Expensify مراجعة وتقييم

الاستيلاء على بيانات إدارة النفقات من أي مكان

يحاول Expensify بذل قصارى جهده لجعل تسجيل الدخول وإعداد حساب بسيطًا قدر الإمكان. عندما تقوم بالتسجيل في النسخة التجريبية المجانية ، على سبيل المثال ، يرشدك برنامج الكونسيرج إلى خطوات الإعداد.

بالنسبة للجزء الأكبر ، إذا كان لديك ورقة خردة عليها رقم ، فإن Expensify لديها طريقة لامتصاص تلك البيانات. يسمح لك Expensify بإضافة النفقات باستخدام تطبيقه للهواتف المحمولة (متاح لنظام Android و iOS) ، والذي يستخدم برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR SmartScan). أو يمكنك اختيار عمليات تحميل الموقع ، والإيصالات المرسلة إلى عنوان بريد إلكتروني مخصص ، وحسابات بطاقات ائتمان محددة (شخصية وشركات). يمكنك أيضًا التقاط صور الاستلام من مستعرض الويب باستخدام ملحق Google Chrome ، أو استيرادها باستخدام Dropbox أو Evernote. يحتوي موقع الويب على شاشة يمكنك من خلالها إدخال عدة نفقات مرة واحدة ، وملء نموذج يشبه جدول البيانات ، ثم تحميل الإيصالات ذات الصلة أو إرفاقها. الخيار الأول لالتقاط البيانات هو تطبيق للجوال. يمكنك التقاط صورة للإيصال في نقطة البيع ، وتعيينها لتقرير ، ثم السماح للبرنامج بالقيام برفع الأحمال الثقيلة. يقوم Expensify بعمل جيد في هذا (على الرغم من أنه ليس سهلاً تمامًا مثل نقطة الاستلام في بنك الاستلام).

الأهم من واجهة المستخدم المرح (UI) ، ومع ذلك ، هو الدقة. تعد قدرة Expensify على ترجمة النص على إيصال ممسوح ضوئيًا مثاليًا. لقد حدد بشكل صحيح إجمالي خربشات واسم البائع دون إثبات (تظهر لقطة الشاشة أدناه في حالته "الخام" دون إجراء تخمينات حول الفئات). يمكن للمستخدم أو للموافق تقسيم النفقات ، مثل فصل إقامة في الفندق عن بعض رسوم الوجبات ؛ وهي تفعل ذلك باستخدام عملية بسيطة وبديهية بما فيه الكفاية لجعل القدرة على تقسيم النفقات في ExpensePoint تبدو محرجة.

بالإضافة إلى فئات المحاسبة (على سبيل المثال ، الفندق أو وجبات الطعام) ، يمكنك تمييز النفقات بأي نص تراه مفيدًا (مثل اسم المشروع أو "مقابلة وظيفة مرشح"). توفر لوحة معلومات الويب الخاصة بالمستخدم تقارير متواضعة حول المبلغ الذي أنفقته حسب الفئة والعلامات والفترات الزمنية.

لا يعتمد كل شيء على التقاط صورة للإيصال ، أيضًا. يمكن تتبع نفقات الأميال عن طريق قراءات مسافة مكتوبة أو عداد المسافات ، أو باستخدام GPS. أخبر التطبيق أنه لا بأس في تتبع سفرك في بداية رحلتك ، وحدد Expensify مدى المسافة التي قطعتها. بينما تكتشف التطبيقات الأخرى المسافة المقطوعة باستخدام خرائط Google ، في بعض الأحيان لا تنتقل من النقطة A إلى النقطة B (ناهيك عن تعطل الطريق السريع الذي كان عليك تجنبه).

واجهة مستخدم الويب نظيفة وسهلة الفهم مثل تطبيق الجوّال. تمت ترقيته مؤخرًا ، ويوفر الآن أربعة خيارات: البريد الوارد والمصروفات والتقارير والإعدادات على الجانب الأيسر من الشاشة. يتم تعيين كل حساب لتقرير ويمكن بعد ذلك إرساله للموافقة عليه من شاشة التقارير. يتيح Expensify للمدير أن يقرر عدد المرات التي ينبغي فيها "دفعات" إيصالات الموظف بحيث لا يزعج المدير باستمرار بالإيصالات الواردة.

Expensify يأخذ على بعض مهام المحاسبة التجارية الصغيرة كذلك. على سبيل المثال ، يمكنك فاتورة العملاء لمدة ساعة من وقت السفر. من خلال ميزة الفوترة (التي تعتمد على الشريط) ، يمكنك إنشاء وإرسال الفواتير إلى أي شخص ، حتى إذا لم يكن لديهم حساب Expensify. يمكنك بدء فاتورة من الصفر أو استخدام تقرير نفقة حالي ، وإذا لم تكن الأدوات المضمنة في Expensify كافية ، فإن البرنامج يجعل من السهل الاندماج مع معظم أنظمة الفوترة وإعداد الفواتير التابعة لجهات خارجية.

يوضح البرنامج تفكيرًا جيدًا في نفقات السفر ، ويتكامل مع التطبيقات الأخرى لتسهيل ذلك. على سبيل المثال ، عند إجراء حجوزات سفر باستخدام NexTravel أو Egencia أو Locomote أو أحد مجموعة من الخدمات الأخرى ، يتم تلقائيًا ملء معلومات الاستلام والرحلات في Expensify. كل ما عليك فعله هو ملء بعض التفاصيل. وحتى مع ذلك ، قد يتم إجراء الكثير من العمل نيابةً عنك كميزة تصنيف تلقائي تكتشف تلقائيًا نوع تاجر بطاقة الائتمان ، وتربط رسوم شركات الطيران بفئة مصاريف النقل.

إنه فوز على التكامل في مجالات أخرى أيضًا ، مثل خدمات السيارات ومواقف السيارات وخدمات توصيل الأغذية وشركات التموين وأنظمة أنظمة نقاط البيع (POS). على الرغم من مقدار الوظيفة ، إلا أنها ليست ساحقة على الإطلاق ، ومقاطع الفيديو الإرشادية المفيدة الخاصة بك تنتقل بك إلى كل خيار.

أتمتة بقدر ما تريد

الأتمتة هي ميزة أساسية عندما يتعلق الأمر بتتبع النفقات. تستخدم خدمات مسك الدفاتر مثل استراتيجيات الدعم ميزات الإبلاغ الآلي لحساب Expensify.

كما هو الحال مع التطبيقات الأخرى ، يضع المسؤول سياسات الشركة ويعين بعض المستخدمين كموافقين. من بين العديد من الإعدادات القابلة للتخصيص ، معدلات الأميال القياسية ، والمعدلات الافتراضية للساعة ، ورسوم الإقامة اليومية ، وقيود الفئات (على سبيل المثال ، 2000 دولار كحد أقصى لرسوم الفنادق) ، والعملة.

Expensify ينظم الإيصالات في التقارير ، اسميا. لا يهتم الموظفون بفكرة التقرير. إنهم يريدون فقط تحويل الإيصالات واسترداد أموالهم. لذلك ، يمكن لـ Expensify اختياريًا إنشاء تقارير تلقائيًا كل يوم أو أسبوع أو شهر ، عندما يكون "مؤتمر في لاس فيجاس" غير منطقي. عندما يرسل الموظف إيصالًا إلى معرف البريد الإلكتروني أو عبر تطبيق الهاتف المحمول ، تتم إضافته تلقائيًا إلى التقرير المفتوح. من خلال تشغيل خيار الحصاد التلقائي ، تفتح Expensify الشيكات التقارير كل ليلة (أو وفقًا لجدول زمني يمكنك تعيينه) وتوافق على تلك التي تتوافق مع سياسات الشركة (كبح جماح المنتهكين ، والتي تنتقل إلى التقرير التالي لكي تكون معالجة).

لا يحتاج الخلافون إلى زيارة موقع الويب لمراجعة تقرير الموظف ؛ يمكنهم الموافقة مباشرةً من البريد الوارد للبريد الإلكتروني ، بما في ذلك رفض حساب واحد. يتم تمييز انتهاكات السياسة وتحديدها بشكل واضح ، لذلك يمكن للمحاسبة أن تقرر ما إذا كان سيتم اختيار الموظف لتسليمه إيصالًا متأخرًا بأكثر من 90 يومًا أو إصدار مرسوم بشأنه.

لكن معظم النفقات في السياسة والتافهة. يسمح لك Expensify بتشغيل ميزة الموافقة التلقائية ، والتي توافق تلقائيًا على أي تقرير وتسدده دون انتهاك للسياسة. يتيح ذلك للمحاسبين والمسؤولين الانتباه إلى النفقات المشكوك فيها بدلاً من قضاء وقتهم في النظر في إيصالات إيقاف السيارات البالغة 5 دولارات. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح ميزة المزامنة التلقائية للمسؤولين المزامنة المباشرة مع أداة المحاسبة للشركة.

نحن حقًا نحب عمق الميزات في Expensify ، ولكن في بعض الأحيان ، فإن بساطته تعوق استخدام البرنامج بثقة ، مثل اكتشاف ما يعنيه من خلال تقرير "مغلق" بدلاً من "معالجته". معظم هذا هو منحنى التعلم الذي لن يدوم طويلاً ، لكنه يولد بعض "هوه؟" لحظات. وفي كلتا الحالتين ، الأداة غنية بما يكفي لكسب أعلى وسام PCMag كفائز اختيار المحررين.