7 طرق لجعل ترقية الاتصالات لديك خالية من الاضطرابات

سواء كنت تنتقل من نظام هاتف قديم قديم (POTS) أو تقوم ببساطة بترحيل خدمة Voice-over-IP (VoIP) الحالية إلى مزود آخر ، فإن تحويل الخدمات الصوتية أمر صعب ويمكن أن يشكل خطراً على إنتاجية موظفيك. من الأهمية بمكان أن تستعد. هناك العديد من الخطوات الهامة التي تحتاج إلى اتخاذها قبل تنشيط الخدمة لضمان التشغيل السلس. يعتبر النطاق الترددي وأحمال المكالمات وحالات الطوارئ الطارئة من بين العوامل المهمة التي يجب مراعاتها أثناء عملية الإعداد.

لقد تحدثنا مع Jeff Valentine ، كبير مسؤولي التسويق في NetFortris Fonality ، أحد خدمات اختيار المحررين للعمل الصوتي عبر الإنترنت ، لمناقشة الخطوات التي ينبغي أن تتخذها شركتك قبل ترقية VoIP لضمان خلوها من أي خلل. بالنسبة للجزء الأكبر ، فإن عملية إعداد VoIP هي علم أكثر من الفن. هذه أخبار جيدة بالنسبة لك لأنها تعني ، إذا كنت تتبع نصيحة عيد الحب ونصائح خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) التي اخترتها ومزود خدمة الإنترنت (ISP) ، فيجب أن يكون لديك تطبيق سهل.

1. تأكد من اتصالك بالإنترنت جاهز لـ VoIP

إذا كانت لديك سرعات إنترنت جيدة لمكتب بدون إعداد VoIP ، فعليك الاتصال بمزود خدمة الإنترنت ومزود VoIP لتحديد ما إذا كان بإمكانه التعامل مع حمولة VoIP الإضافية التي ستضيفها أم لا.

وقال فالنتين "السبب الأول للمشاكل هو اتصالات الإنترنت السيئة". يوصيك باختبار اتصالك من أجل السرعة والجودة ، وإذا قررت أنه لن يكون قادرًا على التعامل مع ضغط بيانات VoIP ، فهناك شيئان يمكنك القيام به لتحسين جودة المكالمة دون تغيير الخدمات. أولاً ، لمعرفة ما إذا كان اتصالك يمكنه التعامل مع خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ، فإنه ينصح بإجراء تجربة مع موفر الخدمة الذي تختاره.

وقال "إذا بدا الأمر جيدًا ، فمن المحتمل أن يكون لديك اتصال جيد". إذا وجدت أن اتصالك يتسبب في حدوث اضطرابات ، فإنه يقترح وجود خط خاص بين عملك ومزود خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) لإنشاء اتصال نطاق ترددي خاص لن ينزعج بسبب العمليات المكتبية الأخرى.

ثانياً ، ينصح Valentine عملاءه بالاتصالات السيئة لتثبيت نظام VoIP / تمثيلي هجين للحفاظ على عبء العمل إلى أدنى حد ممكن. تتمثل القاعدة العامة لتثبيت نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) في زيادة عرض النطاق الترددي بمقدار 100 كيلوبت في الثانية. لذلك ، لكل 10 مستخدمين ، يجب أن يكون لديك 1 ميغابت في الثانية من نقل النطاق الترددي المتاحة على شبكتك.

2. شراء جهاز التوجيه مع ميزات جودة الخدمة

بعض أجهزة التوجيه قادرة على تشتيت حركة جودة الخدمة (QoS). تم تصميم هذه الميزة لتقسيم النطاق الترددي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) من جميع النطاق الترددي للشبكة الأخرى. بشكل أساسي ، سيتيح لك اختيار تطبيقات محددة تعمل على شبكتك استنادًا إلى توقيع حركة المرور الخاصة بها ، ثم تتيح لمسؤول تكنولوجيا المعلومات الخاص بك تعيين الأولويات أو نسبة مئوية مضمونة من سعة الأنابيب الإجمالية لتلك التطبيقات استنادًا إلى مدى أهميتها لعملك. هذا يعني أن حركة مرور الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) الخاصة بك تتواصل دائمًا حتى لا تنقطع عن المكالمات إذا قرر أحدهم بث Netflix أثناء الغداء. اليوم ، يوجد عدد قليل جدًا من أجهزة التوجيه التي لا يمكنها استخدام جودة الخدمة في شكل ما ، ولكن يجب عليك التحدث مع موفر الخدمة لمعرفة ما إذا كان لديهم شريك مفضل.

هناك شيء واحد يجب مراعاته وهو أن أجهزة التوجيه لن تتمكن من مساعدتك إذا كانت شبكة مزود VoIP مزدحمة. سيساعدون فقط إذا كانت شبكتك الداخلية هي المشكلة ، مما يقودنا إلى النقطة المهمة التالية.

3. تحقق موثوقية مزود الخاص بك

هذه الخدمة غير عقلانية لأنه إذا تم تعطيل خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) لديك ، فلا يهم كم هي رخيصة أو مدى وضوح مكالماتك. تسمح لك معظم خدمات VoIP المستندة إلى مجموعة النظراء برؤية مدة تشغيلها المتوسطة لتحديد مدى فشل نظامها بالكامل. إذا لم ينشروا هذه المعلومات على موقعه على الويب ، فيجب عليك أن تسألهم مباشرة.

إذا كان لدى المزود المفضل لديك سجل متقطع لإدارة الجهوزية ، فقد تفقد خدمة الهاتف في أهم وقت من اليوم أو السنة. يمكن أن يؤدي انقطاع الخدمة مثل هذا إلى إعاقة الأعمال القائمة على الهاتف.

4. منفصلة حركة المرور عبر بروتوكول الإنترنت عبر VLAN

بالإضافة إلى أجهزة توجيه جودة الخدمة ، يمكنك استخدام شبكة محلية محلية افتراضية (VLAN) لتقسيم حركة الصوت. يمكنك التفكير في شبكة محلية ظاهرية كشبكة داخل الشبكة. يمكن أن تستند شبكات VLAN إلى عدة خصائص ، بما في ذلك الموقع والأجهزة ومجموعات المستخدمين ونوع حركة المرور. في حالة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ، ستقوم شبكة محلية ظاهرية (VLAN) ببساطة بتقسيم حركة المرور ضمن سعة شبكتك الإجمالية لتوفير استجابة فورية أكثر. هذا مفيد بشكل خاص للشركات التي يعمل بها أكثر من 50 موظفًا باستخدام خدمة VoIP.

قد ترغب أيضًا في تجربة شبكة واسعة النطاق محددة من قبل البرامج (SD-WAN) ، والتي توفر اتصال إنترنت يقع أعلى اتصال الإنترنت الحالي الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كنت حصلت على Time Warner على الإنترنت ، فسيقوم جهاز توجيه SD-WAN بنقل حركة المرور عبر شبكة افتراضية خاصة (VPN) عبر حركة مرور Time Warner الخاصة بك للتأكد من أن حركة المرور تصل إلى المكان الذي تشتد الحاجة إليه. أو سيسمح لك بتوصيل خدمة ISP ثانية بشبكة VPN الخاصة بك لتحديد الخدمة التي تعمل بشكل أفضل في الوقت الحالي من أجل توجيه حركة المرور إلى تلك الشبكة.

5. تحديد تحميل الدعوة الصحيحة

توصي Valentine بنسبة 1 إلى 1 بين عدد الموظفين الذين يستخدمون خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ومجموع حمل المكالمات المتاحة على نظامك. هذا يعني أن خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) يجب أن تكون قادرة على التعامل مع كل موظف يقوم بإجراء مكالمة عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) في نفس الوقت بالضبط.

سيتطلب هذا بعض التبصر من جانبك حيث قد تحتاج إلى توسيع أو طرح عدد الموظفين في شركتك. لذلك ، إذا كنت تخطط لفورة توظيف كبيرة أو إذا كنت تخطط لتسريح العمال ، فضع ذلك في الاعتبار ما يجب أن يكون عليه أقصى حمولة للمكالمة.

6. تقييم أكثر من هاتف SIP

البروتوكول الأساسي الذي يربط مكالمات VoIP والأجهزة الطرفية معًا هو بروتوكول بدء الجلسة (SIP). يدعم كل جهاز VoIP تقريبًا - بما في ذلك أجهزة التوجيه والمحولات والأجهزة المحمولة - SIP ما لم تكن جزءًا من حل خاص يستخدم بروتوكوله الخاص. عندما تبحث عن أجهزة تدعم بروتوكول الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ، سيكون بروتوكول SIP بروتوكولًا تقريبًا ستشاهده دائمًا على أنه "مدعوم". ولكن هذا ليس كل ما في الهاتف VoIP.

يجب عليك بالتأكيد اختبار عدة أنواع مختلفة من هاتف SIP لمعرفة كيفية عملها مع موفر خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) الذي اخترته. عادة ما يكون لدى مزودك شركاء الأجهزة المفضلون ، وربما يكون لديه خدمة من شأنها تكوين هذه الهواتف مسبقًا قبل الشحن حتى تتمكن من التوصيل والتشغيل بمجرد وصولها. ومع ذلك ، لا تدع هذه الراحة تؤثر عليك دون داع لأن هناك اعتبارات أخرى.

لأحدها ، يجب عليك اختبار الهواتف لمعرفة كيف تعمل مع منصة التوجيه التي اخترتها وأيضًا التطبيقات التي ستشغلها والتي تقع أعلى شبكة VoIP الخاصة بك أو الاتصال بها - أشياء مثل منصة مكتب المساعدة والعميل الخاص بك تطبيق إدارة العلاقات (CRM) ، وبالتأكيد أدوات إدارة تكنولوجيا المعلومات لديك. أخيرًا ، إذا كنت تقوم بتزويد خدمة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) إلى الأجهزة المحمولة وأي من هذه الأجهزة تأتي من مزود الهاتف الخاص بك ، فعليك اختبارها جيدًا أيضًا. الصوت هو عبارة عن منصة اتصالات مهمة وبالتأكيد تقنية ناضجة ، لكن VoIP لا يزال لديه الكثير من المزالق التي لم يختبرها أو غير المعترف بها ؛ تأكد من أنك لست بينهم.

7. وضع خطة هاتف الطوارئ

إذا اتبعت الخطوات الموضحة أعلاه ، فمن المحتمل أن تمر بمرحلة انتقالية دون عناء. ومع ذلك ، يجب أن تكون مستعدًا لسيناريوهات الكوارث. تتمثل إحدى طرق ضمان توفر وقت تشغيل في جميع الأوقات في إنشاء نظام VoIP هجين محلي / قائم على السحابة. بهذه الطريقة ، إذا تعطلت سحابة مزود الخدمة الخاص بك ، فيمكنك استخدام مواردك الداخلية لنقل المكالمات. أو إذا كان هناك فيضان في منطقتك ، فيمكنك نقل كل عبء العمل إلى سحابة مزود الخدمة الخاص بك.

"يحدث هذا مع زيادة وتيرة" ، وقال فالنتين. "إذا فقد مبنى ما السلطة ، فإن العمل الذي يعتمد على الهواتف قد توقف عن العمل. إذا انتقلت إلى السحابة ، فيمكنك تجنب مشكلة انقطاع الخدمة المحلية. ولكن إذا كانت السحابة تعاني من انقطاع ، فقد يتمكن مزود الخدمة لديك من إرسال المكالمات عبر خطوط الهاتف بدلاً من الاتصال بالإنترنت."

إذا كان نظام الهاتف معطلاً على السحاب والمستوى المحلي ، فمن الأهمية بمكان أن تقوم بتوجيه حركة الهاتف إلى وسائل الاتصال الأخرى مثل الدردشة والبريد الإلكتروني. سيظل عملاؤك غاضبين ، لكنهم ربما يختارون التعبير عن استيائهم لوكلاء الدردشة لديك بدلاً من التنفيس على وسائل التواصل الاجتماعي.