استلام مراجعة البنك وتقييمه

تذكر الأيام الخوالي للعمليات الورقية؟ يبدو أن حزم برامج تتبع النفقات اليوم تحاكي هذه التقنيات. لقد كان وقتًا كنا نوفر فيه مظروفًا مليئًا بالإيصالات ودمجه مع تقرير على غرار جدول البيانات يوضح بالتفصيل كيف أنفقنا أموال الشركة. بعد توقيع مدير القسم ، تم ترك قسم المحاسبة للتحقق من أن كل إيصال كان لديه تفسير مرض ، والعكس صحيح. يأخذ بنك الإيصالات (الذي يبدأ بسعر 14.99 دولارًا شهريًا لمستخدم منفرد) طريقة مختلفة قليلاً ، والتي قد تكون مناسبة لبعض الشركات الصغيرة. تعمل بقوة - بنجاح - للرد على الإيصالات الفردية بدلاً من "التقارير" الرسمية. يسمح لأي شخص مُنح حالة "موافقة" بمنح موافق للتسديد. ويعتمد اعتمادًا كبيرًا على التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث ، وخاصة تطبيقات المحاسبة المستندة إلى مجموعة النظراء ، لأداء الرفع الخلفي الثقيل. على الرغم من أنك إذا كنت تبحث عن إدارة أكثر تقليدية للمصروفات الأساسية ، فراجع خيارات المحررين وشهادات الآن و Rydoo و Expensify.

حساب المعاملات ، وليس المستخدمين

بدلاً من فرض رسوم على كل مستخدم نشط ، كما يفعل Expensify ، يعتمد نظام الدفع في بنك الإيصال على عدد العناصر التي تتم معالجتها شهريًا. يمكن أن يبدأ رواد الأعمال المنفردين الذين يرغبون في تتبع النفقات بمبلغ 14.99 دولارًا شهريًا مقابل 50 عنصرًا معالجًا ، أو 29.99 دولارًا لكل 100 عنصر تمت معالجته ، أو 44.99 دولارًا لكل 150 عنصرًا ومتابعة ما يصل إلى 202.49 دولارًا لـ 675 عنصرًا. تدفع الشركات التي تضم أكثر من مستخدم 25 دولارًا شهريًا مقابل 50 عنصرًا معالجًا ، و 40 دولارًا لكل 100 عنصر ، و 55 دولارًا لكل 150 عنصرًا ، وما يصل إلى 220 دولارًا لكل 675 عنصرًا.

ومع ذلك ، يتم حساب هذه التعدادات في المتوسط ​​لمدة ثلاثة أشهر ، لذلك يمكنك الحصول على جدول سفر كبير في سبتمبر يليه شهرين من وقت الخمول ، دون الحاجة للترقية بسبب مؤتمر سنوي واحد ، على سبيل المثال. تشتمل جميع هذه الاشتراكات على المسح الآلي لاستلام التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) وأمان طبقة المقابس الآمنة (SSL) 256 بت (مما يعني أن المستخدمين قد يكونوا قادرين على التخلي عن استخدام شبكة خاصة افتراضية (VPN) في حالة إرسال إيصالات من الطريق) ، التكامل مع تطبيقات المحاسبة عبر الإنترنت (بما في ذلك Intuit QuickBooks) ، ومشاركة البيانات مع مؤسسة منفصلة ، وعادةً ما تكون محاسب شركة صغيرة أو محاسبية.

وشيء لا تقدمه أي من الخدمات الأخرى: خدمة للعاملين لحسابهم الخاص وهي مجانية إذا اقتصرت على 10 عمليات استلام شهريًا. خلاف ذلك ، يكلف 24.99 دولارًا مقابل 50 فحصًا شهريًا ، و 49.99 دولارًا سنويًا لأكثر من 50 فحصًا. لسوء الحظ ، لا توجد عضوية مجانية ، ولكن يتم تقديم نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا لخطة المستخدم المفرد. لأنني أردت اختبار عملية الموافقة ، طلبت وتلقى نسخة تجريبية مجانية من الإصدار متعدد المستخدمين.

التقاط صورة ، التقاط البيانات

كما هو الحال مع تطبيقات المصروفات الأخرى ، فأنت تقوم بإدخال البيانات في بنك الإيصالات باستخدام تطبيق جوال أو تحميل متصفح ويب أو عن طريق إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى معرف مخصص لكل موظف أو عبر مزامنة بطاقات ائتمان شخصية أو شركة. لديها بعض الطرق المستقلة للحصول على البيانات في النظام ، أيضًا. يمكن لـ Receipt Bank استيراد الإيصالات والفواتير من PayPal أو Dropbox. هذا الأخير رائع بشكل خاص: يمكن للموظفين أن يضعوا إيصالاتهم في مجلد دروببوإكس مخصص ، حيث يستخرج بنك الإيصالات الملفات كل 24 ساعة. بعد معالجتها ، تنقل الإيصالات إلى مجلد مخصص آخر.

يعتبر تطبيق Receipt Bank للهاتف المحمول فائزًا واضحًا في قسم سهولة الاستخدام ، مما يقلل حقًا من الوقت الذي يقضيه الموظف في التركيز على إدخال البيانات. يمكنك التقاط صورة لإيصال ، ثم النقر فوق "إرسال للمعالجة" ، وبعد ذلك تظهر البيانات التي تم تحليلها لتتمكن من التحقق مرة أخرى وإرسالها للموافق. مدخر لطيف حقًا لم نره في أي مكان آخر: يمكنك ضبط الكاميرا لتصوير العديد من الإيصالات ، واحدة تلو الأخرى ، أو إيصال واحد يحتوي على أكثر من صفحة واحدة. يبذل Receipt Bank قصارى جهده لتحديد تاريخ المعاملة والعملة والضرائب والمورد والفئة. إذا كانت تتعرف على بطاقة الائتمان المستخدمة للمعاملة ، فإنها تقوم بمزامنة السجلات مع تطبيق المحاسبة الخاص بك ، لذلك ليس عليك إدخال عنصر مرتين.

من ناحية أخرى ، لا توجد طريقة لإدخال المصاريف يدويًا دون أي نوع من الاستلام؟ التي يمكن أن تكون مشكلة في حساب ، على سبيل المثال ، نصيحة تغادر لمدبرة غرفتك في غرفتك. عندما سئل ، اقترح ممثل الشركة إضافة ملاحظة مكتوبة بخط اليد.

تستغرق عملية التعرف الضوئي على الحروف فترة أطول قليلاً مما كنا نفضله. يبدو أن الاختبارات استغرقت ساعة تقريبًا ، على الرغم من أننا لم نستخدم مؤقتًا. ومع ذلك ، فإن البنك استلام يجعل الأمر يستحق الانتظار. إنها تقوم بعمل جيد بشكل ملحوظ في تحويل خربشة الكتابة اليدوية المتعمدة إلى نص دقيق. عندما أرسلنا إيصال Uber من رحلة في بودابست إلى عنوان البريد الإلكتروني الشخصي ، قام بنك الإيصال بالاستلام بشكل صحيح بفحص رسوم الفورنت الهنغارية وأجرى معاملة العملة وسجل الدولار الأمريكي في حقل المصاريف. ميزة إضافية أخرى: يمكنك ، إذا كنت تريد ، تقسيم فاتورة مجمعة بسهولة ، مثل فاتورة فندق ، إلى عناصر سطر فردية.

يمكن الحصول على الكثير من المعلومات وإدارتها أيضًا. فيما بينها: يمكنك إنشاء قواعد لبائع معين ، مع تحديد معاملاته دائمًا لفئة أو عميل معين. يمكنك تقسيم النفقات. ويمكنك تصدير بيانات النفقات الشخصية الخاصة بك إلى PDF أو جدول بيانات ، مثل Microsoft Excel. تعرض لوحة معلومات موقع الويب عنصرًا وملخصًا للاستخدام. يعرض صندوق الوارد الإيصالات المعلقة ، اختياريًا بما في ذلك الفئات أو العملاء أو أسماء المشاريع. على شاشة واحدة ، يمكنك تحرير عدة عناصر بشكل متزامن قبل إضافتها إلى تقرير وتقديم للموافقة عليها.

أدوات لجعل المحاسبين سعداء

يحتوي بنك الإيصال على ثلاثة مستويات للمستخدم: المسؤول ، والموافق على المصاريف ، والمستخدم الأساسي. يحدد المسؤولون قواعد الشركة وسياساتها ، ويمكنهم الوصول إلى علبة الوارد بأكملها. للعارضين دور مختلف بعض الشيء: لا يمكنهم تغيير إعدادات الحساب ، ولكن يمكن لأي جهة اعتماد تسجيل الخروج من تقرير أي مقدم ، دون تسلسل هرمي رسمي. تخطط الشركة لجلب العديد من الموافقات في وقت ما من هذا الخريف.

تعني هذه المستويات الثلاثة أيضًا أن طرق موافقة بنك الاستلام تختلف عن أي من المستويات الأخرى التي عملنا معها. ينصح الخلاف بعدد العناصر التي تنتظر انتباههم. كموافق ، يمكنك النقر فوق العنصر نفسه للاطلاع على مزيد من التفاصيل ، بما في ذلك صورة الإيصال. الموافقة هي دليل تماما. إذا رأيت شيئًا لا تحبه ، فيمكنك النقر فوق رمز العلم الصغير الموجود أمام العنصر ؛ يمكنك أيضا ترك ملاحظة. ولكن لا توجد وسيلة للإشارة تلقائيًا إلى حدوث انتهاك للسياسة ، والطريقة الوحيدة لإرسال إدخال مشكلة إلى موظف ما هي إرسال نسخة بتنسيق CSV أو PDF للمدخل باستخدام ميزة بريد إلكتروني غامضة إلى حد ما.

أيضًا ، لا يتطلب Receipt Bank من المستخدمين الاعتماد على تقارير النفقات. لا يتعين على المستخدمين إرسال أو إنشاء مجموعات "رحلة إلى نيويورك" ؛ يمكن لمسؤول المكتب تعيين إيصالات لتقرير نيابة عنهم. يمكنك أيضًا منح حق الوصول إلى المحاسب الخاص بك أو محاسب الحسابات من أجل إضافة عناصر جديدة أو تحرير عناصر أو استخراج بيانات أو دفعها من حسابك.

الإعداد سهل: تتيح لك منطقة التفضيلات الاحتفاظ بإعداداتك الشخصية وإعدادات المستخدمين. ومن المثير للاهتمام ، أنه عند إضافة مستخدمين ، فأنت (وليس المستخدم) توفر كلمة مرور (يُقترح اقتراح كلمة مرور لك) ، والتي يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني للمستخدم.

يتألق بنك Receipt بالفعل في تكامله مع البرامج المحاسبية ، بدءًا من عدد البرامج التي يدعمها: Xero و Intuit QuickBooks و FreshBooks و FreeAgent و KashFlow و Twinfield و Sage One و Sage 50. يمكنك توصيل Receipt Bank بواحد فقط برنامج المحاسبة في وقت واحد. عندما قمت بدمج النظام مع حسابي FreshBooks ، فقد جلبت جميع الفئات المستخدمة ، وكذلك أسماء المشاريع والعملاء. بعد ذلك يعتمد على التطبيق الخارجي لكل شيء بدءًا من تسديد النفقات إلى الحسابات المستحقة الدفع إلى اتجاهات إعداد التقارير. لا يمكنك إضافة فئات أو مشاريع جديدة أثناء الطيران. بدلاً من ذلك ، يجب عليك الانتقال إلى FreshBooks (أو أي نظام تستخدمه) ، وإضافتها إلى هناك ، ثم إعادة المزامنة.

بينما نحب حقيقة أن بنك الاستلام يجلب الفئات المحاسبية ، إلا أننا نحصل على طريقة تمثيلية. نحن على يقين من أن محاسبي الحسابات يقدرون فئات قوائم البرامج حسب رقم GL (0030 - الوجبات والترفيه) ، ولكن من وجهة نظر المستخدم ، نفضل وجود مؤسسة أبجدية (بدلاً من التمرير عبر كل الأرقام) أو طرق أخرى ل ابحث عن الخيارات (مثل "ما الفئات التي يمكنني الاختيار من بينها في رحلة على الطريق؟").

هناك العديد من المشكلات الأخرى التي تميز بنك الاستلام عن غيرها. على سبيل المثال ، على الرغم من أن البرنامج يشير إلى بعض المشكلات ، مثل الإرسالات غير المكتملة ، إلا أنه لا يشير تلقائيًا إلى انتهاكات السياسة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك افتراض بأن الموافقات (أو الرفض) ستأتي من المحاسبة بدلاً من الموافقة المبدئية. أحد أول الأشياء التي يُطلب منك القيام بها عند بدء العمل هو دمج بنك الاستلام في برنامج محاسبي.

يتم الكثير لجعل الحياة أسهل لشركات المحاسبة التي تدعم الشركات الصغيرة. يمكنك استيراد البيانات من خلال Dropbox و MyFirmsApp (لشركات المحاسبة). هناك أيضًا تكامل في كشوف المرتبات مع KeyPay و PaySuite ، بالإضافة إلى تكامل أكبر مع خدمات الفوترة والفوترة ، بما في ذلك Gusto و Bill.com.

وظائف مساعدة استلام البنك ممتازة. إذا قمت بالنقر فوق الزر "تعليمات" في الركن الأيمن السفلي من كل صفحة ، فسيظهر لك العديد من الموضوعات ذات الصلة أو يتيح لك كتابة سؤالك. يحتوي مركز المساعدة العام على مجموعة واسعة من الإجابات والكيفية. هناك أيضا مجموعة متنوعة من الدورات التدريبية القائمة على الفيديو.

استلام البنك لا يفعل كل شيء بالطريقة المتوقعة. الشركات القوية "نحن نفعل ذلك بهذه الطريقة!" قد يتم تأجيل العقليات بسبب بعض الأشياء ، مثل التسلسل الهرمي للموافقة والارتباك أحيانًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمراوغات ، مثل عدم القدرة على إنشاء حساب بدون إيصال أو إرجاع مصاريف إشكالية للتصحيح ، أن تجعل الأمور أكثر حرجًا من اللازم. بخلاف ذلك ، فهو قريب من أفضل الأنظمة ، مثل أدوات Certification و Rydoo الحائزة على خيارات المحررين لدينا.