Dokmee مراجعة وتقييم

من المؤكد أن Dokmee من Office Gemini لا يتمتع باعتراف Microsoft SharePoint Online أو Adobe Document Cloud Standard. ومع ذلك ، فإن الحكم على منتج فقط حسب علامته التجارية نادراً ما يكون شيئًا مثاليًا للقيام به. يستهدف Dokmee (الذي يبدأ بسعر 29 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) ، الذي يستهدف بشكل أساسي الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB) ، تقديم ميزات أساسية لإدارة المستندات ، دون أن يصبح معقدًا بحيث لا يتمكن المستخدمون من الاستفادة من الأداة. على الرغم من أنها مليئة بميزات جذابة ، إلا أنها لا تفوز على الفائزين في خيار اختيار المحررين لدينا ، Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online ، في فئة إدارة المستندات.

تثبيت الخيارات والتسعير

تتوفر عدة خيارات من حيث المكان الذي يمكن فيه تثبيت Dokmee واستخدامه ، على الرغم من الحاجة إلى التفكير بشكل كبير فيما يتعلق بكيفية تأثير ذلك على توفر ميزة والأسعار. حل مستوى الدخول ، Dokmee Desktop ، مخصص لمستخدم واحد ويوفر وظائف أساسية مثل فهرسة الملفات وتدوين الملاحظات وتتبع البيانات الوصفية عبر الحقول الرئيسية وبعض إمكانات المسح. يمكن شراء Dokmee Desktop بسعر ثابت قدره 249 دولارًا من الشركة.

بالنسبة للشركات التي تتطلع إلى تقليل عملية الإعداد ، تقدم Dokmee Cloud التسعير بناءً على متطلبات التخزين (من 29 دولارًا في الشهر أو 313 دولارًا في السنة مقابل 10 غيغابايت ، وكلها تصل إلى 99 دولارًا في الشهر أو 1،069 دولارًا في السنة مقابل 100 جيجابايت). يدعم ترخيص Dokmee Cloud لمستخدم واحد ، حيث توفر لك المقاعد الإضافية 15 دولارًا في الشهر أو 162 دولارًا في السنة. يمكن أن يبدأ هذا في الإضافة على عجل إذا لم تكن حريصًا لأن خدمة 10 جيجابايت (313 دولارًا في السنة) وأربعة مستخدمين إضافيين (162 دولارًا في السنة 4 مرات) ستعيدك إلى 961 دولارًا سنويًا. يعد هذا المستوى من التسعير أمرًا صعبًا للغاية ، حيث إن خطة Microsoft Online لمستوى المبتدئين لـ Microsoft لـ 5 مستخدمين نفسهم ستكلف 300 دولار سنويًا (5 دولارات لكل مستخدم شهريًا) مع توفير 1 تيرابايت (TB) من التخزين لكل مستخدم.

تعد خيارات Dokmee الداخلية ، Dokmee Professional و Enterprise ، أكثر تقليدية ، وتطبيقات تعتمد على الخادم والتي تتيح لعدة مستخدمين إدارة المستندات وتتبعها. تتمثل أكبر ميزة في اختيار أحد حلول Dokmee الداخلية في اكتساب القدرة على استخدام خزائن ملفات متعددة. توفر هذه القدرة طبقة إدارة إضافية لأشياء مثل الأمان والتخزين وإمكانات البحث. تأتي هذه المرونة الإضافية مع التكلفة الإضافية المتمثلة في الاضطلاع بمهام التثبيت وإدارة الخادم ، بما في ذلك المتطلبات الأساسية مثل Microsoft SQL Server وخدمات معلومات الإنترنت. يقدم إصدار Dokmee Professional مجموعة مماثلة لمجموعة Dokmee Cloud ، مضيفًا الوصول إلى مجموعة أدوات تطوير البرامج (SDK) والقدرة على استيراد المستندات وتصديرها باستخدام البيانات الأولية (بتنسيق XML) ولكن يفقد التحكم في الإصدار عند تحرير المستندات.

تضيف Dokmee Enterprise القدرة على إدارة الأمان على مستوى الملف والمجلد بالإضافة إلى خزانات الملفات والنسخ الاحتياطية التلقائية والتكامل مع Microsoft Active Directory (AD) و التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) التلقائي للمستندات الممسوحة ضوئيًا.

توفر Dokmee Professional و Enterprise أيضًا إمكانيات مثل بوابة للقراءة فقط واستيراد الملفات تلقائيًا باستخدام Dokmee Sync ، على الرغم من أن هذه الميزات هي وحدات إضافية يجب شراؤها بشكل منفصل. حتى الميزات التي نعتبرها أساسية وثيقة تأتي وظيفة الإدارة ، مثل سير العمل والاحتفاظ بالملفات ، بتكلفة إضافية. تكلف معظم وحدات Dokmee 1500 دولار لفتحها ، على الرغم من أن سير العمل أكثر حدة قليلاً عند 3700 دولار.

يتم تشغيل سعر خدمة Dokmee Professional في حدود 1500 دولار لكل خادم ، في حين ستعيدك خدمة Dokmee Enterprise إلى ما يقرب من 4500 دولار. في كلتا الحالتين ، يجب عليك أيضًا شراء تراخيص المستخدم ، والتي تبلغ تكلفتها 800 دولار لكل مستخدم متزامن وتنخفض مع زيادة قاعدة المستخدم الخاصة بك. من المهم الإشارة إلى أن هذه تكاليف لمرة واحدة ، مما يعني أنك لست مضطرًا لدفع رسوم شهرية أو سنوية للاستخدام. ومع ذلك ، فإن الصيانة والدعم (أي الهاتف والبريد الإلكتروني والوصول إلى تحديثات البرامج) بعد السنة الأولى سيكلفك 20 في المائة إضافية من شراء الترخيص الأولي الخاص بك على أساس سنوي. تقدم Dokmee أيضًا حلاً سحابيًا خاصًا ، يبدأ من 250 دولارًا شهريًا ، مما يضع Dokmee Professional أو Enterprise في مثيل خادم يستند إلى مجموعة النظراء مخصص لاستخدام شركتك أثناء الاستفادة من Dokmee لإدارة التطبيق والخادم.

الشروع في العمل مع Dokmee

يتضمن تثبيت Dokmee Enterprise إنشاء متطلبات مسبقة مثل تثبيت Microsoft SQL Server (الإصدار Express المجاني المجاني) ودور خدمات معلومات الإنترنت. هذه المتطلبات الأساسية مفصلة بوضوح في دليل تثبيت Dokmee. بمجرد استيفاء الشروط المسبقة وتشغيل مُثبّت Dokmee ، يمكن تهيئة تطبيق خادم Dokmee.

يتيح لك تطبيق خادم Dokmee إدخال معلومات الترخيص الخاصة بك ، وتكوين إعدادات التطبيق مثل SQL Server أو بيانات اعتماد AD ، وإدارة موقع مستودع تخزين الملفات. يتم أيضًا تنفيذ مهام Dokmee ، مثل إنشاء خزانات الملفات وتحرير حقول الفهرس وإدارة الأمان ، من داخل تطبيق خادم Dokmee.

أدوات إدارة الوثائق

إن أداة إدارة المستندات التي لا تتجاوز بنية الملفات والمجلدات الأساسية لا تستحق إنفاق وقتك ، ويقدم Dokmee بعض الميزات التي ستجعل حياتك أسهل. يمكن تكوين Dokmee لمشاهدة المجلدات الموجودة للمستندات الجديدة ، والتي يمكن بعد ذلك استيرادها تلقائيًا إلى خزانة ملفات Dokmee للإدارة. لكي يعمل هذا التحميل التلقائي ، يجب إنشاء علاقة 1 إلى 1 بين مجلد الملفات ومجلد Dokmee ويجب تهيئة جدول زمني. لسوء الحظ ، هذا يتعلق بمدى الوظيفة حيث لا يمكنك التحكم في أنواع الملفات التي يتم امتصاصها من خلال الميزة ، على الرغم من أن لديك القدرة على تمكين التعرف الضوئي على الحروف للملفات المستوردة.

يُعد الاحتفاظ بالملفات ميزة مهمة للشركات التي تتعامل مع الامتثال التنظيمي أو القانوني ، مثل قانون Sarbanes-Oxley ، ويدعم Dokmee هذه الإمكانية من خلال واحدة إذا كانت وحداتها الإضافية. يمكن تكوين الاحتفاظ بالملف لكل خزانة ملفات ، ولديك القدرة على تحديد فترة الاستبقاء وكذلك من حقل الفهرس الذي يتم حساب فترة الاستبقاء فيه. تكون خيارات التخلص قابلة للتكوين أيضًا ، مما يعني أنه يمكنك اختيار كيفية معالجة الملفات منتهية الصلاحية ، سواء تم نقلها أو تصديرها ، وما إذا كانت قد تم إرسالها إلى قائمة انتظار ملف منتهية الصلاحية أو حتى يتم حذفها نهائيًا. خيارات الإخطار قابلة للتكوين أيضًا ، مما يسمح للمسؤولين بتلقي إشعار متقدم بأن بعض الملفات ستنتهي صلاحيتها.

تعد مهام سير العمل أداة هامة لأنظمة إدارة المستندات من حيث أنها يمكن أن تساعد في فرض وتبسيط العمليات التي تجعل عملك يعمل. إن وجود نظام يمكنه اتخاذ القرارات بناءً على البيانات الأولية للمستند بدلاً من مطالبة أحد المستخدمين بتنفيذ هذه الإجراءات ، سيجعل عملك أكثر كفاءة ، ويقلل من الأخطاء البشرية ، ويسمح لك بتنفيذ هذه العمليات عندما يكون المستخدمون غير متاحين. بطبيعة الحال ، سيكون هناك بعض التجميع المطلوب لإنشاء سير عمل يلبي احتياجات عملك (مع عمليات كبيرة متعددة الخطوات تتطلب تكوينًا أكثر تعقيدًا). ستتضمن سير العمل البسيطة بضع بيانات (if) بعد ذلك / متبوعة بإجراء يتم تنفيذه ، مثل نقل المستند إلى مكان آخر أو إرسال بريد إلكتروني أو إجراء تحديث إلى حقل فهرس أو إيقاف سير العمل في المستند.

خيار محلي فعال للشركات الصغيرة والمتوسطة

من الصعب التوصية بـ Dokmee عبر Microsoft SharePoint Online أو Ascensio System OnlyOffice لأنه لا يمكن مقارنة السعر أو الميزات. حيث يمكن أن يلبي Dokmee احتياجاتك على الأرجح في موقف محلي بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي لديها تردد بشأن الاستمرار في حل يستند إلى مجموعة النظراء. تتطلب Dokmee Professional و Enterprise بعض التدريب العملي من مسؤول التثبيت الأولي والتكوين ، ولكن كنظام أساسي ، فإن Dokmee بسيط بما يكفي للمستخدمين النهائيين لإدارة المهام اليومية.