الحصول على المنظمة: 5 خطوات لأيام عمل أكثر إنتاجية

ربما تعلم أنك يمكن أن تستفيد بشكل أفضل من وقتك في العمل. ولكن كيف تفعلها؟

هناك بعض الحيل التي تجعلك أكثر إنتاجية ، وستشرح الخطوات الخمس الموضحة أدناه كيفية الوصول إلى هناك بالضبط.

انها ليست سهلة. لكي تكون شخصًا أكثر إنتاجية حقًا ، ستحتاج إلى تنمية العادات ، بدلاً من الاعتماد على الحلول السريعة. ولكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لمساعدة نفسك على التقاط تلك العادات الجديدة. ستجد أيضًا أن هناك العديد من تطبيقات الأجهزة المحمولة والبرامج والبرامج والخدمات التقنية التي يمكن أن تساعد في توجيهك نحو يوم عمل أكثر إنتاجية.

1	خريطة دورة الإنتاجية الخاصة بك

أهم شيء يمكنك القيام به لزيادة إنتاجيتك في العمل هو أولاً التعرف على دورة الإنتاجية. كل شخص لديه أوقات خلال اليوم عندما تكون قادرة على التركيز ، وأوقات أخرى عندما يتراجع انتباههم. على الرغم من أن كل شخص لديه أفضل ساعات عمله لإنجاز العمل ، "بالنسبة لمعظم الناس ، فإن الساعات الأكثر إنتاجية هي أول شيء في اليوم - ليس عندما تستيقظ أولاً ، ولكن مبكرًا نسبيًا" ، كما يقول دان أرييلي ، خبير اقتصادي وسلوكي في Duke جامعة. لدى Ariely اهتمامًا كبيرًا بمعرفة كيفية استخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة لتحسين الذات. "على سبيل المثال ،" يضيف: "عادةً ما يكون عمل البريد الإلكتروني في الصباح هدرًا لأن الدقائق في الصباح تكون أكثر قيمة". ليست كل الدقائق متساوية.

الخطوة الأولى في تحقيق الاستفادة القصوى من تلك الدقائق الثمينة والعابرة هي معرفة فترات فترات الإنتاجية العالية والمنخفضة ، أو السعة العالية والمنخفضة ، كما يفضل Ariely أن يطلق عليها.

في حين أن الكثير من الناس يعتقدون أنهم يعرفون في أي وقت من اليوم هم في أفضل حالاتهم والأسوأ ، فإنه لا يضر للتحقق. يعد RescueTime أفضل أداة وجدتها لمعرفة دورة الإنتاجية لديك. RescueTime هو تطبيق صغير لسطح المكتب يسجل البرامج التي تستخدمها والمواقع التي تزورها على مدار اليوم ، وإلى متى. إنه يصنف تلك التطبيقات والمواقع المختلفة (إنتاجية للغاية ، منتجة ، محايدة ، مشتتة ، أو مشتتة للغاية) وتصدر تقريراً حول كيف تقضي وقتك. على سبيل المثال ، مواقع التواصل الاجتماعي "تشتيت الانتباه" بشكل افتراضي. (يمكنك إعادة تصنيف أي مواقع وبرامج إذا كانت الإعدادات الافتراضية غير دقيقة بالنسبة لك.) يمكنك أيضًا معرفة الكثير عن دورة الإنتاجية عن طريق مشاهدة عدد مرات تبديل المهام.

أوصي باستخدام RescueTime لمدة أسبوع على الأقل قبل تحليل تقريرك. حاول استخدامه دون تغيير سلوكك العادي. النقطة ليست أن تكون موظفا نموذجيا لمدة أسبوع. إنها معرفة متى تكون لحظاتك الطبيعية من أجل السعة العالية والمنخفضة.

عندما يكون لديك بعض البيانات ، يمكنك إلقاء نظرة على أوقات اليوم التي قضيت فيها جزءًا كبيرًا من الوقت (40 دقيقة أو أكثر) في مهمة واحدة ذات إنتاجية عالية. ابحث الآن عن أوقات اليوم التي كنت فيها أقل إنتاجية ، فانتقل سريعًا بين المهام المختلفة أو تقضي فترات طويلة من الوقت في الانحرافات.

على سبيل المثال ، أنا في أكثر تركيزي بين الساعة 9 صباحًا و 11 صباحًا تقريبًا ، ثم تنخفض إنتاجيتي. أنا عادة يصرف الانتباه عن وقت الغداء. في بعض الأحيان ، ولكن ليس دائمًا ، لدي فترة إنتاجية قوية أخرى في فترة ما بعد الظهر ، لكنها غير موثوقة.

الخطوة التالية هي معرفة ما يجب فعله بهذه المعلومات.

2	تغيير الروتين الخاص بك

بمجرد معرفة دورة الإنتاجية الخاصة بك ، يجب عليك تغيير الروتين الخاص بك لتناسب ذلك.

على سبيل المثال ، ابدأ في جدولة الاجتماعات لأوقات اليوم عندما يكون تركيزك أقل. الاجتماعات نادراً ما تتطلب منا أن نكون في أفضل حالاتنا. لذا ، على سبيل المثال ، اجعلي من المعتاد ألا تتناول الجلسات الصباحية أبدًا إذا كانت الصباح هي وقتك الإنتاجي.

على العكس من ذلك ، تعامل مع أهم مهامك ذات التركيز العالي أثناء الأوقات التي يكون فيها عقلك في أفضل حالاته. في كثير من الأحيان ، نحن لا جدولة عملنا الأكثر أهمية. نحن فقط نصل إليه عندما نستطيع. لا بأس بذلك ، ما دمت تجعل من المعتاد القيام بذلك خلال أوقات اليوم حيث يمكنك التركيز حقًا.

عندما ترى أن معظم الأشخاص يمكنهم القيام بمهام عالية التركيز في وقت مبكر ، فعادة ما تبدأ عادة في تشغيل البرامج التي تستخدمها في هذه المهام خلال ساعات الإنتاج القصوى. على سبيل المثال ، إذا لم يكن البريد الإلكتروني مثمرًا بالنسبة لك ، فلا تفتحه. فقط لا تطلق البرنامج. إذا كنت بحاجة حقًا إلى التحقق من بريدك الإلكتروني ، فتصفح البريد الوارد على هاتفك المحمول أو جهازك اللوحي ، ثم ضعه بعيدًا حتى تتمكن من العودة إلى المهام التي تتطلب اهتمامك حقًا.

ماذا لو حدث الكثير من أعمالك ذات الإنتاجية العالية في المتصفح ، ولكن أكبر من يهدرون الوقت لديك موجودون أيضًا؟ هناك بعض الحيل لتقليل الانحرافات من هذا النوع. بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك وضع علامة التبويب النشطة في وضع ملء الشاشة. هذا سوف يساعدك على البقاء مع المهمة في متناول اليد. يمكنك أيضًا تثبيت المكونات الإضافية للمتصفح والإضافات التي تحجبك عن المواقع التي تحددها. ويطلق على المفضلة المفضلة StayFocusd لمتصفح Chrome. يمكنك العثور على مزيد من التوصيات في مقالي حول كيفية الحفاظ على التركيز.

3	مراجعة يومك ، كل يوم

تغيير آخر يجب إجراؤه على روتينك: اجعل من المعتاد مراجعة يومك دائمًا قبل أن يبدأ. اطلع على التقويم الخاص بك وأول ما عليك فعله في قائمة المهام حتى لا تتعرض للانتباه لحضور اجتماع مدته 3 مساءً حددته قبل أسبوعين. سواء أكان انتهائك من أول فنجان من القهوة أو أثناء التنقل ، فإن الاستمتاع بلحظة واحدة (ويجب أن تكون هي نفس اللحظة يوميًا لجعلها عادةً) لمراجعة خططك لليوم بأكمله فرقًا حقيقيًا.

إنشاء عادة جديدة لمراجعة يومك كل يوم أسهل من القيام به. أحد تطبيقات الأجهزة المحمولة التي يمكن أن تساعدك في تذكيرك هو Any.Do ، الذي يحتوي على ميزة تسمى AnyDo Moment. تلعب AnyDo Moment نغمة ممتعة وتدفع إشعارًا في نفس الوقت كل يوم من أيام الأسبوع تخبرك أنه حان الوقت لمراجعة يومك. ثم يسرد التطبيق كل شيء في التقويم الخاص بك وقائمة المهام ويسأل ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بها في الجدول أو نقله إلى يوم آخر.

4	جدول الاستراحات

خذ استراحاتك. وليس استراحة واحدة فقط لتناول طعام الغداء. يحتاج عقلك إلى تحديث نفسه إذا كنت ستصبح الشخص الأكثر إنتاجية.

أنا معجب كبير بتتبع النشاطات للياقة البدنية ، وأحد الميزات التي أحبها هو التنبيه الصامت في عدد قليل منها. يمكنك ضبط المنبه الذي يجعل فرقة اللياقة الخاصة بك تهتز في وقت معين من اليوم ، بصمت. أود تعيينه على الساعة الرابعة بعد الظهر بحدة ، عندما أعلم أنني يجب أن أستريح إذا كنت أعتقد أنني بحاجة إلى واحدة أو لا. حتى مجرد الخروج من الكرسي للمشي إلى المطبخ وغسل فنجان القهوة الخاص بي يكفي لإبعاد عيني عن شاشة الكمبيوتر قليلاً.

تحتوي بعض متعقبات النشاط أيضًا على تنبيهات خاملة. تتسبب هذه الإنذارات في إهتزاز جهاز التعقب إذا كنت جالسًا لفترة من الوقت ، وعادة ما تكون ساعة واحدة. لقد تم تصميمها لتذكيرك بالتقدم والتحرك ، لكنني أعتقد أنها ذات قيمة مماثلة لتذكيرك بالتوقف عن العمل لمدة دقيقتين واستراحة. قد ترغب أيضًا في تثبيت تطبيق فاصل ، وهو برنامج خفيف الوزن يذكرك بفواصل ، ويمكنه حتى قفل جهاز الكمبيوتر الخاص بك لفترة قصيرة من الوقت لفرض المشكلة. مفضلة لدينا هو تطبيق Mac يسمى TimeOut Free.

هناك ميزة أخرى جيدة لنظام Windows و Mac والمتصفحات تسمى Focus Booster.

5	يصطف في نهاية أعمال اليوم

تخيل يومك يسير جنبا إلى جنب فقط. ثم 4:40 بعد الظهر يضرب. حاولت أن تبقي مشغولا. إنه يبدو وكأنه الخلود يمر! ثم تنظر إلى الساعة مرة أخرى… الساعة 4:42 بعد الظهر

كم عدد المرات التي تضيعين تلك العشرين دقيقة الأخيرة في نهاية اليوم؟ كم ساعة تساوي في شهر؟ كم من ذلك الوقت تقضيه على مواقع الشبكات الاجتماعية أو الرسائل النصية أصدقائك؟

اركل هذه العادة عن طريق اصطفاف عدد قليل من الأعمال في نهاية اليوم. حاول أن تجعل منهم شيئًا ما تحب القيام به ، لكن قد يعتبر ذلك عملاً مشغولًا. بعض الأمثلة تشمل:

• ايداع الاوراق
• متابعة رسائل البريد الإلكتروني القديمة
• إلقاء ذاكرة التخزين المؤقت للكمبيوتر الخاص بك
• حذف سجل المتصفح الخاص بك
• عودة المكالمات الهاتفية
• مسح الغبار والفتات من مكتبك ولوحة المفاتيح والشاشة.

إذا كانت لديك قائمة قصيرة من الخيارات في وقت مبكر للمهام التي يمكنك القيام بها في نهاية اليوم ، فمن المرجح أن تقوم بواحدة منها بالفعل. قم بتدوين ملاحظة في التقويم الخاص بك ، أو حتى اترك ملاحظة لاصقة بالقرب من مكتبك مع بعض الأفكار لتكون بمثابة تذكيرات. تعال الساعة 4:45 مساء يوم الجمعة ، من المحتمل أن تتجول بها عينيك. موارد إضافية