الحصول على المنظمة: 5 طرق لإرسال بريد إلكتروني أفضل

هناك الكثير من الفلسفات والمنهجيات لاستخدام البريد الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة. فهي أساسية للحد من الهاء وتكون أكثر إنتاجية. لكن عليك أيضًا معرفة الأدوات المتاحة لك للوصول إلى هذا المكان الأكثر إنتاجية.

اخترع مزودو خدمة البريد الإلكتروني ومطورو تطبيقات الجهات الخارجية بعض الأدوات الاستثنائية التي تجعل البريد الإلكتروني أكثر فعالية. هناك خمسة أعتقد أن لها أكبر الأثر ويمكن تطبيقها على نطاق واسع. معا ، سوف يساعدونك

• اكتب رسائل بريد إلكتروني أفضل ،
• تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام ،
• التراجع عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني ،
• الجدول الزمني لإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، و
• قيلولة بعد الظهر رسائل البريد الإلكتروني.

اكتب أفضل

كتابة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة أو غير الواضحة مضيعة للوقت. قد لا يكون لدى المتلقي وقت لقراءتها في المقام الأول ، أو قد يضيع الوقت في إعادة قراءته لمحاولة فهمه ، أو قد يضطر إلى الرد على المرسل للتوضيح. بالإضافة إلى ذلك ، هناك كل الوقت الضائع الذي تمضيه في كتابتها في المقام الأول.

هناك تطبيقان يعملان بجد لمساعدتك في كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل لأنها تركز على الكتابة نفسها: Grammarly و Crystal.

Grammarly هو مكون إضافي يعمل مثل المدقق الإملائي لتحليل القواعد وتقديم اقتراحات ذكية حول كيفية تشديد لغتك والكتابة بوضوح وإصلاح الأخطاء الشائعة. لديها قدرة ملحوظة على اكتشاف أخطاء ESL على وجه الخصوص.

Crystal هو أيضًا مكون إضافي ، وهو يدفعك إلى تكييف لغة بريدك الإلكتروني لجذب المتلقي. إنه يعمل كما يلي: يقوم Crystal أولاً بالبحث عن المستلمين عبر الإنترنت - حساباتهم على Twitter وصفحات Facebook وما إلى ذلك - ويبحث في كيفية استخدامهم للغة والاستجابة لها. هل هي موجزة ومباشرة؟ أم أنها تميل إلى الوقوع في مناقشات مطولة؟ بناءً على النتائج ، يرشد Crystal كتاباتك.

إذا لم تكن كاتبًا قويًا ، فقد تساعدك مطالبات Crystal الواضحة حقًا في العثور على كلمات لكتابة ما تريد قوله. هذا اقتراح ذو قيمة ، لكن هناك شيئًا حوله يفركني بطريقة خاطئة. هناك فرضية غير معلنة مفادها أنك تتقن لغتك للحصول على شيء من الشخص الآخر ، وأجد هذا التلاعب. قد لا يزعجك ، أو قد يكون بالضبط ما تبحث عنه. لا يوجد إنكار أنه جيد في ما يفعله ، على أي حال.

تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى المهام

صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة مهامك ، لكن ربما لا يزال بإمكانك تعيين مهام لك عبر البريد الإلكتروني. الإصلاح هو إعداد تطبيق متصل لنقل هذه المهام بكفاءة إلى مكان أكثر ملاءمة.

بدلاً من كتابة مهمة جديدة يدويًا لنفسك في أي تطبيق تأليف أو تذكير تستخدمه ، قم بتوصيل التطبيق مباشرة بحساب بريدك الإلكتروني أو قم بإعداد إعادة توجيه البريد الإلكتروني ، بنقرة واحدة أو نقرتين ، انقل تلك الرسالة إلى مكانها الصحيح.

بعض التطبيقات التي تدعم القدرة على نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى تطبيق آخر ، إما من خلال الاتصال المباشر أو إرسال البريد الإلكتروني ، هي Wunderlist و Evernote Plus و Premium و Todoist Premium و Boxer و Newton Mail.

التراجع عن إرسال

لقد وصلنا جميعًا إلى "إرسال" قبل الأوان ، سواء كان ذلك لأننا أغفلنا الخطأ المطبعي أو استبعدنا بعض المعلومات أو لم نتوقف عن إعادة النظر في رسالة بريد إلكتروني مكتوبة في هذه اللحظة. ومع ذلك ، لا يتعين عليك التعايش مع الأسف أو عدم كفاءة إرسال بريد إلكتروني ثانٍ. تحتاج فقط أن تكون قادرًا على التراجع عن الإرسال.

التراجع عن إرسال يختلف عن استدعاء رسالة. مع التراجع عن الإرسال ، لا يتم إرسال الرسالة أبدًا. في الأساس ، يحمل بريدك الإلكتروني الرسالة لمدة تتراوح من 10 إلى 30 ثانية ، يمكنك خلالها تغيير رأيك.

يحتوي Gmail على زر تراجع عن التراجع (انظر الفيديو أدناه لمعرفة كيفية إعداده) الذي يجب على كل مستخدم Gmail تمكينه. يحتوي Newton Mail (المليء بالميزات الغنية للبريد الإلكتروني على الأجهزة المحمولة) على حساب يعمل على أي حساب بريد إلكتروني يدعمه ، ويتضمن حسابات Microsoft Exchange و iMap. مزودو خدمات البريد الإلكتروني الآخرين يقدمونها أيضًا.

جدولة إرسال

"الآن" ليس دائمًا الوقت المناسب لإرسال بريد إلكتروني. وذلك عندما يأتي جدول الإرسال في متناول اليدين. تتيح لك ميزة البريد الإلكتروني هذه اختيار وقت في المستقبل عندما يتم تسليم رسالتك. كل من Outlook و Boomerang لـ Gmail و Newton Mail.

مع جدول الإرسال ، طالما أن الرسالة لم تنته بعد ، فلا يزال بإمكانك تحريرها أيضًا. بحيث يغطي بعض من نفس الأرض مثل ميزة التراجع عن الإرسال.

غفوة

أنا لست من محبي فلسفة Inbox Zero لمحاولة الحفاظ على عدد الرسائل غير المقروءة في أي شيء. يستغرق الأمر وقتًا طويلاً جدًا في الإدارة ولا يلبي احتياجات البريد الإلكتروني الحقيقية للأشخاص ، نفسياً أو تقنياً. أنا من عشاق الغفوة ، على الرغم من ذلك ، يحصل على نفس الفكرة وهي الحفاظ على تقليل عدد الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك في أي وقت معين.

غفوة لا يفعل أكثر من إخفاء رسالة من صندوق الوارد الخاص بك لبعض الوقت. حتى متى؟ انت صاحب القرار. التأثير هو أنه يمكنك التركيز على الرسائل المهمة دون أن يصرف انتباهك عن الرسائل الأقل أهمية. ستظهر هذه الرسائل الأقل أهمية في وقت من الأفضل لك التعامل معها. Outlook (حيث يطلق عليه "الجدول") ، والبريد الجوي ، Sparkmail ، و Newton Mail ، كلهم ​​لديهم زر قيلولة بعد الظهر.

إذا كنت مهتمًا بأن تكون أكثر إنتاجية (ومن ليس كذلك) ، فعليك إلقاء نظرة على تقرير "أفضل تطبيقات إنتاجية". بغض النظر عن مشاكل كفاءة عملك ، يجب أن يكون هناك العديد من التطبيقات أو الخدمات التي ستساعدك على الاستفادة بشكل أفضل من وقتك.