كن منظمًا: 3 طرق لاستخدام لوحات kanban الجديدة في asana

بعض أدوات الإنتاجية في الواقع لا معنى لها حتى ترينها تعمل. لذلك ، إذا لم تكن تستخدم لوحات kanban مطلقًا ، فقد لا تفهم ما الذي يحيط بكل الطنانة المحيطة بخدمة إدارة سير العمل والتعاون الأعلى Asana التي تضيف لوحات Kanban. إذا كنت مهتمًا بأن تكون أكثر إنتاجية في العمل ، فإنه يجدر النظر فيه ، كما سأوضح.

للحصول على التطبيق غير المستهل على الإنترنت ، Asana الذي اكتسب الكثير من الجر مؤخرًا. هذه الخدمة هي في الأساس قائمة مهام على المنشطات. يمكنك استخدام Asana مع مجموعة من الأشخاص ، وهي تحظى بشعبية كبيرة في أماكن العمل. ما الجديد في Asana اعتبارًا من الأسبوع الماضي هو ميزة تسمى المجالس ، تستند إلى لوحات kanban. Kanban هو مصطلح عام يصف كلاً من نوع التطبيق ونظام لاستخدام هذا التطبيق. واحدة من أكثر تطبيقات مجالس kanban المعروفة هي Trello.

تحظى كنبان بشعبية كبيرة بين فرق تكنولوجيا المعلومات وفرق تطوير البرمجيات. عندما يصفونها ، يتجولون في عبارات مثل سكروم والتسليم في الوقت المحدد ، ويتوقعون منا قوم منتظم لفهم ما تعنيه. انها مربكة للغاية.

الطريقة الأسهل والأكثر وضوحًا لفهم kanban هي رؤية أمثلة على ذلك أثناء العمل. فيما يلي بعض الأمثلة على لوحات kanban التي قد تكون أقل شيوعًا في مكان العمل ، ولكنها مصممة لإضفاء معنى على أي شخص تقريبًا.

1. تتبع المهام الشخصية: للقيام ، والقيام ، تم

تتمثل إحدى طرق استخدام لوحة kanban في تنظيم قائمة مهام شخصية والتأكد من أنك لن تقوم بمهام كثيرة في وقت واحد. دعنا نسمي هذا لوحة المهام والقيام به.

في هذا الإعداد ، لديك ثلاثة أعمدة تحمل اسم "المهام والمهام والقيام". لديك أيضًا مجموعة من الملاحظات اللاصقة ، والتي تسمى بطاقات في kanban. تكتب مهامك على الملاحظات اللاصقة ، ومهمة واحدة لكل ملاحظة ، وتلتصق بها في عمود المهام الواجبة. حتى الان جيدة جدا.

في الوقت الحالي ، لدينا قائمة بالمهام في عمود المهام الواجبة ، ولا يوجد شيء في أعمدة المهام أو القيام به. أعلم أنك تستطيع أن ترى إلى أين يحدث ذلك ، لكن لا تقفز إلى الخطوة التالية حتى الآن.

ما تحتاج إلى فهمه حول لوحات kanban هو أنها تصورات للمعلومات التي يمكنك بسهولة تتبعها بطريقة أخرى. في Asana ، يمكنك بدلاً من ذلك النظر إلى مهامك في عرض القائمة ، باستخدام الرؤوس الموجودة في القائمة للتمييز بين أنواع المهام المختلفة ، كما في الصورة أدناه.

ولكن عندما تتخيل نفس المعلومات في عرض اللوحة ، يمكن أن يكون لها تأثير نفسي مختلف. باستخدام لوحات "المهام والقيام" و "تم" ، يقوم الأشخاص عادةً بفرض حد أقصى لعدد المهام التي يمكن أن تكون في عمود "المهام" في أي وقت محدد. والغرض من ذلك هو إنشاء نظام يرشدك إلى التركيز على بعض المهام النشطة فقط. من خلال عرض القائمة ، من السهل أن تشعر أن جميع المهام لها نفس الأهمية ، وكلها تحتاج إلى إكمالها الآن!

تعمل لوحة المهام ، المهام ، المهام التي تم تنفيذها بشكل جيد جدًا للمهام المعقدة التي تتضمن الكثير من الخطوات. في الصور أعلاه وتحت ، يمكنك أن ترى أن العديد من المهام كبيرة ولا يمكن إنجازها في يوم واحد. إن قصر قائمة المهام على مهمتين أو ثلاث فقط على الأكثر يشجعك على التركيز عليها حتى تنتهي.

من السهل جدًا تطبيق نفس المفهوم الخاص بتقييد العمل قيد التنفيذ (القيام) على إعدادات الفريق أيضًا.

2. توزيع العمل من خلال سلة المهام المشتركة

إليك مثال آخر واضح ومباشر. يمكنك استخدام لوحة kanban لتوفير العمل للأفراد في فريق لالتقاط وتعيين لأنفسهم.

لتسهيل الفهم ، دعنا ندعي أن هذه قائمة بالأعمال المنزلية. هذه الأسرة لديها ثلاثة أطفال: أندي ، بيرتا ، وكلوديو. العمود kanban الأول هو الأعمال. الأعمدة التالية هي Andy و Berta و Claudio. العمود الأخير تم.

القاعدة المنزلية هي أنه يجب على كل طفل اختيار عمل روتيني واحد كل يوم سبت. الأعمال الإضافية قد تأتي من وقت لآخر ، أيضا. يتمتع الأطفال بالحكم الذاتي في اختيار الأعمال الروتينية بناءً على ما هو متاح. يقومون باختيار ، وسحب تلك البطاقة في العمود الخاص بهم ، وبالتالي المطالبة بالمسؤولية عنها. عندما ينهون أعمالهم ، ينقلون البطاقة إلى العمود "تم".

من السهل تخيل هذا الترتيب في مكان العمل. قد يكون لدينا فريق من العمال لديهم كومة من العمل يجب عليهم جميعًا إكمالها جماعيًا. بدلاً من الانتظار حتى يقوم المدير بتعيين عمل لهم ، يمكنهم المطالبة بمهمة من حاوية العمل المتوفرة.

3. إدارة الاتصالات

هناك طريقة أكثر غرابة لاستخدام لوحة kanban وهي الاحتفاظ بقوائم جهات الاتصال استنادًا إلى المنطقة أو المدينة. مرة أخرى ، يمكن أن يكون ذلك بنفس تنسيق القائمة ، لكن بالنسبة للعديد من الأشخاص ، فإن رؤية الأعمدة والبطاقات لها تأثير نفسي (إيجابي) مختلف.

هذه المرة ، بسيطة بما فيه الكفاية ، تحتوي اللوحة على أعمدة لمختلف المناطق والمدن. كل بطاقة هي جهة اتصال مقرها في تلك المنطقة. عندما يأخذك السفر إلى مكان معين ، يمكنك بسهولة الاطلاع على قائمة جهات الاتصال التي قد تصل إليها أثناء وجودك هناك. بالإضافة إلى ذلك ، ستلاحظ بسرعة كبيرة إذا كان هناك عدد متزايد من جهات الاتصال المهمة في نفس الموقع ، مما قد يعني أنك بحاجة إلى زيادة عدد مرات زيارتك.

لأتمتة هذه العملية قليلاً ، يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من جهات الاتصال إلى مشروع Asana مباشرة. قم بتغيير سطر الموضوع إلى اسم جهة الاتصال وموقعها لتسهيل عملية التصنيف والفرز لاحقًا بشكل صحيح. عند رؤية أكبر عدد ممكن من الأشخاص يتضمن معلومات الاتصال الكاملة الخاصة بهم في نهاية رسالة بريد إلكتروني ، سيكون لديك كل ما تم حفظه في البطاقات أيضًا.

بذل المزيد من الجهد مع مجالس Kanban

نأمل أن تكون هذه الأمثلة قد جعلت مجالس kanban أكثر سهولة للوصول إلى غير المستهلين. يمكن أن يكون استخدامها أكثر تعقيدًا ، من تتبع تطوير البرامج الذي أشرت إليه مسبقًا إلى التحكم في المخزون. تم تصميم الأمثلة الأساسية التي قدمتها لمساعدتك في فهم سبب استخدامك لوحة في Asana بدلاً من القائمة. كن مبدعًا واستخدم اللوحات لإدارة أي شيء أكثر منطقية بالنسبة لك.

تبحث عن مزيد من المعلومات حول أسانا؟ يمكنك قراءة استخدام Asana في Business ، و 7 Asana Tricks لتصبح واحدة مع سير العمل ، و Slack vs Asana.