مراجعة وتقييم مشاريع العمل الجماعي

الشروع في العمل مع مشاريع العمل الجماعي

مشاريع العمل الجماعي تجعل من السهل إعداد حساب والبدء في إدخال تفاصيل حول المشروع على الفور. تجعل بعض تطبيقات إدارة المشروع الأمر أكثر صعوبة لأنها تستخدم مصطلحات غير تقليدية لميزاتها أو إخفاء الإعدادات التي تحتاجها في أماكن قد لا تبدو فيها. مشاريع العمل الجماعي لا. إنها واحدة من أدوات إدارة المشاريع الأكثر سهولة التي رأيناها. في غضون دقائق من إنشاء حساب ، أنشأنا مشروعًا ، ودعنا المتعاونين ، وأدخلنا قائمة من المعالم ، وبدأنا في إضافة المهام.

التطبيق يحتوي على تصميم جديد وذكي. إنه أمر محير في الوقت الذي لا يزال فيه محترفًا ، مع سمة ألوان يمكنك تخصيصها ، ويستخدم مساحة مناسبة. كل هذا يجعل لتطبيق جذاب بصريا. لا يمكن أن يكون التنقل أكثر سهولة. من الواضح دائمًا أنك تحتاج إلى الذهاب للاطلاع على قائمة بالمشروعات ، أو تعيين مهمة لشخص معين ، أو تغيير مستويات أذونات شخص ما ، أو إضافة تفاصيل إلى مهمة ، أو نشر تقرير ، أو تشغيل جهاز توقيت لتتبع وقت المهمة.

بمثل سهولة التنقل واستخدام التطبيق ، فإن Teamwork Projects ليست بسيطة بأي حال من الأحوال. مجموعة ميزة لها عميق. على سبيل المثال ، عند إنشاء المهام ، يمكنك إضافة مهام فرعية ، وإنشاء تبعيات المهام ، والإشارة إلى مستويات الأولوية ، وتحديد تاريخ الاستحقاق أو جدول زمني للمهمة ، وتعيينها لأكثر من شخص واحد. يفقد القدرة على تعيين وقت تستحقه هذه المهمة (يمكنك فقط تعيين التاريخ) ، ولكن ، وإلا ، فإن الخيارات كثيرة.

يمكنك تخصيص حساب مشروعات Teamwork الخاص بك لتمييزه بهوية شركتك. يحصل كل حساب على عنوان URL فريد لتسجيل الدخول ، ويمكنك أيضًا اختيار شعار أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الوصول إلى التخصيصات والإعدادات ذات المستوى الأدنى مثل تلك المتعلقة بسجلات الويب والتسجيل الفردي (SSO) وتفاصيل الاشتراك الخاصة بك.

المميزات

بينما تقوم أنت وفريقك بتعبئة مشروعات العمل الجماعي بالمشروعات والتفاصيل المرتبطة بها ، ترى لوحة معلومات تملأ بالمعلومات أيضًا. تحتوي لوحة المعلومات على العديد من الرسوم البيانية وصناديق المعلومات التي تخبرك عن حالة مشاريعك. على سبيل المثال ، يمكن أن يُظهر لمسؤولي الفريق عدد المهام المستحقة قريبًا عبر جميع المشاريع ، وعدد المهام النشطة التي تم تعيينها لأعضاء الفريق المختلفين ، والوقت الذي قضاه الفريق في المهام مؤخرًا ، وعدد هذه الساعات القابلة للفوترة. بالنسبة للأفراد الذين ليس لديهم امتيازات إدارية ، يرون المعلومات ذات الصلة بهم ، مثل المهام والمعالم القادمة وتسجيل الوقت والمهام النشطة المعينة لهم.

عند التحدث عن تسجيل الوقت ، تأتي Teamwork Projects مع ميزات تتبع الوقت وإعداد الفواتير ، بما في ذلك جهاز توقيت داخل التطبيق يمكنك تشغيله أثناء العمل. إذا لم تتعقب وقتك أثناء عملك ، يمكنك دائمًا إضافة عدد الساعات أو الدقائق التي تعمل يدويًا. تتيح لك مشاريع العمل الجماعي إدخال تفاصيل إضافية ، مثل وصف العمل والمهام ذات الصلة وحتى العلامات. يمكنك أيضًا تمييز إدخالات الوقت على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة.

تتضمن مشاريع العمل الجماعي المصروفات وأدوات الفوترة أيضًا. تعيش معظم هذه الميزات تحت عنوان يسمى Billing. عندما تتكبد مصاريف يجب تحميلها على العميل ، يمكنك إضافتها في هذه المنطقة وتضمين اسم وتاريخ ووصف. من هذا القسم ، يمكنك أيضًا تحديد الوقت والنفقات القابلة للفوترة وإنشاء الفاتورة تلقائيًا. يمكنك أيضًا إنشاء فاتورة رسوم ثابتة هنا. تقوم مشاريع العمل الجماعي بتتبع الفواتير التي تقوم بإنشائها والنفقات التي تدفعها حتى لا تضاعف فاتورة أي شخص.

يحتوي التطبيق أيضًا على مخططات جانت التفاعلية ، بحيث يمكنك ضبط الجدول الزمني للمشروع عن طريق سحب وإسقاط المهام المتأثرة. يمكنك أيضًا تعديل معظم التفاصيل المهمة الأخرى. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء تبعيات بين المهام ، وتسجيل التقدم في مهمة من خلال ملاحظة النسبة المئوية لها نحو الإكمال ، وإعادة تعيينها إلى شخص آخر ، وتغيير مستوى الأولوية ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن وجهات النظر التي تشبه الرسوم البيانية لشبكة Gantt تبدو ضيقة وغير متناسقة مع التصميم الجذاب للتطبيق.

إذا كنت تحب مخططات Gantt وعميقة في إدارة الوقت وتتبع الوقت ، فقد تجد LiquidPlanner أكثر جاذبية. في LiquidPlanner ، يمكنك أن ترى على مخطط جانت كيف سيؤثر غياب شخص غير متوقع أو إجازة ممتدة على تقدم المشروع ، ويمكنك على الفور ضبط جدول المشروع بالكامل وفقًا لذلك. يحتوي برنامج Comindware Project على العديد من الميزات المتشابهة ، لكنه لا يضع إدارة الوقت في المقدمة بقدر ما يضع LiquidPlanner.

تشمل مشاريع العمل الجماعي أيضًا لوحات kanban الاختيارية. كانبان هي وسيلة لإدارة العمل. لديك لوحة بها سلسلة من الأعمدة الرأسية ، ولديك بطاقات. كل بطاقة مهمة. يمكنك تسمية الأعمدة بالطريقة التي تريدها ، على الرغم من أن الأشخاص يستخدمونها في كثير من الأحيان لتتبع العمل من خلال سير العمل ، مثل المهام الواجبة ، والقيام ، والفعل. ثم تقوم بنقل البطاقة من خلال الأعمدة أثناء تقدمها عبر سير العمل.

الطريقة التي تنفذ بها "مشاريع العمل الجماعي" kanban هي أمر غير معتاد قليلاً ، ولكن بطريقة أنيقة. عادةً ، عندما يكون لدى تطبيقات إدارة المشاريع لوحات kanban (ومن النادر حدوثها) ، تتطابق أعمدة اللوحة مع بعض الحقول الموجودة بالفعل في تفاصيل المهمة ، أي أنك تختار رؤوس الأعمدة من بعض الحقول الموجودة. في مشاريع العمل الجماعي ، ومع ذلك ، يمكن فصل لوحة kanban الخاصة بك تمامًا عن المعلومات الموجودة حول المشروع والمهام. يمكنك إنشاء لوحة kanban جديدة لتصور أي معلومات تريدها. على سبيل المثال ، في حسابنا التجريبي ، أنشأنا لوحة kanban لتتبع حالة المهمة: To Be Assigned، Assigned، In Progress، Waiting Signoff. لا تظهر هذه الخيارات في أي مكان في تفاصيل المهمة. انهم منفصلون تماما. نظرًا لأنك تقوم بتخصيص لوحة kanban بالطريقة التي تريدها ، فلديك فرصة للقيام بشيء جديد مع مشروعك غير المدعوم بطبيعته في التطبيق.

من وجهة نظر مجلس الإدارة ، تمتلك Teamwork Projects ميزة أخرى رائعة جدًا تسمى المشغلات. المشغلات عبارة عن عمليات تلقائية تقوم بإنشائها ، بحيث عندما ينقل شخص ما بطاقة مهمة إلى عمود معين ، يحدث بعض الإجراءات المحددة تلقائيًا. على سبيل المثال ، دعنا نقول أن لدينا عمودًا يسمى انتظار الموافقة. يمكنك إنشاء مشغل بحيث في أي وقت تهبط فيه البطاقة في هذا العمود ، يتلقى مدير المجموعة وأي شخص يتابع المهمة إشعارًا بأن العمل جاهز للموافقة عليه. لاحظ أن المشغلات غير متوفرة في الخطة المجانية.

التكامل و Webhooks

تدعم Teamwork Projectss webhooks ، وهي ميزة متقدمة قليلاً تتيح لك إنشاء عمليات أتمتة مع خدمات عبر الإنترنت تكون خارجية لمشاريع Teamwork. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء webhook الذي يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الفريق التنفيذي في أي وقت يمثل فيه شخص ما علامة بارزة كاملة. لكي يعمل webhook ، فأنت بحاجة إلى الخدمة المتصلة لدعم Webhooks ، أيضًا.

هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها استخدام webhooks وهي جمع معلومات مخصصة حول كيفية استخدام فريقك لمشاريع العمل الجماعي. يمكنك ، على سبيل المثال ، تطوير webhook الذي يسجل الوقت والتاريخ والمستخدم كلما قام شخص ما بتنزيل ملف من حساب فريقك. لاحظ أن Webhooks تتطلب منك الغوص في واجهة برمجة التطبيقات قليلاً ، لذلك قد يرغب بعض المستخدمين في اختيار تكاملات أخرى بدلاً من ذلك.

على هذا الصعيد ، تدعم Teamwork Projects الكثير من الخدمات المتكاملة ، بما في ذلك ZenDesk و FreshBooks و Harvest و Zapier. تفتح Zapier مزيدًا من الاتصال ، لأنها خدمة تساعد الأشخاص في إجراء الأتمتة بين التطبيقات التي لا تتصل بالضرورة من تلقاء نفسها. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Zapier لتوصيل مشروعات العمل الجماعي ببرنامج Salesforce ، بحيث عندما يقوم شخص ما بإنشاء فرصة مبيعات جديدة في Salesforce ، تظهر مهمة جديدة تلقائيًا في مشروعات العمل الجماعي التي تحصل على أي معلومات تريدها من فرصة المبيعات الجديدة.

التعاون في مشاريع العمل الجماعي

لفترة وجيزة من الوقت ، بدأت تطبيقات إدارة المشاريع وغيرها من تطبيقات إدارة العمل في إضافة وظائف الدردشة حتى تتمكن من إرسال رسائل إلى الزملاء دون مغادرة النافذة النشطة التي تعمل بها. تباطأ هذا الاتجاه حيث أصبحت تطبيقات المراسلة الجماعية أكثر شعبية. في الواقع ، يوفر العمل الجماعي تطبيق مراسلة لفرق تسمى Teamwork Chat ، لكنه منتج يباع بشكل منفصل عن Teamwork Projects. يمكن دمج التطبيقين مع بعضهما البعض ، لذلك إذا كنت تحب مشاريع العمل الجماعي ، فقد تفكر في إضافة دردشة العمل الجماعي.

تمتلك الشركة منتجات تعاون أخرى ، مثل CRM وبرنامج مكتب المساعدة وتطبيق تعاوني لتحرير المستندات يسمى Teamwork Spaces يشبه إلى حد ما Quip من Salesforce. كل هذه التطبيقات يمكن أن تتكامل مع بعضها البعض.

لا تزال بعض خدمات إدارة المشاريع تقدم تطبيق دردشة مدمج بالكامل ، إذا كنت تبحث عن تطبيق. Zoho Projects و ProofHub مثالان.

بقدر ما تعمل مشاريع العمل الجماعي على تشجيع العمل معًا ، فهي ليست مثالية لأنواع معينة من التعاون. على سبيل المثال ، يمكنك تحميل الملفات إلى التطبيق ، ومعاينتها ، وحتى إضافة تعليقات. ومع ذلك ، لا يمكنك وضع علامات على الملفات باستخدام الأسهم والدوائر أو أداة تمييز ، والتي تعد انتكاسة إذا تعاون فريقك بشكل متكرر على المواد المرئية.

إذا كنت بحاجة إلى أدوات ترميز في تطبيق التعاون الخاص بك ، فيمكنك البحث عن برامج التدقيق على وجه التحديد ، أو البحث عن تطبيق لإدارة المشاريع يحتوي عليه ، مثل ProofHub. يعد Volerro خيارًا آخر ، على الرغم من كونه تطبيق kanban board أكثر من برنامج إدارة المشاريع التقليدي. يعد Igloo خيارًا آخر ، لكنه يمثل مساحة تعاون في مكان العمل (فكر في الإنترانت) أكثر من كونه منصة لإدارة المشاريع. يحتوي على أدوات ترميز PDF بالإضافة إلى خيار تصنيف النجوم لجميع الملفات التي تم تحميلها.

على الرغم من هذه القيود ، تتيح لك "مشاريع العمل الجماعي" إضافة أوصاف إلى الملفات وتصنيفها واختيار من يجب إخطاره بالتحميل. يمكنك أيضًا تقييد الوصول إلى ملف إذا كنت لا تريد أن يراه الجميع في الحساب.

إذا كان لديك زملاء في الفريق غالبًا ما يكونون في مكانهم ، فإن Teamwork Projects لديه تطبيق لكل من iOS و Android ، مما يتيح للجميع الاطلاع على أحدث المشاريع والمهام بغض النظر عن مكان وجودهم. تمنحك النسخة المحمولة من Teamwork Projects نظرة ثاقبة على حالة العمل والجداول الزمنية ، لكن ليس لديها كل جزء من الوظائف التي تأتي في تطبيق الويب. لذلك من المفيد البقاء على اتصال مع فريقك عن طريق تحديث حالتك أو إضافة ساعات عمل في مهمة ، ولكنها ليست بديلاً بأي حال من الأحوال عن تطبيق الويب.

إدارة المشاريع أصبحت بسيطة

توفر مشاريع العمل الجماعي دعمًا ممتازًا لإدارة المشاريع ، مع مجموعة واسعة من الأدوات وتصميم سهل الاستخدام وميزات مفيدة. يغطي سعره الثابت خمسة مستخدمين ، وأسعاره التنافسية تجعله ذا قيمة جيدة ، بالنظر إلى ما يقدمه. لا تزال مشروعات العمل الجماعي هي خيار محرري PCMag إلى جانب Zoho Projects و LiquidPlanner. تستمر Zoho Projects في جذب اهتمام الشركات الصغيرة بميزانية محدودة ، في حين أن LiquidPlanner مثالية للمؤسسات الكبيرة التي ترغب في وضع الوقت المناسب لتعلم نظام منتج بشكل لا يصدق.

إذا اخترت مشاريع العمل الجماعي ، فقم بإلقاء نظرة على نصيحتنا في 7 طرق لتبسيط إدارة المشاريع في مشاريع العمل الجماعي لمساعدتك في البدء.