برنامج 4 طرق لإدارة المستندات التجارية يمكن أن يوفر لك المال

إذا كانت شركتك تفكر في برنامج إدارة مستندات العمل ، فدع الأرقام ترشدك. بالتأكيد ، ربما تشعر بالقلق إزاء رسوم ترخيص برامج دائمة أخرى ، والتي ستزيد شهرًا بعد شهر ، وسنة بعد سنة ، ولكن كن مطمئنًا ، ستوفر هذه الأدوات في النهاية أموالًا أكثر من تكلفتها. توفر لك أداة اختيار المحررين مثل Zoho Docs مزيدًا من المرونة وميزات التعاون وسعة التخزين التي ستحصل عليها من أي وقت مضى مع الورق ومجلدات الملفات وخزانات التخزين.

لقد تحدثت مع ليزا كروفت ، مديرة تسويق منتجات المجموعة في Adobe Document Cloud ، وهي أداة لإدارة مستندات العمل تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة ، حول الطرق الكثيرة التي يمكن أن توفر بها إدارة مستندات العمل وقت الشركة ومساحتها ، والأهم من ذلك ، الكثير من المال. فيما يلي الطرق الأربع الأكثر وضوحًا التي توفرها هذه الأدوات في تحقيق عائد استثمار ممتاز

1. تكلفة الطباعة

إذا كنت قادرًا على التخلص من المستندات الورقية تمامًا عن طريق جعل العملية بأكملها رقمية ، فستنتهي من شراء ورق أقل بكثير من منافسيك. بالإضافة إلى ذلك ، ستنتهي بنفقات مالية أقل على الطباعة ، بما في ذلك تكاليف الطاقة والحبر والبريد المرتبط بإرسال المستندات فعليًا إلى مواقع بعيدة.

ستوفر الأعمال التي تطبع 10000 مستند ما يقرب من 2740 دولارًا عن طريق التبديل إلى المستندات الرقمية (10000 مستند تقريبًا 1/6 غيغابايت ؛ المزيد حول هذا لاحقًا) ، وفقًا لحسابات Adobe. إذا كانت تكلفة الورق لا تؤثر عليك ، فكر في مقدار ما ستساعد البيئة. تتطلب عشرة آلاف وثيقة 11،427 جالون من المياه ، 961 رطل من النفايات ، و 3،725 رطل من الخشب لإنتاجها. هذا كثير من الضرر للنظام البيئي لدينا.

وقال كروفت "حاول ألا تطبع على الإطلاق". "بمجرد طباعة مستند ، فإنك تقدم تكلفة لإدارة ذلك المستند. إذا أبقيته رقميًا من طرف إلى طرف ، فستوفر المال من البداية."

2. تكاليف التخزين

تبلغ تكلفة العقارات التجارية في وسط مانهاتن ، حيث توجد مكاتب PCMag ، حوالي 73 دولارًا للقدم المربع. إذا قمت بتخصيص 100 قدم مربع فقط لتخزين المستندات ، فإنك تنفق ما يقرب من 7300 دولار في الشهر ، أو 87600 دولار في السنة ، فقط لتخزين الورق.

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في رقمنة العملية الورقية بالكامل ، فستتمكن من تخزين 64،800 صفحة مستند Microsoft Word في أقل من 1 غيغابايت من التخزين السحابي الرقمي. مع محرر مستندات Zoho ، على سبيل المثال ، ستتمكن من دفع 96 دولارًا فقط مقابل 100 جيجابايت من السعة التخزينية سنويًا. مائة غيغابايت هو ما يعادل 64800000 صفحة كلمة. باستخدام Zoho Docs ، ستتمكن أيضًا من الوصول إلى ميزات مثل مشاركة ملفات المجموعة ، والتحرير عبر الإنترنت والمتزامن مع الفريق ، وحتى سجلات التدقيق التي تخبرك بالتحديد بمن قام بالوصول إلى مستنداتك وأجرى تغييرات عليها (المزيد حول هذا لاحقًا).

3. بذل المزيد من الجهد لأقل ، وتفعل ذلك بشكل أسرع

لقد ذكرت سابقًا بعض الميزات الرقمية التي تجعل أنظمة إدارة مستندات العمل أكثر قيمة لعملك من المستندات الورقية القياسية. في هذا القسم ، سوف أتعمق أكثر قليلاً. باستخدام Adobe Document Cloud ، على سبيل المثال ، يمكنك إرسال ملف واحد إلى عدة مستخدمين وطلب التواقيع من كل مستلم. فكر في مدى تعقيد وتكلفة هذه العملية بالورق وخدمة بريد الولايات المتحدة. الآن ، اضرب هذه التكلفة ولكن مرات عديدة قد تكرر العملية على مدار العام.

وقال كروفت "التوقيع الإلكتروني لوثيقة يوفر لك المال". "لا يلزمك إرسالها إلى FedEx. لا يتعين عليك الانتظار حتى يتم إرسالها مرة أخرى. هذا يقلل من الوقت ونسخ إضافية من المستند. كما تعمل أيضًا على التخلص من مشاكل الأشخاص الذين يقومون بتغيير المستند ، حتى تعرف المستند الذي خرجت وحصلت على توقيع هي الوثيقة التي أرسلتها بالفعل ". سوف ندخل في الأمن في القسم التالي.

ماذا عن التحرير الجماعي؟ باستخدام أدوات مثل Zoho Docs ، يمكنك الحصول على مجموعة معًا وإجراء تغييرات متزامنة على المستندات دون الحاجة إلى إرسالها مرة أخرى من عضو إلى عضو. حتى إذا كنت تستخدم Microsoft Word والبريد الإلكتروني بالفعل ، فستكون هذه العملية أبطأ وأقل تعاونًا. من المحتمل أن تنشئ مستندًا وترسله إلى أعلى من سلسلة الأوامر لمراجعات متعددة ، وعندها سيتم إرسال المستند إليك مرة أخرى لإجراء المراجعات. باستخدام برنامج إدارة مستندات الأعمال ، يمكن لجميع الأطراف المستثمرة إجراء تعديلات على المستند في وقت واحد ، وكل ذلك داخل عارض المستندات نفسه.

وقال كروفت: "أن تكون قادرًا على التعاون في وثيقة ما هو أمر مفيد بالتأكيد". "القيمة على ذلك هي توفير المال للسفر ، كما أنه يقلل من دورات المراجعة أيضًا. فأنت تأخذ مستندًا من البداية إلى النهاية خلال دورة معقدة للغاية. وفي أي وقت يمكنك تقليل ذلك الوقت ، فإنك توفر المال. هذه الأشياء الطرفية لا يفكر بها الناس ولكنها توفر لك المال على المدى الطويل."

4. العديد من جوانب أمن الوثائق

يستحيل تحديد مقدار أمان المستند الذي يمكن أن ينقذ شركتك حتى يفوت الأوان. على سبيل المثال: ماذا لو قام شخص ما بعقد قمت بإرساله إليهم على قطعة مادية من الورق وإجراء تغييرات غير مؤكدة على شروط الاتفاقية؟ من المحتمل ألا ترى التغييرات تنعكس في المستند الاحتيالي قبل التوقيع عليها. أنت الآن مسؤول قانونيًا عن بنود الاتفاقية الجديدة والخداع.

بالإضافة إلى ذلك ، ماذا لو فقد شخص ما قطعة من الورق تحتوي على معلومات حيوية عن الشركة ، وتلك المعلومات في الأيدي الخطأ؟ قد تفقد ميزتك التنافسية أو يمكن مقاضاتك. على الرغم من أنه لا توجد طريقة لوضع رقم حول ما قد يكلفه هذا الضرر عملك ، فمن المؤكد أنه أقل من سعر الاشتراك السنوي في إدارة مستندات العمل.

وقال كروفت: "تتيح لك أدوات إدارة المستندات للشركات معرفة من الذي لديه حق الوصول وماذا يمكنه القيام به مع المستند". "يمكنني أن أرسل لك ملفًا وأقول متى فتحته ، إذا نظرت إليه ، هل قمت بطباعته. أعرف مكان المستند. هل ستصل تلك الوثيقة إلى الأيدي الخطأ؟ هذه الأدوات تقضي على هذا الخطر تمامًا إنه شيء لا تفكر في توفير المال عليه ولكن على المدى الطويل ، قد تفعل ذلك."

ابحث عن الأداة المناسبة لك

على الرغم من أن Zoho Docs و Adobe من بين أفضل الأدوات المتوفرة في السوق ، إلا أن المنتجات الأخرى مثل Google Drive و Microsoft SharePoint و Dropbox Business توفر مجموعات ميزات فريدة قد تناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

على سبيل المثال: يوفر Google Drive وصولاً كاملاً عبر الإنترنت إلى المستندات ، ويمكنه قراءة ملفات Microsoft Office ، ويوفر مساحة تخزين غير محدودة لأكثر من خمسة مستخدمين. يعد SharePoint الأداة المثالية للشركات التي تعتمد بشكل أساسي على أدوات Microsoft Office 365 مثل Word و PowerPoint و Excel. Dropbox هو الأفضل في تخزين الملفات وإدارتها ونقلها. أضافت الشركة مؤخرًا أدوات مسؤول تقنية المعلومات لتمنحك مزيدًا من المرونة حول من يرى المستندات.