6 طرق السائل هو عملك التعاون سكين الجيش السويسري

الشركات تريد كل شيء في مكان واحد. جميع التطبيقات التي يستخدمها الموظفون للتواصل مع بعضهم البعض وعملائهم ، وكل جزء من البرمجيات أو الخدمات السحابية التي تستند إليها عمليات الشركة والبنية التحتية التنظيمية ؛ إنهم يريدون أداة واحدة لحكمهم جميعًا ، أو على الأقل منصة واحدة يمكن من خلالها رصدها وإدارتها. هناك تحول منسق بين أدوات التعاون عبر الإنترنت بشكل خاص نحو إنشاء تجربة موحدة للاتصالات (UC) للمستخدمين. مثال ساطع على هذا النوع من المرونة متعددة الأغراض هو LiquidPlanner.

LiquidPlanner هي منصة إنتاجية متعددة الاستخدامات للأعمال حسب التصميم. اعتمادًا على الأداة التي تحتاجها في أي لحظة ، يمكن استخدام LiquidPlanner لإدارة المشاريع ، والتعاون في الوقت الحقيقي ، وإدارة المستندات ، وتصور البيانات ، وذكاء الأعمال (BI) ، أو كمساحة عمل افتراضية لتبادل الأفكار وورش العمل. يعد ضبط تجربة التطبيق وإعادة تنشيطها ليلائم احتياجاتك في الوقت الحالي مثل فتح كل أداة على سكين الجيش السويسري للعثور على الأداة التي تحتاج إليها. فيما يلي ست نصائح لمساعدتك على تحويل LiquidPlanner إلى سكين أو مقص أو مفك أو المفتاح أو أي أداة يحتاجها عملك لإيقاف المهمة التالية وإكمال المشروع.

1. تغيير المرشحات الخاصة بك

يريد LiquidPlanner التحويل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة للمهمة التي تحتاج إليها ، وأسرع طريقة لتحقيق ذلك هي مع المرشحات. تشمل خيارات المرشح الأساسية البحث حسب الشخص أو الموقع أو الحزمة أو المشروع أو العميل أو العلامة أو الحقل المخصص أو حالة العميل أو ما يسمى "المسار الحرج" ، وهذا يعني سلسلة محددة من العناصر التي يبرزها التطبيق لحساب سير العمل الأكثر كفاءة لإكمال مشروع.

للعثور على جزء معين من البيانات داخل مشروع (يشار إليه أيضًا في النظام الأساسي باسم "خطة") ، استخدم "عامل تصفية سريع". الموجود ضمن "المشاريع" و "الجداول الزمنية" و "التقويم" و "علامة تبويب المهملات" ، أدخل "عامل تصفية سريع" أو مصطلحات تصفية متعددة في حقل البحث أعلى علامة التبويب. سيؤدي ذلك إلى تضييق النتائج إلى قائمة قابلة للطي من الملفات والمجلدات التي تطابق الفلتر في شريط التنقل الأيمن. يمكن للمرشحات البحث حسب الاسم أو علامة التصنيف أو الحالة ، مما يعني أن العنصر الذي تم وضع علامة عليه نشط أو قيد الانتظار أو تم وضع علامة عليه أو تم إنجازه ، إلخ.

يوجد أيضًا عامل تصفية Zoom ، والذي يتيح للمستخدمين تحديد أي مجلد أو حزمة أو مشروع أو مهمة ، وانقر فوق رمز التكبير / التصغير على الجانب الأيسر لاستدعاء المشروع أو تفصيل العناصر وأي ملفات أخرى ذات صلة. يمكنك تحديد عناصر متعددة ، وبعد إبرازها ، انقر فوق أيقونة Zoom الموجودة على أي عنصر لإظهار النتائج التي تمت تصفيتها ، أو اضغط مع الاستمرار على مفتاح Shift عند النقر فوق أيقونة Zoom لتطبيق ما يسمى عامل تصفية صارم لإظهار بنية المشروع فقط دون أي نتائج مرتبطة. تتضمن تصفية LiquidPlanner أيضًا مجموعة متنوعة من طرق العرض وإنشاء فلتر مخصص وعددًا من الميزات الأخرى المفصلة في مدونة الشركة.

2. لوحات المعلومات السوائل

لوحة معلومات LiquidPlanner عبارة عن صندوق رمل لسحب وإسقاط عناصر واجهة المستخدم القابلة للتخصيص وطرق العرض. التصفية هي إحدى الطرق الجيدة للانتقال إلى المعلومات التي تحتاجها فقط. ولكن أفضل طريقة لتجربة استخدام المستخدم (UX) للمهام التي ستقوم بها على أساس ثابت هي إعداد الأدوات المصغّرة. في الجانب العلوي الأيسر من لوحة المعلومات ، انقر فوق الزر + إضافة عنصر واجهة مستخدم للاختيار من بين هذه الخيارات السبعة:

• عرض المشاريع: رسم بياني شريطي أفقي في الوقت الفعلي يعمل كمخطط جانت لإظهار خطة المشروع وأشرطة الجدول لكل عنصر (من أجل تتبع التقدم المحرز من حيث المراحل والمعالم الرئيسية).

• الرسوم البيانية: الجدول ، أو الدونات ، أو الاتجاه: تمنحك عناصر واجهة تعامل التحليلات هذه عرضًا سريعًا للمشاريع إما في أعمدة على مدى نطاق زمني محدد ، أو مفصولة كل ساعة على مدار الساعة في مخطط دائري ، أو في رسم بياني خطي مع مرور الوقت. يمكنك تكوين المقاييس بالضبط التي تسحبها عنصر واجهة تعامل المخطط لمشروع محدد.
• التعليقات: خلاصة تعليقات مُعلَّقة لمشروع أو فريق معيّن ؛ هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تقوم بإعداد لوحة معلومات خاصة بالمشروع.
• المستندات: يتيح الوصول إلى المستندات ذات الصلة مباشرة من لوحة القيادة ، برعاية من خلال إعداد مرشح لتصفح الملفات التي تحتاجها - إما لإظهار معاينة للصورة أو بدء تنزيل تلقائي عند النقر فوقها.
• ملاحظة: مساحة حرة مع إمكانيات تحرير النص لتدوين أي معلومات فورية للاستخدام لتذكيرات المشروع الفورية أو عناصر المهام أو ملاحظات الاجتماع.
• الصورة: عنصر واجهة مستخدم لسهولة الوصول إلى مستودع الصور أو ملفات PDF أو لقطات شاشة للمشروع أو أي ملفات وسائط متعددة أخرى تحتاج إلى وصول سريع إليها في مشروع ما.
• نموذج السحب: يمنح أعضاء الفريق في أحد المشروعات عنصر واجهة مستخدم للتقديم الفوري للأعمال والطلبات المتعلقة بالمشروع ، مباشرةً من لوحة المعلومات الخاصة بهم.

يمكن مشاركة لوحات المعلومات أيضًا ، لذلك إذا قمت بتخصيص لوحة معلومات حول مشروع أو حالة استخدام محددة داخل شركتك ، فيمكن أن تعمل لوحة المعلومات هذه كقالب أو تقرير حي لإرساله إلى الآخرين داخل أو خارج العمل. للمشاركة مع المستخدمين داخل مساحة عمل LiquidPlanner ، انقر فوق ارتباط مشاركة ، وحدد مستخدمين وإما إضافة عارض أو إضافة محرر وفقًا للأذونات التي تريد منحها. بالنسبة إلى المستلمين الخارجيين ، بعد النقر فوق الارتباط "مشاركة" ، حدد الخيار "مشاركة مع الأعضاء والضيوف" ، ثم انقر فوق "إضافة ضيوف" لإدخال عناوين البريد الإلكتروني للأفراد الذين تريد دعوتهم لعرض لوحة القيادة.

3. الوقت هو الأصول

واحدة من أكثر الأدوات المفيدة لـ LiquidPlanner لمجموعة متنوعة من المواقف هي ميزات تتبع الوقت وإدارة الوقت. يمكن للمستخدمين تشغيل جهاز توقيت أثناء العمل لتسجيل وقت العمل اللازم لإكمال المهام أو المشاريع. يتم تغذية جميع هذه البيانات في الجدول الزمني الشخصي الخاص بك ، والذي يعمل بمثابة مزيج بين أداة تنظيم شخصية وآلية موارد بشرية (HR) يمكنك إرسالها إلى المديرين للمراجعة.

يتعلق تتبع الوقت بالحصول على تصنيفات مجزأة للإنتاجية ، وفي الجدول الزمني الخاص بـ LiquidPlanner ، يمكنك معرفة الوقت الذي استغرقته لإكمال المهمة نفسها كل يوم أو طوال أسبوع. يمكنك تحديد ما إذا كان سيتم ربط هذه المهمة بالجداول الزمنية اللاحقة من خلال النقر فوق دائرة الدبوس على الجانب الأيسر من الإدخال ، أو تحديد مكان حدث حدث أو حدث حدث رئيسي في المشروع ، أو تجميع المهام معًا عن طريق فتح القائمة المنسدلة "تجميع" في الجزء العلوي الجانب الأيسر من الجدول الزمني. يمكن تجميع المهام حسب النوع (على سبيل المثال ، القادمة أو التي تم تنفيذها مؤخرًا ، إلخ) ، حسب العميل أو المشروع أو مستوى المخاطرة أو المجموعة المخصصة. إمكانات تتبع الوقت للتطبيق هي أداة الإنتاجية الشاملة لـ LiquidPlanner للاستمرار في العمل في الخلفية أثناء عملك.

4. عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني ، المزيد من التعليقات

لا يحتوي تطبيق LiquidPlanner على تطبيق دردشة مضمن مثل أدوات إدارة المشروع والتعاون الأخرى مثل Zoho Projects ، ولكنه ينضم إلى الحملة الصليبية لإخراج البريد الإلكتروني الداخلي من عملية سير العمل عن طريق تناول وظيفة التعليقات الديناميكية الجميلة في المشروع ، ونشاط مساحة عمل الفريق تيار ، أو الجدول الزمني الخاص بك للتواصل مع مديرك بعد تقديم.

تعمل معالجة التعليقات لمستخدمين محددين بنفس الطريقة المتبعة في Atlassian HipChat و Slack حيث يمكنكmention عضو في الفريق. بعد ذلك ، سيرسل LiquidPlanner إخطارًا لهم داخل المنصة ، وكذلك عبر البريد الإلكتروني لأولئك المستخدمين الذين لم يشعروا بالرضا تجاه الدردشة في التطبيق حتى الآن. يمكن الوصول إلى قسم التعليقات من خلال أيقونة الدردشة في أي مشروع أو على جدول نشاط مساحة العمل. يمكنك إما نشر تعليق نصي عادي أو فتح محرر النص المنسق لتنسيق تعليقك وإضافة روابط ووسائط متعددة.

5. كومة على التقارير

معظم أدوات التعاون ليست ثقيلة للغاية على ميزات التقارير والتحليلات ، لكن LiquidPlanner يتضمن ترسانة منها مرتبطة ببيانات إدارة المشروع الخاصة بها من أجل استقصاء المعلومات الثاقبة. من خلال الوصول إلى قائمة "تقرير جديد" من علامة التبويب "التحليلات" في لوحة معلومات LiquidPlanner ، يمكنك الحصول على عدد من خيارات التقارير. فيما يلي وصف لبعض من أكثر فائدة منها:

• تقارير تحليلات Analytics: إظهار رصيد الساعات المسجلة مقابل الساعات المقدرة المتبقية ، مما يسمح لك بإنشاء قوائم مخصصة على مورد معين أو عميل أو مشروع أو مهمة أو نشاط ؛ يتم تقسيمها إلى أعمدة على مدى تاريخ محدد مع أي فلاتر تريد إضافتها. يرسم التقرير التقدم المحرز في مخطط شريط تفاعلي ، ويمكن تنزيله كملف CSV أو PDF.
• تقرير عبء العمل: يحدد للمديرين كيفية توزيع الساعات المتبقية على مشروع محدد على أعضاء الفريق ، ثم كيفية توزيع عمل كل عضو من أعضاء الفريق على أيام تقويمية محددة.
• تقرير تحليلات الأساس: يأخذ هذا التقرير الغموض من سير العمل عن طريق وضع علامة على كل مهمة وتحويلها إلى مقياس مع نسبة مئوية مرتبطة به. يقسم تقرير الأساس مهمة إلى مقدار "الجهد" في ساعات العمل المتبقية لإكماله ، وتواريخ البدء والانتهاء المقررة ، وعندما يكون من المقرر أن تصل المهمة إلى 10 بالمائة و 50 بالمائة و 90 بالمائة إكمال.

6. التخطيط على الميزانية

لا توفر LiquidPlanner للمؤسسات منصة تعاون لإكمال المشروعات فحسب ؛ كما أنه يربط كل هذا الوقت والجهد القابلين للقياس. من بين جميع الأدوات الموجودة في سكين Swiss Army الخاص بالتطبيق ، ربما لا يعد أي منها أكثر أهمية لمديري الشركات التجارية من ميزانياتها المدمجة لمساعدتهم على معرفة مقدار الوقت الذي يساوي كم من المال.

بعد تخطيط مشروع بأكبر قدر ممكن من التفاصيل باستخدام المهام والمهام الفرعية ، يمكنك إضافة حقل يسمى قيمة العقد لتعيين قيمة نقدية ثابتة مرتبطة بمشروع أو عميل. يمكنك الوصول إلى الحقل بالنقر فوق لوحة "تحرير" لمشروع أو عميل ثم التمرير لأسفل إلى "قيمة العقد". يمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم وصول على مستوى المدير أو أعلى الوصول إلى الحقل.

بعد تحديد القيمة ، يمكن للمدير بعد ذلك تحديد تكاليف العمالة باستخدام أوراق أسعار LiquidPlanner لقواعد الفوترة والدفع ، التي يتم الوصول إليها عبر الإعدادات في قائمة المستخدم. بمجرد الدخول في قائمة "الإعدادات" ، انقر فوق "تخصيص البيانات" ثم "قواعد الفوترة" أو "قواعد الدفع" لتعيين معدلات الأجور أو معدلات الفوترة للموظفين أو العملاء ، على التوالي ، لمشروع أو نشاط معين. يمكنك بعد ذلك تصدير مخطط الفوترة أو قواعد الدفع كجدول زمني أو ورقة أسعار عن طريق النقر فوق علامة تبويب لوحة معلومات الجداول الزمنية أو ، إذا كان لديك وصول على مستوى المديرين ، فقم بسحب بيانات الميزانية هذه مباشرةً إلى تقرير تحليلات تحليلي.