لا تدع هذه قصص الرعب التكنولوجيا ساعة يحدث لك

يتعذر على Pierre Tremblay التراجع في 29 أبريل 2015 ، وهو اليوم الذي أرسل فيه شخص في فريق الموارد البشرية (HR) بطريق الخطأ رسالة إلكترونية بعنوان "لم تحصل على الوظيفة" إلى حوالي 110 من المتقدمين للوظائف - بمن فيهم الأشخاص الذين تريد الشركة توظيفهم. يمكنه التأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى.

مثل ذلك البريد الإلكتروني الذي تم توجيهه بشكل خاطئ ، يمكن أن تتحول بسرعة إلى ما تريد من تكنولوجيا إدارة الموارد البشرية إلى سعادة دائمة. بعض الكوابيس لا يمكن تجنبها. يمكن تجنب الآخرين إذا اتخذت خطوات لتقليل خطر العبث. يقترح مالكو الشركات ومديرو الأفراد مثل Tremblay الذين عاشوا في كوابيس تقنية الموارد البشرية الخاصة بهم تحديد ما تحتاجه بالضبط قبل مراجعة البائعين واختيار البرامج. اسال اسئلة. إبدأ الاختبارات. تعرف على مندوبي المبيعات الذين يتحدثون بسلاسة لاستجواب الأشخاص الذين سيديرون حسابك. بمعنى آخر ، قم بأداء واجبك.

وقال تريمبلاي ، مدير الموارد البشرية في شركة دوبراي ، وهي شركة متخصصة في تصنيع منظفات البخار ومكواة البخار الصديقة للبيئة: "ما كان ليحدث هذا لو استخدمنا البرنامج المناسب". "كان بإمكاننا تجنب ذلك من خلال كوننا أكثر احترافاً بشأنه."

خطأ في تتبع مقدم الطلب من صنعهم

يعمل لدى Dupray حوالي 30 موظفًا في مقرها الرئيسي في مونتريال وما مجموعه حوالي 100 موظف حول العالم. في ربيع عام 2015 ، كانت شركة Tremblay تتطلع إلى شغل سبعة مناصب مديرين وغير مديرين. لقد نشر فرص العمل في الواقع ، و LinkedIn ، و Monster ، واستخدم مزيجًا من Gmail وبرنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بالشركة لإدارة التطبيقات ، وجدولة المقابلات ، والتعامل مع عمليات المتابعة. استخدم Tremblay وفريق الموارد البشرية الخاص به عنوان بريد إلكتروني مشترك لتلقي الطلبات والرد على المرشحين للوظائف. قاموا بإنشاء مجلد رئيسي في Gmail لفورة التوظيف ، وداخله ، مجلدات فريدة لكل مرشح.

في اليوم المصيري ، كان أحد زملاء الموارد البشرية في Tremblay يعني إرسال خطاب رفض إلى مقدم الطلب المسمى تريشيا. بدلاً من ذلك ، قام بالضغط على "الرد على الكل" وإرساله إلى كل اسم في مجلد التوظيف الرئيسي. عرف الموظف على الفور أنه ارتكب خطأ ولكنه فات الأوان. وقال تريمبلاي "ما تم القيام به. كنا بحاجة لمعرفة كيفية إصلاحه."

لقد نبه كبار المسؤولين في الشركة ، وفريق الموارد البشرية ، في ذلك المساء ، قاموا بالاتصال أو عبر البريد الإلكتروني لكل من تلقى خطاب "عزيز تريشيا". استبعد موظفو الموارد البشرية بالفعل 90 من أصل 110 من المتقدمين كآفاق محتملة ، لكن Tremblay شعرت أن الشركة تدين لهم جميعًا بتفسير شخصي لما حدث ، إلى جانب أسباب عدم بحثهم عن وظيفة.

كان التعامل مع المرشحين العشرين الآخرين أكثر صعوبة. فهم معظمهم ما وصفه تريمبلاي بأنه "خطأ كتابي". ولكن كان نصف دزينة منزعجين. افترضت إحدى النساء اللاتي أجرت مقابلة مع نفس الوظيفة التي أجرتها تريشيا أن خطاب الرفض يعني أنها كانت تحصل على العرض بدلاً من ذلك. في النهاية ، قدمت ستة من سبعة أشخاص Dupray عروض العمل للقبول ورفض السابع للحصول على فرصة أفضل.

أدى هذا الحادث إلى قيام Tremblay بإجراء العديد من التغييرات على عمليات التوظيف قبل تعيين خمسة موظفين آخرين في وقت سابق من هذا العام. لا يزال يستخدم برنامج CRM الخاص بالشركة ، لكنه حصل على مبرمجين داخليين من شركة Dupray لتخصيصه بحيث تتم أتمتة رسائل البريد الإلكتروني إلى طلبات العمل. اليوم ، يجب على موظفي الموارد البشرية النقر من خلال سلسلة من التذكيرات الآمنة من الفشل قبل أن يتم إرسال أي بريد إلكتروني إلى مرشح الوظيفة. وقال "الأمر كله يتعلق بتكنولوجيا التحقق من قرارك." "أنت بحاجة لاتخاذ هذا القرار الواعي ، نعم ، هذا ما أريد القيام به."

البرنامج الذي لا يطابق العرض التوضيحي

قبل بضع سنوات ، اعتقد بيتر جونسون أنه كان ذكيًا من خلال تقييم عدد قليل من بائعي كشوف المرتبات المستندة إلى مجموعة النظراء قبل اختيار ما كان يعتقد أنه الأنسب لصاحب عمله الحالي ، وهي شركة صغيرة سريعة النمو استأجرت له للمساعدة لهم زيادة الموظفين.

بعد تقييم أكثر من سبعة بائعين ، اختار جونسون معالج كشوف مرتبات وطني معروف وكان في منتصف عملية تحديث برمجياته. عزز البائع الخدمة على أنها نظام غير ملائم للعمل بشكل جيد على أنظمة تشغيل Mac و PC (أنظمة تشغيل). في غضون أسبوعين من نشره ، قال جونسون إنه هو ومستخدمو Mac الآخرون على الموظفين رأوا أحرفًا غريبة تظهر في واجهة المستخدم (UI). كانت هناك مشاكل أخرى أيضًا ، بما في ذلك حقيقة أن الخدمة لم تكن قائمة على السحابة.

"كان هناك اتصال عن بعد يجب إنشاؤه من خلال كمبيوتر افتراضي" ، أوضح جونسون. "ما كنا نتوقع حدوثه لم يكن يحدث. كانت هناك بدايات وتوقفات. بعض المتخصصين في الموارد البشرية الذين كانوا سيعيشون في النظام يومًا بعد يوم لم يرغبوا في المضي قدمًا في البرنامج ولم أكن كذلك ".

قام بسحب القابس وذهب مع بائع كشوف المرتبات الذي كان اختياره الثاني. لم يكن البائع الذي كان أول اختيار له فاتورة للشركة عن أي شيء ، لذلك كانت التكلفة الأكبر التي تكبدها موظفو الموارد البشرية هي الوقت الذي قضوا فيه في إنشاء التقارير والحصول على البيانات جاهزة للاستخدام في نظام تركوه في نهاية المطاف.

إذا نظرنا إلى الوراء ، قال جونسون إنه ربما يكون قد كشف عن المشكلات المحتملة من خلال إشراك قسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة في عملية تقييم البائعين حتى يتمكنوا من طرح أسئلة أعمق تتعلق بالتكنولوجيا. وقال "لكن بعض الأشياء التي لا تراها حتى يصل المطاط إلى الطريق". "لم نكن على الأقل شهرين أو ثلاثة أشهر."

استخدم جونسون ما تعلمه عندما انضم إلى صاحب العمل الحالي ، RizePoint ، وهو صانع برمجيات إدارة الامتثال في مدينة سالت ليك. بعد انضمام جونسون إلى RizePoint كنائب لرئيس الموارد البشرية في عام 2015 ، طُلب منه اختيار برنامج جديد لإدارة الرواتب والموارد البشرية للقوى العاملة في الشركة ، والتي يبلغ عددها أقل من 100. وبهذا ، قام بتقييم البائعين الصغار والكبار. بالنسبة لنظام إدارة الموارد البشرية في الشركة ، اختار بائعًا أصغر حجمًا وهو جديد نسبيًا ، وينمو بسرعة ، وله نظرة وشعور "متصلين" تربطهما شركة جونسون. ومن المفارقات ، أنه بالنسبة لكشوف المرتبات ، اختار نفس البائع الوطني الذي كان قد انسحب منه سابقًا. في غضون ذلك ، أعاد البائع بناء نظامه بالكامل. وقال "وظيفة إدارة كشوف المرتبات تعمل بشكل جيد ووحدة إعداد التقارير رائعة".