7 نصائح عند اختيار خدمة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت لرجال الأعمال الخاص بك

من المؤكد أن موفري خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) على مستوى الأعمال هم الاختيار الأكثر شعبية بين الشركات الصغيرة والشركات الناشئة هذه الأيام. بعد كل شيء ، يمكنك الحصول على جميع وظائف PBX للشركات الكبيرة مقابل جزء ضئيل من المال والتي تتم محاسبتها شهريًا ولكل مستخدم في معظم الحالات. علاوة على ذلك ، ستحصل على مشهد جديد تمامًا من المرونة لأن مكالماتك الهاتفية هي الآن بيانات.

هذا يعني أنه يمكن دمجها مع أنظمة أخرى ، مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) أو نظام مكتب المساعدة ، ويمكن أيضًا استغلالها للحصول على رؤى جديدة حول كيفية شعور العملاء تجاه عملك وما هي العوامل السكانية التي تشكل جمهورك الأساسي.

إذا قررت الترقية إلى خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) لكنك تتساءل عن المكان الذي تبدأ منه ، فالإجابة القصيرة هي: التحرك ببطء ، وأداء واجبك المنزلي ، ولا تجعل التكلفة هي الاعتبار الأساسي. هناك مجموعة من أنظمة VoIP التجارية المذهلة ، ولكن لكل منها مجموعة مختلفة من الميزات وهيكل تسعير مختلف ، لذلك يمكن أن يكون الاختيار صعبًا. يعد RingCentral Office أحد اختيارات المحررين لدينا ، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تشغيل موقع الويب الخاص بهم تلقائيًا لشرائه. في الواقع ، قد تركز الأنظمة الأخرى على قدرات مختلفة ، مثل Freshcaller بتخصصها في ميزات مركز الاتصال.

لذلك عليك القيام بأداء واجبك للتأكد من أن خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) التي تختارها هي الخدمة المناسبة لشركتك الخاصة. مع وضع ذلك في الاعتبار ، قمنا بتجميع قائمة المعايير المهمة هذه التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار قبل اختيار نظام VoIP للأعمال.

1. خطط والتسعير

قد نبدأ أيضًا بأهم خاصية: التكلفة. ما الفائدة من اختيار خدمة نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت للأعمال مع كل الأجراس وصفارات إذا كنت لا تستطيع تحمله؟ لدى AT&T Collaborate ، الفائزة الأخرى في اختيار المحررين ، مجموعة رائعة من الميزات ، لكنها تبدأ من 34.95 دولارًا لكل مستخدم شهريًا لحزمة حلول الصوت الأساسية الخاصة بها ، على الرغم من أن هذا يتم تخفيضه إلى 17.48 دولارًا لكل مستخدم شهريًا في حالة شرائه عبر الإنترنت. تقدم RingCentral أسعارًا مماثلة أساسية ووسيطة تبدأ من 19.99 دولارًا. إذا انتقلت إلى المستوى المتميز ، فستبدأ من 44.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ، ولكن هذا المستوى يجلب معه قدرات جديدة ، بما في ذلك الرد التلقائي متعدد المستويات ، واسم معرف المتصل الوارد ، وتسجيل المكالمات ، وبعض إمكانيات إدارة الهوية.

هناك حلول أرخص من خيارات المحررين لدينا ، مثل Grasshopper ، الذي يبدأ بـ 26 دولارًا شهريًا (لا يوجد جانب لكل جانب مستخدم) ، لكنك ستتداول الميزات هنا. على سبيل المثال ، مع Grasshopper ، لن تتمكن من نسخ رسائل البريد الصوتي ، ولن يسجل نظامك تلقائيًا كل مكالمة للأجيال القادمة. هذه خدمات رائعة للشركات التي تفعل كل شيء من أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة اللوحية الخاصة بهم ، ولكنها ليست جيدة مثل RingCentral أو AT&T Collaborate للشركات التي تتعامل مع عدد كبير من المكالمات الواردة والصادرة.

كيف تعرف ما هو مناسب لك؟ توقف عن التركيز على السعر وفكر فقط في الميزات التي تحتاج إليها. بمجرد تعيين ميزات لعمليات الأعمال التي تحتاج إلى صوت ، ستعرف ما ستحتاج إلى دعم النظام الأساسي الصوتي العاري. من هناك ، هو مجرد مقارنة التسوق.

2. مخصص تطبيقات الجوال

من المحتمل أن يكون الموظفون الخاصين بك على قيد الحياة في بعض الوقت على الأقل ، لذلك ستحتاج إلى خدمة VoIP يمكنها السفر معهم. لسوء الحظ ، لا يقدم جميع مزودي خدمة VoIP تطبيقات الأجهزة المحمولة التي توفر نفس القيمة والخدمات التي توفرها تطبيقات سطح المكتب. توفر معظم الأنظمة التي قمنا بمراجعتها تطبيقات Apple iOS و Google Android للجوال ، لكن الجودة تختلف وكذلك تختلف الميزة بين ما هو معروض على الهاتف المحمول المكتبي كامل الوظائف وما ستجده في عميل الهاتف المحمول. في بعض الأحيان ، على سبيل المثال ، لن يتمكن تطبيق الهاتف المحمول من إنشاء سجل لهذه المكالمات أو إنشاء سجلات بريد صوتي إذا لم يتم الرد على المكالمة.

3. إدارة المكالمات

عندما تنضج منصات VoIP ، تصبح مجموعات الميزات مصممة لجماهير محددة. هذا يعني أنك لن تجد بالضرورة نفس القدرات حتى في المنتجات التي تتنافس بشكل مباشر مع بعضها البعض. بالنسبة للمؤسسات التي تستثمر في بروتوكول VoIP بسبب "أدمغتها" ، فهذا يعني أنك ستحتاج إلى توخي الحذر الشديد للتأكد من أن احتياجاتك الذكية في شركتك موجودة بالفعل في المنتج. تعد إدارة المكالمات مثالاً جيدًا لأن هذا مصطلح شامل لكل ما يمكن للنظام فعله من خلال مكالمة هاتفية نموذجية.

على سبيل المثال ، إذا حصلت على عدد كبير من المكالمات الواردة إلى مجموعة معينة من أرقام الهواتف (مثل مكتب الخدمة) أو ضرب النظام في وقت معين من السنة (مكالمة عطلة) ، فقد تحتاج إلى طابور انتظار المكالمات حيث يتم نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) يمكن للنظام توزيع المكالمات بذكاء بين امتدادات مختلفة بناءً على التوافر أو الجغرافيا أو معايير أخرى. مثال آخر قد يكون إدارة الإضافات ، حيث لا يقوم النظام فقط بتعيين الامتدادات للمستخدمين الفرديين ، بل قد يقوم أيضًا بإدارة دليل الأسماء الذي يتكامل مع دليل شبكة قسم تكنولوجيا المعلومات لديك.

4. تكامل الطرف الثالث

هذا هو واحد توجه الصوت عبر بروتوكول الإنترنت. نظرًا لأنه برنامج ، فغالبًا ما تحتوي هذه الأنظمة على قائمة بالتكامل المسبق مع أي تطبيقات يعتقد البائع أن العملاء يفضلونها. RingCentral ، على سبيل المثال ، يقدم جرعة صحية من الملحقات ، بما في ذلك Desk.com و Dropbox و Google Drive.

باستخدام هذه الملحقات ، يمكن للعملاء إنشاء مهام سير عمل مخصصة لمساعدتهم على العمل بشكل أكثر كفاءة. على سبيل المثال ، قد تنطلق مكالمة هاتفية للعميل الوارد عبر RingCentral من الهاتف المحمول RingCentral داخل تطبيق مكتب المساعدة Desk.com. قد يأخذ مندوب الخدمة المكالمة ، ووفقًا للإجراء القياسي ، يملأ بطاقة مشكلة يتم تخزينها في Dropbox كملف مستند مرتبط أيضًا برقم التذكرة في قاعدة بيانات Desk.com. ولكن كجزء من التكامل ، يمكنك أيضًا تخزين تسجيل تلقائي للمكالمة كملف.wav مرتبط بكل من ملف نص التذاكر ورقم تذكرة Desk.com ، لذلك كلما قام أي شخص باستدعاء سجل التذاكر هذا ، كلا الملفين تظهر الوثائق الداعمة.

إذا كنت ترغب في تطوير عمليات الدمج المخصصة الخاصة بك ، فابحث عن البائعين الذين يدعمون واجهات برمجة التطبيقات للتكامل ، إما كخيارات تكلفة إضافية أو متاحة مجانًا للتنزيل للعملاء. عادةً ، ستتوافق هذه مع معيار REST ، الذي أصبح وسيلة شائعة جدًا لدمج الخدمات السحابية المختلفة.

5. الدعم

كما هو الحال مع أي منتج ، فإن مستوى الخدمة الذي ستتلقاه أمر بالغ الأهمية لمدى جودة خدمتك. يوفر RingCentral دعمًا عبر الهاتف على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للعملاء الذين لديهم خطط لاثنين أو أكثر من المستخدمين. إذا كنت مستخدمًا منفردًا ، فستتمكن فقط من الحصول على شخص ما على مدار القرن خلال 13 ساعة من الاثنين إلى الجمعة. يوفر RingCentral أيضًا دعمًا مباشرًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. إذا كنت تدير شركة عالمية لها احتياجات على مدار الساعة ، فأنت ترغب في العثور على مزود خدمة يمكنه ضمان الرد على استفساراتك على الفور (أو على الأقل في الوقت المناسب). إذا لم يتمكنوا من تقديم ذلك ، فقد ترغب في البحث في مكان آخر ، خاصةً إذا كان نظام هاتفك هو الطريقة الرئيسية للتواصل مع العملاء.

كن حذرًا عند إضافة إمكانيات لنظام هاتفك ، خاصة في حالة عمليات الدمج المخصصة المذكورة أعلاه. لمجرد أن RingCentral تقدم سياسة جيدة لدعم العملاء لا يعني البائع أي شيء قمت بدمجه مع RingCentral. وحتى إذا قاموا بذلك ، فمن غير المرجح أن يدعموا آلية تكامل تم تطويرها داخل الشركة. انظر إلى كل مكون من مكونات نظام الاتصالات الصوتية الشامل وتأكد من معرفة من تتصل به ومتى تتصل به ولماذا. أيضًا ، إذا كنت ستقوم بتطوير عمليات تكامل مخصصة ، فمن المستحسن التفكير في خيارات الدعم المتميزة. نعم ، هذا مبلغ إضافي ، لكن وجود خبراء متاحين خلال كل من عملية التطوير والتشغيل اليومي يمكن أن يحقق أرباحًا ضخمة في المستقبل.

6. الأمن

الأمان أمر ضروري لكل خدمة مستندة إلى مجموعة النظراء متصلة بعملك ، ويتطور متجهات الهجوم كل يوم. بالنسبة إلى تطبيق connect-internet مثل VoIP ، أحد التطبيقات التي تعمل كمحور لاتصالات عملك ، فإن الإجراءات الأمنية الداخلية أكثر إلحاحًا. بذل العناية الواجبة على البائعين لمعرفة أين تقع المسؤولية عن البيانات المخزنة في الخدمة المستندة إلى مجموعة النظراء ، وإذا أمكن التفاوض بشأن شروط الأمان في عقدك. ابحث عن الخدمات التي تقدم تشفيرًا من طرف إلى طرف ، وتشفيرًا للبيانات في حالة الراحة (إن وجدت) ، وليس فقط المصادقة الأساسية ، ولكن الخيارات المتقدمة أيضًا ، وخاصة المصادقة متعددة العوامل والقياسات الحيوية.

خلف جدار الحماية الخاص بك ، تحدث إلى موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك وتأكد من أن الأمان هو الأفضل أيضًا. تأكد من أن أجهزة شبكة الاتصال المحلية الخاصة بك على دراية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ولديها ميزات أمان على مستوى الأعمال… ثم تأكد من تمكينها في المكان الذي يجب أن تكون فيه. على سبيل المثال ، غالبًا ما تُستخدم الشبكات المحلية الظاهرية (VLAN) لفصل حركة المرور الصوتي لأسباب تتعلق بجودة المكالمات لأن وجود شبكة مخصصة لذلك المرور يعني أن بيانات تطبيقات الشبكة الأخرى لا يمكن أن تتداخل وتتسبب في قطع أثرية صوتية أثناء الاتصال أو حتى المكالمات التي تم إسقاطها. لكن شبكات محلية ظاهرية (VLAN) كبيرة أيضًا في تأمين محادثات VoIP طالما أن تكنولوجيا المعلومات تضعها في الاعتبار. لمعرفة المزيد ، راجع قائمة المهام والقيام بها عندما يتعلق الأمر بتأمين اتصالات VoIP الخاصة بك.

7. الاتصالات الموحدة

يمكن أن يكون مزود خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) متجرًا واحدًا لجميع احتياجات الاتصالات الخاصة بك ، وقد طبق معظمهم هذه الإمكانية تحت اسم الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS). وهذا يعني دمج وظائف الدردشة والمكالمات الجماعية ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ومكالمات الفيديو والبريد الصوتي في تطبيق واحد. جميع الخدمات التي قمنا بمراجعتها تقدم شكلاً من أشكال هذا النوع من الخدمة ، لكن ليس كل مزود خدمة VoIP يتعامل معها بنفس الطريقة.

على سبيل المثال ، تتمتع المنصات مثل الفائزين في اختيار المحررين ، AT&T و RingCentral ، بقدرات اتصالات موحدة غنية جدًا تغطي جميع القنوات المذكورة أعلاه بالإضافة إلى مساحات اجتماعات ذكية وميزات تعاون مماثلة. سيقدم المزيد من موفري البرامج الموجهة ، مثل Dialpad ، هواتف لينة متطورة للغاية وموحدة للغاية ، ولكن لن يتمكنوا من دمج هواتف الأجهزة بسهولة. أخيرًا ، قد لا يعرض البائعون ذوو التكلفة المنخفضة جدًا ، مثل Grasshopper ، أي حكم اتصالات موحد أو مجرد قناة أو قناتين إضافيتين ، مثل الفاكس والنص.

إن معرفة القنوات التي يستخدمها عملك يوميًا لإنجاز العمل هو مفتاح التنفيذ الفعال للاتصالات الموحدة. إذا كان كل ما تستخدمه صوتًا ، فلا داعي للقلق بشأن هذا الأمر ، ولكن في هذا اليوم وهذا العصر يكون عملياً وحيد القرن. يتصل كل نشاط تجاري باستخدام المزيد من القنوات التي تعبر عن الصوت ببساطة ، ويعني وجود نظام موحد القدرة على استخدام هذه القنوات بكفاءة أكبر. بدون تطبيق UCaaS ، ستقوم بتشغيل أنظمة متباينة عبر SMB الخاص بك ، دون أي وسيلة لتتبع من الذي تلقى هذه الرسالة ، وعلى أي جهاز ، ومن خلال هذه الوسيلة.