مراجعة وتقييم مشروع Microsoft

يعد اختيار استخدام Microsoft Project كتطبيق مخصص لإدارة المشاريع لفريقك منطقيًا فقط عند محاذاة عدد من النجوم. أولاً ، يجب أن يكون لديك مدير مشروع معتمد على متن الطائرة لتشغيل البرنامج. ثانيا، زمن يجب أن يكون إلى جانبك ولا يمكن التعجيل بمدير المشروع المعتمد لتعلم كيفية استخدام الأداة. ثالثا ، ينبغي لفريقك بالفعل يكون منزل مايكروسوفت ، أو ينبغي أن تكون على استعداد ل اصبح واحدا . رابعًا ، يجب أن يكون عدد المشاريع التي يديرها فريقك ومستوى تعقيدها مرتفعًا جدًا. إذا كانت مؤسستك تستوفي هذه المعايير ، فقد يثبت Microsoft Project أنها أداة لا تقدر بثمن. إذا لم يكن كذلك ، فأنت تخدمها بشكل أفضل خيار آخر ، وهناك الكثير.

إذا كنت قد قرأت هذا الآن وأدركت أن Microsoft Project غير مناسب لفريقك ، فإنني أوصي بثلاثة خيارات أخرى. بالنسبة للشركات الصغيرة ، تعتبر Zoho Projects و Teamwork Projects هي خيارات محرري PCMag. كلاهما بأسعار معقولة وسهلة للغاية لتعلم استخدام ، حتى لو كنت لست مدير إدارة المشاريع حتى الآن. الأداة الأخرى التي تحصل على خيار المحررين هي LiquidPlanner ، وهي أداة متطورة مثالية للفرق الكبيرة التي تدير ليس فقط المشروعات ولكن أيضًا الأفراد والموارد الأخرى.

قليل من التحذيرات

يستغرق Microsoft Project وقتًا طويلاً في تعلم كيفية الاستخدام وحتى فترة أطول للتعلم. أنا أكتب هذا الاستعراض من وجهة نظر شخص لم يتقن ذلك (ولا حتى قريب) ولكن من لديها جربته لعدة أسابيع وطرح أسئلة لممثلي Microsoft لمعرفة المزيد. تتضمن وجهة نظري اختبار المقارنة مع العشرات من تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى ، بدءًا من التطبيقات خفيفة الوزن المصممة للشركات الصغيرة إلى خيارات على مستوى المؤسسات.

نظرًا لأن Microsoft Project يعد أمرًا محببًا ، أوصي باستكمال مقالتي مع مراجعات المستخدمين من قِبل أشخاص عملوا مع الأداة على نطاق واسع ويمكنهم تقديم رؤى مختلفة حول كيفية تعطلها على المدى الطويل.

التسعير والخطط

هناك طريقتان لشراء Microsoft Project. يمكنك إضافته إلى اشتراك Office 365 أو يمكنك شراء إصدار مستقل للنشر المحلي. تصبح الخيارات مربكة ، لذلك اسمحوا لي أن أتصفحها قطعة قطعة.

مكتب الوظيفة الإضافية. عندما تضيف Microsoft Project إلى اشتراك Office ، تحصل على الإصدار المستند إلى مجموعة النظراء من التطبيق. هناك ثلاثة مستويات تسعير لهذا النوع من الشراء: Project Online Professional و Premium و Essentials.

Project Online Professional يتكلف 30 دولارًا للشخص الواحد شهريًا. مع هذا المستوى من الخدمة ، يمكن لكل شخص استخدام تطبيق Microsoft Project لسطح المكتب على ما يصل إلى خمسة أجهزة كمبيوتر لإدارة المشروع فقط ، وليس لإدارة المحافظ. على الرغم من أنه تطبيق سطح مكتب ، إلا أنه لا يزال يعمل في السحابة ( أي ، يتطلب اتصال بالإنترنت لاستخدام). يتم تضمين الوصول عبر متصفحات الويب أيضا.

تبلغ تكلفة Project Online Premium 55 دولارًا للشخص الواحد شهريًا. يقدم كل شيء في الحساب الاحترافي ، بالإضافة إلى أدوات إدارة المحافظ. لأنه يأتي مع ميزات التحليل المتقدمة وإدارة الموارد التي لا تحصل عليها في حساب Professional.

المستوى الثالث ، Essentials ، ليس مستوى خدمة بقدر نوع الدور الذي يمكنك اختياره لأعضاء الفريق الذين لديهم مسؤوليات محدودة إلى حد ما في التطبيق. يكلف 7 دولارات للشخص الواحد شهريا. يجب أن يكون لديك عضوية Professional أو عضوية مميزة أولاً للاستفادة من الخيار الأساسي. يمكن للمستخدمين الأساسيين الوصول إلى Microsoft Project فقط من خلال متصفح الويب أو جهاز محمول. يمكنهم فقط تحديث حالات المهام والعمل مع الجداول الزمنية ومشاركة المستندات والتواصل مع الزملاء. لا يحصلون على تطبيقات سطح المكتب أو وظائف أخرى.

قائم بذاته النشر المحلي. إذا كنت لا ترغب في استخدام الإصدار المستضاف من مجموعة النظراء من Microsoft Project ، فيمكنك استضافته محليًا ، وهناك ثلاثة خيارات لكيفية القيام بذلك.

واحد هو مشروع قياسي ، والتي تكلف 589.99 دولار مثل رسم ثابت لمرة واحدة. باستخدام هذا الإصدار ، يمكنك تثبيت قطعة واحدة من البرامج محليًا على جهاز كمبيوتر واحد ، ويمكن لشخص واحد فقط استخدامها. إنه برنامج المدرسة القديمة ، بمعنى أنه لا يحتوي على أي ميزات تعاون. يمكنك الحصول على أدوات إدارة المشروع ، ولكن لا شيء لإدارة الموارد.

الخيار التالي هو Project Professional مقابل 1،159.99 دولارًا. كل ترخيص جيد لجهاز كمبيوتر واحد فقط. لديه كل شيء في Project Standard ، بالإضافة إلى القدرة على التعاون عبر Skype for Business ، وأدوات إدارة الموارد ، والجداول الزمنية ، وخيار المزامنة مع Project Online و Project Server.

Project Server ، الخيار الأخير ، هو إصدار من Microsoft Project يمكن للمؤسسات الحصول عليه مع SharePoint 2016. يمكنني أن أتناول بالتفصيل كيفية الحصول على SharePoint 2016 والمستويات الثلاث لخدمة المؤسسات لـ Office ، لكنني سأفترض أنه إذا هذا الخيار يهمك ، لديك بالفعل شخص دعم في Microsoft يمكنك طلب المزيد من المعلومات.

مقارنة الأسعار

إذا استخدمنا 30 دولارًا أو 55 دولارًا للشخص الواحد شهريًا لبرنامج Project Online Professional كقاعدة للمقارنة لدينا ، والتي هي مستويات الخدمة التي أتصور وجودها في غرفة القيادة الخاصة بك إذا كنت تقرأ هذا المقال ، فستكون أسعار Microsoft عالية للشركات الصغيرة والمتوسطة.

TeamGantt هو مكان جيد للبدء للمقارنة. إنه يقدم خدمة تتراوح من حساب مجاني إلى عضوية متقدمة تكلف 14.95 دولار للشخص الواحد في الشهر. إنها أداة قائمة على الويب تتضمن التعاون وأسهل بكثير من تعلم كيفية الاستخدام من Project.

تكلف خطة مماثلة مع Zoho Projects معدل ثابت قدره 50 دولارًا شهريًا ، بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين يستخدمونها. تقدم مشروعات العمل الجماعي سعرًا شهريًا ثابتًا مماثلًا (69 دولارًا في الشهر لأكبر عدد ممكن من أعضاء الفريق) ، كما تفعل Proofhub (150 دولارًا في الشهر).

إذا تحولنا إلى المزيد من الأدوات المتطورة ، فإن LiquidPlanner يبدأ من 599.40 دولارًا سنويًا لحساب تجاري صغير يصل إلى خمسة أشخاص. يعتمد هذا السعر على معدل 9.99 دولار للشخص الواحد في الشهر ، ولكن هذه الخطة المحددة لا تُباع إلا في حزمة مكونة من خمسة مقاعد. خطة LiquidPlanner الأكثر شعبية ، Professional ، هي الأفضل للشركات المتوسطة والكبيرة. يجب أن يكون 45 دولارًا للشخص الواحد شهريًا ، بحد أدنى عشرة أشخاص. مثل Microsoft Project ، فإن برنامج LiquidPlanner يستغرق بعض الوقت لإتقانه جزئيًا لأنه يوفر العديد من الأدوات لإدارة المشاريع وإدارة الموارد.

تشمل منصات إدارة المشاريع الأخرى المناسبة للمؤسسات الكبيرة Clarizen (من 45 دولارًا للشخص الواحد في الشهر) ، و Celoxis (25 دولارًا أمريكيًا لكل شخص في الشهر ؛ و 5 أشخاص على الأقل) ، وواجهة العمل (حوالي 30 دولارًا ، وفقًا للإعداد).

ابدء

لا أستطيع أن أؤكد بما فيه الكفاية حقيقة أن Microsoft Project يهدف إلى استخدامه من قبل مديري المشاريع ذوي الخبرة أو المدربين بشكل أكثر دقة. انها ليست مصممة للتعلم على الطاير. لا يأتي مع دروس واضحة للبدء. يفترض الإلمام بكل من المفاهيم الكبيرة والتفاصيل الدقيقة لإدارة المشروع. إذا كنت تعتقد أنك قد تستخدم هذا البرنامج ولكنك (أو الشخص الرئيسي الذي سيستخدم التطبيق) لا تعرف ما هو تقرير النسخ الاحتياطي ، فإنني أنصحك بجدية بالتفكير في أداة مختلفة.

التطبيق نفسه يشبه إلى حد كبير Excel. لديه نفس واجهة الشريط المألوفة المألوفة في تطبيقات Microsoft Office الأخرى. يحتوي جزء جدول البيانات في التطبيق على جميع البيانات المتعلقة بالمهام أو الموارد. يوجد على يمين الخلايا مخطط جانت يعكس الجدول الزمني أثناء بنائه.

يدعم Microsoft Project جميع الأشياء النموذجية التي تريد القيام بها في أحد تطبيقات إدارة المشاريع. لكل مهمة ، يمكنك إدخال الكثير من التفاصيل ، مثل الوصف والملاحظات وتاريخ البدء ومدة المهمة وما إلى ذلك. يتم دعم الأحداث المتكررة ، كما يتم دعم التبعيات والحقول المخصصة وخطوط الأساس لتتبع التقدم الفعلي مقابل التقدم المخطط.

الأشرطة الموجودة في مخطط جانت تفاعلية ، حتى تقوم بضبطها ، يتم تحديث المعلومات الموجودة في الخلايا أيضًا. عندما تكون المهمة قيد التقدم ، يمكنك الإشارة إلى النسبة المئوية التي يتم تنفيذها عن طريق تحريك خط أصغر داخل شريط مفتاح الربط المقترن به نحو اليمين.

بالإضافة إلى وجود عرض لمخطط Gantt ، يقدم Microsoft Project طرق عرض للتقويم والمخططات كذلك. تعتبر طريقة عرض التقويم ذاتية التفسير ، في حين أن طريقة عرض المخطط تشبه طريقة عرض جانت ، إلا أنها تحتوي على تفاصيل إضافية حول المهمة. إذا اتبعت جدولًا زمنيًا بشكل أفضل عندما يكون هناك شعور بالسرد وراءه ، فقد يكون عرض المخطط مفيدًا.

كما ذكرنا ، في المرة الأولى التي تستخدم فيها التطبيق ، لا يوجد الكثير من التدريب على كيفية البدء. توفر بعض التطبيقات برامج تعليمية تفاعلية على الشاشة. الآخرين تبدأ في مشروع عينة. ما يزال يشير إليك الآخرون مبكرًا إلى قناة فيديوهات المساعدة للبدء. مايكروسوفت المشروع لا شيء من ذلك. في الواقع ، فإن القليل الذي يقدمه المشروع قد يضيف فقط إلى ارتباكك ، مثل هذه الكتلة القليلة من المعلومات التي رأيتها في اليوم الأول:

"لتوضيح الأمر ، فإن Project Online ليس نسخة مستندة إلى الويب من Project Professional. Project Online هي خدمة منفصلة تمامًا تقدم أدوات إدارة المحافظ والمشاريع كاملة على الويب. وتشمل Project Web App ، ويمكنها اعتمادًا على اشتراكك ، تشمل أيضًا Project Online Desktop Client ، وهو إصدار اشتراك في Project Professional. "

حتى بعد الاطلاع على جميع خيارات التسعير والخطة بالتفصيل ، لا تزال هذه الكلمات تجعل رأسي يدور.

الميزات والتفاصيل

يعتبر Microsoft Project فعالًا عندما يتعلق الأمر بالجوانب الأكثر تفصيلًا لإدارة المشروع ، مثل إدارة الموارد والتقارير والجداول الزمنية. قوي لا يعني سهلة أو بسيطة ، بطبيعة الحال.

في Microsoft Project ، من خلال مستويات الخدمة التي تشمل إدارة الموارد ، يمكنك إدارة العمل (الذي يشمل كلاً من الأشخاص العاديين والأفراد المحددين ، بالإضافة إلى الموارد والتكاليف الأخرى المرتبطة بـ "العمل"). يمكنك فعل الكثير مع هذه العناصر إذا كان لديك الوقت والميل.

على سبيل المثال ، يمكنك إضافة تفاصيل إلى موارد المواد ، مثل وحدة القياس ، وإذا كنت ترغب في الحصول على معلومات مفصلة حقًا ، يمكنك إدخال تكاليف المواد. ماذا لو كانت تكاليف المواد التغييرات متأخر، بعد فوات الوقت؟ في Microsoft Project ، تتيح لك لوحة تفاصيل إضافية تتبع التغييرات في التكلفة وحسابها مع مرور الوقت.

مع موارد العمل ، ذكرت أنه يمكنك تتبع أشخاص محددين أو المعممة اشخاص. اعتمادًا على العمل الذي تتبعه ، قد تحتاج إلى تعيين موارد بشرية عامة ، مثل "مبرمج الواجهة الأمامية" أو "اختبار ضمان الجودة" ، بدلاً من شخص معين. كل هذا يتوقف على ما تديره وكيف.

التقارير قابلة للتخصيص بدرجة عالية ، على الرغم من أن التطبيق ، مثل باقي التطبيق ، يستغرق وقتًا طويلاً لمعرفة كيفية استخدامه. ومع ذلك ، فإن بعض الميزات البدائية نظيفة وسهلة الاستخدام بشكل مدهش. يمكنك إنشاء تقرير بالانتقال إلى قسم التقرير وتحديد البيانات التي تريد أن تظهر في وحدات نمطية مختلفة على الصفحة. باستخدام مربع اختيار الحقل على اليمين ، يمكنك جعل العنصر الأعلى في المشروع ، وأدناه هذا يمكنك إضافة جدول يوضح مقدار اكتمال كل مرحلة من مراحل المشروع وما إلى ذلك.

جميع العناصر التي تضيفها إلى التقرير مبسطة ولا يتم ضبطها تلقائيًا لاستيعاب بعضها البعض. على سبيل المثال ، إذا كان النص من عنصر ما يعمل لفترة طويلة ، فإنه يمكن أن يتحول إلى عنصر آخر. تحتاج العناصر البصرية الصغيرة الأخرى غالبًا إلى الذوق أيضًا. قد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الكثير من الوقت في تغيير حجم الصناديق ودفع العناصر إلى اليسار واليمين لجعلها تبدو لائقة ، وهذا على الأرجح ليس ما تدفع لك مقابله. هذه وظيفة مصمم ، حقا.

ومع ذلك ، فإن تصميم التقارير بهذه الطريقة له هدف. بمجرد الانتهاء من جميع التعديلات ، يبدو المنتج النهائي جاهزًا للتصدير إلى عرض تقديمي مباشرةً (في PowerPoint ، بلا شك) ، بحيث يمكنك الانتقال من إنشاء تقارير إلى مشاركتها دون كثير خطوات إضافية.

ضمن قسم الجداول الزمنية ، بالنسبة لتلك الإصدارات من التطبيق التي تتضمنه ، يمكنك أن تطلب من أعضاء الفريق ملء جداول زمنية أسبوعية لأي مدة تحتاجها ، مثل الأسبوعية أو الشهرية. يمكن لأعضاء الفريق الإبلاغ ليس فقط عن الوقت الذي يقضونه في المهام المتعلقة بالمشاريع ، ولكن يمكنهم أيضًا الإشارة إلى وقت العمل ، مثل البحث والتطوير أو التنفيذ. يتيح خيار آخر للأشخاص إضافة وقت إلى جداول الوقت الخاصة بهم للمهام التي لا تتعلق بالمشروع على وجه التحديد. على سبيل المثال ، إذا كانت جوليا توجهت للقاء عميل ، فقد يرغب الفريق في تسجيل ذلك الوقت وإعداد الفواتير له ، على الرغم من أن السفر لا يظهر كمهمة في مشروع.

مجال للتحسين

لقد أشرت بالفعل إلى حقيقة أن Microsoft Project يمكن أن يقدم المزيد من المساعدة في مساعدة الناس على البدء به وتعلم كيفية استخدامه.

بالإضافة إلى ذلك ، يكون Project ضعيفًا عندما يتعلق الأمر بالتواصل داخل التطبيق. المشكلة هي أن مايكروسوفت هي مملكة ، وداخلها مملكة لديها بالفعل الكثير من الأدوات للتواصل. يمكنك إيقاف تشغيل بريد إلكتروني باستخدام Outlook ، أو جدولة اجتماع في التقويم ، أو الدخول إلى فرق Microsoft دردشة أو Yammer للمحادثات أو Skype لمكالمات الفيديو وما إلى ذلك. لكن في بعض الأحيان ، عندما تعمل في مشروع ما ، فأنت فقط تريد إرسال رسالة إلى شخص ما أو إرسالها إليك في محادثة وطرح سؤال دون كسر سياق عملك من خلال الانتقال إلى تطبيق آخر. إذا كانت هذه الأدوات موجودة بالفعل ، فلماذا نكررها في Project؟ (قد يشير البعض إلى Microsoft على أنها "نظام بيئي" بدلاً من مملكة. النظام البيئي لا يسعه إلا أن يكون كما هو ، لكن المملكة تختار حدودها).

في الواقع ، لقد أزعجني السفر في جميع أنحاء المملكة بلا نهاية أثناء اختبار Microsoft Project. قد تؤدي الرغبة في مشاركة المعلومات إلى قيام التطبيق بنقلني بعيدًا إلى Outlook. هناك حاجة لتحديث شيء عن اجتماع مجدول في قد يترك مشروعي جهاز الكمبيوتر الخاص بي تحميل علامة تبويب جديدة للتقويم دون موافقتي. في كثير من الأحيان ، أردت القدرة على ضبط جميع التفاصيل المتعلقة بمشروعي من داخل تطبيق إدارة المشروع ، وليس في أي مكان آخر.

في حين أن لدى Microsoft الكثير من تطبيقاتها الخاصة التي تعمل مع Project ، تعتمد العديد من المؤسسات على الأدوات التي تأتي من مكان آخر ، ويعتبر Salesforce مثالًا رئيسيًا. مشروع لا يتكامل مع العديد من الأدوات الأخرى. لا يدعمها Zapier أيضًا ، وهي أداة عبر الإنترنت يمكنها في بعض الأحيان توصيل التطبيقات والخدمات التي لا تتحدث أصلاً مع بعضها البعض. إذا كنت ترغب في توصيل تطبيق إدارة المشروع الخاص بك إلى خدمات أخرى عبر الإنترنت يستخدمها فريقك بالفعل ، سواء Slack أو Trello أو Salesforce ، فإن Microsoft Project ليس أداة جيدة للاختيار.

أداة قوية داخل عالمها

على الرغم من كونه قويًا وشاملًا في العديد من النواحي ، إلا أنه لا يناسب سوى شركات محددة للغاية. أكثر وأكثر ، هذا هو الحال مع العديد من تطبيقات Microsoft. يحتاج فريقك بالفعل إلى الاستثمار في منتجات Microsoft لكي يكون لـ Project معنى. كما أنه يعمل بشكل أفضل للمؤسسات المتوسطة إلى الكبيرة ، ولكن ليس للمنظمات الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى مدير مشروع مؤهل وذوي الخبرة في الفريق ليكون الشخص الذي يقود التطبيق. من الواضح أن القراء لديهم خبرة جيدة مع البرنامج ، حيث منحوه جائزة Business Choice لإدارة المشاريع في عام 2019.

إذا لم يكن Microsoft Project مرشحًا مثاليًا لاحتياجات إدارة المشروع الخاصة بك ، فأنا أقترح أن تتطلع مجموعات صغيرة إلى مشاريع Zoho ومشاريع العمل الجماعي ، في حين أن المؤسسات الكبرى التي تدير العديد من المشاريع والموارد الأخرى تتجه نحو LiquidPlanner. حصل الثلاثة على اختيار محرري PCMag.