10 نصائح Wrike للمحترفين لتعدد المهام الرئيسي

يعد Wrike من بين أفضل الخيارات للأعمال التي تحتاج إلى تطوير نظام إدارة المشروع بسرعة. المسؤولون وقادة الفريق الذين يديرون الفرق والمهام والمشاريع هم مهام متعددة بطبيعتها ، ويتفوق Wrike في مساعدتهم على دمج كل هذه المعلومات مع الحفاظ على تنظيم المهام وسير عمل المشروع. فيما يلي 10 ميزات وأدوات وحيل Wrike المخفية لجعل إدارة مشاريع متعددة شفافة وخالية من الإجهاد قدر الإمكان.

1. سير العمل مخصص

كان أحد إضافات ميزة Wrike الأكبر في عام 2015 هو سير العمل المخصص ، مما يسمح لمسؤولي الحساب بتعديل مهام سير العمل الافتراضية لإعادة تسمية أو إعادة إنشاء حالات وإنشاء مهام سير عمل إضافية لفرق معينة. إن مهام سير العمل المخصصة هذه تكون أكثر منطقية للمجلدات والمشروعات والفرق المحددة ، خاصةً عند إسقاطها في لوحة معلومات مقسمة إلى مراحل مختلفة. بالنسبة لمسؤول المشروع أو قائد الفريق بشكل خاص ، فإن رؤية مهام سير العمل مقسمة إلى أعمدة مثل الموافق عليها ، قيد التقدم ، في المراجعة ، وما إلى ذلك ، يجعل نظرة عامة وعملية الإدارة أسهل عند الجدولة بين عدة مجلدات ومهام.

يتم تنسيق مهام سير العمل المخصصة نفسها على مراحل كما هو الحال مع مهام سير العمل العادية ، أو تقسيم المهام النشطة أو الملغاة أو المكتملة أو المعلقة داخل سير العمل. في الوقت نفسه ، يمكنك إضافة مهام سير عمل مخصصة متوازية في لوحة المعلومات تُظهر المراحل المرتبطة المحددة في فرق التصميم أو التطوير أو التسويق ، على سبيل المثال ، مع نسب إتمام في سير عمل آخر بجوار ذلك. إذا انطلق عملك لحساب Wrike Enterprise ، استفد من مهام سير العمل المخصصة المدارة من لوحة القيادة المركزية.

2. المجلدات والمجلدات والمزيد من المجلدات

يمكن القول أن المجلدات هي أكثر أدوات Wrike التنظيمية انتشارًا. يحتوي النظام الأساسي على أنواع مختلفة من المجلدات لكل شيء ، ولكل منها مجموعة مختلفة من الأذونات والتصاميم القابلة للتخصيص لإنشاء خزانة ملفات بديهية لإدارة المشاريع. أولاً ، من المهم حزم قسم المعلومات في كل مجلد بأكبر عدد ممكن من التفاصيل حول أهداف المشروع ، وأعضاء الفريق ، ومعلومات الاتصال بالفريق ، والتقدم في المهام المختلفة. تعمل Wrike على تصميم المجلدات بحيث يمكن نقلها بسهولة من فريق إلى آخر ، وكلما زاد عدد المعلومات التي تضعها على الغطاء ، كلما قل المستخدم الذي قام بالبحث عنه.

عندما يتعلق الأمر بالمجلدات نفسها ، يمكنك تقسيمها إلى أنواع مختلفة لحالات استخدام محددة. لتوفير الوقت في إدارة المهام ، يمكن للمؤسسة إنشاء مجلد سباق حيث تقوم الفرق بإسقاط المهام المختلفة لإبقاء الجميع محدثين بتقدم المشروع. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني النموذجية ، يمكن لفريق الدعم إنشاء مجلد قوالب يمكن من خلاله سحب الاستجابات المتسقة أثناء تفاعلات العملاء. هناك أيضًا مجلدات خاصة لمشكلات الموارد البشرية الحساسة (HR) أو ببساطة مجلد معين على أذونات "فقط من أجلك" لاستخدامها كأداة تنظيمية محببة. أخيرًا ، يمكن للفرق استخدام المجلدات الفرعية لمشاركة معلومات المشروع خارج Wrike عبر نطاقات زمنية محددة ، يتم تصديرها كمخطط Gantt أو ملف Microsoft Excel.

3. تقارير في الوقت الحقيقي

الميزة الأحدث الأخرى هي تقارير Wrike ، التي تنشئ تلقائيًا تقرير رؤية في الوقت الحقيقي لحالات المشروع والتقدم المحرز ، مع وظيفة بنقرة واحدة من لوحة معلومات Wrike. في علامة التبويب "التقارير" ، يمكن لمسؤول المشروع أو قائد الفريق تحديد مشاريع أو مهام محددة ، وتحديد الفرق التي ستسحب البيانات ، وإضافة عوامل تصفية (مثل مالك المشروع ، أو الحالة ، أو تاريخ البدء / الانتهاء / الإنشاء) ، وإنشاء شريط أو الجدول الرسم البياني. هذه الأنواع من التقارير مفيدة لتحديثات التقدم اليومية أو الأسبوعية ، ولكن يمكن أيضًا تصميمها لإظهار المقاييس مثل نشاط الفريق والأداء. تصورات البيانات ليست خيالية ولكن يمكن إنشاؤها بسرعة باستخدام البيانات الأكثر صلة.

4. العلامة كل شيء

يمكن لمستخدمي Wrike إنشاء علامات غير محدودة للمجلدات والمهام ؛ إنها تعمل بشكل مشابه للعلامات السريعة الموجودة في أدوات التعاون مثل Evernote Business حيث أن العلامات لا تعمل فقط كأدوات تنظيمية ولكن لربط عناصر ووثائق المشروع المختلفة معًا. يمكنك تمييز مهمة بمجلدات متعددة ذات صلة ببساطة عن طريق سحبها وإفلاتها في المجلدات ، ووضع علامة على المهمة على أنها مرتبطة بكل مجلد دون تكرارها. يتتبع Wrike جميع العلامات المتغيرة المرتبطة بمهمة ما ، لذلك يساعد هذا أيضًا في تعيين حالة المهمة بمرور الوقت ، عبر مختلف المشروعات والفرق التي ترتبط بها.

5. فرز من خلال تراكم المهام

يُعد فرز المهام جزءًا طبيعيًا من إدارة سير عمل المشروع ، لكن عند تحديد الأولويات ، من السهل السماح لعدد كبير جدًا من المهام بالانزلاق إلى قسم Backlog ، مع تناول المزيد والمزيد من جدول Wrike الزمني. لذلك ، ضمن مجلد ، يتم سرد المهام إما زمنياً أو حسب أي ترتيب مخصص قمت بفرزها. يتيح لك Wrike فرز المهام حسب الأولوية والتاريخ والحالة والعنوان. لإجبار فريقك على التعامل مع مهمة متراكمة ، قم بتعيين مجلد على الأولوية ، ثم قم بسحب المهام المتراكمة وإسقاطها في الترتيب الذي تريد التحقق منه. يؤدي التصنيف حسب الأولوية إلى تجاوز التواريخ أو الحالة أو العنوان ، مع إبقاء تلك المهام المتراكمة في المقدمة والوسط حتى تقوم بإيقاف تشغيلها.

6. دمج وأتمتة

يضيف Wrike باستمرار عمليات تكامل جديدة عبر تطبيقات البرامج (SaaS) المختلفة ، بما في ذلك مجموعات مكتب Google و Microsoft ، وخدمات التخزين السحابية المختلفة ، ومنصات التسويق ومكاتب المساعدة ، وأدوات المسح عبر الإنترنت (مثل SurveyMonkey) ، وتطبيقات التعاون (مثل سلاك وأتلاسيان HipChat).

هذه كلها طرق مفيدة لدمج المزيد من عمليات الأعمال المتداخلة الخاصة بك في مكان واحد ، ولكن يمكن أن تكون هذه الدمج مفيدة بشكل خاص لأتمتة بعض الجوانب اليدوية لإدارة المشاريع والمهام. يتكامل Wrike مع كل من خدمة أتمتة النماذج Wufoo وأداة العمل الآلية Zapier ، مما يتيح للمستخدمين أتمتة إدخالات المشروع المتكررة مع طلبات المشاريع التي تتحول إلى نماذج Wufoo التلقائية (يتم تنفيذها بواسطة Zapier في مشاريع جديدة دون إعادة توجيه طلبات المشروع أو ملء إدخالات المشروع الجديدة يدويًا).

7. كومة على القوالب والحاجيات

يعتبر تكامل Wufoo / Zapier مثاليًا لأتمتة مهام سير العمل المتكررة ، ولكن كذلك قوالب Wrike المخصصة. لإنشاء قالب مخصص من مشروع أو مهمة موجودة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق هذه المهمة في مجلد وتكرارها بعنوان جديد. كما يتيح لك نسخ الأوصاف والملاحظات التي قمت بتضمينها مع المهمة أو المشروع ، كما يتيح لك النسخ على نفس المستخدمين إذا كان فريقًا معينًا سيعيد استخدام القالب. لا يجب أبدًا إعادة إنشاء مشروع أو مهمة يدويًا. يمكنك أيضًا إنشاء قالب بناءً على مهام متعددة عن طريق تعيين هذه المهام المحددة إلى حالة "مؤجلة" وتكرار عملية النسخ. القوالب هي أحد المجالات التي يضيءها Wrike حقًا ، مما يمنحها ميزة مهمة وإنتاجية على حلول إدارة المشاريع المشابهة مثل Basecamp.

الحاجيات هي طريقة أخرى تساعدك Wrike على توفير الوقت. هناك عناصر واجهة مستخدم مدمجة مسبقًا مثل Assigned To Me و Due Today / This Week ، لكن الميزة تكون أكثر قيمة عند إنشاء تطبيقات مصغّرة مخصصة لمراقبة مشاريع أو مهام أو أعضاء فريق معينين. في مجلد المشروع أو المهمة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العنصر واختر إضافة إلى لوحة المعلومات الرئيسية لإنشاء عنصر واجهة مستخدم بسيط للسحب والإفلات على لوحة القيادة كما يحلو لك.

8. الذهاب إلى ما وراء البحث البسيط

يعتبر البحث عن الكلمات الرئيسية الأساسي لـ Wrike سريعًا ومفيدًا في العثور على مهمة أو مشروع يحتوي على كلمات معينة ، ولكن ميزة البحث المتقدم في النظام الأساسي تمنحك محركًا أكثر قوة للبحث داخل حقول محددة للعثور على كلمة رئيسية في تعليق أو وصف أو عنوان. يمكن أن يساعد البحث المتقدم في العثور على المرفقات من خلال السماح لك بالبحث في أسماء الملفات. لا يوجد زر خاص أو خيار للبحث المتقدم ؛ يمكنك ببساطة البدء في الكتابة في شريط البحث الرئيسي (أو شريط البحث داخل مجلد معين) واستخدام علامات الاقتباس لتحديد حقل أو كلمات أو مشاريع يجب حذفها. يمكنك أيضًا تحديد معلمات إضافية مثل إضافة علامة "me" للعثور على نتائج البحث التي ذكرتها بالاسم.

9. جعل البريد الإلكتروني مفيدة مرة أخرى

تجعل تكاملات Wrike في البريد الإلكتروني من السهل إنشاء المهام وتحريرها من Gmail أو Microsoft Outlook على كل من سطح المكتب والجوال ، مما يتيح لك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى عناصر إجراءات وتعيينها مباشرة إلى أعضاء الفريق. من خلال هذه الدمج ، يمكنك أيضًا مشاهدة إعلامات Wrikemention في صندوق الوارد الخاص بك ، وإضافة رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً إلى مجلدات Wrike ، والرد على التعليقات مباشرةً من البريد الإلكتروني.

على الأجهزة المحمولة ، توفر تطبيقات Wrike Android و iOS أيضًا ميزة جديدة للبريد الوارد لفحص الرسائل وفرزها وأرشفتها باستخدام الضربات السريعة ، إلى جانب القدرة على إخفاء الرسائل الفردية أو الجماعية مؤقتًا في حزم مختلفة ، مع دمج ما كان يُعتبر نشاط Wrike تيار والإعلام مركز. كما هو الحال مع تطبيق Inbox الجديد من Google ، فهو وسيلة لتقليل الفوضى وجعل البريد الإلكتروني عبارة عن نظام أساسي يمكن للمستخدمين من خلاله تنفيذ الأشياء (بدلاً من التدقيق باستمرار وتنظيفه).

10. تحويل الهاتف الذكي الخاص بك إلى مركز قيادة المشروع

إلى جانب البريد الوارد الذكي الجديد ، يمكن لتطبيقات Wrike للأجهزة المحمولة لنظام التشغيل Android و iOS القيام بكل ما يمكن لتطبيق الويب. تتضمن تطبيقات Wrike طريقة عرض مهمة واحدة مع وظائف التاريخ والواجبات ، وإنشاء المهام السريعة وإجراءات التمرير السريع ، و (على تطبيق Android) طريقة عرض مزدوجة للأجهزة اللوحية. لا ينبغي أن يشعر مديرو المشروع وفرقهم بالضيق بسبب عقلية الويب فقط في عام 2016. في أغلب الأوقات ، يكون من السهل فتح تطبيق الهاتف المحمول أثناء الطيران ، والتحقق من مهمة ، والمضي قدماً في يومك.