فيديو: بنتنا يا بنتنا (سبتمبر 2024)
البريد الإلكتروني يمثل مشكلة لكل شخص تقريبًا ، ولكن في المكتب على وجه الخصوص ، فإنه يخلق انحرافات ويستهلك وقتًا قد يكون من الأفضل إنفاقه في أداء العمل الفعلي. يشير بعض الأشخاص إلى التحقق من البريد الإلكتروني والرد عليه كـ "القيام بالعمل بشأن العمل" ، بدلاً من القيام بالعمل نفسه.
يمكن لأصحاب الأعمال والمديرين مساعدة كل من أنفسهم وموظفيهم في مكافحة عبء البريد الإلكتروني الزائد في العمل.
أولاً ، تشجيع التواصل وجهاً لوجه. إن مساعدة الموظفين على التحدث إلى بعضهم البعض عندما لا يكون البريد الإلكتروني ضروريًا يمكن أن يساعد في تقليل رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. المحادثات وجهًا لوجه هي أيضًا أفضل من البريد الإلكتروني للمواضيع الحساسة ، عندما تكون الألوان والشعور مهمين حقًا. قلة قليلة من الناس بارعون في نقل مشاعرهم بلغة مكتوبة كما هم شفهياً.
ثانياً ، استخدم برنامج المراسلة الفورية. للأسئلة والأجوبة السريعة ، لا يمكنك التغلب على الرسائل الفورية. بعض الشركات تمنع الموظفين من تثبيت مثل هذه البرامج ، لكنني أعتقد أنها في الواقع نعمة حقيقية في المكتب. يمكنك الحصول على رسائل فورية في تطبيق قائم بذاته ، أو تطبيق مدمج في منصة أعمال عبر الإنترنت ، مثل Podio و Yammer و Jive. إذا كانت مؤسستك تستخدم تطبيقات Google ، فيمكنك دائمًا الاستفادة من Google Talk. أيًا كان تطبيق المراسلة الفورية الذي تختاره ، تأكد من أن كل شخص في المؤسسة يستخدم نفس الشيء. وإذا كان قسم تكنولوجيا المعلومات يفرض قيودًا على ما يمكن للموظفين تثبيته ، فتأكد من معرفة الفريق لتطبيق IM الذي يفترض أن يستخدمه الجميع حتى يتمكنوا من التحقق من التثبيتات.
ثالثًا ، ابحث عن مكان أفضل من البريد الإلكتروني للرسائل الشائعة. أحد الأمثلة الواضحة هو عندما يقوم الموظفون بإرسال بريد إلكتروني لإعلام الجميع بأنهم مرضى أو في إجازة أو يغادرون مبكرًا. هذه هي رسائل شائعة تضيف إلى فوضى البريد الإلكتروني ولكن لا تضطر إلى ذلك. قد يكون أحد الحلول هو وجود تقويم مشترك. آخر قد يكون لمساعد إداري لتتبع من داخل وخارج ، وإرسال بريد إلكتروني واحد موحد بدلا من ذلك.
رابعا ، كن نموذجا لدور البريد الإلكتروني. إذا كنت رئيس شركة أو إدارة ، فتأكد من أن عادات بريدك الإلكتروني تعكس ما تريد أن يفعله الموظفون. اكتب رسائل بريد إلكتروني أقصر عندما تستطيع. تحدث إلى الأشخاص وجهاً لوجه عندما تكون هذه هي الطريقة الصحيحة للاتصال. استخدم الرسائل الفورية (IM) ، وقم بأي شيء تريد الموظفين القيام به. سيتابع الناس قيادتكم ، وبهذه الطريقة يمكنك تطوير ثقافة أفضل للشركة حول البريد الإلكتروني.
موارد إضافية
لمزيد من النصائح حول مكافحة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني ، راجع هذه المقالات ذات الصلة:
- مقابلة: The Push for Zero Email
- كيفية خفض على البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه
- مقابلة: ديمتري ليونوف من SaneBox عن إدارة البريد الإلكتروني
- 11 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني
