Office 2016: أكثر تعاونًا ، لكن ليس هناك

غني عن القول إن Microsoft Office ليس فقط مجموعة إنتاجية المكتب الأكثر شيوعًا ، بل إنه أيضًا الأقوى. منتجات مثل LibreOffice و Corel WordPerfect هي منافسين مباشرين ، ولكن ليسا في نفس الفئة. بدلاً من ذلك ، جاءت المنافسة من تطبيقات الجوال والبدائل عبر الإنترنت ، وأبرزها Google Drive / Apps ، التي توفر تعاونًا أفضل وأفضل ، إلى جانب مزايا تخزين البيانات عبر الإنترنت.

في الأشهر الأخيرة ، أعادت Microsoft تركيز Office على القتال على هذه الجبهات ، مع إصدار جديد من مجموعة iOS و Android ، وتطبيقات الويب المحسّنة ، وآخرها في Office 2016 ، إصدار جديد من مجموعة سطح المكتب يبدو أنه مصمم خصيصًا ل مواجهة مزايا التعاون من منافسيها. على هذه الجبهة ، نجح Office 2016 جزئيًا فقط ؛ تعمل بعض الميزات بشكل جيد ، ولكن العديد من الميزات التي تريدها ليست موجودة بعد. بعد استخدامه للأشهر القليلة الماضية ، يبدو أنه يشبه إلى حد كبير الإصدارات القديمة من Office - إنه يعمل بشكل جيد ، ولا يزال يتصدر الكتفين والكتفين فوق المنافسة ، لكنه ليس بعد متعاونًا كما تريد.

للوهلة الأولى ، لا يبدو أن Microsoft Office 2016 مختلف تمامًا عن الإصدارات القليلة الأخيرة من Office. نعم ، تم تغيير لون شريط العنوان ، ويبدو أن أشرطة القوائم والقوائم قد تم تعديلها بحيث تعمل بشكل أفضل عند العمل على جهاز لوحي (أو أي جهاز بشاشة تعمل باللمس). لكن الوظائف الأساسية لم تتغير كثيرًا - فالأوامر هي كل ما تتوقع أن تكون عليه ، وتنسيقات الملفات لم تتغير ، وأشياء مثل وحدات الماكرو والوظائف الإضافية هي نفسها. نظرًا لأنني كنت أستخدمه على مدار الأشهر القليلة الماضية ، بشكل عام ، فقد وجدت أنه يعمل بشكل جيد ، لكنه ليس تغييرًا كبيرًا - حتى تبدأ في التعاون مع أشخاص آخرين.

في الواقع ، تتمثل المزايا الرئيسية لـ Office 2016 في ميزات التعاون المحسنة والمزيد من التحكم في تكنولوجيا المعلومات على إدارة النظام. من بين هذه الميزات الرائعة - التي تُمكِّن شخصين أو أكثر من العمل معًا في وثيقة - تبرز حقًا.

تحتوي الإصدارات السابقة من Office على بعض الميزات التعاونية ، لكن Office 2016 يأخذ هذا أبعد مما يتيح لك رؤية التغييرات في مستند Word على الفور (حيث يقوم شخص آخر بالكتابة). في حين أن هذه خطوة كبيرة ، لا تزال الميزات التعاونية لإصدارات سطح المكتب من Excel و PowerPoint مفقودة ، على الرغم من أن Microsoft وعدت بتحديثات في الأشهر القليلة المقبلة.

التحرير التعاوني بعيد عن فكرة جديدة. إنها الميزة التي جعلت Google Docs بارزًا منذ سنوات ، ومنذ ذلك الحين أضافت Microsoft عددًا من الميزات التعاونية إلى Office ، وخاصة في الإصدارات المستندة إلى الويب في Office Online. في هذه الإصدارات ، يمكن لعدة أشخاص تحرير المستند أو جدول البيانات أو العرض التقديمي نفسه في نفس الوقت. هذه ميزة رائعة ومفيدة لجداول البيانات حيث يمكن لعدة أشخاص إدخال معلومات على صفوف مختلفة ، أو العمل معًا في مستند من خلال تحرير أقسام مختلفة.

من المحزن أن تطبيقات الويب ليست بنفس قوة تطبيقات سطح المكتب تقريبًا. تفتقر الإصدارات عبر الإنترنت إلى ميزات قوية للتنسيق ؛ في الواقع ، أجد أن التنسيق في المستندات المعقدة يمكن أن يفسد إذا حاولت إجراء تغييرات صغيرة إلى حد ما على شكل المستند (تغيير النص ليس مشكلة) والإصدارات عبر الإنترنت تفتقر إلى وحدات الماكرو التي يوجد بها العديد من المستخدمين المتقدمين الاعتماد عليها في إصدار سطح المكتب. هذا لا يعني أن إصدارات الويب سيئة ، لكنها بالتأكيد ليست بديلاً لإصدارات سطح المكتب. وينطبق الشيء نفسه على تطبيقات iOS و Android - فهي تقوم بعمل جيد في الحفاظ على التنسيق داخل ملفاتك ، وتكون سهلة الاستخدام على الطريق ، ولكن بالنسبة للتحرير الجاد وإنشاء المستندات ، فأنت أفضل بكثير على سطح المكتب.

بدءًا من Word 2013 ، قامت Microsoft بتوفير بعض الميزات التعاونية في تطبيقات سطح المكتب. في Word 2013 ، رأيت إشارة إلى أن أشخاصًا آخرين كانوا يقومون بتحرير المستند ، لكنك لم تتمكن من رؤية تغييراتهم بالفعل حتى تقوم بحفظها (عند تمييزها).

في إصدار سطح المكتب من Word 2016 ، لا ترى مؤشرًا على من يقوم بإجراء التغييرات فحسب ، ولكن يمكنك مشاهدة هذه التغييرات أثناء الكتابة. في الاختبار ، وجدت أن هذا يعمل بشكل جيد ، على الرغم من أنه حسب اتصالك ، فإن التغييرات ليست فورية دائمًا.

كل هذا يتطلب تخزين المستند الخاص بك في مخزن وثائق Microsoft مثل OneDrive أو SharePoint. سيكون هذا قيدًا خطيرًا على بعض الأشخاص. في الكثير من الشركات ، يتم استضافة الملفات المشتركة على خادم ملفات تقليدي ، ويستخدم العديد من الأفراد خدمات غير OneDrive للتخزين والمشاركة. تقدم Microsoft مساحة تخزين OneDrive مجانًا لأي شخص ، ويتمتع الأشخاص الذين يشترون المنتج عبر خطة اشتراك Office 365 بالوصول الكامل إلى OneDrive. يعجبني مفهوم OneDrive ، لكنني لاحظت بالتأكيد مشكلات في مزامنة الملفات بين جهاز كمبيوتر و OneDrive ؛ توجد الآن أداة مزامنة من الجيل التالي في اختبار المعاينة ، وآمل أن يحل هذا المشكلة قريبًا.

غالبًا ما أعمل ضمن مستند Word مشترك (مخزّن على خادم SharePoint عبر الإنترنت) مع معلومات يقوم فريقي بتحديثها. نستخدم إصدار سطح المكتب الكامل من Word ، بدلاً من تطبيق الويب ، لأن التنسيق يعمل بالطريقة التي نتوقعها. أستطيع أن أرى أين سيعمل هذا بشكل أفضل عندما نتمكن من رؤية تغييرات الكتابة في Word 2016.

الجانب السلبي الكبير ، في الوقت الحالي على الأقل ، هو أنه بقدر ما تذهب تطبيقات سطح المكتب ، فإن هذا محصور في Word فقط. يحتفظ PowerPoint بميزات التحرير المشترك التي كانت موجودة في إصدار 2013 (وتشبه Word 2013) ، بينما لا يحتوي إصدار سطح المكتب من Excel كثيرًا على الإطلاق. قالت Microsoft أن الإصدارات المستقبلية من Excel و PowerPoint التي تشكل جزءًا من Office 2016 ستحصل على إمكانية التحرير المشترك في الوقت الحقيقي في المستقبل القريب ، وأن هذه الترقيات ستكون متاحة لأولئك الذين يشترون Office على خطة الاشتراك السنوية لـ Office 365 ، ولكن ليس لأولئك الذين يشترون نسخة سطح المكتب المستقلة. في غضون ذلك ، تواصل إصدارات الويب من التطبيقات تقديم تعاون ، وهو ما لا يعالج المشكلة تمامًا. لدي تطبيقات يقوم فيها عدة أشخاص بإدخال البيانات في إصدار عبر الإنترنت من جدول بيانات Excel ، ولكن يجب أن افتح الإصدار الكامل من Excel للتنسيق المتقدم ووحدات الماكرو.

Word و Excel و PowerPoint

تسمى إحدى الميزات الجديدة المهمة للتطبيقات الأساسية "أخبرني بما تريد القيام به" ، والذي يظهر في شريط القوائم في Word و Excel و PowerPoint. على سبيل المثال ، يمكنك فقط كتابة "add table" وسيتم ذلك ، أو توجيهك إلى نظام المساعدة التقليدي. لقد وجدت أن هذه إضافة لطيفة ، ولكن من الواضح أنه لا يزال هناك مجال للتحسين. على سبيل المثال ، لا يحتوي البحث الصوتي بعد (كما أنه لا يتكامل مع Cortana على نظام التشغيل Windows 10) ، وعمومًا يعرض خيارات القائمة المختلفة بدلاً من مجرد القيام بالأشياء نيابة عنك.

داخل Word ، هناك ميزة أخرى مثيرة للاهتمام هي "البحث الذكي" ، الذي يقدم لوحة بحثية تحتوي على معلومات من ويكيبيديا ومصادر الويب الأخرى. ما عليك سوى النقر فوق كلمة أو تحديد مرحلة ، ثم تحديد بحث ذكي من القائمة المنبثقة (التي تحتوي على أشياء مثل القص والنسخ واللصق). تتيح لك الإصدارات السابقة من Word البحث عن الكلمات من خلال الانتقال إلى نافذة مستعرض منفصلة ، وكان لها "جزء بحث" ، ولكن مع عام 2016 ، يعد هذا أكثر ملاءمة وأكثر استقلالية.

إذا كنت تستخدم جهازًا بشاشة تعمل باللمس وقلمًا ، يمكنك الآن إضافة معادلة عن طريق الرسم ؛ هذا ليس شيئًا أفعله كثيرًا ، لكني أستطيع رؤية أين يمكن أن يكون مفيدًا.

مع Excel ، تتعامل التغييرات الأكثر بروزًا مع المخططات ، مع أنواع المخططات الجديدة مثل Pareto والرسوم البيانية للشلال. كما يضيف بعض الرسوم المتحركة ، وميزة جديدة تسمى التنبؤ. أصبحت ميزات PowerPivot مضمنة الآن ، وليست وظيفة إضافية ، ويمكنك بسهولة نشر البيانات إلى Power BI. يُعد هذا أمرًا جيدًا لمستخدمي الطاقة وفي المواقف المحددة ، ولكن أعتقد أن معظم المستخدمين سيتم خدمتهم بشكل أفضل من خلال بعض الميزات غير المقدرة للمنتج التي تم تقديمها في الإصدارات السابقة ، مثل تحديد نطاق وضرب Control-Q لإحضار تحليل سريع ، أو اختيار قائمة الإدراج للمخططات الموصى بها والجداول المحورية.

تقدم برامج مثل Google Apps و Corel WordPerfect و LibreOffice معالجة قوية للغاية للكلمات هذه الأيام ؛ لا تتطابق مع Word ، لكنها كافية لمعظم الناس. بالنسبة إلى المستخدمين الأكثر خطورة ، فإن Excel في صف بمفرده. لقد قامت Microsoft بعمل كبير عندما وعدت بأن لا يرى Office 2016 أي تغييرات في وحدات الماكرو أو تنسيقات الملفات من الإصدارات السابقة - وهو أمر مهم جدًا نظرًا لدور Excel الحاسم في العديد من إعدادات الشركة.

لا يبدو أن برنامج PowerPoint قد تغير كثيرًا على الإطلاق ، على الرغم من أن ميزات التعاون موعودة. تتضمن Microsoft أداة عرض تقديمي جديدة مختلفة تسمى Sway ، تم تصميمها لإنشاء صفحات الويب التي يمكنك التمرير إليها لتعمل كعروض تقديمية ؛ إنه أمر مثير للاهتمام ، لكنني لم أجد بالفعل حاجة لذلك بعد. وبالمثل ، لا توجد تغييرات كثيرة على OneNote.

التوقعات وغيرها من الأدوات

يحتوي Outlook على مزيد من التغييرات - مرة أخرى مع التركيز على التعاون - على الرغم من أنني لم أتمكن من اختبارها كثيرًا ، حيث أن معظم المتعاونين معي لا يزالون يستخدمون الإصدار القديم. بالنسبة لمستخدمي الأعمال ، تضيف ميزة مجموعات تتيح لك إرسال رسالة إلى فريق معين بسرعة في مفهوم يبدو مشابهاً للغاية لـ Slack ، ويمكنك عرض هذه المحادثات بشكل منفصل في تطبيق جوال. كما يتيح لك مشاركة الملفات والتقاويم للفريق بسهولة أكبر. هذا مفهوم مهم ، وأتطلع إلى معرفة ما إذا كان سيساعد على تحسين الاتصالات.

تتضمن الميزات الجديدة الأخرى تسهيل إرسال رابط إلى ملف OneDrive بدلاً من إرساله كمرفق (شيء موجود في تطبيق الويب لبعض الوقت) ، وكذلك ميزة "Clutter" لمستخدمي المؤسسات الذين يجمعون رسائل البريد أنها لا تعتقد أنها غير مرغوب فيها ، ولكن يعتقد أنها قد تكون أولوية أقل. إنها فكرة مثيرة للاهتمام.

على الرغم من أن المشاركة في التأليف هي الميزة الجديدة الكبيرة ، إلا أن هناك بعض الإضافات الجديدة الأخرى إلى الجناح ، خاصة للعملاء من رجال الأعمال. يتضمن ذلك النشر الأفضل إلى PowerBI ، وأداة ذكاء الأعمال التي ترتبط بـ Excel ، وأحدث إصدار من Skype for Business. هناك أداة جديدة تسمى Delve ، مصممة لمساعدتك في العثور على مستندات مهمة ومشاركتها ، وتتضمن خارطة الطريق Office 365 Planner ، وهي أداة لمساعدة الفرق على تنظيم أعمالها ، ويبدو أنها أسهل بكثير في الاستخدام من محاولة استخدام SharePoint أو مشروع كامل ، لكنه غير متوفر بعد. حتى الآن ، هذه أفكار مثيرة للاهتمام ، رغم أنها لا تبدو ناضجة بما يكفي لمعظم الشركات.

على الجانب المؤسسي ، يشتمل Office 2016 على دعم محسّن لمنع فقدان البيانات ودعم المصادقة متعددة العوامل ، بالإضافة إلى خيار نشر جديد يسمى Current Branch for business ، مما يتيح لأقسام تكنولوجيا المعلومات طرح تحديثات مهمة ثلاث مرات فقط في السنة ، مما يتيح لهم مزيدًا من الوقت للاختبار. بموجب هذه الخطة ، سيتم نشر الإصدار الأول من Office 2016 على مستخدمي الأعمال في فبراير القادم ، مع ميزات الإصدار العام الأولي بالإضافة إلى تحديثات الأمان الجديدة.

يجب عليك الترقية؟

عندما يكون لديك منتج في كل مكان مثل Office ، فإن السؤال الحقيقي لمعظم المستخدمين هو ما إذا كانت الترقية تستحق ذلك أم لا. إذا كنت بحاجة فقط إلى التحرير الأساسي ، فإن إصدارات الهواتف المحمولة المجانية أو بديل مثل LibreOffice أو Google Apps سيخدم احتياجاتك ؛ أنها ليست قوية ، لكنها بالتأكيد أقل تكلفة. إذا كنت مجرد مستخدم فردي لـ Office نادرًا ما يشارك الملفات ، فلا يوجد الكثير في هذا الإصدار ؛ ربما لن تلاحظ فرقًا كبيرًا في الاحتفاظ بمكتبك الحالي. يمنحك نموذج الاشتراك في Office 365 الإصدار المحدّث بالإضافة إلى تخزين OneDrive ، لكن طراز الشراء لمرة واحدة قد يكون أرخص إذا لم تكن بحاجة إلى الميزات الجديدة.

بالنسبة للشركات الصغيرة ، ستكون ميزات التعاون الإضافية لطيفة ، ولكن مرة أخرى ، الكثير منها لم يتم خبزه بالكامل بعد. بالنسبة للمؤسسات التي تتضمن اتفاقية مؤسسة أو خطة اشتراك ، فإن الإصدار الجديد هو ترقية أكثر وضوحًا ، لكن يمكنني بالتأكيد أن أرى الحجة الخاصة بالانتظار حتى يتم حل بعض الروابط في Word ، أو حتى يحصل Excel على هذه الميزات.

خلاصة القول هي أن Office لا يزال البرنامج الأقوى في فئته ، ويبدو أنه موجه في الاتجاه الصحيح ، لكنني أتمنى أن تكون بعض الميزات التعاونية الجديدة أكثر نضجًا قليلاً مما هي عليه في هذا الإصدار.

لمعرفة المزيد ، راجع مراجعة PCMag لـ Office 2016.