6 نصائح سري الكتب الطازجة ل smbs

كان من المعتاد أن تواجه الشركات الصغيرة والعمليات الجديدة مشكلة في العثور على منصة مناسبة لبرامج الأعمال الصغيرة التي لم تفكك البنك. ليس اطول. يقدم مشهد البرامج اليوم مجموعة كبيرة من الحلول التي يتم تقديمها من خلال السحابة وتستهدف الجميع من الشركات الأصغر وصولاً إلى منصات محاسبة المؤسسات. على الرغم من هذا المشهد الكبير للبائعين ، تبرز بعض المنصات ، وبالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة ، أحدها Freshbooks.

هناك الكثير الذي يعجبك في تطبيق FreshBooks ، بدءًا من أفضل ميزات حساب الوقت وتتبعه وحتى إعداد التقارير المالية العميقة وقائمة طويلة من الوظائف الإضافية والتكاملات. لكن النظام الأساسي يحتفظ أيضًا بالعديد من الميزات والخيارات المخفية لتحسين تجربة العمل والعميل. فيما يلي ستة من النصائح والحيل الأكثر فائدة لتبسيط الفواتير وتحسين رعاية العملاء ومعالجة المدفوعات وتتبع النفقات حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من استثمارات FreshBooks في عملك.

1. المدفوعات غير مؤلمة

بالنسبة للمالكين وأصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) ، وخاصة في قطاع الخدمات ، يمكن أن يكون إعداد المدفوعات عبر الإنترنت ودمجها مع برنامج الفوترة مسعى لتخفيف الشعر. شيء واحد لا يعرفه الكثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة هو أن FreshBooks تقدم تجربة مدفوعة لإعادة تصميمها مصممة خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.

يقبل FreshBooks المدفوعات عبر بطاقة الائتمان وكذلك بوابات الدفع عبر الإنترنت مثل PayPal وبرنامج نقاط البيع (POS) ، بما في ذلك Stripe. تتيح تجربة مدفوعات FreshBooks للشركات قبول مدفوعات بطاقات الائتمان والعملاء لدفع الفواتير على الفور ، واستيراد رسوم معاملات الدفع تلقائيًا كنفقات لتوفير الوقت ، وتشمل وظائف الفواتير التلقائية المجانية. في صفحة الفاتورة الجديدة ، حدد مربع FreshBooks في قسم الدفع عبر الإنترنت والذي ، عند تحديده ، يتيح لمستخدمي الأعمال عرض حالة الدفع مباشرةً في لوحة معلومات الحساب ؛ كما يوفر للعملاء خيار "الدفع الآن" في رسائل البريد الإلكتروني للفاتورة التي تؤدي إلى صفحة الدفع الآمنة. إذا كان عملك مبنيًا على معاملات بسيطة دون هيكل فواتير معقد ، فتحقق من مربع دفع FreshBooks وتخطي جميع نماذج الإعداد.

2. تشحيم COGS

بالنسبة للشركات القائمة على الخدمة وتجار التجزئة عبر الإنترنت أو مواقع التجارة الإلكترونية التي تسجل الكثير من مبيعات المنتجات ، يمكن القول إنه لا توجد نفقات حساب أكثر أهمية لتتبعها من تكلفة البضائع المباعة (COGS) أو القيمة الدفترية للبضائع المباعة خلال فترة مالية معينة. إذا كنت بحاجة إلى وضع علامة على حساب أو فئة ربح وخسارة في FreshBooks كـ COGS ، فقد يعني ذلك أي شيء من رسوم حساب التاجر والعلامات التجارية المخصصة المشتراة للعملاء ، إلى المستلزمات أو الخدمات لمنتج مادي ، وتكلفة شحن طلبية.

للتجول وتسجيل كل هذه COGS المتحركة في FreshBooks ، انتقل إلى قسم الربح والخسارة من النفقات الخاصة بك وتعديل فئات النفقات لاختيار ما هو نوع من تكلفة COGS نفقة معينة. تشمل الخيارات الإعلان ، والمقاولين ، ومزايا الموظفين ، ونفقات المكاتب والبريد ، والخدمات المهنية ، والسفر ، والعديد من الفئات الأخرى. تحت تلك الفئات الرئيسية ، يمكنك أيضًا إنشاء وفحص الفئات الفرعية لنفقات COGS. إضافة فئة حساب بسيطة كذلك ؛ ببساطة انقر فوق "تحرير" في قائمة المصاريف ، افتح القائمة المنسدلة "الفئة" ، وقم بتسمية فئة جديدة أو فئة فرعية بلغة معفاة من الضرائب.

3. فتح مكتب المساعدة وإدارة المشاريع

منصة المحاسبة السحابية لم تعد مجرد منصة محاسبة سحابية بعد الآن. بالنسبة إلى جميع تطبيقات FreshBooks التي يمكن القيام بها مع نظام الفوترة وتتبع المصروفات وإعداد التقارير المالية والضرائب وغير ذلك ، فإنه يتضمن أيضًا وظائف دقيقة لإنشاء العناصر والمشاريع والمهام بالإضافة إلى نظام دعم عميل مضمّن. الحيلة المفيدة للحفاظ على تنظيم الأشياء وجعل التقديرات والفواتير أسهل هي تعيين عناصر الأسعار في FreshBooks. يعمل هذا النوع من وظائف إدارة المشروع على تبسيط سير عمل إعداد الفواتير عن طريق إنشاء عناصر ومهام لإدراجها مباشرةً في فاتورة أو تقرير بقيمة ثابتة.

لبدء الاستفادة من مكتب المساعدة المدمج في FreshBooks ، ما عليك سوى الانتقال إلى الإعدادات والأذونات وتمكين إعدادات إدارة العميل وإدارة التذاكر. يتيح ذلك لمستخدمي الأعمال إمكانية إدارة التذاكر مباشرة في FreshBooks ، والتعامل مع طلبات العملاء والمشكلات عند ظهورها من داخل التطبيق - دون الحاجة إلى التفاعل مع نظام أساسي منفصل لمكتب المساعدة.

4. كيفية الحفاظ على كل شيء متزامن

أخطاء المزامنة هي مصدر وجود العديد من مستخدمي FreshBooks. خاصةً إذا كنت تقوم بتثبيت FreshBooks في تطبيقات أخرى ، فغالبًا ما تؤدي مشكلات المزامنة إلى ازدواجية البيانات أو فقدان الملفات وجهات الاتصال ، خاصةً عندما تشارك في حفظ الدفاتر. يحتوي تطبيق FreshBooks على إمكانات متقدمة في تتبع الوقت والفوترة ، ولكن إذا اشتركت في تطبيق آخر لحفظ الدفاتر أو للتفاعل مباشرة مع مواقع التجارة الإلكترونية مثل Amazon أو eBay ، فإن التغييرات في تطبيق ما لا تجعله دائمًا على تطبيق آخر.

بينما لا يوجد شيء يمكنك القيام به في FreshBooks لمنع حدوث مشكلة مزامنة في تطبيق آخر ، فإن الطريقة الأسهل والأكثر شمولًا لتغطية قواعدك هي إنشاء تقارير الإيرادات والمدينين في كل تطبيق. إن الإحالة المرجعية لهذه المجاميع ، إلى جانب إنشاء قائمة مراجعة شهرية للمناطق لك ولعملائك لمراجعتها ، ستمنحك طريقة سهلة لضمان مطابقة الإجماليات والبناء في بعض التكرار في حالة حدوث خطأ في المزامنة ، سواء كانت مفقودة أو فاتورة معدلة بشكل غير صحيح أو عنصر دفع لا يضيف ما يصل.

5. تخصيص ، تخصيص ، تخصيص

يتضمن FreshBooks الكثير من خيارات التخصيص والتنسيق وإغراء المضمنة التي لا تستفيد منها العديد من الشركات. خذ الوقت الكافي لتحسين تجربة العميل الخاصة بك. في "خيارات الإعداد" ، انقر فوق صفحة "الألوان والشعارات" لتغيير لون القائمة إلى نظام ألوان شركتك وتحميل شعار الشركة. يجب أن يشعر العميل كما لو أنه يقوم بتسجيل الدخول إلى موقع الويب للمحاسبة الخاص بشركتك ، وليس FreshBooks.

في النماذج ، يمكنك اختيار كيفية ظهور فواتيرك وتخصيص عنوان الفاتورة والتقديرات وعناوين الائتمان مع خيار إظهار كعب دفعات لهؤلاء العملاء الذين يقومون بطباعة فواتيرهم. يمكنك أيضًا تخصيص رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها العميل عند إرسال فاتورة ، لذلك خذ الوقت الكافي لصياغة موضوع مخصص وإرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى العميل.

أخيرًا ، في صفحة "إعدادات متنوعة" ، يمكنك تمكين ارتباطات فواتير البريد الإلكتروني المباشرة ، وتحديد عدد الأسطر التي تريد أن تظهر في الفاتورة ، وإلغاء تحديد خيار FreshBooks Branding للتخلص من الشعارات وأنظمة الألوان لصالحها ، وأضف أجراسًا وصفارات أخرى ، مثل النص الموجود أسفل الشعار ورسائل الترحيب المنبثقة عند عرض العملاء لصفحتهم. تقدم FreshBooks تجربة عميل أكثر جاذبية من معظم منصات المحاسبة الأخرى عبر الإنترنت ، لذا لا تهدر رسوم اشتراكك الشهري من خلال خدش سطح ما يمكنها فعله فقط.

6. الحصول على FreshBooks الوصول إلى Deadbeats

كل الأعمال لها حصتها من العملاء الذين لا يدفعون فواتيرهم في الوقت المحدد - أو ربما على الإطلاق. هذه مشكلة بالنسبة لأي مؤسسة ، ولكن خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والشركات الناشئة التي لا تحتاج فقط إلى أموالها في الوقت المحدد ، فقد تفتقر أيضًا إلى الأموال الإضافية لتوظيف مكاتب الائتمان لمطاردة هذه الأعمال المميتة. لحسن الحظ ، إذا كنت في هذه الحالة ، فقد قمت بتغطية FreshBook. ما عليك سوى النقر فوق قسم "قالب البريد الإلكتروني" وستجد العديد من النماذج المفيدة التي يمكنك تخصيصها ، بما في ذلك البريد الإلكتروني للدفع المتأخر الذي يمكن تشغيله تلقائيًا إذا تأخر العميل أو في جدول آخر يمكنك إعداده بنفسك.