الاختيار بين برامج المحاسبة التجارية الصغيرة المجانية والمدفوعة

غالبًا ما تولد قطاعات الخدمات التي تتمتع بالكثير من المنافسة الكثير من الصفقات الرخيصة لإغراء عملاء جدد. في صناعة البرمجيات المحاسبية ، فإن الاتجاه الأخير هو تقديم البرمجيات دون مقابل أثناء النظر في الاستفادة من الطريق. في بعض الأحيان ، قد يكون لهذه العروض معنى كبير لبعض الشركات ، لكن الشركات التي تعاني من نمو سريع تحتاج إلى توخي الحذر.

مع وجود freemium ، والأعمال التجارية الصغيرة ، وأدوات المؤسسات المتاحة ، قد يكون من الصعب على الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMB) تحديد الحل المناسب لها. قد يكون لديك المال لشراء برامج باهظة الثمن مثل Cougar Mountain Denali Summit و Microsoft Dynamics GP ، ولكن هل تحتاج حقًا إلى كل وظائف التخصيص هذه وحجمها؟ على العكس ، قد تكون قادرًا على الابتعاد عن استخدام أدوات مجانية بواسطة شركات مثل Wave ، ولكن هل الأداة ذكية بما يكفي للتعامل مع المهام الأكثر تعقيدًا؟

لمعرفة ما الذي يجب أن تبحث عنه الشركات الصغيرة والمتوسطة عند اختيار برنامج المحاسبة المدفوع ، تحدثت مع Scott Davisson ، المؤسس المشارك لـ Acclivity ، مزود أداة المحاسبة التجارية الصغيرة المستندة إلى سطح المكتب AccountEdge. سألته عن التسعير والمرونة والأمن وخدمة العملاء.

هل لديك برامج مدفوعة الأجر تفعل أكثر من أربعة الأساسية؟

وقال دافيسون إن معظم أدوات المحاسبة المجانية يمكنها التعامل مع إدارة الحساب وتتبع النفقات والفوترة والمبيعات. هذه هي الحد الأدنى من المهام العارية التي يجب أن تكون أي أداة قادرة على مساعدتك في إنجازها ، بغض النظر عن المبلغ الذي ترغب في دفعه.

"هذا هو جوهر" ، وقال ديفيسون. "إذا كان كل ما تحتاجه هو القيام بذلك ، فعندئذ قد تكون بخير على نموذج فريميوم. وبما أن هذه الاحتياجات تزداد تعقيدًا… فقد تبدأ في تقييم احتياجاتك حول ما يدور في السوق ومقدار التكلفة."

قد تنشأ احتياجات إضافية لا يمكن لأداة freemium التعامل معها. إذا كنت بحاجة إلى برنامج يمكنه التعامل مع أشياء مثل الفوترة للوقت وتتبع المخزون وكشوف المرتبات ، فربما تحتاج إلى الاستثمار في أداة مدفوعة. أيضًا ، على الرغم من أن معظم الأدوات المجانية يمكنها التعامل مع بيانات المبيعات ، إذا كان لدى عملك إدارات متعددة ، فقد ترغب في التفكير في استخدام أداة أكثر تعقيدًا لأن معظم أدوات freemium لن تسمح لك بإدخال بيانات المبيعات حسب الإدارة (بدلاً من ذلك ، بحاجة إلى إدخال البيانات كوحدة مقطوعة واحدة).

ما مدى مرونة أداة المحاسبة الخاصة بك؟

أحد الأسباب الرئيسية لاختيار الشركات لبرامج المحاسبة على مستوى المؤسسة على تطبيقات منخفضة التكلفة أو فريميوم هو أن أدوات المؤسسة غالبًا ما تقدم تخصيصات لا حدود لها يمكنها أن تنحني وتحدد البرامج الخاصة باحتياجات كل عميل. لن توفر أدوات الأعمال الصغيرة ، مثل تلك التي تقدمها Acclivity ، هذا المستوى من التعقيد.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أنك عالق مع ما يخرج من الصندوق. فكر فيما تقوم به الجهات الخارجية التي يوفرها برنامج SMB. هل تتكامل مع أداة إدارة علاقات العملاء (CRM)؟ هل يسحب البيانات من برنامج التجارة الإلكترونية الخاص بك؟ إذا كانت أداة المحاسبة التجارية الصغيرة يمكن أن توفر لك العديد من عمليات الدمج والوظائف الإضافية ، فقد لا تحتاج إلى إنفاق دولارات كبيرة على نظام أساسي على مستوى المؤسسة.

وقال دافيسون: "يجب أن يكون البرنامج مرنًا بما يكفي لتلبية احتياجاتك". "لكن هذا هدف صعب. برنامجنا لا يناسب نوعًا معينًا من الصناعة. نحتاج إلى حل يناسب احتياجاتك ، لكن ليس لدينا هذا التخصيص الجاهز. نحن فرز يشبه سكين الجيش السويسري. توفر الوظائف الإضافية للعملاء مكونات إضافية مثبتة على البرنامج لمواصلة جعلها ملائمة لاحتياجاتهم."

هل برنامجك آمن؟

أحد مستويات التمييز الرئيسية التي ستجدها بين برامج المؤسسات على مستوى المؤسسات ، SMB ، و freemium هو مستوى الأمان الذي ينوي بائعك توفيره. إذا كنت لا تدفع سنتًا مقابل برنامجك ، هل تتوقع واقعيًا مستوى أمان Fort Knox؟

هذا هو أحد الأسباب التي تجعل دافيسون يقول أن عملائه يفضلون البرامج المحلية على الأدوات المستندة إلى مجموعة النظراء. وقال "تم سحب الكثير من الناس إلى السحابة رغما عنهم". "لكنهم لا يثقون في مواردهم المالية في السحابة. إنه يتعلق بالأمن والسيطرة."

AccountEdge هي أداة قائمة على سطح المكتب ويمكن توسيعها إلى السحابة من خلال تطبيق مصاحب. ومع ذلك ، لا يقدم Acclivity إصدارًا مخصصًا للسحابة فقط من الأداة. وقال دافيسون "جزء من السبب وراء رؤيتنا للكثير من النشاط والاهتمام هو أنه بمجرد ترخيص برنامج سطح المكتب ، يمكنك وضعه على شبكتك الخاصة ، خلف جدار الحماية ، إنه برنامجك". "فيما يتعلق بالأمن ، يمنحك ذلك السيطرة النهائية."

هذا لا يعني أن الأدوات المستندة إلى مجموعة النظراء هي بطبيعتها أقل أمانًا من تطبيقات سطح المكتب. على سبيل المثال ، يخزن Intuit QuickBooks Online Plus البيانات على خوادم محمية بجدار الحماية حيث يتم تشفير البيانات. عندما تغادر بياناتك متصفح الويب ، يتم نقلها عبر تقنية تشفير طبقة المقابس الآمنة (SSL). كما يتيح Intuit للمسؤولين تحديد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى أنواع معينة من البيانات داخل الأداة إذا قرروا إتاحة بعض المعلومات لموظفي المستوى التنفيذي فقط.

خدمة العملاء

هذا واحد يجب أن يكون عدم التفكير. كلما أصبح السوق أكثر تنافسية ، كلما زادت أهمية خدمة العملاء. هل يمكنك الوصول إلى مورد برامج المحاسبة إذا كان هناك شيء ما لا يعمل بشكل صحيح؟ هل يمكنك الوصول إليهم من خلال الوسط الذي تختاره أو هل يجبروك على اختيار منصة اتصالات محددة؟ هل يتحدث ممثلو الخدمة بلغتك أم هل قام البائع بالتعاقد مع فريق مكتب المساعدة؟

هذه أسئلة مهمة بشكل لا يصدق يجب عليك طرحها على كل من البائعين المحتملين. من المحتمل جدًا أن يقدم برنامج المحاسبة على مستوى المؤسسة دعمًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، خاصة إذا كنت على استعداد لدفع مدفوعات سنوية من خمسة أرقام أو أكثر. ومع ذلك ، إذا كنت تحاول الاختيار من بين قائمة freemium وأدوات SMB المدفوعة ، فأنت تريد أن تبحث عن كثب في خيارات الخدمة الخاصة بك.