كن منظمًا: 5 خطوات بسيطة للبدء في استخدام مخططات gantt

قبل البدء في مشروع جديد ، من المفيد الحصول على خريطة طريق ونوع من النظرة العامة الواضحة لجميع الخطوات الضرورية والترتيب الذي يجب أن تحدث به هذه الخطوات. هذا في الأساس ما هو مخطط جانت. لا يهم ما إذا كان المشروع مشروعًا شخصيًا ، مثل إضافة مجموعة إلى الجزء الخلفي من منزلك أو موقع عمل ، مثل إنشاء موقع ويب جديد. تحتاج الى ان تعرف

• متى وأين تبدأ ،
• كل الخطوات على طول الطريق والمدة التي سيستغرقها ،
• من المسؤول عن كل خطوة ،
• الترتيب الذي يجب أن تحدث فيه الخطوات ، و
• متى سيتم الانتهاء من المشروع.

تعد مخططات جانت ، التي سميت باسم المهندس والمستشار هنري جانت ، الذي طورها واستخدمها في العشرينات من القرن العشرين ، بمثابة تصور لمشروع من البداية إلى النهاية. إنها نوع شائع للغاية من أدوات الإنتاجية ، وهي جزء رئيسي من العديد من خدمات إدارة المشاريع. في الواقع ، فإن خدمة TeamGantt الممتازة تأخذ اسمها من المخططات. ، أشرح ماهية مخططات Gantt ، وما الذي يقومون به ، وكيف يستخدمهم الناس ، وأقدم خمس خطوات للبدء بها.

ما هو مخطط جانت؟

وأوضح كيفون غفاري ، مدير البرنامج الرئيسي في LiquidPlanner ، "إن مخطط Gantt هو تصور للخطوات التي يتطلبها إكمال مشروعك" ، عندما طلبت منه مؤخرًا مشاركة بعض الأفكار حول بدء استخدام مخططات Gantt. LiquidPlanner هو تطبيق لإدارة المشاريع وتعاون في مكان العمل للمحررين ، يركز على مخططات جانت.

ذكرني غفاري أن المشروع يختلف عن أنواع العمل الأخرى. وقال "المشروع عبارة عن مجموعة من الأعمال لها بداية ونهاية ، والوفاء بإنشاء هذا المشروع هو مجموعة من المهام". تعمل مخططات Gantt للمشاريع على وجه التحديد ، وليس للعمل المستمر. إنها تتعلق بمساعدتك في الحصول عليها من البداية إلى النهاية ، لذلك من المهم وجودها نهاية.

قراءة المخططات جانت من اليسار إلى اليمين ، من أعلى إلى أسفل. (انظر الصورة أعلاه من TeamGantt.) المحور س هو الوقت. يبدأ المخطط عندما يبدأ المشروع وينتهي عند تسليم المشروع. تشغيل طول المحور ص هو مهام ، على الرغم من أنها مجرد قائمة. وضعهم الدقيق على المحور ص غير مناسب ، على الرغم من أنهم يميلون إلى الوقوع في الترتيب الزمني.

وقال الغفاري "المهمة لها ثلاثة مكونات: ما هي المدة والمدة التي سيستغرقها ومن سيقوم بذلك." على مخطط جانت ، يتم تمثيل كل مهمة بشريط. يوضح طول الشريط مقدار الوقت الذي ستستغرقه المهمة. غالبًا ما تكون أشرطة المهام منسقة بالألوان ، مع الإشارة إلى الشخص أو القسم المسؤول عن إنجاز المهمة. بالنسبة إلى "ماذا" ، يظهر اسم المهمة بشكل عام على الشريط أو يصبح مرئيًا عند النقر فوقه.

بالإضافة إلى إظهار جميع المهام للمشروع والوقت الذي سيستغرقه ، تُظهر مخططات Gantt التسلسل والاعتماد. بمعنى آخر ، فإنها تظهر الترتيب الذي يجب أن تحدث به المهام ، وما إذا كان يجب حدوث شيء قبل الآخر. لماذا ذلك مهما جدا؟

ماذا تفعل مخططات جانت؟

وقال كريس سافوي ، مدير إستراتيجية منتجات Workfront المباشرة: "توضح مخططات جانت بوضوح أنه لا يمكنك القيام بكل شيء في نفس الوقت". لقد استخدم مثال بناء منزل الشجرة. يمكنك شراء المسامير والخشب في نفس الوقت ، ولكن يجب عليك قص الحطب قبل تثبيته في الشجرة.

تُظهر مخططات Gantt التبعيات بين المهام ، وعادة ما يكون هناك ما يشبه الخط الذي يربطها.

قبل الانضمام إلى Workfront (والتي ، مثل LiquidPlanner ، هي أداة للتعاون في مكان العمل وإدارة المشاريع) ، عمل سافوي على بعض المشاريع شديدة التعقيد مع United Space Alliance بالتعاون مع مركز جونسون للفضاء التابع لناسا. وذكر أنه على الرغم من أن التسلسل والاعتمادية أمران مهمان حتى بالنسبة للمشروعات البسيطة ، مثل بناء شجرة ، إلا أنهما مهمان بالنسبة للمشاريع الضخمة التي تمتد لسنوات ، مثل بناء محطة الفضاء الدولية.

شيء آخر تفعله مخططات Gantt هو مساعدة المنظمات أو العملاء المتوقعين في إدارة الموارد. وقال غفاري "لمجرد وجود مهمة لا يعني وجود شخص حر في القيام بذلك."

من خلال مخطط جانت ، يمكنك أن ترى بسهولة متى يتم جدولة الأشخاص أو الإدارات للعمل في مهام مقابل توفرها مجانًا. وأضاف "يجب أن تكون قادرًا على حساب جداول الأشخاص وعدد الساعات الموجودة في اليوم". تخلق مخططات Gantt طريقة فعالة لمعرفة الوقت والمهام والموارد.

الابتداء مع مخططات جانت

بمجرد أن يكون لديك فهم رفيع المستوى لماهية مخططات جانت ولماذا هي مفيدة ، يمكنك البدء في إعدادها لمشاريعك الخاصة. هذه الخطوات الخمس سوف تساعدك على البدء.

1. اختيار قالب أو بناء واحد من الصفر

بشكل عام ، عند بدء تشغيل مخطط جانت الجديد ، لديك خيار استخدام قالب أو البدء من نقطة الصفر. قد تأتي النماذج من مصدر خارجي ، في حالة تلك التي يوفرها برنامج إدارة المشروع ، أو قد تأتي من مشروع سابق خاص بك.

تتمثل إحدى فوائد استخدام عملك السابق لإنشاء قالب في أنه يمكنك غالبًا أن تتعلم الكثير مما حدث في الماضي. سيقدم القالب معلومات حول المهام والتسلسل ، ولكن أيضًا ما إذا كانت أي مهام استغرقت وقتًا أطول من المتوقع.

2. مارك معالمك

تتضمن معظم البرامج لإنشاء مخططات جانت القدرة على إضافة المعالم. المعلم هو علامة تشير إلى اكتمال مرحلة المشروع. على سبيل المثال ، في إنشاء موقع على شبكة الإنترنت ، يعد إغلاق إطارات الأسلاك علامة فارقة نموذجية.

عند إنشاء مخطط جانت من نقطة الصفر ، من المفيد في كثير من الأحيان رسم جميع المعالم قبل إضافة أي مهام. يساعد سرد جميع المعالم الرئيسية في تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر ، وتلك المفاهيم الصغيرة أسهل في التصور من المشروع بأكمله في وقت واحد.

3. إضافة المهام ، أحداث التسلسل ، وإنشاء تبعيات

تتمثل الخطوة التالية في إضافة مهام وتسلسل أحداث وإنشاء تبعيات. عند إضافة المهام ، تأكد من إلقاء نظرة على التقارير التاريخية أو التحدث إلى الأشخاص الذين سيكملون المهام للحصول على تقديرات دقيقة للوقت الذي يجب أن تستغرقه.

عند تسلسل الأحداث ، ضع في اعتبارك أنه من الممكن القيام بمهام متعددة في نفس الوقت ، ولكن ليس من قبل نفس الشخص. في أحد مواقع الويب ، يمكن لشخص أن يعمل على إطارات سلكية بينما يجمع شخص آخر محتوى عينة للنموذج الأولي. لكن مصمم السلكي لا يمكنه أيضًا إنشاء لوحات مزاجية في وقت واحد.

لا تقم بإضافة التبعيات إلا بعد سرد جميع المهام ووضعها بالترتيب الصحيح ، وكن حذرًا معها. وقال سافوي: "الشيء الذي يمكن أن يزعجك حقًا هو إذا ذهبت إلى منتصف الطريق في مخطط جانت ورأيت أن المهمة 12 لم تعد تعتمد على المهمة 5". وأضاف أن المبتدئين يجب أن يكونوا حريصين للغاية على عدم إزالة التبعيات إلا إذا كانوا متأكدين من صحة القيام بذلك ، لأن استعادتهم أمر صعب للغاية إذا قاموا بإنشاء سلسلة طويلة من الأحداث.

4. مشاهدة الموارد الخاصة بك

"يجب أن تكون المهام بالترتيب الصحيح ، وبعد ذلك تحتاج إلى التحكم في من هو متاح لإكمال هذه المهام" ، أوضح غفاري. كما ذكر أعلاه ، لمجرد وجود مهمة للقيام بها لا يعني وجود شخص حر في القيام بذلك.

أشار غفاري إلى أن برنامج Gantt chart الخاص بشركته لا يسمح باستخدام overbooking ، مما يعني أن LiquidPlanner لن يسمح لك بتعيين شخص لمهمة إذا تم تعيين هذا الشخص بالفعل لمهمة مختلفة في نفس الوقت.

تساعدك مخططات Gantt على معرفة ليس فقط ما إذا كان المورد مفرطًا ، ولكن ما هي العواقب المترتبة على بقية جدول المشروع عند تصحيحه.

5. التعاون

وقال غفاري "من المهم حقًا أن يفهم الناس أن مخطط جانت ليس سحريًا". "فقط لأنك خططت لشيء ما ، فهذا لا يعني أن له أي علاقة بالواقع."

طريقة التأكد من توافق مخطط جانت مع الواقع هي من خلال التعاون. غالبًا ما يكون برنامج Gantt chart جزءًا من حزمة تعاون أكبر لإدارة المشروع أو مكان العمل. يجب أن يتمتع كل فرد في الفريق بالقدرة على رؤية المخطط على الأقل ، إن لم يكن تحديث المهام وغيرها من المعلومات التي تغذيها. وبهذه الطريقة ، إذا أنهت إحدى المهام مهمة مبكرًا ، وتتمتع بسلطة تحديث تقدمها لتمييز المهمة كاملة وتصحيح الوقت المقدر ، وبقيامها بذلك ، قد تساعد المحال إليهم الآخرين على إنجاز مهامهم مبكرًا أيضًا. أو قد تقوم أيضًا بوضع علامة على نفسها كمورد متاح للمساعدة في مهمة أخرى حتى مهمتها المجدولة التالية.

لخص غفاري قوة التعاون بهذه الطريقة: "إذا كان مخطط جانت في فراغ ، فمن يدري ما إذا كان دقيقًا؟ يضيء مخطط جانت ".

لا تعتمد كثيرًا على مخططات جانت

أخبرني كل من غفاري و سافوي أنهما يستخدمان مخططات جانت للتخطيط والتسجيل في المشروع ، لكنهم لا يحبون إدارة العمل اليومي فيه. وقال سافوي "إنها خطة وليست جدول تنفيذ ، عادة".

لاحظ سافوا أيضًا أن المبتدئين قد لا يدركون أن الناس نادرًا ما ينظرون إلى مخطط جانت بالكامل في الحال ، إن كان هذا في أي وقت مضى ، لأنهم عادةً ما يكونون ضخمًا. وقال: "ستحتاج إلى لوحة إعلانية لطباعتها".

وفقًا للغفاري ، "ليس بناء مخطط جانت هو الهدف النهائي. إنه تصور لخطة المهمة والتسلسل. مخطط جانت يساعد الناس على فهم كيف ستعمل الخطة".

إذا كنت مهتمًا بمخططات جانت ، فربما تكون مهتمًا أيضًا بإدارة المشروع بشكل عام. للحصول على بعض نصائح الإضافة الممتازة للحفاظ على مشروعك على المسار الصحيح ، تحقق من النصائح الأربعة للبدء في إدارة المشروع وأيضًا نصيحتي حول كيفية تحسين الاتصال من أجل إدارة أفضل للمشروع.