ذكاء الأعمال للجميع

ذكاء الأعمال (BI) حار الآن. نقطة. واضح وبسيط. من بين أشياء أخرى ، توفر شركتي موارد من الموظفين للشركات الكبيرة ، وعلى مدى الأشهر التسعة الماضية ، فإن نصف الفرص التي طلبنا ملءها بسهولة هي ذات صلة بـ BI.

الشركات الكبيرة لديها الموارد اللازمة لتوظيف متخصصين في استقصاء المعلومات ، ولكن جزءًا من ما يجعل موضوع استقصاء المعلومات هذا موضوعًا ساخنًا اليوم هو أن متخصصي استقصاء المعلومات لم يعدوا مطلبًا مطلقًا للشركات للحصول على قيمة من هذه التكنولوجيا. نحن نعمل في عصر ذهبي من تكنولوجيا الخدمة الذاتية التي تمنح للناس غير التقنيين القدرة على التفاعل المباشر مع عدد من التقنيات التي كانت تتطلب في السابق معرفة متخصصة: تكنولوجيا المعلومات ، والأمن ، وبالتأكيد استقصاء المعلومات.

وإذا كنت متخصصًا في استقصاء المعلومات ، فلا تقلق. الفكرة من وراء خدمة ذاتية BI ليست التخلص من وظيفتك. إنها لإيجاد طرق للحصول على قيمة جديدة من البيانات الموجودة. من خلال منح مستخدمي الأعمال في الخطوط الأمامية القدرة على الاستعلام عن مخازن بيانات مؤسستهم مباشرةً ، فإن النظرية هي أنهم سوف يتوصلون إلى طرق جديدة للنظر إلى العمل. لا يؤدي هذا بأي حال من الأحوال إلى إبطال ما يفعله متخصصو البيانات اليوم لأن هذه الاستعلامات ستكون مطلوبة دائمًا. ولكن مع BI للخدمة الذاتية ، يمكن لمستخدمي الخطوط الأمامية إدارة استعلامات عالية المستوى بمفردهم والتي من المرجح أن ترتبط مباشرة بوظائفهم ، مما يترك اختصاصيي البيانات مزيدًا من الوقت للتعمق أكثر في الموجة المتزايدة من البيانات الجديدة وإلقاء نظرة أكثر ثاقبة من ذلك الطريق.

بالنسبة لأولئك الذين يعملون خارج ميزانيات تكنولوجيا المعلومات للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMB) ، تمثل خدمة BI ذاتية الخدمة أيضًا وسيلة للوصول إلى مزايا التكنولوجيا التي كانت في السابق بعيدة المنال ببساطة من وجهة نظر التكلفة. يعد هذا تطوراً رائعًا ، خاصةً بعد أن قامت أصغر الشركات حتى بإنشاء كميات هائلة من البيانات القابلة للتصغير من خلال أشياء مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) وتسويق البريد الإلكتروني وتتبع سلوك العملاء عبر الإنترنت ومراقبة موقع الويب والمزيد. تولد أدوات مثل هذه كميات هائلة من البيانات التي يمكن أن توفر جميع أنواع الأفكار حول عملك عبر خدمة BI ذاتية الخدمة. كل ما تحتاجه لتسخير قوة خدمة BI ذاتية الخدمة ، هو (1) بيانات ، (2) الأداة الصحيحة ، و (3) فكرة سياقية حول كيفية النظر إلى بياناتك.

هناك بيانات أكثر مما تعتقد

إن الحصول على البيانات هو عملك ، وعلى الرغم من أنني لا أستطيع مساعدتك في ذلك مباشرة ، إلا أنني أستطيع أن أقول لك إن معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لديها بيانات أكثر بكثير مما يدركون. تحتاج فقط إلى تحليل أنظمة البرامج المختلفة التي تستخدمها شركتك وستصادف الكثير من البيانات الرئيسية بسرعة. بأخذ التمويل كمثال ، تحدث إلى أهل التمويل وموظفي تكنولوجيا المعلومات لمعرفة ما إذا كانت شركتك تستخدم Intuit QuickBooks أو Microsoft Dynamics أو Oracle أو Exact للبيانات المالية. ربما Salesforce ، Siebel ، أو ربما Zoho CRM للاتصال بالمبيعات وإدارة الفرص. Adobe Analytics أو Google Analytics لمقاييس موقع الويب. والقائمة تطول وتطول.

ولكن بنفس أهمية تحديد البرنامج الذي يقوم بإنشاء البيانات ، يتعلم (1) كيفية استخدام زملائك في العمل لتلك الأدوات لإنشاء البيانات و (2) أين توجد هذه البيانات. لفهم الأول ، يجب عليك الجلوس معهم وجعلهم يرشدونك حول كيفية استخدامهم للبرنامج لإنجاز العمل - وهذه هي أفضل طريقة للحصول على فهم رفيع المستوى لماهية البيانات المخزنة. بمجرد الانتهاء من ذلك ، اعمل مع تقنية المعلومات للتأكد من أن أداة استقصاء المعلومات ذاتي الخدمة لديك يمكنها الوصول إلى مخازن البيانات المناسبة باستخدام الأذونات المناسبة.

الكثير من الأدوات والمزيد كل يوم

إذا كنت عالقًا فيما يتعلق بالأدوات التي يجب استخدامها ، فقد نشرت PCMag مؤخرًا مراجعة مراجعة لأدوات BI للخدمة الذاتية ، لذلك تحقق من ذلك. ومع ذلك ، لقد حصلت على عدد قليل من المفضلة من بلدي التي تستحق الذكر. First up هو Microsoft Power BI في المقام الأول لأنه مفيد لأولئك الذين لديهم ميزانية صغيرة (يمكنك الحصول على معظم وظائفها مجانًا) ولكن لا تزال قوية للغاية وبالتأكيد أسهل في التعلم من جميع الأدوات التي استخدمتها حتى الآن. ومع ذلك ، أحب أيضًا تقارير Zoho ووجدت أن العديد من عملائي الذين يعملون في الجانب المالي لأشياء مثل Tableau. كالعادة ، كلما زادت استعدادك للإنفاق ، زادت القائمة التي ستتمكن من دراستها. ولكن إذا كنت قد بدأت للتو ، فإنني أوصي بشدة إما Microsoft Power BI أو Zoho Reports لأن كلا الأدوات تقوم بعمل جيد في تسهيل المستخدمين الجدد في أساسيات BI.

الأشياء التي يجب النظر إليها

هذا هو المكان الذي أجيء فيه. BI هو كل شيء عن النظر إلى الأرقام الخاصة بك ، والنظر في العلاقات ، والنظر في الأمور فور حدوثها ، وأكثر من ذلك. النظر في ما يلي لمحة عامة والتمهيدي لأدوات BI الخدمة الذاتية وأفضل الممارسات.

التمثيل البصري:

من الصعب فهم مجموعة من الأرقام على الشاشة ، ولكن رؤية المخططات على الفور تضيء الاتجاهات والرؤى القيمة الأخرى. تأتي أدوات استقصاء المعلومات الجيدة مع تخطيطات وتقارير تم تكوينها مسبقًا لتسليط الضوء على اتجاهات العمل الهامة. زيارات الموقع ، المبيعات حسب اليوم / الأسبوع / الشهر ، وتسويق أسعار البريد الإلكتروني المفتوحة ، وإلخ. لا تحتاج إلى معرفة ما الذي تبحث عنه كأداة BI جيدة ستساعدك في الطلاء بالأرقام - حرفيًا.

أحقق رزقي كمستشار لذلك أكره أن أقول ذلك ، لكن أدوات BI الجيدة يمكن أن تحل محل بعض ما يفعله الاستشاريون. في الماضي ، كانت إحدى المساهمات التي قدّمها خبير استشاري جيد إلى الطاولة هي توصيات حول علاقات البيانات التي يجب النظر إليها لاكتساب رؤى تجارية. أدوات BI الجيدة تقوم تلقائيًا بإنشاء تقارير تعرض تلك العلاقات. يشبه وجود مستشار مجاني على الشاشة أمامك. والأفضل من ذلك ، أن الشركات التي تصنع أدوات استقصاء المعلومات يمكن أن توظف مستشارين رائدين لإرشادهم في التقارير التي يقومون بإنشائها لك. (منحت ، لا يزال بإمكان الاستشاري الجيد أن يضيف رؤى قيمة من التجربة ، فهناك مقبس للقيمة المستمرة لمهنتي ، لكن أدوات BI يمكن أن تثبت أنها مساعد قوي في مساعدتك في فهم عملك.)

المشاهدات الموحدة:

تعرض أدوات استقصاء المعلومات عادة تقاريرها في لوحات المعلومات. قد تتضمن شاشة واحدة طرق عرض متعددة للبيانات المتعلقة بالمبيعات. قد يعطيك آخر نظرة ثاقبة حول الموارد الداخلية التي يمكن لموظفيك الوصول إليها في أوقات مختلفة من اليوم (ومن أنواع مختلفة من الأجهزة). إن وجود العديد من المخططات والتقارير ذات الصلة على الشاشة نفسها لا يوفر عليك الوقت فحسب ، ولكن رؤية المقاييس ذات الصلة جنبًا إلى جنب يمكن أن تساعدك على اكتشاف الاتجاهات والعلاقات التي قد تفوتها.

رؤى في الوقت الحقيقي:

أحد الأشياء العظيمة حول لوحات معلومات BI هي أن العروض التقديمية والتقارير ديناميكية. أثناء تدفق البيانات الجديدة ، يتم تحديث المخططات والتقارير تلقائيًا. تعرض بعض لوحات المعلومات مقاييس تتذبذب حرفيًا أثناء مشاهدتها عند تلقي بيانات جديدة. يقوم الآخرون بالتحديث على فاصل زمني محدد أو عند الضغط على زر لتحديث العرض. يعتمد الأمر حقًا على عملك ومقدار البيانات التي تحتاج إلى تحليلها ومدى سرعة وصول البيانات الجديدة وأنواع الأفكار التي تحتاج إلى اكتسابها.

في الوقت الحقيقي ، في الوقت الحقيقي:

تريد أن تكون في الوقت الحقيقي الحقيقي؟ (نوع من الإعجاب عندما يسأل أحد أطفالي الآخر ، "هل تعجبك أم تعجبك ؟" بطريقة أو بأخرى ، فإن مثل هذه الأشياء الإضافية تحدث فرقًا كبيرًا). لذا ، لكي تكون وقتًا حقيقيًا حقيقيًا ، فأنت لست بحاجة إلى الوقت الفعلي فقط الوصول إلى مصادر البيانات الخاصة بك ، فأنت بحاجة إلى أداة استقصاء معلومات (BI) تمكنك من الوصول إلى تقاريرك في الوقت الفعلي الحقيقي - وهذا يعني حاجتك إلى أداة استقصاء معلومات (BI) بها تطبيقات محمولة.

والأفضل من ذلك ، اختر أداة تتيح لك إعداد التنبيهات بحيث يتم إعلامك بشكل استباقي عند تغيير البيانات الرئيسية. وبهذه الطريقة ، يمكنك أن تكون حاضرًا جسديًا وعقليًا في لعبة كرة السلة الخاصة بابنتك بدلاً من النظر إلى لوحة معلومات BI على جهاز iPhone طوال الوقت. ولكن لا يزال بإمكانك أن تطمئن إلى أنه في حالة حدوث شيء حرج ، سيتم إعلامك ويمكنك التحقق بسرعة من لوحة القيادة على جهازك.

تصدير التقرير:

يعد النظر إلى تقرير BI ذا قيمة بحد ذاته ، ولكن الأفضل هو أن تكون قادرًا على مشاركة المخططات المهمة مع زملائك في العمل. إلى زملائك في العمل الأقل دراية ، قد يبدو الأمر كما لو كان عليك قضاء ساعات في تحطيم الأرقام وإنشاء المخططات. ولكن باستخدام أداة BI الصحيحة ، ستبدأ في الحصول على تصورات قوية على الفور تقريبًا. تسهل بعض الأدوات أيضًا نشر نتائجك على الويب لمشاركتها مع العالم.

قدرات الحفر لأسفل:

ميزة قوية أخرى من لوحات المعلومات BI هي القدرة على حفر أعمق في البيانات. ربما ترى أن تكلفة البضائع المباعة (COGS) ارتفعت كنسبة مئوية من المبيعات الأسبوع الماضي. لماذا ا؟ لن يساعد المخطط الثابت. لكن لوحة معلومات BI جيدة تمنحك القدرة على البحث في البيانات لفهم السبب.

أسئلة حقيقية ، إجابات حقيقية:

في الأيام الأولى من البحث على الويب ، كان عليك إدخال سلاسل نصية مشفرة للعثور على ما كنت تبحث عنه. إذا تمكنت من إضافة بعض عوامل تشغيل Boolean ، فقد تكون أحد مستخدمي AltaVista الفعال. (نقاط المكافأة إذا كان لديك أي فكرة عما كان عليه AltaVista ؛ ضاعف النقاط إذا كنت قد استخدمتها في أي وقت مضى.) في الوقت الحاضر ، فقط اطرح سؤالًا على محرك البحث وسيقوم Bing أو Cortana أو Google أو Siri بإعطائك البيانات ذات الصلة. أصبحت بعض أدوات BI ذكية بما يكفي لتتيح لك القيام بنفس الشيء مع البيانات الخاصة بك. فقط أسأل ، "ما هو ربحي عن طريق خط الإنتاج الشهر الماضي؟" والسماح للأداة بإحضار البيانات (والأفكار) إليك.

10 علاقات البيانات لتبدأ

لقد ذكرت في وقت سابق أن أدوات BI الجيدة سوف يتم تحميلها مسبقًا بتقارير رائعة. هذه التقارير هي الاستشاريين الآلي الذي سيساعدك على فهم عملك. لذلك ، ضع في اعتبارك هذه القائمة التي تضم 10 تقارير أو تصورات للمراجعة لتكون مجرد كتاب تمهيدي لمساعدتك في البدء (على افتراض أن أنظمتك يمكن أن توفر لك هذه البيانات وأن أداة استقصاء المعلومات التي تختارها يمكن أن تساعدك على رؤيتها):

1. ما هي النسبة المئوية للعملاء الذين يلغون خدمتك في غضون أيام / أسابيع / أشهر ، وهل هذه النسبة ترتفع أو تنخفض مع مرور الوقت؟

2. ما هي المنتجات (أو خطوط الإنتاج) التي تحقق أعلى هامش إجمالي؟

3. ما هي أيام الأسبوع (أو أشهر السنة) التي تحقق أفضل نتائج مبيعاتك ، وبالنسبة للمبيعات في تلك الأيام / الأشهر ، هل تتجه لأعلى أو لأسفل بمرور الوقت؟

4. بناءً على الصفحة التي يزورها عملاؤك على موقع الويب الخاص بك أولاً ، كم من الوقت يقيمون على موقع الويب الخاص بك؟ ما الجيد في الصفحات التي تجعل المستخدمين يبقون لفترة أطول ، أو ما هو السيئ في الصفحات التي تدفع الزوار بعيدا بشكل أسرع؟

5. أي من مندوبي المبيعات لديك لديه أعلى معدل إغلاق للصفقات التي يدخلونها في خط أنابيبهم؟

6. ما هي الدوائر التي لديها أكبر عدد من المكالمات إلى مكتب المساعدة لتكنولوجيا المعلومات؟

7. عند مقارنة المبيعات من قبل العملاء بعدد مكالمات مكتب المساعدة ، أي العملاء يكلفونك أكثر ما يتعلق بتكاليف مكتب المساعدة؟

8. من هم العملاء الذين يتحدثون عنك أكثر في وسائل التواصل الاجتماعي ، وهل تعليقاتهم إيجابية أو سلبية بشكل عام؟

9. ما مواقع الويب التي يزورها الموظفون في أغلب الأحيان خلال اليوم ، وإلى متى؟

10. كم عدد المشاريع المنجزة في الوقت المحدد ، وبالنسبة لأولئك الذين لم يفعلوا ذلك ، كم عدد الأيام / الأسابيع / الأشهر التي تأخرت فيها.

من خلال الوصول إلى البيانات الصحيحة ، وهي أداة يمكن أن تساعدك على فهم كل شيء (ووقتًا أقل من يومك مما قد تعتقد) ، يمكنك أن تصبح رجل البيانات أو الفتاة لفريقك ، أو إدارتك ، أو شركة. ومن يدري ، في المرة القادمة التي تبحث فيها شركتي عن شغل دور لأخصائي استقصاء المعلومات ، فقد نطرق بابك.