حكيم واحد مراجعة الفواتير والتصنيف

قبل بضع سنوات ، قدمت Sage موقعًا إلكترونيًا للمحاسبة المبدئية يدعى Sage One والذي تحول في النهاية إلى موقعين منفصلين: Sage Online Invoicing و Sage One Standard. يركز Sage One Invoicing ، كما يوحي الاسم ، على مساعدة الشركات الصغيرة على الدفع - وبأسرع وقت ممكن. تفتقر Sage One إلى العديد من الميزات التي توفرها مواقع المحاسبة المستندة إلى مجموعة النظراء مثل FreshBooks و GoDaddy Bookkeeping ، ولكنها تتيح لك قبول بطاقات الائتمان. إذا كان الفرد أو المقاول الذي يعمل لحسابه الخاص يريد فقط المساعدة في إدارة الفواتير والمدفوعات ، فقد تكفي Sage One Invoicing - خاصةً إذا كان هو أو هي يريد البقاء في عائلة Sage عندما يتطلب النمو ترقية.

التجوال حول

واجهة مستخدم Sage One Invoicing والأدوات الملاحية بسيطة للغاية. يعرض شريط الأدوات الأفقي في الأعلى كل ما يفعله الموقع: الفواتير ، والاقتباسات ، والمنتجات والخدمات ، وجهات الاتصال ، والتقارير. يعد التنقل سهلاً ، لكن واجهة المستخدم في الموقع تفتقر إلى الثراء والجودة الرسومية لـ QuickBooks ذاتي التوظيف و FreshBooks.

يتيح لك Sage One Invoicing إمكانية إضافة سجلات أثناء التنقل ، لذلك يمكنك فقط البدء بإنشاء فواتير (علامة التبويب الأولى على شريط الأدوات) وسجلات المنتج والعملاء الضرورية أثناء تنقلك. ولكن هذا يقطع مرارا سير العمل الخاص بك. يميل المتسابقون إلى ترتيب أشرطة الأدوات الخاصة بهم بالترتيب الذي من المحتمل أن يستخدمه مستخدم جديد ، بدءًا من جهات الاتصال وينتهي بالفواتير والتقارير. Sage One Invoicing يفعل عكس هذا ، بالنسبة للجزء الأكبر.

بخلاف ذلك ، يستخدم Sage One Invoicing اصطلاحات Windows القياسية. سوف تنقر فوق سهم لعرض قائمة منسدلة ، وملء الفراغات ، واستخدام الأزرار لأوامر مثل حفظ.

إنشاء جهات اتصال

نظرًا لأنه لا يوجد الكثير مما يجب فعله على شاشات الإعداد (يمكن الوصول إليها عن طريق رمز الترس في أعلى اليمين) بخلاف إدخال / التحقق من معلومات نشاطك التجاري ، وتحديد قالب فاتورة وشعار ، وإنشاء مصطلحات افتراضية ، فمن المنطقي أن تبدأ بشاشات جهات الاتصال ، الموجود في أقصى يمين شريط الأدوات.

إذا كان لديك بالفعل بيانات العملاء المخزنة في Outlook أو Gmail أو Yahoo ، فيمكنك استيرادها بتنسيق CSV. إذا لم تقم بذلك ، وعندما تريد إضافة جهات اتصال جديدة ، يمكنك إدخالها يدويًا. تنسيقات سجل جهات اتصال Sage One Invoicing قابلة للمقارنة تقريبًا مع منافسيها. يمكنك تخزين معلومات الاسم والعنوان وإضافة بعض الملاحظات. يمكن تعيين جهات الاتصال كعملاء ومقاولين وموظفين وبائعين.

جميع تنسيقات السجلات في Sage One Invoicing تعمل بشكل مشابه. إنها ببساطة نوافذ تحتوي على حقول فارغة. عندما تريد إدخال جهة اتصال جديدة ، على سبيل المثال ، يمكنك النقر فوق علامة التبويب "جهات الاتصال" ، ثم فوق "إنشاء جهة اتصال". قمت بإدخال المعلومات اللازمة وانقر فوق الزر حفظ. يمكن الاطلاع على السجلات المكتملة في شكل قائمة. هذا هو نفس ما يقدمه منافسو Sage One Invoicing.

سجلات المنتج والخدمة في Sage One Invoicing هي رسومية إلى حد ما. بالنسبة للمنتجات ، تقوم بإدخال الوصف وسعر البيع وسعر الشراء والملاحظات. يبدو حقل سعر الشراء غير ضروري ، نظرًا لأن Sage One Invoicing لا يمثل أي نوع من تتبع العناصر أو تقارير العناصر. تتطلب سجلات الخدمة فقط الوصف والسعر والملاحظات. تقدم FreshBooks سجلات أكثر تفصيلاً للعناصر / الخدمات ، ولديها بعض عمليات تتبع المخزون الأساسية.

إنشاء نماذج

تدعم Sage One Invoicing نوعين من أشكال المعاملات: عروض الأسعار (التقديرات) والفواتير. إنها متشابهة ، لكن هناك بعض الاختلافات. تحتوي نماذج الأسعار على الحقول القياسية التي يقدمها المنافسون ، بما في ذلك تاريخ الأسعار وتاريخ الظهور وحقل المرجع وشبكة مصممة لإدخال معلومات حول المنتجات أو الخدمات التي يتم تقديمها. تتضمن الأعمدة الوصف والحالة الضريبية والكمية / الساعات والسعر / السعر والخصم. هناك صناديق في الأسفل للشروط والتعليقات للعملاء.

تتبع نماذج الفاتورة نفس الصيغة ، باستثناء أن يتم استبدال تاريخ الظهور بتاريخ استحقاق ، ويقرأ الحقل المرجعي رقم المرجع / أمر الشراء ، في حالة قيام العميل بإرسال أمر شراء. بخلاف نموذج عرض الأسعار ، تشتمل الفواتير على مربعات يمكنك التحقق من إنشاء PDF أو إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني بعد حفظها. إنهم يفتقرون إلى خيار المعاينة الذي يقدمه المنافسون مثل FreshBooks.

تحتوي نماذج معاملات FreshBooks على مجموعة مماثلة من الحقول ، ولكن هذا هو المكان الذي ينتهي فيه التشابه. كل شيء حكيم واحد الفواتير يفعل ، FreshBooks يفعل أفضل. على سبيل المثال ، يتيح لك تطبيق FreshBooks عروض الأسعار بالبريد الإلكتروني وتحويلها إلى فواتير عند القبول. يدعم المزيد من بوابات الدفع ، ويتضمن سجلًا لكل فاتورة. يتيح لك تطبيق FreshBooks أيضًا إعداد فواتير متكررة ، وسيرسل أي فاتورة عن طريق البريد الأمريكي (مقابل رسوم).

بداية بطيئة

تقدم Sage One Invoicing تقريرًا واحدًا فقط: الفواتير القديمة. لكن عرض قائمة الفاتورة ، والذي يظهر عند النقر فوق علامة التبويب الفواتير ، يعرض حالة كل فاتورة (فاتورة ، مدفوعة ، إلخ). يتيح لك فتح قائمة منسدلة رؤية الفواتير التي لها نفس الحالة فقط. تعمل الاقتباسات بنفس الطريقة: يمكنك معرفة ما هي علامات الاقتباس المعلقة بسرعة ، على سبيل المثال ، وكذلك تعديل نطاق التاريخ.

من المعروف عن شركة Sage إنتاج البرامج المالية والمواقع الإلكترونية التي تعد بمثابة أوراق عمل. على الرغم من ذلك ، تفتقر Sage One Invoicing إلى العمق والوظائف وتميز واجهة المستخدم التي تعد نموذجًا لحلول Sage. منحت ، FreshBooks كانت موجودة لفترة أطول ، لكنها نمت بشكل كبير منذ بداياتها المبكرة. حكيم واحد الفواتير لم يفعل ذلك.

تفتقر Sage One Invoicing إلى العمق والثراء اللذين تعرضهما FreshBooks - اختيار المحررين للمحاسبة السحابية للشركات الصغيرة جدًا والمالكين الفرديين - في كل زاوية من مساحتها على الإنترنت. قد لا يكون تطبيق FreshBooks بمثابة حساب مزدوج القيد الكامل ، لكنه يدعم العديد من الوظائف المالية للشركات الصغيرة الأكثر شيوعًا - وبطريقة لا يستطيع شخص ليس لديه "CPA" بعد اسمه أو اسمها فهمها. تعتبر Sage One Invoicing منافسًا لائقًا ، ولكن أمامها طريق طويل للحاق بركب FreshBooks.