مصاريف مراجعة وتقييم

يجب أن يخدم أي برنامج يزعم تشغيله في مساحة الإبلاغ عن المصروفات مجتمعين من المستخدمين: المسؤولون والمحاسبون الذين يديرون أموال الشركة والموظفين الذين يرغبون في الحصول على أموال مقابل الأموال التي قدموها نيابة عن الشركة. من الناحية المثالية ، يكون كلا النوعين من المستخدمين سعداء ولكن عندما يتعارض الاحتياجات ، عادة ما يفوز المسؤولون. بعد كل شيء ، فهم الأشخاص الذين يختارون البرنامج. هذه طريقة طويلة للقول إن ExpensePoint (التي تبدأ من 7.50 دولار شهريًا) قد تجعل عدادات الفاصوليا تتلوى مثل جرو سعيد يفرك بطنه.

ومع ذلك ، من وجهة نظر المستخدم ، بمعنى أولئك المحاربين التعساء الذين يحاولون تفكيك إيصالات العشاء المختلفة معًا ووضعها من خلال عملية التعرف الضوئي على الحروف ، فإن ExpensePoint ليس التطبيق الأكثر ودية الذي رأيناه في هذه الجولة. هذا يجعلها وراء الفائزين في اختيار المحررين Certify و Rydoo.

التسعير المعقول

ExpensePoint يمنحك الكثير من الضجة لباك. يكلف 7.50 دولار لكل مستخدم شهريًا ، مع عدم وجود مستويات اشتراك معقدة مطلوبة لميزات إضافية. تتيح لك جميع الاشتراكات التقاط الإيصالات والمصروفات الأخرى باستخدام تطبيق الهاتف المحمول ، واستيراد بطاقة الائتمان ، والصور الممسوحة ضوئيًا ، وكذلك باستخدام سير عمل موافقة كامل (المستخدم والموافق والمسؤول).

من السهل تجربتها باستخدام نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا. يرشدك هذا من خلال الوظيفة الأساسية مع البرامج التعليمية سهلة المتابعة. بمجرد الحصول على مزيد من المشاركة ، ومع ذلك ، توقع تفاعل أكثر واحد واحد من الشركة. على الرغم من أن التطبيق مصمم ليكون عالميًا ، فإن موظفي ExpensePoint يخصصون رموز وفئات دفتر الأستاذ العام لكل عميل وأيضًا العملاء على متن الطائرة مع تدريب المسؤول ؛ مما يجعله مشابهًا جدًا لتطبيقات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حيث يمكن أن تنتهي خدمات القيمة المضافة بعد البيع كشرط يمكن أن يؤدي إلى زيادة التكلفة الإجمالية للملكية.

إدخال البيانات ، نمط المدرسة القديمة

كما هو الحال مع معظم التطبيقات في هذه الجولة ، لديك عدة طرق لإيصال الإيصالات إلى ExpensePoint ، بدءًا من تطبيق الهاتف المحمول وواجهة متصفح الويب ودفق بيانات بطاقة ائتمان الشركة. يحتوي ExpensePoint أيضًا على تطبيق سطح مكتب Windows يمكنك الوصول إليه في وضع عدم الاتصال (مثل في رحلة طائرة) ثم مزامنة البيانات مع السحابة لاحقًا. كما يتيح لك ExpensePoint إرسال إيصالات الفاكس باستخدام ورقة غلاف مخصصة مزودة برمز شريطي. هذه وظيفة ممتازة ، على الرغم من أن واجهتها كانت صعبة إلى حد ما ، حتى موريسو من Expensify ، التي لديها مشاكلها الخاصة.

بخلاف معظم منافسيها ، باستثناء ExpensePath ، لا يستخدم ExpensePoint التعرف البصري على الأحرف (OCR) لقراءة الإيصالات. بدلاً من ذلك ، فإنه يستخدم ميزة تسمى "قارئ الاستلام" والتي تستخدم التعرف على الأحرف الحية - بمعنى آخر ، يتم إرسال البائع والتاريخ والإجمالي في الإيصال ، وقراءته من قبل أشخاص حقيقيين ، ثم يتم ملؤه في الحقول المناسبة. من المثير للدهشة ، أن هذا لا يستغرق وقتًا أطول من بعض المنتجات التي تستخدم التعرف الضوئي على الحروف مثل Certify ، على الرغم من أن العملية قد تكون محرجة بعض الشيء وربما تكون مجتاحة. بعد إخطارك بأنه قد تم قراءة إيصالك ، يمكنك تعيينه لتقرير وملء جميع الحقول الأخرى الضرورية ، والتي يمكن أن تتضمن رمز GL ، وهو مشروع يمكن أن يشير بشكل مربك إما إلى العميل أو إلى إجراء ما. من هناك ، يمكنك تقديم التقرير.

هناك أشياء تعجبني كثيرًا حول ExpensePoint ، يكفي أنها تجعل الحل يستحق نظرة فاحصة. على سبيل المثال ، عند إنشاء حساب الأميال ، يمكنك إدخال عنوان البداية والنهاية. يقوم ExpensePoint بحساب الأميال بناءً على خرائط Google ، مع عرض صورة الخريطة كوثائق. يمكن تطبيق تكاليف مختلفة لكل ميل (نظرًا لأن تكاليف الغاز في فرنسا أكثر من الولايات المتحدة). كما أنه يقوم بعمل جيد للغاية وهو يتذكر الإعدادات التي استخدمتها للنفقات السابقة ، لذلك لا يتعين عليك إخبار البرنامج مرة أخرى بأنه ينبغي تصنيف Marriott على السفر إلى الفندق. يمكن ربط النفقات بمشروع أو عميل. يمكنك أيضًا تقسيم النفقات لكسر رسوم خدمة الغرف من تكلفة الفندق. ومن الأسهل من المعتاد مطابقة إيصالات المصروفات بالمعلومات التي يتم سحبها من بطاقات ائتمان الشركات باستخدام تطبيق الهاتف المحمول.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للموافقين تسجيل الخروج على تقرير المصاريف إما من سطح المكتب أو عملاء الأجهزة المحمولة دون الحاجة إلى الانتقال إلى موقع الويب. إذا كان الرئيس على الطريق ، فإن ذلك يمكن أن يسرع عملية السداد. تعرض لوحة القيادة تقارير النفقات المعلقة بالإضافة إلى اتجاهات الإنفاق حسب الشهر والفئة. يمكن للمسؤول اختيار مقاطع الفيديو الإرشادية المفيدة حقًا لعرضها على لوحة معلومات المستخدم ، مما قد يقلل من الوقت الذي يقضيه في معرفة كيفية تقسيم النفقات على سبيل المثال.

كل ما يمكن أن يريده المحترفون في المحاسبة - تقريبا

بينما توفر التطبيقات الأخرى مستوى من التحكم في المبلغ الذي يمكن للموظف إنفاقه على استئجار سيارة ، فإن ExpensePoint يذهب إلى أبعد من ذلك بكثير. يمكن أن تحتوي كل فئة على تسميات حقل فريدة مرتبطة بها (مثل طلب اسم المشروع أو قائمة الحضور) ؛ يمكنه أيضًا تحديد البائعين الذين تمت الموافقة عليهم مسبقًا (مما يجبر الموظف على توضيح سبب اختيار Sixt على Hertz) أو الحد من مجموعات الموظفين التي يمكنها تحمل هذه النفقات (لماذا يقوم البواب باستئجار سيارة؟). وكما هو الحال مع جميع التطبيقات الأخرى ، قد يتم وضع علامة على الحقول باعتبارها إلزامية ، بحيث لا يمكن إرسال تقرير المصاريف ما لم يتم ملؤها.

هناك الكثير من التفاصيل في أنواع الدفع ، أيضًا: بطاقات ائتمان الشركات (تدفع الشركة الفاتورة أو يقوم الموظف بسدادها واستردادها) ، أو دفع الموظف ، أو موظف لسداد الشركة ، أو الدفع من سلفة نقدية ، أو بدل يومي. كما أن ExpensePoint تدرك جيدًا القضايا الدولية مثل الهياكل الضريبية الإقليمية وترجمة العملات. هناك عناصر تحكم أمان أكثر من التطبيقات الأخرى ، مثل القدرة على فرض تغيير كلمة المرور كل أيام "n" أو رفض إعادة استخدام كلمة المرور.

يمكن لجميع برامج إدارة تقارير النفقات التي استعرضتها حفظ البيانات أو تصديرها إلى ملف CSV ، ولكن من الصعب تخيل طريقة أكثر فعالية لتخصيص تصدير البيانات من طريقة عمل ExpensePoint. على سبيل المثال ، بالنسبة لكل قالب تقوم بإنشائه ، يمكنك إخبار ExpensePoint بإعادة تسمية الحقول أو التحكم في الترتيب الذي يتم به تقديم البيانات ، مما سيسهل الاستيراد في نظام المحاسبة الذي اخترته.

ليس لدى ExpensePoint تكامل قياسي لـ Intuit QuickBooks أو أي برنامج محاسبة قياسي آخر. بدلاً من ذلك ، تستخدم الشركة "مدير أتمتة" يمكنه أتمتة تصدير البيانات إلى أنظمة محاسبة الشركة ، وهو جيد تقريبًا. وحتى بدون وجود جسر تكامل مخصص ، يمكنك تعويض الموظفين من داخل البرنامج باستخدام معالج دفعي يعمل بنظام الدفع الآلي (ACH) ، والذي سيرسل الأموال من حساب شركة وإيداعه في حساب الموظف (عادةً خلال ثلاثة أيام ، وفقًا إلى ExpensePoint). ومع ذلك ، على الرغم من أن هذا يعني أن عمليات السداد ستحدث بسرعة ، إلا أنها لا تزال تترك الأشخاص المحاسبين لديك مع عملية يدوية لاستيراد البيانات الخلفية.

ومع ذلك ، يمكنك أن تغفر نقاط الضعف هذه عندما تستكشف التقارير القابلة للتخصيص والتي تبلغ مدتها 30 شخصًا والمضمنة في ExpensePoint ، مع استكمال الرسوم البيانية والفلاتر ، من تقرير التقادم إلى تحليل الدفع ببطاقات الائتمان. انهم مؤثرون جدا.

تم تصميم ExpensePoint بشكل أساسي لقسم المحاسبة ، وعلى الرغم من أنه قد تم تعديله منذ مراجعتنا الأخيرة لجعله أكثر وضوحًا للمستخدمين النهائيين ، إلا أنه لا يزال من الصعب جدًا. يحتوي على كمية مذهلة من المعلومات لأولئك الذين يحتاجون إلى تتبع النفقات ، بين التخصيص المفصل والتحكم حسب الفئة وتقارير التحليل ، ومع ذلك لا تكلف ExpensePoint أكثر من منافسيها من المزايا الأساسية. انها عملية التعرف على الشخصيات البشرية هي مثيرة للاهتمام إذا كان محرجا بعض الشيء ؛ بمجرد الانتهاء من ذلك ، وجعلت الواجهة أكثر بساطة بالنسبة للمستخدمين اليوميين ، ستكون منافسًا جادًا للتنافس مع أدوات اختيار المحررين Certify و Expensify.