6 عوامل يجب مراعاتها عند ترقية تكنولوجيا الموارد البشرية لديك

تمنى جورج وينر أنه يعرف قبل عام ما يفعله اليوم حول اختيار تكنولوجيا الموارد البشرية. بدلاً من ذلك ، تعلم مؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Whole Whale ، وهي وكالة تسويق رقمية للمنظمات غير الربحية ، الطريقة الصعبة المتمثلة في أن الخيار الأرخص لإدارة بيانات الموظف ليس هو الأفضل دائمًا ، حتى عندما تكون علامة تجارية معروفة.

بدأت مشاكل واينر عندما اشترك مع مزود كشوف مرتبات وطني شهير يستند إلى السحابة (والذي رفض ذكر اسمه في السجل). تم تأريخ واجهة المستخدم (UI) ، وشعر النظام بالحصى معًا ، وفي غضون تسعة أشهر ، كان لديه ثلاثة مدراء حسابات مختلفين. يدعي واينر أن أخطاء المزود دفعته إلى تفويت دفع مدفوعات تعويض العمال المطلوبة قانونًا لعدة أشهر ، مما أدى إلى دفع غرامة قدرها 500 دولار. أدى سوء الفهم بين البائع وشريك ثالث استخدمه في معالجة مساهمات حساب ادخار التقاعد 401 (ك) إلى حدوث المزيد من الأخطاء.

بعد أقل من عام ، قام وينر بكفالة وتحويل وكالته إلى شركة كشوف مرتبات أصغر ، يقول إنه يمتلك واجهة مستخدم أفضل ، وسهولة الاستخدام ، وخدمة العملاء. نصيحته للشركات الصغيرة الأخرى التي تشتري تكنولوجيا الموارد البشرية: "لا تتسوق بالسعر لأنك تحصل على ما تدفعه مقابل".

السعر هو أحد العوامل المتعددة التي يجب مراعاتها إذا كنت تقوم بالترقية من تقنية الموارد البشرية القديمة أو تتطلع إلى الانتقال من جداول البيانات إلى الخدمات المستندة إلى مجموعة النظراء لأول مرة. إذا تعلمت شيئًا من وقتي في مراجعة تقنية الموارد البشرية لـ PCMag.com وإجراء مقابلات مع البائعين وأصحاب الأعمال مثل Weiner لهذا العمود ، فهذا يعني أن المتسوق الذكي هو أحد المتسوقين الواعيين. إذا كنت تبحث عن أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) أو إدارة الأداء (PM) أو برنامج إدارة الموارد البشرية ، فاطلب العناصر الستة الأساسية التالية عند فحص شركاء التقنية المحتملين:

1. السعر

قد لا يكون السعر هو كل شيء ولكنه مهم ، والبائعون يتبعون طرقًا مختلفة لتسعير ما يقدمونه. يتقاضى الكثيرون رسومًا ثابتة لكل مستخدم شهريًا ، لكن البائعين لا يصنفون المستخدمين دائمًا بالطريقة نفسها ؛ يتقاضى بعض البائعين رسومًا استنادًا إلى إجمالي عدد موظفي الشركة ، بينما يتقاضى آخرون رسومًا فقط على الموظفين الذين سيتم تغطيتهم بواسطة النظام. لا يزال البائعون الآخرون يدفعون رسومًا فقط لموظفي الموارد البشرية الذين سيستخدمون النظام (هذا هو الأكثر شيوعًا في ATS أو برنامج التوظيف).

عندما تتسوق ، اسأل عن خصومات الحجم ؛ يوفر بعض البائعين معدل مؤسسة للعملاء مع أكثر من عدد محدد من الموظفين أو المستخدمين. تقدم العديد من الميزات والأسعار المتدرجة ، حتى تتمكن من البدء في إضافة وظائف صغيرة حسب حاجتك إليها أو عندما تشعر بالراحة مع النظام الأساسي.

2. العروض والحسابات التجريبية

لن تشتري أحذية بدون تجربتها ، وقد تكلف منصة ATS أو إدارة الموارد البشرية أكثر من زوج جديد من Nikes. تعد العروض التوضيحية مفيدة للحصول على مذاق ما يمكن أن يقدمه البرنامج (لكنك أنت وأنا على حد سواء يعلمان أنهما عمليتان أساسيتان في المبيعات ولا يعكسان دائمًا حقيقة استخدام البرنامج.)

يوفر جزء صحي من تقنية الموارد البشرية المستندة إلى مجموعة النظراء للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم نوعًا من التجربة المجانية محدودة الوقت. يتيح لك الكثيرون تحويل حساب تجريبي إلى حساب مدفوع حتى تتمكن من حفظ أي بيانات قمت بإدخالها خلال فترة التجربة. يمتلك البائعون ، مثل Vice and Humanity ، حسابات رمل مصممة لأنواع محددة من الشركات أو الصناعات ، حتى تتمكن من معرفة كيف يمكن لشركات مثل شركتك أن تستخدم منصاتها.

3. التحديثات

قد لا تشتري سيارة جديدة إذا كنت تعلم أن الشركة المصنعة تخطط لإعادة تصميم وجها لوجه من هذا الطراز في العام التالي. على نفس المنوال ، قد لا تشترك في منصة برمجية إذا كنت تعلم أن المطور على وشك القيام بإصلاح شامل. من الصعب بما فيه الكفاية الحصول على فريق الموارد البشرية والموظفين على سرعة في منصة جديدة ، ناهيك عن الاضطرار إلى القيام بذلك مرة أخرى للحصول على واجهة مستخدم جديدة في وقت قصير في وقت لاحق.

استخدم عملية التدقيق الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان لدى البائع واجهة مستخدم أو تغييرات أخرى في الأعمال ، بحيث يمكنك استخدام هذه المعلومات في عملية صنع القرار. حتى إذا لم يكن لدى أحد المطورين تغييرات كبيرة مخطط لها ، فاكتشف عدد المرات التي يقومون فيها بإجراء تحديثات للنظام الأساسي (كل يوم ، كل أسبوعين ، وأكثر من ذلك؟) حتى تتمكن من استخدام المعلومات لتحديد ما إذا كان هذا في كثير من الأحيان أم لا بما فيه الكفاية ، عملك.

4. ملفات الموظف

ما لم تكن شركة ناشئة ، فمن المحتمل أن تكون قد قمت بتخزين بيانات الموظفين في مكان ما ، حتى لو كانت موجودة فقط في Microsoft Excel أو Google Drive. في معظم الحالات ، سيكون تحميل البيانات إلى نظام أساسي للبائع الجديد أسهل وأسرع من إعادة إدخال بيانات الموظف أو تسجيل دخول الموظفين وملء الملفات الشخصية بأنفسهم (ما لم تكن بياناتك الحالية متسخة إلى حد ما).

تحتوي العديد من أنظمة الموارد البشرية للشركات الصغيرة التي راجعت على وظائف مضمنة لاستيراد البيانات من Microsoft Excel وغيرها من التنسيقات التي لا تكلف شيئًا إضافيًا للاستخدام. إنها أكثر تعقيدًا بالنسبة للشركات المتوسطة والكبيرة ؛ إذا كان لديك المئات أو الآلاف من الموظفين ، فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع رسوم لأحد البائعين لتحميل بيانات الموظف الحالية لك. في بعض الأحيان تظهر هذه المعلومات على صفحة التسعير لموقع البائع على الويب وأحيانًا لا تظهر ، لذلك تأكد من طرحها.

5. تطبيقات الجوال

إن برنامج جدولة الموظفين وتخطيط التحول الذي استعرضته مؤخرًا قد أوضح كيف أصبحت تطبيقات الأجهزة المحمولة مهمة للشركات وموظفيها ، بما في ذلك العمال كل ساعة. عندما يتعلق الأمر بتطبيقات الأجهزة المحمولة ، فإن بائعي تقنية الموارد البشرية موجودون في كل مكان. تقدم العديد من التطبيقات لأجهزة Android و iOS ، ولكن لا تغطي جميع التطبيقات جميع وظائف المنصات القائمة على الويب الخاصة بالموردين. يختار بعض البائعين جعل مواقع الويب الخاصة بهم مستجيبة للجوال بدلاً من إنشاء تطبيقات منفصلة. ما إذا كان أحدهما أفضل من الآخر يعتمد على شركتك ونوع الموظفين لديك وكيف يعمل هؤلاء الأشخاص.

الغالبية العظمى من تطبيقات تكنولوجيا الموارد البشرية هي إضافات مجانية يحصل عليها العملاء عند التسجيل - لكن ليس دائمًا. هناك مورد واحد على الأقل لتكنولوجيا الموارد البشرية قمت بمراجعته في جدولة عملية التخطيط للتحول والتحول الإضافية مقابل التطبيقات ، على افتراض أن معظم موظفي عملائها يفضلون تسجيل الدخول عبر موقع ويب سهل الاستخدام على الهاتف المحمول.

6. الدعم

يبذل موردو تقنية الموارد البشرية المستندة إلى مجموعة النظراء للشركات الصغيرة جهدًا لتوفير دعم مجاني من خلال دروس الفيديو والندوات والأسئلة الشائعة ومنتديات المستخدمين ومنشورات المدونات والمواد الأخرى عبر الإنترنت. من مصلحتهم تقديم دعم الخدمة الذاتية لأنه يكلف أقل من توفير خدمة الدردشة المباشرة والدعم عبر الهاتف أو تعيين مديري الحسابات لعملاء محددين.

تعرف على الذهاب في أي نوع من الدعم الذي تريده وما إذا كنت ستشعر بالراحة في تحديد الأمور بنفسك. إذا كنت تفضل التحدث إلى شخص ما عندما تحتاج إليه ، فقد يكون ذلك هو العامل الحاسم بين الذهاب مع البائع الذي يوفر ما تحتاجه والآخر لا. كذلك ، تعرف على الدعم ، والتدريب الداخلي ، والتدريب الذي تتم تغطيته في رسوم اشتراك المنصة - وما الذي يتعين عليك دفعه مقابل ذلك.

اعتمادا على عملك ، قد يكون لديك عوامل أخرى في الاعتبار. هل تغطي المنصة العملات والعطلات غير الأمريكية؟ هل هو متاح بلغات أخرى غير الإنجليزية؟ هل تحتوي على واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة (API) تسهل الاندماج مع تقنية الموارد البشرية الأخرى التي تستخدمها بالفعل؟ كم من الوقت والمال يخصصه البائع لإضافة ميزات جديدة ، وكم من الوقت والمال لإصلاح الأخطاء عند ظهورها؟

قال وينر: "ضع معايير لما تبحث عنه". "ركل الإطارات على UX. اطرح الأسئلة الأساسية. تحدث إلى مدير الحساب."