الحصول على المنظمة: 5 تطبيقات تحتاج إلى الذهاب بلا أوراق

لا يجب أن يكون العمل بدون أوراق شاقة ، خاصة إذا كنت تعرف الأدوات التي يمكن أن تساعدك في القيام بذلك. إذا كنت تحاول التخلي عن الورق بالكامل ، فهناك خمس أدوات على الأقل تحتاجها لإنجاحها.

أين في حياتك لا تزال تستخدم الورق؟ ربما تحتفظ بقائمة مهامك في دفتر ملاحظات أو ربما لديك مجموعة من المستندات تحتاج إلى تسجيل الدخول بالحبر. يمكنك التخلص من كل الأوراق تقريبًا في حياتك عندما يكون لديك هذه الأدوات الخمس:

1. تطبيق قائمة المهام ،
2. تطبيق المسح ،
3. خدمة مزامنة الملفات ،
4. أدوات التوقيع الإلكتروني ، و
5. خدمة تسليم المستندات.

دعونا ننظر عن كثب في كل واحدة من هذه الأدوات وماذا يفعلون. أقدم أيضًا توصيات لتطبيقات محددة يمكنك استخدامها لمساعدتك في البدء.

1. تأليف لائحة التطبيقات

لن أضع أصابعي أبداً على شخص يستخدم قائمة مهام ورقية إذا وجدها مفيدة له. إذا كنت تحاول الانتقال بدون استخدام الورق ، فإن أحد أفضل الأماكن للبدء هو نقل جميع المهام والقوائم إلى التطبيق.

تعد أفضل تطبيقات قائمة المهام أكثر فاعلية من القوائم الورقية. مع الورق ، تكون عالقًا مع التقاطع ، ولا يمكنك بسهولة إعادة ترتيب المهام عندما تتغير أولوياتك. لا يمكنك أيضًا تعيين مهام لأشخاص آخرين والحصول على تنبيهات بمجرد إتمامها.

مع تطبيق قائمة المهام ، ستحصل على تذكيرات بتواريخ الاستحقاق القادمة والإشعارات عندما يكمل شخص آخر المهمة ، والقدرة على إعادة ترتيب قائمتك في أي وقت ، والعديد من المزايا الأخرى. أفضل ثلاثة اختيارات بين تطبيقات قائمة المهام هي:

• Todoist بريميوم
• أسانا (كما هو موضح أعلاه)
• أي فعل

إذا كنت تحاول عدم استخدام الورق ، فيجب عليك العثور على تطبيق قائمة مهام يعمل من أجلك والتزم به لبضعة أسابيع.

ابدأ بإنشاء ثلاث فئات من القوائم: العمل والشخصية والأسرة. يمكنك دائمًا تغييرها لاحقًا إذا لم تكن مناسبة لاحتياجاتك. في قسم عملك ، اكتب المهام في العمل التي يجب عليك إكمالها هذا الأسبوع. في قائمتك الشخصية ، اكتب أي شيء شخصي تحتاج إلى القيام به ، مثل إرسال بطاقة شكر أو تحديد موعد للحلاقة. استخدم قسم منزلك لبدء قائمة تسوق البقالة.

هذا كثير لتبدأ به. أثناء استخدامك تطبيق "المهام الواجبة" ، ستكتشف الاستراتيجيات التي تناسبك عندما يتعلق الأمر بتنظيم القوائم وإعداد تذكيرات وتعيين مهام لأشخاص آخرين. مع ذلك ، خلال الأسبوعين الأولين ، من الأفضل إبقاء قوائمك قصيرة ومباشرة. استخدام تطبيق قائمة مهام لأول مرة يشبه تبني عادة جديدة ؛ إذا كان الأمر معقدًا جدًا ، فقد لا تلتزم به. بمجرد أن تتخلص من هذه العادة ، يمكنك البدء في تحسين استراتيجيات قائمة المهام.

2. مسح التطبيق

تطبيق المسح الضوئي لا يقدر بثمن لتحويل المستندات الورقية المهمة إلى ملفات رقمية. عندما تقوم برقمنة المستندات ، فإنك تقوم بعمل نسخة احتياطية منها ، مما يعني أنه يمكنك تقطيع أو إعادة تدوير النسخ الأصلية ، أو حفظها بأمان. بعض العناصر التي قد ترغب في ترقيمها هي ملفات الضريبة الورقية ووثائق الهوية والشهادات الرسمية (مثل الميلاد أو الوفاة أو الزواج أو الدبلوم) والضمانات والإيصالات والوصفات وحتى المستندات غير الورقية ، مثل التفاصيل والإرشادات المطبوعة على الجانب السفلي من جهاز التوجيه واي فاي منزلك.

تقوم تطبيقات المسح الضوئي بتحويل كاميرا هاتفك إلى ماسح ضوئي. على الرغم من أنه يمكنك استخدام أي طابعة مع الماسح الضوئي لرقمنة المستندات ، إلا أن تطبيقات المسح الضوئي المحمولة هي أكثر ملاءمة ، ناهيك عن ذلك ، فهي محمولة. يمكنك التقاط صورة لأي شيء في أي مكان.

لا تكتشف أفضل تطبيقات المسح الضوئي حواف العنصر الذي تقوم بمسحه ضوئيًا فحسب ، بل وأيضًا نوع العنصر الموجود فيه ، سواء أكانت صفحة من كتاب أو بطاقة أعمال. تتضمن أفضلها أيضًا تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) بحيث يمكنك نسخ النص ولصقه منه في غضون دقيقة واحدة أو نحو ذلك. يجب أن يكون تطبيق المسح الجيد قادراً على تجميع صفحات متعددة في ملف واحد.

فيما يلي تطبيقان للمسح الضوئي يلبي كل هذه المتطلبات ومتاحان لكل من Android و iOS:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (اشتراكات من 9.99 دولار في السنة ؛ أو 59.99 دولار لامتلاكها مباشرة) و
• سكانبوت برو (6.99 دولار).

3. أداة التوقيع الإلكتروني

إذا كنت تمر بلا أوراق ، فيجب أن تكون قادرًا على توقيع المستندات دون طباعتها. لا يوجد أي سبب تقريبًا لطباعة وتوقيع قطعة من الورق يرسلها إليك شخص ما إلكترونيًا. يجب أن تكون قادرًا على توقيع معظم المستندات رقميًا ، مع وجود استثناءات قليلة جدًا. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تطبيق يتيح لك إنشاء توقيع رقمي وتطبيقه على الملفات.

فيما يلي بعض الأمثلة عن البرامج التي تتضمن أدوات التوقيع الإلكتروني:

• قارئ أدوبي،
• أدوبي أكروبات،
• Docusign ، و
• معاينة لنظام التشغيل MacOS (كما هو موضح أعلاه).

للبدء ، يجب عليك أولاً إنشاء توقيع ، وهو غالبًا ما يكون الجزء الأصعب لأن التوقيعات تميل إلى أن تبدو قذرة عند صنعها بالماوس أو الإصبع أو الشاشة التي تعمل باللمس أو القلم. والخبر السار هو أنه عليك فقط القيام بهذه الخطوة مرة واحدة. بعد إنشاء توقيع وحفظه ، يمكنك استخدامه مرارًا وتكرارًا. لمزيد من التفاصيل حول اثنين من أكثر الطرق شيوعًا ، يمكنك الحصول على مزيد من التفاصيل حول قصص PCMag حول كيفية توقيع PDF باستخدام Acrobat Reader وكيفية تسجيل PDF في معاينة macOS.

إذا وجدت نفسك تكافح لتوقيع اسمك باستخدام الماوس أو الإصبع أو القلم ، فتأكد من وجود خيار لالتقاط صورة لتوقيع بالقلم والورق يمكنك تحميله بعد ذلك.

4. خدمة مزامنة الملفات

توفر خدمة مزامنة الملفات جميع مستنداتك متاحة لك بغض النظر عن الجهاز الذي بحوزتك. فيما يلي مثال على كيف أن خدمة مزامنة الملفات أمر لا غنى عنه: كنت في المطار قبل بضع سنوات أتقدم بطلب للحصول على Global Entry. سألني مجري المقابلة لإثبات عنوان بريدي. إنه ليس على رخصة قيادتي ، ولم أحضر معي أي بريد لأريه. ثم تذكرت أنني قد قمت بمسح وحفظ وثيقة عقارية تم إرسالها إلي بالبريد على العنوان الذي أحتاج إليه. لقد فتحت تطبيق الهاتف المحمول الخاص بخدمة مزامنة الملفات وسحبت المستند لإظهار القائم بإجراء المقابلة. كان راضيا ، وحصلت على دخول عالمي.

ثلاثة من أشهر خدمات مزامنة الملفات - وليس لدي أي تردد في التوصية بأي منها - هي:

• صندوق،
• دروببوإكس ، و
• جوجل درايف.

تتيح لك العديد من برامج مزامنة الملفات حفظ نسخ من المستندات في وضع عدم الاتصال على أجهزتك أيضًا ، وهو أمر مفيد جدًا لأي شيء قد تحتاجه في حالة الطوارئ ، مثل شهادات التأمين أو الهوية أو الأسماء وأرقام الهواتف في شجرة الهاتف.

تحتوي بعض أفضل خدمات مزامنة الملفات أيضًا على أدوات مشاركة المستندات ، والتي يمكننا الوصول إليها بعد ذلك.

5. أداة مشاركة المستندات

من الطرق الشائعة لإرسال المستندات الرقمية إرفاقها برسالة بريد إلكتروني. هذا الخيار ليس دائمًا مثاليًا ، لأنه لا يمكنك دائمًا تحديد متى أو ما إذا كان المستلم قد حصل عليه. (يمكنك استخدام إيصالات القراءة ، لكنها لا تعمل إلا إذا لم يقم المستلم بحظرها أو رفضها.) هناك مشكلة أخرى في البريد الإلكتروني وهي أن بعض الملفات كبيرة جدًا ، أو أن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يقلل تلقائيًا من جودة الأصل.

طريقة بديلة لإرسال المستندات الرقمية هي مشاركتها من خلال بعض الخدمات المستندة إلى مجموعة النظراء. عادةً ما تتيح لك خدمات مزامنة الملفات ، مثل تلك المذكورة في القسم السابق ، مشاركة ملف عن طريق إنشاء رابط إليه يمكنك بعد ذلك إرساله حسب رغبتك. خدمات التخزين السحابي (التي لا يمكن تمييز الكثير منها الآن عن خدمات مزامنة الملفات) عادةً ما تكون لديها أيضًا.

عادةً ما تضع الملفات التي تريد مشاركتها في مجلد في تطبيق المزامنة أو التخزين السحابي وانقر بزر الماوس الأيمن للحصول على رابط يمكنك مشاركته. من هذا الرابط ، يمكن للمستلم تنزيل الملفات. بناءً على الخدمة التي لديك ، قد يكون لديك خيار لمعرفة متى أو كم مرة يقوم الشخص بتنزيل الملف. تتيح لك بعض الخدمات ، بما في ذلك Dropbox ، إنشاء تاريخ انتهاء صلاحية للوصول.

نتطلع إلى الأمام ، ابدأ اليوم

نصيحة أخيرة حول عدم استخدام الورق هي البدء اليوم والتطلع إلى الأمام بدلاً من الخلف. ما أعنيه بذلك هو عدم التعلق بالرقمنة مهما كانت الورقة المتراكمة لديك. بدلاً من ذلك ، استخدم بعض التطبيقات التي ستساعدك على البدء بلا أوراق الآن ، ويمكنك المضي قدمًا بعاداتك الجديدة.