7 طرق لتبسيط إدارة المشروع في مشاريع العمل الجماعي

لإدارة مجموعة محشوة من المشاريع بأقل قدر من المتاعب ، لا يمكنك أن تفعل أفضل بكثير من Teamwork Projects ، أحد خيارات المحررين لدينا لحلول برامج إدارة المشاريع. تتميز "واجهة العمل الجماعي" بمشاريع واجهة مستخدم سهلة الاستخدام (UI) ومجموعة من الميزات التي تطفو على السطح إلى أبسط وأكثرها سهولة في الاستخدام ، فإن Teamwork Projects هي خيار سهل للاحتفاظ بالمشاريع منظمة وفرق العمل.

نظرًا لأن مشروعات العمل الجماعي لديها مثل هذه الوظائف الرائعة خارج الصندوق ، فقد لا تدرك الشركات أن هناك مجموعة من الميزات والتكاملات المفيدة تحت السطح لزيادة تخصيص وتبسيط تجربة إدارة المشروع. يمكن للنصائح السبع التالية أن تساعد فريقك على التركيز على إنجاز المشاريع وزيادة الإنتاجية على كل من سطح المكتب والجوال.

1. احتضان القوالب

لمساعدتك في توفير الوقت في المهام المتكررة والمشاريع المشابهة ، تتيح لك "مشاريع العمل الجماعي" حفظ أي مشروع كقالب. لنسخ مشروع وتعيينه كقالب ، انقر فوق الزر "خيارات" في صفحة النظرة العامة لأي مشروع وحدد "نسخ / نقل هذا المشروع". من هناك ، يمكنك إعادة تسمية المشروع كنوع معين من القوالب أو تغيير تاريخ البدء وتحديث العناصر الفردية لتحويل إطار عمل المشروع هذا مباشرة إلى مشروعك التالي.

يمكنك أيضًا حفظ قائمة مهام كقالب. ضمن أي قائمة مهام في Teamwork Projects ، يمكنك النقر فوق الخيارات وتحديد قوالب لحفظ قائمة المهام كقالب (إلى جانب أي ملاحظات حول حالة استخدام القائمة). عند إنشاء قالب قائمة المهام ، يمكنك أيضًا تعيين ما إذا كنت ترغب في تضمين المهام المكتملة وتحديد ما إذا كان ينبغي أن يكون قالبًا عامًا أو قالبًا خاصًا لشركتك فقط. لإضافة قائمة المهام إلى مشروع جديد أو موجود ، حدد قائمة مهام جديدة وانقر فوق علامة التبويب خيارات متقدمة لعرض القوالب المتوفرة.

2. العلامة كل شيء

هناك طريقة أخرى لتحافظ على "تنظيم العمل الجماعي" في تنظيم الأشياء وهي منحك خيار تسمية كل جانب من جوانب المشروع. قدم العمل الجماعي مؤخرًا ميزة جديدة تسمى "علامات المهام" ، والتي يتم الوصول إليها عبر رمز علامة في أقصى يسار أي مشروع في قائمة. يؤدي ذلك إلى سحب قائمة مرمزة بالألوان من العلامات المتاحة بما في ذلك الموافقة أو الرفض أو الفواتير أو للمراجعة أو المعلقة. يمكنك أيضًا إضافة علامات مهمة مخصصة أو تسمية مشروع بعلامات متعددة أو دمج العلامات. تتضمن الميزة أيضًا إعدادًا إداريًا لتعيين ما إذا كان يمكن للمسؤولين فقط أو جميع أعضاء الفريق إنشاء علامات.

المهام ليست هي العنصر الوحيد في مشروع Teamwork Projects الذي يتيح لك وضع علامة. يتضمن النظام أيضًا خيارات لوضع علامات على الملفات أو الروابط أو الرسائل أو المعالم أو الأجهزة المحمولة أو المشروعات نفسها. يعمل وضع العلامات بالطريقة نفسها: ببساطة ضع مؤشر الماوس فوق أي ملف أو معلم أو مشروع معين ، وحدد رمز العلامة ، واختر إما علامة موجودة أو أنشئ علامة جديدة.

3. صمت الضوضاء

فيما يتعلق بمشروع مشغول بشكل خاص ، ربما يكون هناك عدة فرق تتفاعل فيها ، وهناك دائمًا مجموعة من الرسائل والتحديثات الجديدة ، قد يرغب المستخدمون في إيقاف تشغيل الإشعارات من أجل إلغاء تدوين بريدهم الوارد. لإيقاف تشغيل أنواع محددة من إشعارات المشروع ، حدد "تحرير بياناتي" ضمن ملف التعريف الخاص بك ، وتفضيلات ، قم بإيقاف تشغيل الإعداد لتلقي رسائل البريد الإلكتروني المهمة الكاملة ، ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتحديث الحالة ، ورسائل البريد الإلكتروني "المضافة كمتابع" ، إلخ. يمكنك أيضًا إسكات الإشعارات لنفسك فقط في مشروع معين من خلال الانتقال إلى علامة التبويب أشخاص في المشروع وتحديد أيقونة البريد بجانب اسمك. عندما يصبح اللون الأحمر ، لن تتلقى إعلامات لهذا المشروع.

قدم العمل الجماعي أيضًا ميزة جديدة في العام الماضي تسمى Filter ، والتي يمكن أن تساعد في تدوين لوحة مفاتيح لمشروع أو مهمة أو معلم رئيسي بالإضافة إلى الإشعارات. عن طريق كتابة كلمة رئيسية في شريط التصفية أعلى الجانب الأيمن من لوحة المعلومات ، سيتم ملء التصميم بالنتائج التي تحتوي على هذه الكلمة الرئيسية فقط. يمكن للمرشحات أيضًا البحث عن طريق علامات محددة ، لعرض المشاريع في مرحلة سير عمل معينة ، أو عن طريق مستخدم معين لتتبع عبء العمل الحالي لأحد أعضاء الفريق والتقدم المحرز فيه. يعمل شريط التصفية أيضًا على الملفات والرسائل وأجهزة الكمبيوتر المحمولة.

4. خذ الاختصارات

تتضمن مشاريع العمل الجماعي عددًا من اختصارات لوحة المفاتيح المدمجة لتوفير الوقت في الإجراءات الشائعة. بعض من أكثرها فائدة هي:

• يقوم بتحرير المهمة الحالية التي يحوم الماوس فوقها.
• يسجل طابعًا زمنيًا للمهمة الحالية التي انتهى بها الماوس.
• يبدأ مؤقت على المهمة الحالية.
• يعلق الملفات بسرعة إلى المهمة التي انتهى بها الماوس.
• يخلق بسرعة تذكير لهذه المهمة.
• يغلق / يلغي أي مربع حوار مفتوح.
• يفتح مخطط جانت في علامة تبويب مهمة المشروع.
• يركز مربع البحث لإدخال البحث الفوري.
• يفتح قائمة "الإضافة السريعة" في أعلى الجانب الأيسر.
• يفتح قائمة "تبديل المشروع".
• هناك الكثير من الاختصارات الأخرى في قاعدة المعرفة لمشاريع العمل الجماعي.

5. احصل على مكتب المساعدة

تتكامل مشروعات العمل الجماعي مع حل مكتب مساعدة Teamwork Desk للشركة ، والذي يسمح لك بإضافة مهام مكتب في المشاريع. لتمكين التكامل من مكتب العمل الجماعي ، انتقل إلى الإعدادات من لوحة القيادة الرئيسية. اختر "إضافة مهمة" لتحديد مشروع وقائمة مهام مباشرةً من "مشاريع العمل الجماعي" ؛ سيظهر بعد ذلك مع أيقونة مكتب العمل الجماعي. بمجرد التمكين ، يمكن لمستخدمي Teamwork الاستفادة من ميزات Desk مثل Smart Inbox لتحويل مشكلات العملاء إلى تذاكر ، والتي يمكن بعد ذلك تحويلها إلى مشاريع وإكمالها في مشروعات العمل الجماعي.

6. الاستفادة من تطبيقات الجوال

أحد التطورات الرئيسية لمشاريع العمل الجماعي في العامين الماضيين هي تطبيقات Android و iOS. والنتيجة هي تجربة تطبيق جيدة تشمل مشاريع العمل الجماعي وبعض ميزات مكتب العمل الجماعي والدردشة الجماعية. تُعد تطبيقات Android و iOS مفيدة لبدء التقدم أو تسجيل التقدم المحرز في المكونات الرئيسية لمشاريع Teamwork ، وقد قامت الشركة مؤخرًا بتنفيذ زر "إضافة سريعة" لتطبيق iOS لإضافة مهمة أو حدث أو حدث رئيسي أو كتابة رسالة أو وقت تسجيل أو تحميل ملف. يمكنك أيضًا إدارة أعضاء الفريق والحالات في المشروع ، وبدء محادثة مباشرة في التطبيق مع مستخدم آخر. عند إنشاء مهمة ، يمكنك دائمًا تعيينها سريعًا لنفسك عن طريق تمرير اليمين. تأكد من تكوين الإشعارات ، سواء داخل التطبيق نفسه لمشاريع محددة أو في إعدادات هاتفك الذكي (لضمان أنك تتلقى فقط إشعارات الدفع التي تريدها).

7. ربط في ملحقات والتكاملات

أضاف العمل الجماعي مجموعة من الدمج والإضافات المفيدة لتحسين قدرات إدارة المشروع على الهاتف المحمول وجعل الأمور أكثر بساطة على سطح المكتب. يتيح تطبيق Mobile Share Extension لمشاريع Teamwork لمشغلتي Android و iOS للمستخدمين مشاركة الصور أو ملفات PDF أو أي نوع ملف آخر لحساب Team Team Projects بنقرة بسيطة وتحميل سريع. هناك أيضًا تكامل iPhone يسمى Today ، والذي يمنح المستخدمين القدرة على إدارة المهام أو الوقت من علامة التبويب Today على شاشة قفل iPhone.

استخدم ملحق متصفح Google Chrome لإضافة مهام ، وإنشاء مشاريع ، ووقت التسجيل ، والعديد من الخيارات الأخرى مباشرة من المتصفح ، دون مطالبة المستخدم بفتح مشروعات العمل الجماعي. إضافة مشاريع العمل الجماعي لـ Chrome من سوق Chrome الإلكتروني لتثبيت الإضافة ، وبعد تسجيل الدخول ، يفتح الإضافة مربعًا منبثقًا لإضافة مشروع جديد أو مهمة ، إلخ. عند إنشاء عنصر جديد ، يتيح لك المتصفح تعيين أي المستخدمين ، ونوع الإخطارات ، وكيف أولوية عالية لتعيين مهمة معينة. يقدم العمل الجماعي قائمة طويلة من عمليات تكامل الجهات الخارجية الأخرى ، بما في ذلك Xero و Zendesk.