5 نصائح؟ للاجتماعات أكثر إنتاجية

مرارًا وتكرارًا ، تُظهر الدراسات حول إنتاجية مكان العمل أن الاجتماعات والبريد الإلكتروني هما أكبر من يهدرون الوقت. ولكن لا يمكن تجنب الاجتماعات في بعض الأحيان (البريد الإلكتروني أيضًا).

ومع ذلك ، يمكنك جعل الاجتماعات أسرع وأكثر كفاءة ، خاصة إذا كنت صاحب عمل صغير أو رئيس قسم ولديك تأثير. إن وضع بعض أفضل الممارسات في مكانه قد يقطع شوطًا طويلًا. يساعد أيضًا الحصول على الأدوات المناسبة للحفاظ على مهمة الأفراد والمضي قدمًا في الإنتاج على المدى الطويل والقصير.

فيما يلي بعض التوصيات:

خربش

غالبًا ما تكون جدولة اجتماع هي نقطة الألم الأولى ، ولكن مع Doodle.com ، لا يجب أن يكون الأمر كذلك. Doodle هو موقع ويب freemium وتطبيق جوال يتيح لك إعداد استطلاع بالأوقات والتواريخ الممكنة للاجتماعات. يمكنك دعوة المشاركين في الاجتماع لزيارة عنوان URL وتحديد الأوقات والتواريخ التي تناسبهم. يقوم Doodle تلقائيًا بعزل الخيار الأفضل ، بناءً على مدخلات الجميع. إنه أمر بسيط وسريع ولا يقوم بإنشاء سلاسل رسائل بريد إلكتروني لا نهاية لها لتحديد موعد ووقت الاجتماع.

تطبيقات تدوين الملاحظات

عندما يتعلق الأمر بتدوين الملاحظات في الاجتماع ، فأنت تحتاج حقًا إلى تطبيق مخصص لتدوين الملاحظات. تقوم أفضل تطبيقات تدوين الملاحظات ، مثل Evernote و Microsoft OneNote ، بمزامنة الملاحظات عبر جميع أجهزتك ، لذلك إذا قمت بتدوين ملاحظات على جهاز iPad أثناء اجتماع ، على سبيل المثال ، فإنها تظهر تلقائيًا على الكمبيوتر المحمول في مكتبك قبل أن تصل إلى مكتبك.

يدعم كل من Evernote و Microsoft OneNote الملاحظات النصية والتسجيلات الصوتية والمذكرات والصور ، حتى تتمكن من التقاط صور من السبورة أو الشريحة من عرض تقديمي ، وإضافتها تلقائيًا إلى ملاحظاتك.

محرّر مستندات Google وأوراق Google

أثناء الاجتماعات التعاونية ، أحب استخدام محرّر مستندات وجداول بيانات Google ، لأن كل شخص في الاجتماع ، سواء كان حاضرًا جسديًا أو يتصل عبر الهاتف أو مكالمة هاتفية عبر الإنترنت ، يمكنه تسجيل الدخول إلى المستند نفسه وتعديله في وقت واحد. تدعم محرّر مستندات Google لمعالجة النصوص وجداول البيانات جداول البيانات أيضًا ، في حالة عدم رغبتك في قيام عدة أشخاص بإجراء تعديلات مضمّنة. إنها واحدة من أفضل الخدمات للتعاون في الملفات في الوقت الفعلي ، وبالتأكيد أفضل بكثير من إعادة شخص واحد إلى مكتبه في وقت لاحق لتحرير وثيقة بناءً على المدخلات الشفهية للجميع. هذه الطريقة عرضة للأخطاء!

لوحة نقاش (لأجهزة iPad)

شبيه بمحرّر مستندات Google ، ولكنه أكثر مرئيًا ، هو Talkboard by Citrix. فكر في Talkboard على أنها لوحة بيضاء افتراضية ، حيث يمكن للعديد من الأشخاص الرسم على نفس السطح في وقت واحد. تعتبر لوحة Talk مفيدة بشكل خاص عند مراجعة مفاهيم الفن ، مثل تصميم موقع الويب أو شعار جديد ، لأن كل شخص في الاجتماع يمكنه الانضمام إلى نفس مساحة السبورة والرسم على الصورة التي تجري مناقشتها أو تعليقها في الوقت الفعلي.

المسائل طول

تتمثل إحدى الاستراتيجيات النهائية لجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة في جعلها قصيرة. تقترح دعوات التقويم افتراضيًا اجتماعات في كتل مدتها 30 أو 60 دقيقة ، ولكن لا يوجد ما يمنعك من جدولة هذه المحادثات بحيث لا يتجاوز طولها 8 دقائق. فكر في جدولة اجتماع قصير جدًا قد يغير من توقعات الناس ، وربما يشعل النار تحتهم للحفاظ على العروض التقديمية والتعليقات موجزة.