7 الحيل أسانا جيدي لتصبح واحدة مع سير العمل

عندما يتعلق الأمر بسير العمل وأدوات الإنتاجية ، فإن Asana تهب منصات التعاون الأخرى خارج الماء. تدفقات العمل هي ما صنعت Asana من أجله ، وقد أتاح لها إتقانها اختيار المحررين إلى جانب الحصول على PCMag لاستخدامه داخليًا كأداة لسير العمل التي نختارها. تغذي كل ميزة وعناصر تصميم الهدف النهائي المتمثل في دمج وتنظيم جميع جوانب المشروع أو كل مهمة على لوحة المستخدم في تجربة شفافة تمامًا.

جلست مع سيدنا أسانا في المنزل ، الذي كشف وصايته عن الحيل والتقنيات الخفية لاستخدام أداة إدارة سير العمل بقوة غير محدودة تقريبًا. وبسبب تردد كبير ، وافق على الاستغناء عن شبكته المعقدة من المهام المفهرسة والمهام الفرعية وتقويم المشروع البعيد المدى لمشاركة بضع شذرات من حكمة سير العمل. اختار سيد أسانا الإبقاء على هويته محاطة بالظل ، وطلب أغراض هذه المقالة التي يشير إليها PCMag ببساطة باسم Sheev.

1. احتضان قوة الفهرسة الصليب

الفهرسة المتقاطعة هي الفرق بين استخدام Asana وإتقان Asana. وصفها Sheev بأنها الميزة الأكثر قيمة للنظام الأساسي: القدرة على فهرسة المهام الفردية في مشاريع متعددة أثناء استخدام تلك المهمة لعرض المعلومات بشكل مختلف لكل مستخدم أو فريق بناءً على مكان فهرستها. لا يؤدي تكرار الفهرسة إلى تكرار المهمة أيضًا ، لذا فإن استخدامها يعني مهمة واحدة يتم فهرستها 10 مرات في مشاريع مختلفة بدلاً من 10 مهام مماثلة في أماكن مختلفة. لفهرسة مهمة ما ، ضع مؤشر الماوس فوق اسم المهمة مباشرةً وسيظهر زر علامة زائد. انقر فوقه واكتب اسم المشروع.

على مستوى المدير ، يمكن للمسؤولين عرض مشروع عالي المستوى يحتوي على قائمة بالمهام المتشابكة والمهام الفرعية التي تظهر وفقًا لتصميم سير العمل الخاص بهم. بمجرد أن تستمر المهمة كما هو متوقع في مشروع واحد مكتمل ، يمكنهم مشاهدة كيف يمكن أن تؤدي المهمة نفسها عبر فرق مختلفة للحصول على شعور بالإنتاجية (ولتحديد ما إذا كان قد يتم إنجاز هذه المهمة بشكل أسرع أم لا إذا تم إعادة تعيينها إلى عضو مختلف في الفريق أو مشروع مشترك).

يمكنك أيضًا عمل فهرسة للمهام الفرعية: افتح المهمة الفرعية ، وانقر فوق الزر "تجاوز السعة" في الجانب الأيسر العلوي ، وحدد "إضافة إلى المشروع". ستظهر المهمة الفرعية في المشروع المحدد أو المشاريع ولكن لا تزال تحتفظ بمكانتها داخل المهمة الأم. يتيح لك Asana إنشاء أرقام لا حصر لها ومستويات المهام والمهام الفرعية مع الاستمرار في الاتصال بالتصميم الكلي لسير العمل. كما أوضح شيف ، فإن التفكير في الفهرسة التبادلية من حيث المهام الرئيسية المتفرعة إلى الخارج يخلق تصميمًا يُمكّن الفهرسة المشتركة للمشروعات والفرق المختلفة من منح سير العمل هذا حياة خاصة به داخل عملك.

2. فرق والإشعارات

يتناول شيف المقبل من الحكمة أسانا تنظيم فريق. وأوضح كيف يمكن للمستخدمين الاستفادة من محادثات الفريق وتكوين الإشعارات لإنشاء ثقافة تنظيمية حول سير العمل. في علامة تبويب المحادثات الجماعية في لوحة معلومات Asana ، يقول Sheev إنه بينما تعمل الدردشة الأساسية المستندة إلى ذكر @ بشكل مشابه لـ Slack (أيضًا اختيار المحررين للتعاون) ، تتيح لك Asana إرسال إعلانات على مستوى الفريق تعمل كخيط الإخطارات القائمة. لا يتم إرفاق المحادثات بالمهام ولكن يمكنكmention المستخدمين أو الرجوع إلى المهام فيها ، والتي تظهر بعد ذلك كروابط تشعبية. يقتصر فريق Asana على الرسائل ، وبالتالي فهو غير مناسب للعصف الذهني الخاص بالمشروع مثل وظيفة الفريق التي ستجدها في نظام أساسي مثل Basecamp. لكن الأذونات المستندة إلى الفريق تتأكد من أن الإخطارات التي تحتوي على معلومات حول مهام محددة تذهب فقط للمستخدمين المعنيين.

تعتمد إعلامات الفريق على من يتابع سلسلة رسائل معيّنة ، وينظم مقدار المعلومات الواردة. للمسؤولين ، يتحكمون أيضًا في مدى الرؤية التي تمنحها لأعضاء الفريق الآخرين في مهام مختلفة. تتعلق رسائل Asana فقط بالمحادثات ، بينما تتعلق الإشعارات بالمهام والمشاريع ، لكن كليهما يظهران الآن في علبة الوارد Asana الجديدة. يمكن تعيين أذونات المهام والمشاريع كخاصية لك ، خاصة لفريق أو مجموعة مستخدمين معينة ضمن فريق ، أو عامة لفريق أو مساحة عمل تنظيمية أكبر.

3. علاج البحث المتقدم مثل إشارة مرجعية

كما هو الحال مع Slack ، فإن جميع بيانات Asana المؤرشفة قابلة للبحث. يعرض شريط البحث في Asana اقتراحات افتراضية مفيدة بما في ذلك عمليات البحث عن المهام التي قمت بتعيينها والمهام أو المحادثات التي قمت بإنشائها أو متابعتها. ولكن القوة الحقيقية يمكن العثور عليها في مجالات البحث المتقدمة. يمكن لمستخدم Asana تضييق نطاق البحث باستخدام كلمات رئيسية معينة ، أو عضو الفريق الذي تم تعيين مهمة أو محادثة إليه ، أو المشاريع أو أقسام المنظمة التي تنتمي إليها المهمة ، أو حتى من يتابعها. يمكنك أيضًا البحث حسب تاريخ الاستحقاق أو ما إذا كانت المهمة مكتملة أو غير مكتملة ، أو تضييق نطاق البحث على المرفقات إذا كنت تبحث عن ملف معين. هناك قائمة منسدلة أطول من معلمات البحث بما في ذلك المهام الفرعية أو العلامات المحددة أو البحث عبر مشاريع متعددة.

يوضح Sheev قدرات البحث في Asana كنوع من البحث المعلب عن المديرين. يمكن حفظ أي بحث بسرعة وسيظهر بعد ذلك في التنقل الأيمن للمدير تحت عمليات البحث (كإشارة مرجعية يمكن الوصول إليها بسهولة للوصول إلى معلومات المهمة أو الفريق أو المشروع أو الملف التي يعرفون أنهم سيحتاجون إليها مرارًا وتكرارًا). ستظهر نتائج البحث في النافذة المركزية. انقر فوق النجمة على يسار عنوان الصفحة وسيتم حفظه في شريط البحث الأيسر. بدلاً من البحث عن مشاعرهم لتذكر نفس المعلمات الدقيقة في المرة القادمة التي يحتاجون فيها إلى بيانات المشروع الدقيقة هذه ، تكون المعلومات صحيحة في لوحة المعلومات الخاصة بهم.

4. المشروعات غير المعينة = أدوات التنظيم العقلي

يمكن تعيين المهام في Asana لكن لا يمكن للمشاريع ، على الرغم من أنه يمكنك تحديد من يرى المشاريع. قبل أن تشاركه ، لا يمكن لأحد أن يرى هذا المشروع إلا أنت. إلى جانب استخدام طريقة عرض تقويم Asana لتضمين تواريخ استحقاق المهمة والمشروع ، يقترح Sheev ترك المهام دون تعيين في مشروع خاص كأداة تنظيم عقلي. يمكنك تدوين قائمة رغباتك لكل مهمة قادمة تريد العمل عليها للعام المقبل ، على سبيل المثال ، وتقاطع هذه المهام واحدًا تلو الآخر مع المشروعات العامة عند ظهورها في الوقت الفعلي. إنها طريقة للحفاظ على جميع مهامك منظمة ومشاركتها مع الفرق والإدارات الأخرى حسب رغبتك ، مع متابعة كل ما تعمل عليه. وبهذه الطريقة ، يمكنك التحكم في الوقت الذي يكتشف فيه المستخدم - مديرك ، على سبيل المثال ، مهمة معينة تقوم بها بدلاً من التحميل الزائد لهذا الشخص بطوفان من نشاطك القادم.

5. الحفاظ على "محطة التبديل" مشروع مفيد

يمكن أن تكون المشاركة بين الفرق في Asana أمرًا صعبًا ، لذا يوصي Sheev باستخدام مشروع مرئي بشكل عام كقائمة مهام مشتركة بين الإدارات للحفاظ على مساحة العمل بأكملها محدثة حول ما تعمل عليه الفرق المختلفة. نظرًا لأن تعيينات Asana يمكن أن تكون صعبة بعض الشيء ، فهذا يعني مشروعًا عامًا داخل فريق يكون الجميع عضوًا فيه. مع تقدم المشاريع ، يمكن للمسؤولين تعيين مهام مختلفة في القائمة لمختلف الإدارات أو المستخدمين. وبهذه الطريقة ، يعلم الجميع ما يتحملونه وما هي الفرق التي تشارك عبء العمل في أي مهمة معينة.

6. القوالب ، النسخ الاحتياطي ، و Onboarding

واحدة من أحدث ميزات أسانا هي القدرة على استنساخ المهام عبر الفرق من خلال تعيين نسخ. بمجرد النقر على يمين المهمة واختيار Assign Copy ، يمكن لمستخدمي Asana إنشاء قالب من تلك المهمة بدون استخدام الأمر المكرر. بعد تعيين نسخة لأعضاء الفريق الآخرين ، تتم إضافتك تلقائيًا كمتابع في هذه المهمة أيضًا ، وهي طريقة طبيعية لإبقاء المديرين في الحلقة. انقر فوق الحقل "تعيين" ثم انقر فوق رمز الشخص الموجود في المربع الموجود على اليمين. بعد ذلك ، أدخل أسماء متعددة وسيتم نسخ المهمة وتعيينها لعدة أشخاص.

يعد استخدام الأمر المكرر نفسه طريقة جيدة لعمل نسخة احتياطية من بيانات المشروع. تتضمن Asana سجل تغيير أساسي في أسفل مهمة أو مشروع ، لكن بالنسبة لسير العمل الذي يعدله أعضاء أو فرق متعددة ، من المستحسن استخدام ميزة الاستنساخ لإنشاء قالب في مشروع مخفي في حالة حذف شيء هام أو الكتابة. لكل صفحة في Asana أيضًا عنوان URL مخصص ، لذلك من السهل أخذ هذا القفل المقفل ومشاركته إذا كنت بحاجة إلى ذلك. لتكرار مهمة يدويًا ، انقر فوق الزر Overflow في الركن الأيمن العلوي من المهمة ، ثم انقر فوق تكرار. يمكنك تحديد أي حقول تريد تكرارها في هذه العملية.

القوالب هي أيضا أداة جيدة ل onboarding. يمكن أن يساعد إنشاء سلسلة من القوالب المطلوبة في جذب انتباه موظف جديد إلى كيفية استخدام النظام الأساسي وما يستلزمه تحميل المشروع من خلال التنقل عبر ما تبدو عليه عملية سير عمل فريقهم. إلى جانب الجولة التفاعلية التي أضافتها Asana في أحدث إصدار رئيسي لها ، تعمل قائمة مهمة أو مشروع مستنسخ كسلسلة من النقاط النقطية للحصول على ما يصل إلى newbies.

7. احالة متعددة

إن أفضل خدعة لدى Sheev للحفاظ على تحريك المشروعات في حالة تعطل المهام أو الفرق هي استخدام الفهرسة المتقاطعة مرة أخرى. يسمح هذا للمديرين بتقسيم المشروع إلى عدة أجزاء ، بما في ذلك المهام الفرعية ، وتحريك الأشياء للحفاظ على طنين المشروع - مما يتيح لفرق متعددة العمل بشكل متوازٍ دون ربطها بخطى تقدم.

لا تأخذ Asana بلطف شخصًا ما يحاول تعيين مهمة لعدة مستخدمين - استنادًا إلى الاعتقاد بأنه يقلل من المساءلة عن طريق نشر المسؤولية. ومع ذلك ، حصل Sheev على خدعة للالتفاف حول هذا. عند النظر في مشروع تريد تعيينه لأكثر من مستخدم ، يمكنك تعيين مهام ذاتية ، ثم تكرارها بمهام إضافية أو مهام فرعية مخصصة لأعضاء فريق مختلفين. إنها تقنية قد تعتبرها Asana غير طبيعية ، ولكنها يمكن أن تساعد في تحريك مشروع متوقف مرة أخرى عن طريق تخصيص القوى العاملة بشكل أكثر كفاءة.