الحصول على المنظمة: 7 خطوات بسيطة لتنظيف محرك جوجل الخاص بك

تمامًا مثل أي مكان آخر تحافظ فيه على الأشياء الخاصة بك ، يمكن أن يكون Google Drive متوتراً. يمكنك إنشاء ملف أو ملفين ، واستيراد مستندين من Gmail ، وقبول مجلد مشترك ، وقبل أن تعرفه ، يكون المكان كله كارثة.

يمكنك تنظيم الملفات في Google Drive عن طريق وضعها في مجلدات واستخدام أدوات أخرى ، مفاهيمية وفعلية ، لضمان أنك تستطيع دائمًا العثور على ما تحتاجه. ستوضح لك هذه النصائح ونقاط المشورة كيفية تنظيم الملفات في Google Drive ، كما يجب أن تعمل بشكل جيد إذا كنت تستخدم Google Drive for Work.

1. تعيين العرض الافتراضي الخاص بك

يمكنك عرض الملفات والمجلدات في Google Drive مجموعة من الطرق المختلفة. على سبيل المثال ، يمكنك عرض كل شيء في عرض القائمة أو الشبكة ، وكذلك ضبط تباعد الأسطر ليكون مريحًا أو مريحًا أو مضغوطًا. حدد كيف تريد إلقاء نظرة على Google Drive الخاص بك عن طريق اللعب مع الإعدادات حتى تشعر بالسعادة. أحب عرض القائمة مع تباعد مريح ، لذلك هذا ما ستراه في معظم لقطات الشاشة هنا.

لا تطل على السكك الحديدية الجانب الأيسر. يركز الكثير من الأشخاص على وسط الشاشة عندما ينظرون إلى Google Drive. عندما يتعلق الأمر بتنظيم المجلدات والملفات ، تأكد من التأكد من ذلك المسار الأيسر. يمكنك رؤية المجلدات والمجلدات الفرعية الخاصة بك بسهولة وحجز مركز الشاشة لمحتويات أي مجلد تختار عرضه.

2. إنشاء هيكل عظمي من المجلدات

إنشاء هيكل عظمي من المجلدات لنفسك باستخدام أي هيكل والأسماء تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. كيف تنظم ملفاتك ومجلداتك في تطبيقات أخرى؟ ما الذي يتبادر إلى الذهن عند التفكير في بعض المستندات التي تحتاجها؟ أفضل طريقة لمعرفة كيفية إعداد المجلدات الخاصة بك هي الإجابة على هذين السؤالين.

بالنسبة للعديد من الأشخاص ، ما يتبادر إلى الذهن أولاً هو محتوى أعمالهم ، لذلك يستخدمون أسماء موضوعية مثل Project X أو School Work للمجلدات. شخصيا ، أنا التشبث التواريخ. عندما أحتاج إلى العثور على ملف ، سواء أكان كتابًا أو صورة ، أفكر دائمًا عند إنشائه. كنتيجة لذلك ، استخدم التواريخ بكثرة في اصطلاحات تسمية الملفات والمجلدات. على سبيل المثال ، لدي مجلدات 2019 و 2018 و 2017 وما إلى ذلك. أنا أيضا استخدام الأرقام التي تتوافق مع السنوات والشهور. على سبيل المثال ، 1906 تعني عام 2019 والشهر السادس ، أو يونيو. عندما أنظر إلى مجلد يبدأ ببعض الأرقام ، أعرف بالضبط ما يعنيه ، ويساعدني في العثور على الملفات التي أحتاجها بسرعة.

لقد رأيت بعض الأشخاص عبر الإنترنت يوصون بإضافة رمز تعبيرية إلى أسماء المجلدات الخاصة بك لمنحك المزيد من الإشارات المرئية. لا! لا يتم تحويل رموز تعبيرية دائمًا إلى تنسيقات أخرى جيدًا ، لذلك عند محاولة إنشاء رابط مشترك إلى مجلد أو تصديره ، يمكن للصور كسره.

3. إنشاء المجلدات الفرعية

المجلدات الفرعية هي المفاجئة التنظيمية. اصنعها واستخدمها! فهي تساعدك على تصنيف الملفات وتصنيفها إلى مجموعات أصغر وأكثر تحديدًا.

إذا كنت قد أنشأت مجلدات ولكنك عالق في محاولة معرفة المجلدات الفرعية المراد إنشاؤها ، فقد لا تحتاج إليها بعد. يمكنك أيضًا إنشاء مجلد يسمى DONE أو OLD بحيث أنه عند اكتمال العمل أو عندما يكون المجلد غير صالح للاستخدام ، يمكنك سحبه وإفلاته فيه.

4. استخدام اللون

تعد الألوان جديلة بصرية رائعة ، ويتيح لك Google Drive إضافة ألوان مخصصة إلى مجلداتك. انقر بزر الماوس الأيمن على أي مجلد ، إما من الشريط الجانبي أو الإطار الرئيسي ، واختر تغيير اللون. ثم حدد اللون الذي تريده.

الخدعة التي أستخدمها هي جعل مجلداتي النشطة باللون الأخضر. في بعض الأحيان يكون لدي مجلدات أو مجلدات فرعية تجلس في وضع الخمول لفترة من الوقت ، لكن مجلدًا واحدًا أو مجلدين لا يزال قيد الاستخدام. أسلط الضوء على المجلدات النشطة باللون الأخضر واترك المجلدات الأخرى باللون الرمادي. بهذه الطريقة ، عندما أرغب في الانتقال مباشرة إلى عملي ، لدي ضوء أخضر يرشدني نحو المجلد الذي يحمل أعمالي قيد التقدم.

5. إضافة نجوم إلى الملفات والمجلدات المستخدمة بشكل متكرر

يتيح لك Google Drive إضافة نجم إلى الملفات والمجلدات. يمكنك القيام بذلك بنفس الطريقة التي تضيف بها اللون: انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد واختر Add to Starred.

أوصي بإضافة نجمة إلى الملفات المستخدمة بشكل متكرر. وبهذه الطريقة ، يمكنك سحب قائمة بجميع المواد التي تصل إليها بانتظام ، بغض النظر عن مكان وجودها في Drive ، من خلال النقر على العنوان المميز بنجمة في الشريط الأيسر.

6. انقل ملفات "مشاركة معي" المهمة

ألقِ نظرة على الرأس في السكة اليسرى المسماة Shared With Me. انقر فوقه ، وقد تظهر فوضى من الملفات والمجلدات. لا تقلق كثيرا عنها. إذا كان هناك أي شيء مهم في هذه المجموعة من الأشياء ، فهناك ثلاثة أشياء مفيدة يمكنك القيام بها:

أضف نجمة. تؤدي إضافة نجمة إلى ملف تمت مشاركته معك بنفس الشيء مثل إضافة نجمة إلى أحد الملفات الخاصة بك. يجعلها تظهر في قائمة المحتوى المميّز بنجمة.

حفظ إلى Drive / نقل إلى مجلد. خيار آخر هو إضافة الملف إلى Google Drive ووضعه في مجلد. يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وتحديد "نقل إلى". بعد ذلك ، في النافذة التي تظهر ، انتقل إلى المجلد حيث تريد الاحتفاظ بهذا الملف. هناك خيار آخر يقوم بنفس الشيء وهو تحديد العنصر الذي تريد حفظه ثم النقر فوق رمز Google Drive في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة. لديك بعد ذلك فرصة لنقله إلى المجلد الذي تختاره. في كلتا الحالتين ، يمكنك إنشاء اختصار للملف المشترك بشكل فعال من الموقع الجديد الذي تختاره. لا يزال الملف مشتركًا مع الجميع ولا يزال ينتمي إلى المالك الأصلي.

اعمل نسخة. إذا قمت بإنشاء نسخة من ملف تمت مشاركته معك ، فإن النسخة الجديدة تصبح لك. وهذا مجرد نسخة. لم يعد متصلاً بالملف المشترك ، ولا يملك نفس الأشخاص إذنًا للوصول إليه بعد الآن.

• جوجل درايف
• 35 نصائح من Google Drive لا يمكنك تحمل تفويتها 35 من نصائح Google Drive التي لا يمكنك تحمل تفويتها
• الحصول على المنظمة: كيفية تشغيل إيصالات القراءة في Gmail الحصول على المنظمة: كيفية تشغيل إيصالات القراءة في Gmail

7. تفريغ القمامة

عند إزالة ملف أو مجلد من Google Drive ، ينتقل إلى سلة المهملات ، ويبقى هناك حتى يتم إخراج المهملات. كلما طالت فترة تراكم القمامة ، قل احتمال ثقتك التامة في أنه يجب تدمير كل شيء فيه تمامًا ، ثم ستظل متمسكًا بالقمامة لفترة أطول. لمصلحة لنفسك وتفريغ القمامة من وقت لآخر. سيساعد ذلك في الحفاظ على مساحة التخزين في Google Drive عند مستوى دقيق ، وسيساعد ذلك على عقليتك وأنت تحاول الاحتفاظ بحساب منظم.