سوء إدارة العقود يمكن أن يكلف أموالك التجارية

قال 64 في المائة من الشركات أن عمليات الموافقة على العقود تسبب في توقف الصفقات ، وفقًا لتقرير جديد صادر عن SpringCM. التحدي الأكبر الذي تواجهه المنظمات هو إدارة سير عمل العقود والحصول على تسجيلات من أصحاب المصلحة الأساسيين. أكبر حاجز تواجهه الشركات ، وفقًا للمسح ، هو عدم وجود عمليات لإدارة العقود والتحرك فيها. يستخدم ستون بالمائة من الشركات البريد الإلكتروني لإدارة العقود ، بينما يستخدم 32 بالمائة فقط من الشركات أداة لإدارة العقود. تقول ستة في المئة من الشركات أنها ليست لديها عملية لإدارة العقود على الإطلاق.

وقال إريك سيفرينجهاوس ، كبير مسؤولي الإستراتيجيات والتحالفات في SpringCM: "محاولة الحصول على العقود من خلال عمليات الموافقة الداخلية والخارجية هي مجرد تجربة بائسة". "العقد هو عبارة عن بيانات غير منظمة بشكل أساسي تقوم بتشغيلها عبر منظمتين مختلفتين مع مجموعتين مختلفتين من الأدوات والعمليات. في نهاية اليوم إذا كنت تنفذ عبر البريد الإلكتروني والمرفقات ، فما يحدث بعد ذلك هو أنه لا أحد لديه رؤية في العملية ولا يمكن لأحد تحسين العملية ".

وقال ويل ويجلر ، كبير مسؤولي التسويق في SpringCM: "إذا نظرت إلى الدراسة وأكبر التحديات التي يواجهها المستجيبون ، فإن المراكز الأربعة الأولى هي سير العمل ، وتوليد عقود جديدة ، وتتبع ، والموافقة. هذه عمليات تجارية متوقفة. عادة ، لا يعرف الناس حتى أين هي العقود في هذه العملية. من هو صندوق الوارد؟ من الذي سيحصل عليه بعد ذلك؟"

(الصورة عن طريق: SpringCM)

ما يمكن أن تفعله إدارة العقود

توفر أدوات إدارة العقود للشركات القدرة على تخزين التقارير التي تستند إلى العقود وتتبعها وإعادة ظهورها وتشغيلها. يتضمن هذا عادةً البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء والتي يمكنها قراءة البيانات وتجميعها تلقائيًا ، وكذلك تقديم تنبيهات إلى أصحاب المصلحة عندما يحين الوقت لاتخاذ إجراء بشأن عقد محدد. قال Severinghaus إن الشركات التي تحاول إدارة هذه العمليات بدون برامج تكافح من أجل جمع البيانات من سبعة أو ثمانية أنواع مختلفة من المستندات أو الملفات ، ثم ترجمة هذه المعلومات إلى عقد أو فاتورة موحدة. في هذه السيناريوهات ، أوضح ، "لا بد أن يكون هناك خطأ بشري".

في الواقع ، حتى الشركات التي تستفيد من برامج إدارة العقود لا تزال تكافح لتجنب الأخطاء الشائعة. نسبت إلى اثنين وتسعين في المئة من أخطاء إدارة العقود للبشر ، وفقا للمجيبين. تقول سبعة في المئة من الشركات أن الأخطاء البشرية تحدث في كثير من الأحيان. وقال سيفيرنهاوس: "يحب مندوب المبيعات التحدث إلى العملاء ، كما يحب بناء العلاقات ، لكنهم يكرهون عمومًا الرياضيات والحساب والتمويل والعمل اليدوي لترجمة الأرقام عبر أنظمة مختلفة". "إذا قمت بتكليفهم بنقل هذه الأشياء يدويًا ، فلا يجب أن تفاجأ إذا رأيت أخطاء في هذه العملية."

(الصورة عن طريق: SpringCM)

يقول ربع جميع الشركات التي شملها الاستطلاع إن تكنولوجيا المعلومات تشارك في عملية سير العمل في العقود ، وهي خطوة قد تساعد في تعويض بعض الأخطاء البشرية التي تنطوي عليها عمليات تسجيل الدخول ومعالجتها. قبل التحدث مع بائعي برامج إدارة العقود إلى العملاء المحتملين ، كان قسم تكنولوجيا المعلومات يعمل عادةً مع محللي الأعمال للمساعدة في تحديد سير عمل موحد يأخذ في الاعتبار العمليات التجارية والتكنولوجيا وأية مشكلات سابقة تجمع بين الاثنين (على سبيل المثال ، لماذا لن تتم ترجمة جداول البيانات إلى الفواتير).

على سبيل المثال: تقدم أفضل أدوات إدارة العقود التي استعرضناها أشياء مثل أتمتة سير العمل ووظائف الدردشة داخل التطبيق وتنبيهات البريد الإلكتروني التي تحذر الناس عندما يحين الوقت للعمل على العقد. يمكن العثور على بعض هذه الميزات في أدوات اختيار المحررين مثل Agiloft و Mitratech Getting Contracts Done ، وكذلك SpringCM.

يمكن أن تساعد هذه الميزات أيضًا في تسريع دورة العقد وتوفير أموال الشركات. كانت مدة دورة العقد النموذجية للمجيبين على المسح تتراوح بين شهر وشهرين (33 في المائة). يقول اثنان وعشرون بالمائة من المستطلعين أن مدة عقدهم تستمر أكثر من أربعة أشهر. يقول عشرون بالمائة من المشاركين أن استخدام برنامج إدارة العقود قد وفر أموال أعمالهم.

إدارة العقود المستقبلية

عندما تضيف تقنيات ناشئة مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) إلى هذا المزيج ، فإن إدارة العقود لديها القدرة على أن تكون أكثر فائدة للمستخدمين. "سوف تكون الذكاء الاصطناعى مهمة بشكل لا يصدق" ، قال Severinghaus. "هناك حالات استخدام حديثة تسمح فيها منظمة العفو الدولية باتفاقيات عدم إفشاء متبادلة. يمكن أن تقوم منظمة العفو الدولية بمراجعة العقود الأساسية وتصنيف العقود."

لسوء الحظ ، لن تحل منظمة العفو الدولية التحدي الصعب المتمثل في تطوير عملية إدارة العقود ، والتي تعد الخطوة الأولى نحو الأتمتة. "نحن بعيدون عن منظمة العفو الدولية لحل تحديات العمليات التجارية" ، قال سيفيرنهاوس. "تظهر تقنيات جديدة ويعتقد الجميع أنها ستكون الرصاصة السحرية. لأن هذه التكنولوجيا موجودة الآن يعتقدون أنهم لن نضطر إلى القيام بالعمل الجاد وتحليل عمليات أعمالنا. الذكاء الاصطناعى بشكل خاص هو في هذه المرحلة حيث يقول الناس أنهم فازوا يجب أن تقوم بالعمل الشاق لأن الذكاء الاصطناعى سوف يقوم بالعمل السحري من أجلنا. في الحقيقة ، الذكاء الاصطناعى هو مثال لنظام يعتمد على البيانات المنظمة وعملية منظمة لتدريب تلك الخوارزميات."

هذا النقص في التقييس هو السبب وراء مطالبة شركات مثل SpringCM الشركات بتطوير عملية لإدارة العقود حتى قبل التحدث مع البائع. وقال ويجلر "عدم وجود عملية وصفة للمشاكل في جميع المراحل". "لا يمكنك توسيع نطاق أعمالك دون إجراء عملية لإدارة العقود". للبدء في تدوين عملية إدارة العقود ، قال ويجلر إن على الشركات أن تطرح على نفسها الأسئلة التالية ، "ماذا تفعل الآن؟ ما الذي يمكن تنظيمه من حيث العملية التي يمكن تحديدها؟" بمجرد تحديد طبيعة العملية ، ويجب أن تكون كذلك ، ستتمكن من العمل مع بائعي تكنولوجيا المعلومات والبرامج لإنشاء نظام يعمل. أو ، كما قال ويجلر ، "لا يمكنك أتمتة شيء ما إذا لم تفهم ما هو عليه أولاً."

شمل SpringCM 1409 من المشاركين ، 32 في المائة منهم من شركات يقل عدد موظفيها عن 100 موظف ، و 16 في المائة منهم من شركات تضم أكثر من 8000 موظف.