غيغابايت من التخزين السحابي. تبلغ تكلفة عرض الأعمال 10 دولارات شهريًا وتضيف عددًا من الإمكانات الأخرى ، بما في ذلك سياسات الأرشفة والاحتفاظ بالبريد الإلكتروني والدردشة والاستكشاف الإلكتروني لرسائل البريد الإلكتروني والمحادثات والملفات ؛ ما يصل إلى 1 تيرابايت من التخزين ، وتقارير التدقيق. يضيف تطبيق Enterprise منعًا لفقدان البيانات لـ Gmail و Google Drive ، وتكامل أرشفة الجهات الخارجية ، وتحسين الأمان ، بالإضافة إلى تحليل السجل باستخدام BigQuery.

يمكنك تنفيذ بعض الأتمتة عبر واجهة برمجة تطبيقات Google (API) باستخدام أي عدد من لغات البرمجة المختلفة ، على الرغم من أن هذا يعني أنك ستحتاج إلى بعض المواهب البرمجية أو DevOps على موظفي تقنية المعلومات لديك. يجب عليك استخدام مجموعة تطوير برامج المسؤول (SDK) لجميع أعمال الأتمتة ، والتي تتوفر على موقع Google على الويب. ولكن ، مرة أخرى ، هذا يتطلب مهارات البرمجة الفعلية من أجل استخدامها. توفر Google الوثائق والبرامج التعليمية مع نموذج التعليمات البرمجية لمساعدتك في البدء وستجد أيضًا عددًا قليلاً من مقاطع فيديو YouTube حول هذا الموضوع ، لكن هذه مهمة لن تجدها بسيطة في البرمجة. وكبديل لذلك ، يوفر Business Business أيضًا إمكانية الوصول إلى Google App Maker ، وهو عبارة عن تطوير برمجي منخفض من Google لبناء تطبيقات الأعمال من خلال واجهة السحب والإفلات المرئية والقائمة على النماذج التي لا تتطلب أي تشفير لإنشاء التطبيق الأساسي.

توفر الإعلامات طريقة لتنبيه مسؤول تكنولوجيا المعلومات عند وقوع حدث يحتاج إلى عناية. تستخدم Google مفتاح تشغيل / إيقاف لتمكين أو تعطيل التنبيهات من قائمة الأحداث المحتملة. على الرغم من أن القائمة محدودة نوعًا ما ، إلا أنها تغطي معظم الأحداث التي ستكون ذات أهمية لمشرف تكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك مشكلات الأمان وتنبيهات الخدمة لانقطاعات التطبيقات.

من الناحية الأمنية ، نظرًا لأن حساب شركة Google G Suite يأتي مع البريد الإلكتروني ، فإن الإدارة الفعالة للمستخدمين تصبح دليلًا أساسيًا ، خاصةً للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB) التي قد لا تحتاج إلى وظيفة أعمق تقدمها منصة IDM كاملة النطاق. ومع ذلك ، تدعم Google بعض الميزات المعقدة إلى حد ما هنا ، بما في ذلك المصادقة الثنائية (2FA) على مستوى الحساب. يمكن أن يطلب مشرفو تكنولوجيا المعلومات 2FA من كلمة مرور بالإضافة إلى رمز التحقق. على مستوى اشتراك Enterprise ، يمكن لمسؤول تكنولوجيا المعلومات اختيار السماح فقط لمفاتيح الأمان التي تتطلب جهازًا فعليًا ، مثل دونجل USB أو الهاتف الذكي. هذا يلغي الحاجة إلى رمز خاص ويضيف طبقة إضافية من طلب الجهاز الفعلي. يمكن لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات السماح بالتكامل مع خدمات المصادقة الخارجية ، مثل Microsoft Active Directory (AD) أو Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) والمصادر الأخرى المتوافقة مع لغة ترميز تأكيد الأمان (SAML). تستخدم Google أيضًا تشفير 128-bit أو أقوى AES لجميع البيانات في بقية. تستخدم البيانات أثناء النقل بروتوكول نقل النص التشعبي الآمن (HTTPS) والسرية الأمامية (FS). هذا الأخير هو تقنية تهدف إلى تأمين قنوات الاتصال عن طريق منع محاولات فك تشفير جلسات HTTPS القديمة بأثر رجعي.

تقدم Google كلا التقريرين المعلبين اللذين يمكنك تشغيلهما في أي وقت من لوحة تحكم المشرف بالإضافة إلى واجهة برمجة تطبيقات التقارير التي تتيح لك إنشاء تقاريرك المخصصة. تشمل التقارير المعلبة النشاط ، استخدام التطبيق ، الأمن ، وعدد من تقارير التدقيق. توفر تقارير التدقيق معلومات مفصلة عن أشياء مثل إنشاء الحساب والمجموعة ونشاط تسجيل دخول المستخدم وإنشاء الملفات وحذفها والبحث عبر البريد الإلكتروني. كل من تقارير التدقيق هذه لديها القدرة على التصفية لتقليل كمية المعلومات التي يتم إرجاعها. أسماء الأحداث خاصة بكل نوع من أنواع التدقيق ولكنها توفر طريقة لرؤية الأشياء بسرعة مثل عمليات تسجيل الدخول الفاشلة.

كما ذكرنا سابقًا ، تقدم Google Team Drive ، والذي يعمل كمستودع للملفات لمجموعة من المستخدمين مخصصة لمشاركة الملفات بسرعة والتعاون. تتضمن الوظائف الإدارية إدارة العضوية والتحكم في أذونات أشياء مثل ترحيل الملفات ومشاركة الارتباط ونقل الملكية من مستخدم إلى آخر. يمتلك مسؤول تقنية المعلومات أيضًا عناصر تحكم دقيقة جدًا حول كيفية مشاركة الملفات من قبل أعضاء الفريق. يتم تعيين الإعدادات الافتراضية العامة على صفحة "إعدادات محرك الأقراص والمستندات".

مايكروسوفت أوفيس 365

لطالما تم وضع Microsoft في الحسبان مع وضع الشركات في الاعتبار ، وتظهر هذه التجربة في Office 365. يعد مركز إدارة النظام الأساسي نقطة الإدخال الأساسية لجميع مهام الإدارة في Office 365. تقدم الصفحة الرئيسية للوحة القيادة أنشطة شائعة مثل إضافة وحذف وتحرير مستخدم وإدارة الفواتير والمزيد على اللوحات الفردية المسماة البطاقات. يمكن حذف هذه البطاقات أو إعادة ترتيبها لتناسب احتياجاتك ، مما يجعل من السهل إنشاء صفحة مخصصة تعرض فقط المعلومات التي يحتاجها محترفي تكنولوجيا المعلومات لمراقبة الحالة الحالية أو إدارة المستخدمين أو إدارة إعدادات حساب الشركة.

تقدم Microsoft تطبيق Office 365 Admin للهواتف المحمولة لأجهزة Android و iOS و Windows Phone. تتيح لك هذه الأداة المساعدة إنجاز معظم وظائف مسؤول تكنولوجيا المعلومات النموذجية مباشرة من هاتفك. لمزيد من الأمان ، يوفر تطبيق الجوال رقم تعريف شخصي لتسجيل الدخول لمنع أي إجراءات غير مصرح بها إذا فقدت هاتفك. على الرغم من أنه يمكنك الوصول إلى صفحات مسؤول تكنولوجيا المعلومات لكل من Google G Suite و Zoho Office من متصفح الجوال ، فإن Office 365 هو حاليا الوحيد من بين الثلاثة مع تطبيق مخصص للهاتف المحمول. وبطبيعة الحال ، فإنه يحتوي أيضًا على إصدارات تواجه المستخدم من تطبيقاته الأساسية المتوفرة لأجهزة Android و iOS و Windows Phone.

قدمت Microsoft Windows PowerShell مرة أخرى في عام 2003 تحت الاسم الرمزي "Monad". منذ ذلك الحين ، استثمرت الشركة بكثافة في توسيع محرك البرمجة النصية والأتمتة الجديد ، مما أدى إلى استخدام PowerShell Core و Office 365 PowerShell. يوفر هذا الامتداد إلى PowerShell عددًا من الأدوات لإدارة حسابات المستخدمين والتراخيص. تقدم Microsoft مركز مسؤول Office 365 لإدارة الميزات الأساسية ونقاط التكوين التي يحتاجها مسؤول تكنولوجيا المعلومات ؛ ومع ذلك ، من المهم ملاحظة أنه لا يمكن إدارة بعض الميزات إلا من خلال PowerShell. هذا يعني أن بعض الإلمام بالبرمجة النصية سيكون مطلوبًا للحفاظ على تشغيل Office 365 بالشكل الأمثل.

ومع ذلك ، يمكن لمحلات تكنولوجيا المعلومات التي تستخدم منتجات Microsoft على الواجهة الأمامية أو الخلفية أن تجد فوائد كبيرة من الاستثمار في بعض المعرفة من PowerShell. على سبيل المثال ، يعد إجراء عمليات التجميع على عدد كبير من المستخدمين أسهل بكثير باستخدام PowerShell. يضيء PowerShell أيضًا عندما تحتاج إلى تصفية البيانات أو إجراء عمليات مثل حساب عدد العناصر في جميع قوائم Microsoft SharePoint Online الخاضعة لسيطرتك. وإذا كنت تدير Office 365 في السحابة مع منتجات Microsoft الأخرى في أماكن العمل أو في مكان آخر في السحابة ، فإن ربطها معًا قد يكون أسهل بكثير في استخدام PowerShell أيضًا.

بالنسبة لمحترفي تكنولوجيا المعلومات الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم في Office 365 ، تقدم Microsoft شهادة خاصة بشركة Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) لـ Office 365. تتطلب هذه الشهادة اجتياز اختبارين بما في ذلك الاختبار 70-346: إدارة هويات Office 365 ومتطلباته واختباره 70-347: تمكين خدمات Office 365. تقدم Microsoft دورتين إعداديتين لاختبار الفيديو على موقع شبكة مطوري القناة 9 ، حيث يمكنك عرضهما للتحضير لهذا الاختبار. لا تعدك مصادر التعلم هذه للامتحان فحسب ، بل تنقل أيضًا معرفة مفيدة للأشخاص المثقلين بإدارة Office 365 لعدد كبير من المستخدمين ، بما في ذلك مهام مثل تأمين البيانات وإدارة المستخدمين و Office 365 PowerShell.

يمكن أيضًا إنشاء حسابات Office 365 جديدة باستخدام PowerShell. باستخدام cmdlet PowerShell New-MsolUser (والذي يشير إلى "أوامر القيادة") ، من الممكن قراءة قائمة أسماء من ملف قيم مفصولة بفواصل (CSV) ثم إنشاء هذا المستخدم تلقائيًا ، بما في ذلك ليس فقط إذن Office 365 ولكن أيضًا إلى حساب بريد إلكتروني في Outlook وإدخال AD يخضع لإعدادات سياسة المجموعة الافتراضية أو المخصصة. للمساعدة في ذلك ، يرتبط Office 365 ارتباطًا عميقًا بـ Microsoft Azure AD ، والذي يمكن ربطه بمجال AD الداخلي. يوفر هذا التكامل مصادقة مستخدمًا سلسة بين أجهزة الكمبيوتر والموارد المحلية و Office 365. نظرًا لأن AD هو المعيار الفعلي في مجال مصادقة الكمبيوتر ، فإنه يجعل تبني Office 365 أكثر سهولة ، لا سيما بالنسبة للمؤسسات التي تستخدمه بالفعل محليًا.

يدعم Office 365 أساليب متعددة لـ 2FA ، بما في ذلك الاتصال أو إرسال رسالة نصية إلى هاتف محمول ، أو الاتصال بهاتف مكتب ، أو باستخدام تطبيق إعلام خاص متاح لأجهزة Android و iOS و Windows Phone. قد يتم تعيين إعدادات المصادقة متعددة العوامل (MFA) على أساس مستخدم فردي. تحدث مراقبة حالة تمكين هذا الإعداد على شاشة المستخدمون في مركز إدارة Office 365. ستظهر طريقة عرض Active Users معطل أو ممكّن أو مطبق لكل مستخدم. ممكّن يعني أن المستخدم قد تم تسجيله في MFA لكنه لم يكمل بعد عملية التسجيل. لمزيد من الأمان ، تستخدم Microsoft عددًا من طبقات التشفير المختلفة لحماية بياناتك. يستطيع كل مسؤول حساب الوصول إلى مدخل Service Trust Preview ، والذي يوفر تفاصيل حول استراتيجية أمان Microsoft الكاملة.

تقدم Microsoft مجموعة من خطط التسعير لـ Office 365 ، بدءًا من 8.25 دولارًا لكل مستخدم للشركات الصغيرة و 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا للاشتراك في Enterprise E3. من منظور IT pro ، لا توجد طبقة تسعير مفضلة لإدارة Office 365 ؛ أدوات الإدارة هي نفسها في جميع مستويات الأسعار. تتطلب الميزات المتقدمة ، مثل منع فقدان البيانات ، والمساعدة في الامتثال ، والحماية المتقدمة من التهديدات ، ترخيصًا E3 ، والذي يكلف 35 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. كما هو الحال مع أداة Google ذات الرمز المنخفض ، يأتي Office 365 أيضًا مع إمكانية الوصول إلى Microsoft PowerApps لإنشاء تطبيقات دون الحاجة إلى أي خبرة في الترميز.

أخيرًا ، يسهل Office 365 أيضًا على محترفي تكنولوجيا المعلومات الجمع بين مجموعة إنتاجية المكتب الأساسية وأدوات أكثر تقدماً لمنح مستخدميهم مزيدًا من القدرات لأنه يتكامل بسهولة مع العديد من منصات العمل الأخرى التابعة لشركة Microsoft. تشتمل هذه الأنظمة الأساسية على نظام Dynamics 365 الجديد للمحاسبة وإدارة علاقات العملاء (CRM) ، وتطبيق ذكاء الأعمال من Microsoft Power BI (BI) ، ونظام Microsoft SharePoint Online المذكور أعلاه ، على سبيل المثال لا الحصر. تقدم Zoho أيضًا هذا النوع من التكامل مع قائمتها الطويلة من التطبيقات ، لكن مجموعة Microsoft توفر عمقًا مميزًا وتصميمًا للمؤسسات لا يزال منقطع النظير.

مكتب زوهو

يأتي Zoho Office كجزء من اشتراك Zoho Docs ، حيث يكون الأخير هو نظام التخزين السحابي والتعاون ومشاركة الملفات في Zoho. يوفر مجموعة مماثلة من التطبيقات وتخزين الملفات لتلك الخاصة بكل من Google G Suite و Office 365. يتوفر عرض مستوى الدخول مجاني لما يصل إلى 25 مستخدمًا ويوفر 1 غيغابايت من سعة التخزين على الإنترنت بالإضافة إلى عناصر تحكم الإدارة عبر الإنترنت. تزيد الطبقات المدفوعة من سعة التخزين لكل مستخدم إلى 100 جيجابايت لمدة 5 دولارات شهريًا و 1 تيرابايت مقابل 8 دولارات شهريًا. يجب أن تكون على الدرجة الممتازة للاستفادة من جميع الميزات ، بما في ذلك تكامل AD و SAML. المستوى المميز ضروري أيضًا لميزات حوكمة البيانات المتطورة ، بما في ذلك تتبع جميع المستندات التي تم إنشاؤها باستخدام المنتج.

تتطلب إضافة مستخدمين إلى Zoho Office عملية تسجيل ، تبدأ من رسالة بريد إلكتروني. يمكن إدخال قائمة المستخدمين المطلوب دعوتهم من ملف CSV يسرد جميع عناوين البريد الإلكتروني للمستخدم. يمكن تحقيق نفس الوظيفة برمجياً باستخدام واجهة برمجة تطبيقات Zoho Mail API. في G Suite من Google ، على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تغيير اسم القسم لمجموعة كاملة من المستخدمين ، فسوف تفعل ذلك من خلال واجهة برمجة تطبيقات Google عن طريق كتابة برنامج قصير يقرأ قائمة المستخدمين من ملف (ملف CSV عادةً) ثم يستدعي وظيفة API المطلوبة لإضافة هؤلاء المستخدمين إلى مجموعة القسم الجديدة. في Zoho ، هذا ببساطة واجهة برمجة تطبيقات Zoho Mail. هذا يبدو معقدًا ، لكن مع القليل من الخبرة البرمجية ، ليس من الصعب القيام بذلك. لا يزال ، الأمر أكثر تعقيدًا من أداء نفس المهمة باستخدام Microsoft AD ، والتي ستكون في الغالب عملية تستند إلى المعالج. يستخدم Zoho Office واجهة برمجة تطبيقات تستند إلى نقل الحالة التمثيلية (REST) ​​لجميع التفاعلات الخارجية ، بحيث يمكنك استخدام أي لغة نصية ترغب في أتمتة المهام وأيضًا دمجها (على الأقل في مستوى عالٍ) مع عدد كبير من البرامج الأخرى تطبيقات -a-Service (SaaS) التي تم توحيدها أيضًا على REST.

من وجهة نظر الأتمتة ، تختلف وظائف API الخاصة بـ Zoho Office قليلاً عن المنتجين الآخرين. يتم دمج جميع تطبيقات Zoho افتراضيًا. لمعالجة المستخدمين برمجياً ، تحتاج إلى الوصول إلى واجهة برمجة تطبيقات Zoho Mail. قائمة الوظائف المتاحة واسعة للغاية ، بما في ذلك القدرة على تغيير حالة المستخدم 2FA. يضيف API Accounts وظائف إضافية ، بما في ذلك القدرة على تغيير قواعد إعادة توجيه البريد الإلكتروني ورسائل الرد التلقائي على الإجازات.

يدعم Zoho Office التشفير أثناء النقل عند مزامنة الملفات بين جهاز المستخدم والسحابة. تشتمل التقنية الأساسية على مفتاح فريد من نوعه يستند إلى RSA و 2048 بت تم إنشاؤه من خلال Perfect Forward Secrecy (PFS) إلى جانب بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS). البيانات محمية في مواقع متعددة لمنع فقدان البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تمكين 2FA للمستخدمين كخطوة تحقق أولية.

يأتي تطبيق Zoho Office كتطبيق جوال لكل من Android و iOS. لا تقدم الشركة تطبيقًا لمشرف تكنولوجيا المعلومات على الأجهزة المحمولة ، لكن يمكنك الوصول إلى الموقع الإلكتروني الكامل من أي متصفح. على الرغم من أنه يمكن تنفيذ معظم مهام الإدارة من مستعرض الهاتف المحمول ، إلا أن شاشة أكبر تجعل العملية أسهل.

بشكل عام ، يبدو أن قوة Zoho أقل في الميزات المتقدمة التي يتم تقديمها في Zoho Office مقارنة بالعدد الهائل من المنتجات الأخرى التي تملكها Zoho في محفظتها ، والتي تتكامل جميعها بسهولة مع مجموعة الإنتاجية. هذه المنتجات متنوعة ، بما في ذلك تلك الخاصة بالمحاسبة ، BI ، CRM ، نقاط البيع (POS) ، والعديد من المنتجات الأخرى ، بما في ذلك منصة Zoho Creator المنخفضة في الشركة لمنافسة إمكانات إنشاء التطبيق المرئي في G Suite و Office 365. هذا يعني أنه يمكن لمحترفي تكنولوجيا المعلومات إنشاء مجموعة أدوات مستهدفة إلى حد ما للعديد من أنواع الأعمال المختلفة ببساطة عن طريق اختيار المجموعة المناسبة من البرامج. الجانب السلبي هو أن هذه الأدوات ليست قابلة للتخصيص من وجهة نظر الأتمتة ، واجهة المستخدم ، وسير العمل مثل تلك الموجودة في محفظة مايكروسوفت. من ناحية أخرى ، يتم تسعيرها بشكل جيد وتضع Zoho في مقدمة Google حيث أن الأخيرة ببساطة لا تقدم معظم هذه الأدوات الأخرى (باستثناء تحليلات البيانات وتحليل البيانات).

الحد الأدنى

Office 365 هو أفضل خيار لدينا من منظور IT pro. نظرًا لأنه مبني على برنامج موجه نحو تكنولوجيا المعلومات ونظام إدارة مستخدم في شكل AD ، فإن Office 365 يمتلك ببساطة أدوات أكثر لتكنولوجيا المعلومات يمكن لمحترفي تكنولوجيا المعلومات الاستفادة من اللاعبين الآخرين. تضيف Microsoft إلى ذلك مع وفرة من الأدوات والموارد الإضافية ، مثل تلك الموجودة في Trust Center و Office TechCenter ، بالإضافة إلى توفير مصدر غني للبنية التحتية السحابية وأدوات الإدارة في Microsoft Azure والتي تتيح بشكل أساسي التكامل "الإضافي" مع مكتب 365.

على الرغم من أن Google و Zoho يقدمان بعضًا من هذه الوظائف ، إلا أنهما لا يتطابقان تمامًا مع نقطة إلى نقطة ، على الرغم من أن Google تقترب من أدوات الإدارة والبنية التحتية التي تقدمها عبر Google Cloud. ومع ذلك ، عندما تفكر في إمكانية توسيع Office 365 بسهولة مع الإصدارات السحابية من منتجات الخوادم الخلفية الأكثر شيوعًا في Microsoft ، مثل Dynamics 365 و Exchange Online و Microsoft SharePoint Online ، تصبح Google اللاعب الأضعف ، حيث يتمتع Zoho فقط بمنافسة محفظة البرامج (على الرغم من أن منتجاتها تركز بشكل أكبر على الشركات الصغيرة والمتوسطة ، بينما تهدف Microsoft بشكل مباشر إلى المؤسسة).

بشكل عام ، يخطو Google G Suite خطوات كبيرة وسوف يجذب من يبحثون عن بديل من Microsoft. على الرغم من أنه لا يتطابق تمامًا مع ميزات المصادقة أو الأتمتة الخاصة به ، إلا أنه يوفر بساطة Gmail لإنجاز مهام مسؤول تكنولوجيا المعلومات. يعد Zoho Office هو الأقل تكلفة من بين الثلاثة ، ويقدم بعض الميزات المثيرة للاهتمام ، مثل سعة تخزين تبلغ 1 تيرابايت شهريًا مقابل 8 دولارات. على الجانب السلبي ، كانت أدوات الإدارة وإعداد التقارير تفتقر إلى حد ما. يمكن تحقيق الأتمتة ولكن ليس بنفس المستوى من الوظائف الموجودة في المنتجين الآخرين.