7 نصائح لزيادة الإنتاجية باستخدام office 365

يعد Office 365 المنتج التجاري الأسرع نموًا على الإطلاق في Microsoft ، وهو الآن التطبيق رقم واحد المنشور في المؤسسة. أعلنت Microsoft في وقت سابق من هذا العام أن Office 365 لديه الآن ما يقرب من 50 مليون مستخدم نشط للأعمال شهريًا. ووفقًا لآخر تقرير للأرباح من Microsoft ، يواصل Office 365 أن يكون أكثر منتجات الشركة إنتاجية وربحية.

نظرًا لقيام الشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة (SMB) بالانتقال إلى Office 365 و Office 2016 ، يواجهان تحديات مع الانتقال إلى تكنولوجيا جديدة أثناء التعامل مع الأنظمة القديمة والتغيرات الثقافية الهامة للشركات التي عملت بنفس الطريقة لسنوات. لمجرد أن شركة تشتري Office 365 لا تعني أن موظفيها يستفيدون منه لتحسين التعاون وزيادة الإنتاجية. يمثل جعل الموظفين لتغيير ما اعتادوا عليه تحديًا ، وكذلك استثمار الوقت والموارد اللازمة لضمان اعتماد المستخدم بسرعة وبسلاسة.

توفر MessageOps ، وهي خدمة مشاركة المستندات Office 365 و Microsoft Azure المستندة إلى مجموعة النظراء ، خدمات التدريب والتبني وتغيير الإدارة لمساعدة الشركات على الانتقال إلى Office 365 على السحابة Azure. قال كريس بايل ، الرئيس التنفيذي لـ MessageOps ، لـ PCMag إن Office 365 يجعل الانتقال بسيطًا ، لكن بدون وجود إستراتيجية واضحة لتطبيق التبني ، لن تستطيع الشركات ولن تطلق العنان لقيمة الأعمال الكاملة للمنصة.

"مع Exchange و SharePoint ، لا يتعين عليك معرفة كيفية إعداده ، وتهيئته ، وإدارته ، وجعله متكررًا ، وجعله متاحًا" ، قال بيل. "مع Office 365 ، كل ما عليك فعله هو إضافة بياناتك ومستخدميك ، مما يمنحك بيئة عمل كاملة الوظائف ومتاحة للغاية. يمكن الوصول إلى هذه البيئة من أي مكان بأمان ، مع القليل من الخبرة في التطبيق أو عدم توفرها. يمكن للشركات الصغيرة أن تحصل على نفس بيئة شركات Fortune 500 دون الحاجة إلى الاستثمار في الموارد الفنية المدربة تدريباً عالياً والمكلفة للغاية ، كما يمكنهم الوصول إلى الأدوات القوية التي يوفرها Office 365 لجميع الشركات الكبيرة أو الصغيرة ، ويمكن تشغيلها وتشغيلها في غضون أيام."

قدم Pyle 7 توصيات ونصائح لتسهيل اعتماد Office 365 الفعال وكيفية استخدامه لزيادة إنتاجية العمل إلى الحد الأقصى عند الانتهاء من المشاريع.

1. التحول من أعلى إلى أسفل

لضمان الانتقال السلس لـ Office 365 ، قال بايل إن المشاركة في القيادة أمر لا بد منه. وقال بيل: "إذا لم ير الموظفون الأعلىون تشجيعًا واستخدام المنصة ، فلن يفعلوا ذلك". "تمامًا كما حدد القادة مثالًا قويًا ، فعليك أيضًا" أبطال "أو" مستخدمون محترفون "ضمن الفرق. هؤلاء هم الموظفون غير الراضين عن الوضع الراهن وهم متحمسون حقًا لإمكانات Office 365."

2. التعليم والتدريب

لا يمكن أن تتوقع القيادة التنفيذية للشركة من الموظفين الاستفادة الكاملة من Office 365 دون منحهم التدريب والتعليم المناسبين. أوصى بايل بأن تقوم الشركات بتجميع مكتبة فيديو تحتوي على مقاطع فيديو تعليمية "خفيفة" لمدة دقيقة أو دقيقتين كوسيلة مريحة وفعالة لتقديم التدريب المستمر. وقال بيل: "التواصل أساسي أيضًا ، إلى جانب جعل رحلة التبني ممتعة".

3. احتضان مكتب 2016

يجعل إصدار Office 2016 السحابة أكثر سهولة. هناك المزيد من التكامل السحابي ، مما يعني خيارات اتصال موسعة. "يسمح لك OneDrive و SharePoint في السحابة بحفظ ومشاركة الملفات على السحابة بكل بساطة وسهولة" ، قال بيل. "نعتبر Office 2016 وسيلة أخرى للشركات لزيادة قيمة استثمارات Office 365 الخاصة بهم. يمكنهم استخدام الموارد التي اشتروها مع Office 365 ، والتي تشمل مستخدمي Office 2016 لـ E3. كما هو الحال مع أي ميزات جديدة أو إصدار جديد ، من بالطبع ، سيكون هناك دائمًا منحنى تعليمي يشارك في العثور على جميع خياراتك وإعداداتك."

4. الحفاظ على الأمن في الاعتبار

يشمل Office 365 حاليًا أكثر من عشرة تطبيقات بما في ذلك OneDrive و OneNote و Outlook و Sway و Yammer. لكن بايل شدد على أهمية أمان البيانات عند العمل مع هذه التطبيقات. وقال بايل: "إن إضافة هذه التطبيقات وإتاحتها أمر واضح ومباشر ؛ يمكن للمستخدمين المشاركة داخليًا ببساطة عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على" مشاركة مع "وحتى الانتقال إلى حد كتابة ملفات المشاركة في Word و Excel و PowerPoint". "يعتمد Office 365 على Azure Active Directory للحصول على الأمان ، ولكن يجب أن تكون المؤسسات حريصة عند التخطيط لنقل البيانات الحساسة خارج نطاق سيطرتها المباشرة. أضافت Microsoft أيضًا منع فقدان البيانات لكل من SharePoint و Exchange لإضافة مستوى إضافي من الأمان. ولكن مع أي شيء جديد ، يجب أن يكون هناك فهم محدد للأمن دائمًا أمام عقلك."

5. MDM والإنتاجية المتنقلة

أشار Pyle إلى إمكانات المحمول لـ Office 365 ، على وجه الخصوص ، قدرته على المساعدة في زيادة الإنتاجية الإجمالية. وقال بايل "يسهل Office 365 للمستخدمين الوصول إلى مواردهم على أي جهاز ، من أي مكان ، دون الحاجة إلى القلق بشأن الاتصال والأمان". "على سبيل المثال ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى تطبيقات Office على الأجهزة اللوحية والهواتف الخاصة بهم ، ويتم الآن تضمين إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) في Office 365 لجميع الأجهزة المحمولة. وأخيرًا ، تقوم البرامج كخدمة (SaaS) بنقل المسؤولية عن المستهلك إلى البائع (في هذه الحالة ، Microsoft) ، بمعنى أنه إذا لم ينجح ذلك على النحو المطلوب ، فأنت ببساطة تقوم بإيقاف الخدمة والتوقف عن الدفع."

6. التعاون الداخلي

وقال بايل إن أحد أكثر مزايا الإنتاجية المتقدمة في Office 365 هو إمكانية التعاون الداخلي التي يوفرها OneDrive for Business (OD4B) و SharePoint (SP). وقال بيل: "يمكن للمستخدم تحميل ملف إلى مكتبة المستندات ، والنقر فوق المستند ، ومشاركته مع مستخدم أو مجموعة ، وكذلك العمل بشكل تعاوني على المستند في نفس الوقت".

"تمثل المرفقات تحديا لجميع المؤسسات ، حيث يبدو أن المستخدمين يستخدمون البريد الإلكتروني كحافظة ملفاتهم. يتيح SP و OD4B استخدام" الروابط "للملفات بدلاً من المرفقات ، وفي OWA و Exchange باستخدام أداة MessageOps ، يمكنك النقر على "إرفاق" ولكن يتم إعطاؤك خيار التحميل إلى OD4B ومشاركة الارتباطات ، مما يضيف الإصدار والتعاون باستخدام العملية التي يعرفها المستخدمون. يتيح استخدام OD4B و SP للمستخدمين العمل بشكل آمن على أي جهاز باستخدام إصدارات تستند إلى المستعرض لمعظم Microsoft التطبيقات الشائعة ، والقدرة على التحقق من التغييرات وتحريرها وتحميلها في المرة التالية التي يكون فيها المستخدم متصلاً."

7. سكايب للأعمال

قال Pyle إن Skype for Business يوفر وظائف Office 365 رائعة لعقد المؤتمرات عن طريق الفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت والمراسلة الفورية كأدوات إنتاجية لأي عمل بحجم. وقال "يمكن للمستخدمين الاتصال عبر سكايب ، والتحدث جيئة وذهابا من خلال أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو على الهاتف ، وإجراء تعديلات على ملف في وقت واحد أو متسلسل ، مع القدرة على العودة إلى الإصدارات السابقة حسب الحاجة".