زوهو حساب مراجعة وتقييم

تشتهر Zoho بشكل أساسي بأمرين: أولاً ، يوجد بها مكتبة كبيرة نسبيًا من حلول البرامج الصغيرة الموجهة للأعمال ، وثانياً ، هي شركة يديرها مبرمجون ، والتي توضح كيفية تصميم منتجاتهم وتطويرها - حلول مبنية على أغراض أكثر يهدف إلى مهام سير عمل محددة بدلاً من نوع جمهور. يظهر ذلك في Zoho Expense (الذي يبدأ بـ 3 دولارات شهريًا عند إصدار فاتورة شهرية لـ 10 مستخدمين ويتوفر أيضًا في إصدار freemium) ، وهي أداة تتبع نفقات ممتازة تحقق أداءً جيدًا في مجموعة المهام المحددة الخاصة بها ويمكن تخصيصها بقدر أكبر عدد ممكن سوف يحتاج العملاء. ميزة إضافية أخرى مع Zoho Expenses هي اختيار البرامج التي تأتي كجزء من خطة Zoho One ، والتي تبلغ قيمتها 30 دولارًا لكل موظف شهريًا - وهي صفقة جذابة. يعمل ذلك على دولار واحد يوميًا لكل موظف لجميع برامج Zoho. لقد وجدنا أن التطبيق أكثر سهولة بالنسبة لمسؤولي SMB وحساباتهم مقارنة بالموظفين ، ولكن Zoho Expense لا تزال أداة قيمة للمسافرين من رجال الأعمال. في حين أن واجهة المستخدم الإجمالية (UI) لا ترقى إلى مستوى خيارات خيارات المحررين الخاصة بنا - المصادقة والتكاليف - إلا أن Zoho Expense يمكنها أن تفعل كل شيء.

يحتوي Zoho Expense على نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا تتيح لك استكشاف التطبيق بعمق ، ولكن قد يكون من الأسهل اكتساب معرفة بالبرنامج باستخدام نسخته المجانية ، التي تدعم ما يصل إلى ثلاثة مستخدمين. يحد الاشتراك المجاني من سعة تخزين الاستلام إلى 5 غيغابايت (GB) عبر جميع المستخدمين و 100 إيصالات يتم فحصها شهريًا. وإلا ، فستحصل على كل شيء تقريبًا في الإصدار المدفوع ، بما في ذلك دعم عملات متعددة ، واستيراد البيانات من بطاقات الائتمان ، وفرض السياسة ، والأمان الذي يعتمد على تشفير طبقة مآخذ التوصيل الآمنة (SSL) والمصادقة الثنائية. يبدأ اشتراك Zoho Expense المميز ، الذي يزيل قيود التخزين ويضيف سير عمل موافقة ، بـ 3 دولارات شهريًا لـ 10 مستخدمين ، مضيفًا 3 دولارات شهريًا لكل مستخدم إضافي. تتوفر خطط مخصصة للمؤسسات التي تضم أكثر من 500 مستخدم.

وظيفية ، إدخال البيانات المتنقلة الأولى

يمكن للمستخدمين النهائيين (أي الموظفين الذين يريدون استرداد النفقات) إدخال البيانات بعدة طرق. تتوقع الشركة من معظم المستخدمين التقاط الإيصالات باستخدام تطبيق Zoho Expense للهواتف المحمولة لنظام التشغيل iOS و Android و Windows Phone ، وهذا بالتأكيد هو الأكثر بساطة. ولكن يمكنك أيضًا الحصول على البيانات في النظام بسهولة باستخدام موقع Zoho Expense (حيث يمكنك سحب الإيصال وإسقاطه على الشاشة) ، أو عن طريق إرسال إيصالات عبر البريد الإلكتروني إلى معرف مستخدم مخصص لكل موظف ، أو عن طريق المزامنة مع بطاقات ائتمان الشركات أو الشخصية. وفي الوقت نفسه ، أضافت Zoho Expense القدرة على حذف المستخدمين بشكل جماعي ، والتي يمكن أن تكون ميزة مفيدة.

Zoho Expense له ميزتان يفتقر إليه الآخرون. إنه التطبيق الوحيد الذي يوفر وظيفة إضافية لمتصفح الويب Google Chrome. يقوم بقص جزء من صفحة ويب ويعاملها كإيصال. أيضًا ، يحتوي Zoho Expense على شاشة "مصاريف الإضافة الجماعية" بحيث يمكنك تنظيم الكثير من النفقات على صفحة واحدة. في نموذج يشبه جدول البيانات ، تقوم بإدخال تاريخ المصاريف وتاجرها وفئتها ومبلغها وربط إيصالاتها. هذه العملية أقل مملة من السحب والإفلات المتعددة ، وبالتأكيد ستكون ملائمة للتنظيم بعد رحلة عمل. لكننا نتمنى أن تأخذ Zoho Expense هذه الميزة بشكل أعمق قليلاً ، من خلال السماح لنا بتحميل جدول بيانات لتعبئة جميع هذه الحقول. إنه نوع من الأشياء التي قد نقوم بها في رحلة العودة إلى المنزل.

تحاول Zoho Expense أن تقلل إلى أدنى حد إدخال البيانات ، خاصة في تجربة الهاتف المحمول. من التطبيق ، يمكنك التقاط صورة لإيصال ، ويتم تحميلها تلقائيًا. تعمل ميزة التعرف الضوئي على الحروف في Zoho Expense في إجراء مسح ضوئي في الإيصالات للبحث عن التاريخ واسم التاجر والمبلغ. بمجرد تعيين بائع لفئة ، فإنه يتذكر الارتباط في المرة القادمة. يمكن تعيين مصروفات على أنها فاتورة لأحد العملاء ، بحيث يمكنك تحصيل رسوم من العملاء مقابل المستلزمات التي اشتريتها نيابة عنهم. وإذا كان عليك إدخال إيصال بطريق الخطأ مرتين ، فسيقوم Zoho Expanse بوضع علامة عليه.

في أي حال ، ينظم Zoho Expense كل شيء من خلال التقارير المسماة ("نفقات سبتمبر" أو "رحلة إلى سانت لويس"). يمكنك إرسال تقارير من تطبيق الجوّال أو موقع الويب ، بالإضافة إلى الحصول على نظرة عامة على الوضع الحالي لكل عملية إرسال. تقوم لوحة معلومات صفحة Zoho Expense بإبلاغ الحالة في لمحة سريعة عن الإيصالات والتقارير قيد التقدم والحالة الحالية للتقارير المرسلة. هذا سهل الاستخدام ويميزه عن التطبيقات التي تحتوي على واجهات أكثر إرباكًا قليلاً ، مثل Concur Expense.

واحد لطيف: إذا كنت تقوم بتجميع تقرير من مجموعة من الإيصالات ، فإن Zoho Expense يذكرك بالنفقات غير المبلغ عنها. بمعنى ، ستشير إلى أنك قمت بتحميل إيصال أمس أنك لم تقم بإضافته إلى تقرير وسؤالك عما إذا كنت تريد تضمينه في هذا الإرسال.

السيطرة واضحة للمسؤولين

مثل العديد من التطبيقات الأخرى ، يحتوي Zoho Expense على ثلاثة أنواع من المستخدمين: المرسلون والموافقون والمسؤولون. كل يمكن أن يكون لها أدوار متعددة. على سبيل المثال ، يمكن للمسؤول أن يمنح للموافقين القدرة على الموافقة على نفقاتهم الخاصة وأن البرنامج يدعم مستويات متعددة من الموافقة. يمكن إنشاء قاعدة حيث يوافق المدير على تقرير بإجمالي تحت مبلغ معين. إذا تجاوزت هذا المبلغ ، فسيتم تقديم التقرير إلى نائب الرئيس. يمكنك أيضًا إنشاء سياسة مؤسسية حيث يحتاج المُوافقون إلى الموافقة على التقارير في غضون عدد معين من الأيام وتذكيرهم عندما يقترب هذا التاريخ. وأضاف مؤخرًا: القدرة على تفويض موافقة لموظف آخر عندما لا تتوفر الموافقة المعتادة.

الأمر بسيط بالنسبة للمدرب أيضًا. يقدم Zoho Expense للمسؤول صورة واضحة لكل تقرير في قائمة الانتظار ، بما في ذلك الإيصالات المرتبطة. الموافقة بسيطة مثل النقر فوق زر. عند انتهاك قاعدة - على سبيل المثال ، إذا تم إرسال حساب مرتين ، يتم وضع علامة على الانتهاك في الجزء العلوي من التقرير ، إلى جانب رابط يتيح لك رؤية الانتهاك بوضوح ويقترح إصلاحًا. على الرغم من أن العملية ليست بهذه البساطة التي ستجدها في Abacus ، إلا أن ذلك سيظل سهلاً للغاية بالنسبة للمستخدمين الجدد.

ولكن هناك متسع كبير لتخصيص النظام. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لكل فئة من فئات النفقات متطلباتها الخاصة ، مثل نفقات الغداء التي تحتاج إلى إيصال يزيد عن 20 دولارًا وتحديد 100 دولار كحد أقصى قبل إطلاق التنبيه. من السهل إضافة فئات أيضًا. وهناك عدد قليل من الطرق لتخصيص ما يراه المستخدمون على عنصر حساب ، مثل ما إذا كان Zoho Expense يطالب بتحديد الموقع أو اسم المشروع ، وأي العناصر إلزامية.

أداة تتبع النفقات الصلبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

بخلاف التطبيقات الأخرى عبر الإنترنت في هذه الجولة ، يعد Zoho Expense جزءًا من مجموعة المنتجات التي تشمل المحاسبة وإدارة علاقات العملاء (CRM) مع Zoho CRM والاستطلاعات عبر الإنترنت والعديد من تطبيقات الأعمال. تستفيد Zoho Expense من هذا الدمج بشكل جيد ، لذا في بعض الطرق تحصل على أكثر مما تدفعه مقابل. إذا قمت بتوصيله بـ Zoho CRM ، على سبيل المثال ، يمكن لفرق المبيعات تجميع النفقات المرتبطة بالعملاء ، مما يسهل إرسالها بواسطة العميل أو على أساس مشروع.

إلى جانب برنامج Zoho الخاص ، يتصل Zoho Expense بكتاب Intuit QuickBooks للمحاسبة ، بحيث يمكنك جدولة عمليات السداد في دورات المحاسبة المعتادة. بدون هذا التكامل ، تحتاج إلى تصدير واستيراد البيانات بتنسيق CSV (مع قوالب مخصصة لتصدير البيانات) ، ولاحظ السداد في Zoho Expense. ونظرًا لأنه يمكنك إنشاء أدوار مخصصة مثل محاسب خارجي يُسمح له بالوصول إلى النظام ، فهذا شيء قد تختار الشركات الصغيرة والمتوسطة تحميله إلى خبير.

Zoho Expense هي نعمة حقيقية للمسؤولين الذين يرغبون في تتبع التحليلات. يمكنك رؤية الأموال التي تنفقها حسب الفئة والتاجر والعملاء وحتى المشاريع ، وتفصيل البيانات حسب المستخدم والإدارة والعملة. عدة تقارير تبين أين ذهب المال. إنها نصية فقط ، وليست رسومات بيانية جميلة ، ولكن إذا كنت عدادًا للفاصوليا ، فقد تكون أكثر اهتمامًا بقدرة البرنامج على تصدير المخططات بتنسيق XLS أو CSV أو PDF ، أو كيف يتكامل بسهولة مع Zoho Sheet ، مما يسمح لك لجعل الصور الملونة مع هذا التطبيق. أخيرًا ، بما أن Zoho Expense ترتبط بكتب Zoho الخاصة بها ، والتي تتكامل مع تقارير Zoho ، فمن المفترض أن يكون للمحاسبين ما يكفي للعمل معهم لتقديم أي تقرير قد يحتاجون إليه. بالإضافة إلى تطبيقات Zoho ، يتكامل Zoho Expense أيضًا مع مجموعات الإنتاجية مثل Google G Suite و Microsoft Office 365. التكامل غير المتوقع هو القدرة على سحب الإيصالات من ركوب Lyft الخاص بك.

بشكل عام ، سوف تعمل Zoho Expense لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة. من خلال مجموعة ميزات جذابة ، وقدرات تكامل ممتازة ، ومجموعة جيدة من خيارات التسعير ، تعد Zoho Expense أداة رائعة تعد مجرد مستوى أدنى من أدوات اختيار المحررين Certify Now و Rydoo.