بداية سريعة: قم بتكوين أساس crm في 10 خطوات سهلة

Base CRM هو اختيار محرري PCMag لبرنامج CRM. تم تصميم سلسلة الفيديو الموضوعة لتتمكن من العمل مع Base CRM بسرعة وسهولة. يرشدك خلال جميع الخطوات الأولية لإعداد حسابك وتنظيمه واستخدامه. في هذه المقالة ، سنقوم بتفكيك المهام مثل تخصيص خطوط أنابيب المبيعات ، وتكوين إدارة العملاء المتوقعين ، وإعداد الإجراءات التلقائية.

جدول المحتويات

• الخطوة الأولى: نظرة عامة على لوحة المعلومات
• الخطوة الثانية: تخصيص إخطاراتك
• الخطوة الثالثة: العروض مقابل جهات الاتصال
• الخطوة الرابعة: إنشاء وإدارة الصفقات
• الخطوة الخامسة: تخصيص خطوط مبيعاتك
• الخطوة السادسة: إضافة الحقول المخصصة
• الخطوة السابعة: جدولة المواعيد
• الخطوة الثامنة: إنشاء المهام وتعيينها
• الخطوة التاسعة دمج البريد الإلكتروني الخاص بك
• الخطوة 10 إعداد الإجراءات التلقائية

نظرة عامة على لوحة المعلومات تخصيص إعلامات العملاء المتوقعين مقابل جهات الاتصال إنشاء وإدارة العروض تخصيص خطوط مبيعاتك إضافة حقول مخصصة جدولة المواعيد إنشاء مهام وتعيينها دمج بريدك الإلكتروني إعداد الإجراءات التلقائية

الخطوة الأولى: نظرة عامة على لوحة المعلومات

تعرّف على كيفية استخدام لوحة معلومات Base CRM في هذا الفيديو القصير ، بما في ذلك نظرة عامة على نشاط الحساب ، وملخص خط الأنابيب ، وخيارات التصفية. هناك ثلاثة أنواع من ملفات تعريف Base CRM لكل منها أذونات مختلفة: المستخدم والمدير والمؤسسة. يمكن أن يشاهد ملف تعريف المستخدم نشاطه الخاص فقط ، ويمكن للمدير الاطلاع على نشاطه ونشاط تقاريره المباشرة ، ويمكن لمستخدمي المؤسسة مشاهدة النشاط لفرق بأكملها.

خلاف ذلك ، تبدو لوحات المعلومات متشابهة في جميع الملفات الشخصية ، مع وجود ملخص للصفقة والصفقة على الجانب الأيسر ، ونشاط الحساب في الوسط ، والمهام والمواعيد على الجانب الأيمن. الإضافة الجديدة لواجهة المستخدم (UI) هي زر إضافة عالمي ، والذي يمكن استخدامه لإضافة جهات اتصال جديدة ، عملاء متوقعين ، وسجلات أخرى من أي شاشة ، بما في ذلك لوحة القيادة.

يمكنك الاطلاع على معلومات عالية المستوى حول صفقاتك ، تتم تصفيتها بواسطة خط الأنابيب ، بالإضافة إلى نشاط آخر 30 يومًا ، بما في ذلك عدد الصفقات التي تم ربحها وخسرتها أو تم تحديدها على أنها غير مؤهلة. يتم تنظيم نشاط الحساب عن طريق الملاحظات والمهام المكتملة والصفقات. في هذا العمود ، سترى في كل مرة يضيف شخص ما صفقة جديدة أو جهة اتصال أو ملاحظة أو مهمة أو يغير حالة أو مرحلة عميل متوقع أو صفقة. أخيرًا ، المهام والمواعيد القادمة على الجانب الأيمن ؛ يتم عرض المهام المتأخرة باللون الأحمر. شاهد مقطع الفيديو للحصول على نصائح حول تصفية المحتوى وتخصيص لوحة المعلومات لتلبية الاحتياجات المحددة الخاصة بك.

الخطوة الثانية: تخصيص الإشعارات

يرشدك هذا الفيديو إلى كيفية إدارة الإشعارات. هناك ثلاثة أنواع مختلفة من الإشعارات في Base CRM: إعلامات الإعداد المسبق والإشعارات المخصصة وإشعارات الويب.

تتضمن إخطارات الإعداد المسبق أنشطة البرامج مثل عندما يتم تعيين عميل متوقع أو صفقة أو مهمة لك بالإضافة إلى تذكيرات بالموعد والمهام. هناك أيضًا إعلامات النظام مثل عند اكتمال الاستيراد أو التصدير أو عند إنشاء عميل متوقع جديد من نموذج الالتقاط. لكل منها ، يمكنك اختيار تنبيه ويب أو تنبيه عبر البريد الإلكتروني أو إيقاف تشغيل الإشعارات.

يمكن للمستخدمين إنشاء إخطارات مخصصة تتعلق العملاء المتوقعين ، والاتصالات ، والصفقات. لكل واحد ، اخترت أولاً فلترًا ، مثل العملاء المتوقعين الذين ينتمون إلى فرق أو مستخدمين معينين أو صفقة في مرحلة معينة. ثم اخترت الزناد. على سبيل المثال ، قد ترغب في تلقي تنبيه عند إضافة مهمة إلى صفقة جديدة أو عند تغيير مرحلة الصفقة في خط الأنابيب. يمكن أن تحتوي الإشعارات على أكثر من مشغل واحد. يمكنك الحصول على تنبيهات الويب والبريد الإلكتروني والجوال.

أخيرًا ، يمكن للمستخدمين الذين قاموا بالتسجيل في Base Voice ، أو دمجوا مع بعض مزودي خدمة الصوت التجارية الآخرين ، الاشتراك في إشعارات الويب حول المكالمات الواردة والرسائل النصية. يتضمن Base Voice رقم هاتف فريدًا ويقوم تلقائيًا بتسجيل المكالمات والرسائل إلى العملاء المتوقعين وجهات الاتصال.

الخطوة الثالثة: العروض مقابل جهات الاتصال

إذا كنت جديدًا في CRM ، فقد يكون لديك بعض الالتباس عندما يتعلق الأمر بالعملاء المتوقعين وجهات الاتصال. في Base CRM ، تعد الوظيفة الرئيسية هي الشخص الرائد أو الشركة أو فرصة العمل التي لم تعد جزءًا من خط أنابيب المبيعات. ويشمل ذلك الأشخاص والشركات التي اكتشفتها من خلال الشبكات ولكنك لم تعقد صفقة تجارية معها. يؤدي كل شيء عن المحتملة. بمجرد أن يظهر العميل المتوقع مصلحة في منتج أو خدمة ، يمكن تحويلها إلى جهة اتصال. يمكن أن تكون جهة الاتصال أيضًا شخصًا قمت باعمال معه في الماضي ومن المرجح أن تقدم أعمالًا متكررة.

تعمل علامتا التبويب Lead and Contact في Base CRM وتعملان بشكل مشابه ، مع مجموعة متنوعة من عوامل تصفية البحث. يتم تصنيف العملاء المتوقعين بثلاث طرق: جديدة وعاملة وغير مؤهلة. يتم تقسيم الاتصالات بين العملاء المحتملين والعملاء. يمكن ربط جهات الاتصال بصفقة أو أكثر. لكل من العملاء المتوقعين وجهات الاتصال ، يمكنك رؤية المهام والمواعيد ذات الصلة في إدخالها وكذلك المستندات المرتبطة بها. يمكن تحويل العملاء المتوقعين إلى جهات اتصال ولكن لا يمكن عكس هذا الإجراء.

الخطوة الرابعة: إنشاء وإدارة الصفقات

العروض هي فرص المبيعات المتعلقة بالرصاص أو الاتصال. ينتقلون عبر خط أنابيب المبيعات الخاص بك ، والذي يمثل عملية المبيعات الخاصة بك. ينتهي كل خط أنابيب في واحدة من ثلاث مراحل مغلقة: فاز أو ضاع أو غير مؤهل. فاز وخسر تفسر نفسها ؛ إن وضع علامة على الصفقة على أنها غير مؤهلة يعني أنه لم يكن رفضًا تامًا. قد تكون الأسباب غير المؤهلة تتعلق بالوقت أو الميزانية أو إعادة تنظيم الشركة أو أي عنصر خارج عن إرادتك. هذه المجموعات الثلاثة للصفقات تجعل من السهل تتبع نجاحك وتوجيه فريق المبيعات لديك بشكل أفضل.

في صفحة العروض ، يمكنك معرفة عدد الصفقات في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب. مثل العملاء المتوقعين وجهات الاتصال ، يمكنك أيضًا تصفية العروض حسب أي حقل من الحقول التي تستخدمها. في إدخال الصفقة ، يمكنك معرفة جهة الاتصال أو العميل المحتمل أو الشركة المرتبطة به ، والنشاط الحديث ، ونسبة القيمة والاحتمال. كما يتم عرض أي مهام أو مواعيد ذات صلة. يمكنك أيضًا تغيير مرحلة الصفقة هنا.

الخطوة الخامسة: تخصيص خطوط مبيعاتك

تتكون خطوط أنابيب المبيعات من مراحل. يحتوي Base CRM على ست مراحل من الصندوق ، ولكن يمكنك إضافة المزيد أو حذف أي لا تخطط لاستخدامه. يمكنك أيضًا إعادة تسمية وإعادة ترتيب المراحل بناءً على عمليات شركتك. هناك نوعان من المراحل: نشطة ومغلقة. على الرغم من أنه يمكنك إعادة تسمية أي من المراحل الثلاثة المغلقة ، والتي تكون افتراضيًا للفوز والخسارة وغير المؤهلة ، يمكنك حذفها أو إضافة المزيد.

إذا كان لديك خطوط أنابيب مبيعات متعددة ، فيمكنك تخصيص كل منها بمراحل مختلفة. لذلك ، إذا كنت تبيع كل من المنتجات والخدمات ، فيمكنك إذن الحصول على خطوط أنابيب تتناسب مع كل عملية.

الخطوة السادسة: إضافة الحقول المخصصة

تحتوي العملاء المتوقعون وجهات الاتصال والصفقات على العديد من الحقول الافتراضية ، لكن هذا لا يكفي دائمًا. تتيح لك الحقول المخصصة جمع وتخزين معلومات إضافية حول آفاقك الفريدة لأعمالك. يحتوي Base CRM على مجموعة متنوعة من خيارات الحقول المخصصة. يمكنك إنشاء حقول لسطر نص واحد ، فقرة نصية ، مربع اختيار ، قائمة منسدلة ، قائمة متعددة التحديد ، تاريخ ، بريد إلكتروني ، هاتف ، عنوان ، وعنوان URL. يمكنك إضافة أكبر عدد ممكن من الحقول المخصصة ، وللقائمة المنسدلة والمتعددة ، ما يصل إلى 500 خيار.

الخطوة السابعة: جدولة المواعيد

يأتي Base CRM مع ميزة التقويم ، ويمكنك أيضًا دمج تقويم واحد أو أكثر من Google مع حسابك. يجب عليك اختيار تقويم واحد باعتباره التقويم الافتراضي ، وهو التقويم الوحيد الذي يمكنك تعديله. تظهر المواعيد من التقويمات غير الافتراضية باللون الرمادي. عندما تنشئ موعدًا ، يمكنك ربطه برصاص أو صفقة أو جهة اتصال. ما عليك سوى البدء في كتابة الاسم وسوف يقترح Base CRM أي سجلات تتطابق.

سوف تظهر هذه التعيينات في مقدمة العميل المتوقع أو جهة الاتصال أو الصفقة. حفظ موعد يضيفه إلى التقويم الخاص بك ويرسل دعوات للحضور الآخرين. يمكنك تحميل شعار شركتك بحيث يتم عرضه في جميع الدعوات. يمكنك أيضًا إضافة مواعيد من صفحات العملاء المتوقعين أو جهات الاتصال أو الصفقة. عندما تشاهد موعدًا ، يمكنك معرفة الحاضرين الذين قبلوا دعوتك ورفضوها.

الخطوة الثامنة: إنشاء المهام وتعيينها

في Base CRM ، ترتبط جميع المهام بالصفقات. يمكنك إضافة مهام من علامة التبويب "التقويم" أو "المهام" أو مباشرة من عميل متوقع أو جهة اتصال أو صفقة. للمهام مواعيد نهائية وتذكيرات اختيارية ، والتي يمكن إرسالها أسبوع واحد أو يوم واحد أو ساعة واحدة أو 30 دقيقة أو 15 دقيقة أو خمس دقائق قبل تاريخ الاستحقاق أو في الوقت المحدد لتاريخ الاستحقاق. المهام المتأخرة تظهر باللون الأحمر. حسب أذوناتك ، يمكنك تعيين المهام لنفسك أو للمستخدمين الآخرين.

الخطوة التاسعة: دمج بريدك الإلكتروني

يحتوي Base CRM على أداة بريد إلكتروني ولكنه يتكامل أيضًا مع Gmail وموفري البريد الإلكتروني الآخرين. دمج حساب البريد الإلكتروني الخاص بك يعني أن الاتصالات مع العملاء المتوقعين وجهات الاتصال يتم تسجيلها تلقائيًا ، مما يتيح لك الوقت لمزيد من العمل المهم. ستتم مزامنة حساب البريد الإلكتروني بطريقتين: رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها في Base CRM ستظهر في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك والعكس. سيقوم Base CRM بإرسال بريد إلكتروني إليك بمجرد انتهاء مزامنة البريد الإلكتروني الأولية.

ينقسم بريدك الإلكتروني إلى أربعة مجلدات: البريد الوارد ، رسائل البريد الإلكتروني غير المسجلة ، المرسلة ، والمؤرشفة. يحتوي صندوق الوارد الخاص بك على رسائل بريد إلكتروني متصلة بالعملاء المتوقعين وجهات الاتصال والصفقات في حسابك. رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم تعقبها هي تلك التي لا ترتبط بحسابك. من هذا المجلد ، يمكنك إضافة بريد إلكتروني كقيادة أو جهة اتصال. في مجلد "المرسلة" ، يمكنك معرفة ما إذا كان قد تم عرض بريد إلكتروني وعدد المرات التي تم عرضها فيه ، وبهذه الطريقة يمكنك التعرف على الرسائل التي قد تكون سقطت من خلال التصدعات أو انتقلت إلى عنوان بريد إلكتروني غير صحيح. يمكنك حذف الرسائل أو أرشفتها بمجرد أن تصبح غير مهمة.

الخطوة 10: إعداد الإجراءات الآلية

إذا وجدت نفسك تقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا ، فلماذا لا تقوم بذلك تلقائيًا؟ يحتوي Base CRM على العديد من الخيارات لإنشاء المهام تلقائيًا بناءً على أحداث معينة. يجب أن تكون مستخدمًا على مستوى المدير يكون مسؤولاً عن الحساب لإنشاء إجراءات تلقائية. تتضمن الأمثلة إنشاء مهام عندما تنتقل الصفقة إلى مرحلة جديدة أو تقوم بتحديث حقل مخصص عند إنشاء صفقة جديدة. أولاً ، يمكنك تحديد الحدث الذي سيتم تشغيل الإجراء. تشمل الخيارات: متى يتم إنشاء عميل متوقع جديد ، أو عندما يتم إنشاء جهة اتصال جديدة ، أو عندما يتم إنشاء صفقة ، أو عندما يتم نقل صفقة إلى مرحلة مختلفة. تحتوي بعض هذه الأحداث على خيارات أكثر تفصيلاً مثل التصفية حسب الشركة أو خط الأنابيب أو مرحلة الصفقة.

بعد ذلك ، يمكنك تحديد المهمة التي يجب أن تكون ، وتعيينها إلى مستخدم ، وإضافة تاريخ استحقاق اختياريًا. يمكنك إنشاء مهام متعددة لكل إجراء تلقائي.