كن منظمًا: 5 طرق لتخريب إنتاجيتك

أقضي الكثير من الوقت في قراءة الأبحاث حول التنظيم والإنتاجية ، وأقضي الكثير من الوقت في التسكع مع عشاق التكنولوجيا. بما أنني وجدت نظريات وأفضل الممارسات حول زيادة الإنتاجية والحفاظ على التنظيم ، فقد لاحظت أيضًا العادات الشائعة بين الأشخاص الذين يحبون التكنولوجيا التي تخرب بشكل مباشر قدرتهم على العمل في أفضل حالاتهم.

يتحدث الناس كثيرًا عن الإنتاجية ، ولكن نادرًا ما يقضون وقتًا طويلاً في مناقشة ماهية الأمر. بالنسبة لي ، فإن الإنتاجية شخصية للغاية ، ولكن في النهاية ، يتعلق الأمر بتحقيق الأهداف.

يمكن أن يكون الهدف هو أي شيء من زيادة الأرباح في شركة ما إلى إنجاز مهمة من تسعة إلى خمسة بشكل أسرع بحيث تترك بعض الموارد العقلية والمادية لمتابعة اهتماماتك الشخصية. يريد بعض الأشخاص الخروج من المكتب بشكل أسرع كل يوم لقضاء المزيد من الوقت مع أسرهم. يريد بعض الناس وضع ساعتين من العمل كل ليلة في كتابة سيناريو للأفلام.

بغض النظر عن ما تريد القيام به ، أن تكون نفسك الأكثر إنتاجية تعني:

1. التفكير في ما تطمح لإنجازه ،

2. معرفة ما يمكنك القيام به إذا قمت بإنشاء بيئة مثالية ، و

3. متابعة إنشاء بيئة مثالية واستكمال مهامك أو تحقيق أهدافك.

بطبيعة الحال ، فإن المتابعة هي عادة المشكلة. اسمحوا لي أن أشير إلى بعض الطرق الأكثر شيوعًا التي أرى المتحمسين للتكنولوجيا على وجه الخصوص بها تخريب إنتاجيتهم.

1. التطبيق التنقل

إذا كنت تحب التكنولوجيا ، فربما تحب التطبيقات أيضًا. أنت تقوم دائمًا بتنزيل أحدث تطبيق. أنت فخور بكونك متبنياً مبكرًا. أنت تخرب نفسك ، على الرغم من ذلك ، إذا كنت تتصفح التطبيق مع تطبيقات الإنتاجية. تطبيقات الإنتاجية هي أي تطبيقات وخدمات تساعدك على إنجاز العمل ، بما في ذلك قوائم المهام وتطبيقات إدارة المهام وخدمات مزامنة الملفات وتطبيقات تدوين الملاحظات والتقويمات ومجموعات المكاتب.

مع أي تطبيق جديد ، سيكون هناك وقت استثمار للهجرة وتعلم كيفية استخدام النظام. أضف في التخصيص ، وكنت تضيع الكثير من الوقت الذي كنت قد قضيت أن تكون منتجة. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يستغرق الأمر بعض الوقت لتطوير عادات جديدة لاستخدام هذه التطبيقات التي ربما تستخدمها يوميًا. هذا هو المزيد من الوقت الضائع ، وفي كثير من الأحيان ، "مزيد من العمل حول العمل".

ومع ذلك ، يجب عليك التخلص من أي تطبيق أو خدمة لا تلبي احتياجاتك. ولكن يجب أن يعتمد هذا القرار على ما إذا كانت أدواتك الحالية تفعل ما تريد ، وليس ما إذا كنت تعتقد أن العشب يمكن أن يكون أكثر خضرة مع تطبيق آخر.

نصيحة: اختر تطبيقًا واحدًا لكل من احتياجاتك الإنتاجية واحتفظ به.

2. الوقوع في البريد الإلكتروني الثقب الأسود

يعرف معظم المتحمسين للتكنولوجيا أنهم لا ينبغي أن يضيعوا الكثير من الوقت في البريد الإلكتروني ، ومع ذلك فهم يمتصونه لساعات كل يوم. ما مدى سوء مشكلة بريدك الإلكتروني؟ هل تعرف حتى كم من الوقت كنت تضيع؟

تتمثل إحدى طرق قياس ذلك في استخدام RescueTime ، وهي أداة فريميوم تعمل بشكل غير مرئي في الخلفية لتسجيل مقدار الوقت الذي تقضيه في كل تطبيق وموقع ويب تستخدمه ، بما في ذلك البريد الإلكتروني.

يمكن لـ RescueTime أن تفتح عينيك على شدة مشكلة بريدك الإلكتروني ، لكن لا يمكن أن يمنعك من استخدامه. البرنامج المساعد Stayfocusd يمكن إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني على شبكة الإنترنت. أضف موقع البريد الإلكتروني الخاص بك إلى قائمة المجالات التي سيتم منعك من الوصول إليها ، ثم قم بتعيين الأوقات التي يجب فيها فرض القيود. سوف StayFocusd منعك من الموقع.

عند الحديث عن الأوقات ، هناك طريقة أخرى للحد من مشكلة البريد الإلكتروني وهي إنشاء عادات جديدة عند التحقق من البريد الإلكتروني. يتفق الخبراء بشكل عام على أن واحدة من أسوأ الطرق التي يقوم بها الأشخاص لتخريب إنتاجيتهم هي من خلال فتح البريد الإلكتروني بمجرد وصولهم إلى مكاتبهم. من الأفضل أن تبدأ اليوم بمهمة عالية الإنتاجية وحفظ البريد الإلكتروني في وقت لاحق.

"لكن ،" أنت تحتج ، "ماذا لو كان هناك بريد إلكتروني مهم أحتاج إليه للعمل بشكل عاجل؟" إذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن طوق كلب حول رقبتك ، فقم بفحص البريد الإلكتروني للعمل على هاتفك الذكي ، واتخاذ إجراء فقط بشأن المسائل العاجلة. اعتد على التحقق من ذلك فقط على الهاتف ، مما سيسهل إغلاق تطبيق البريد الإلكتروني والوصول إلى العمل الحقيقي. قم بعمل 45 دقيقة على الأقل من العمل الحقيقي قبل إطلاق البريد الإلكتروني في نهاية المطاف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. قد تجد نفسك قد اندمج في هذه المهمة الهامة وتجاهل البريد الإلكتروني إلى وقت لاحق ، وهذه عادة عظيمة يجب تطويرها.

عندما يفشل كل شيء آخر ، أود أن أكرر هذا الشعار: لا أتقاضى أجراً للإجابة على البريد الإلكتروني.

ملاحظة: قد تحتاج إلى تغيير شعار إذا كنت في الواقع تحصل على أموال للرد على البريد الإلكتروني.

نصيحة: استخدم RescueTime لتحديد مشكلة بريدك الإلكتروني. لا تفتح أبدًا أول شيء في تطبيق البريد الإلكتروني في محطة العمل الخاصة بك. تهدف إلى إكمال 45 دقيقة على الأقل من العمل الحقيقي قبل الدخول في البريد الإلكتروني.

3. الاعتقاد بأن تعدد المهام غير مثمر

يعرف الأشخاص الذين يقرؤون عن التكنولوجيا والثقافة التقنية والإنتاجية أن تعدد المهام غير مثمر.

حسنًا ، آسف ، لكن هذا ليس صحيحًا.

تُظهر الأبحاث حول تعدد المهام أنها مثمرة للغاية ، لكن إلى حد ما (راجع عمل Diwas KC و Narayan ، على سبيل المثال). عند الرسوم البيانية ، يكون لقيمة تعدد المهام شكل U مقلوب. قليلا جيدة ، ولكن الكثير من السوء لا شيء على الإطلاق.

تشير الأبحاث أيضًا إلى أن قيمة تعدد المهام تختلف بناءً على الفرد ونوع العمل الذي يتم القيام به. بصراحة ، أعتقد أن معظم الناس يعرفون أي منهم

المهام مناسبة وغير مناسبة لتعدد المهام. عالقًا في اجتماع غير مناسب لك على الإطلاق؟ المضي قدما واللحاق على البريد الإلكتروني! صياغة اقتراح مليون دولار؟ كنت أفضل التركيز على هذه المهمة وحدها.

نصيحة: توقف عن إخبار نفسك بأن تعدد المهام أمر سيئ واحتضانه للقيام بالمهام المناسبة. لا تدفعه ، رغم ذلك.

4. عن غير قصد إنشاء حسابات مكررة

كم مرة قمت بالتسجيل للحصول على حساب عبر الإنترنت ، فقط لكي تدرك لاحقًا أن لديك بالفعل رابطًا بعنوان بريد إلكتروني مختلف؟ إنها مشكلة شائعة بين المتبنين الأوائل الذين يفخرون بالاشتراك في مواقع وخدمات جديدة عبر الإنترنت بمجرد توفرها.

يمكن أن يكون لديك أكثر من حساب مشكلة إذا غادرت الوقت لإعداد الحساب الأولي. إنها أيضًا مشكلة إذا قمت بتخزين أي بيانات في هذا الحساب الأول قد تحتاج إلى الحصول عليها مرة أخرى.

أسهل طريقة لتجنب إنشاء حسابات مكررة هي استخدام مدير كلمات المرور. يدير مديرو كلمة المرور أسماء المستخدمين وكلمات المرور الخاصة بك ، وكفائدة طبيعية ، يتتبعون أيضًا ما إذا كان لديك بالفعل حساب مع أي تطبيق أو موقع أو خدمة.

أنا شخصياً اختبر البرامج والخدمات عبر الإنترنت كجزء من وظيفتي ، ونتيجة لذلك ، لدي أكثر من 450 حسابًا عبر الإنترنت. لن أكون قادرًا على متابعة تسجيلاتي عبر الإنترنت بدون مدير كلمات المرور. يمكنني استخدام Dashlane ، وهو خيار محرري PCMag. هناك خياران آخران للمحررين: LastPass Premium و Sticky Password Premium.

نصيحة: استخدم مدير كلمات المرور لمنع نفسك من إنشاء حسابات مكررة عن غير قصد.

5. جدولة الاجتماعات عندما تكون حاد

تريد أن تكون حاد خلال الاجتماعات ، أليس كذلك؟ لسوء الحظ ، ما لم تكن الاجتماعات هي جوهر وظيفتك ، فإن جدولة الاجتماعات عندما تكون في أشد حالاتك حدة أمر غير مثمر.

مثل البريد الإلكتروني ، تعتبر الاجتماعات "العمل حول العمل". العمل الحقيقي هو ما تفعله بعد الاجتماع. لذلك ، من الأفضل تحديد مواعيد الاجتماعات خلال أوقات النهار التي عادة ما تتراجع فيها عادة ، بعد الظهر ، وتحمي ساعاتك المهمة عندما يمكنك التعامل مع الأشياء الصعبة.

ما علاقة هذا بكونك متحمسًا للتكنولوجيا؟ حسنًا ، زملائي المهوسون ، إذا كنت متصلاً بشكل ممتاز وتستخدم جميع أحدث حلول التقويم وأدوات الجدولة المتصلة ، مثل Doodle ، فربما يمكن لزملائك وشركائك أن يروا وقت فراغك وعندما تكون مشغولاً. من السهل على أي شخص اقتراح اجتماع في الصباح إذا كانت هذه هي المرة الأولى في اليوم ، من الناحية الزمنية ، عندما يكون الجميع حرا.

لذا ، قم بمنع التقويم الخاص بك في أي وقت من اليوم تكون فيه في ذروتك. بالنسبة لمعظم الناس ، إنها الساعات الأولى من يوم العمل. صنّف هذه المرة "التركيز على العمل" ، أو اجعله خاصًا حتى يتمكن الأشخاص من رؤية أنك مشغول ولكن لا يعرفون ما تفعلونه. يؤدي حظر ساعات الإنتاج إلى توجيهك بعيدًا عن جدولة أشياء أخرى غير منتجة في هذا الوقت ، مثل مواعيد الطبيب. احفظ هذه الأشياء لأوقات اليوم عندما تحترق.

نصيحة: لا تقم بجدولة الاجتماعات أو المواعيد خلال ساعات ذروة الإنتاجية. حظر هذا الوقت في التقويم الخاص بك للعمل.