الحصول على المنظمة: 7 نصائح أساسية لمستخدمي الركود

تقوم العديد من الفرق بنقل اتصالاتها الداخلية بعيدًا عن البريد الإلكتروني وإلى تطبيقات المراسلة ، مثل Slack. أصبحت سلاك واحدة من أكثر الأدوات شعبية التي تستخدمها المجموعات للتواصل والتعاون ، ولكنها ليست بالضرورة أكثر كفاءة من البريد الإلكتروني الخاص بها.

لتحقيق أقصى استفادة من Slack ، يجب عليك التأكد من أنك تستخدم بعض الميزات الرئيسية التي تجعل التطبيق مختلفًا عن البريد الإلكتروني.

تتضمن الكثير من النصائح حول الإنتاجية التي شاهدتها لـ Slack تعلم اختصارات لوحة المفاتيح وتوصيل تطبيقات الجهات الخارجية وإعداد أوامر تلقائية باستخدام IFTTT. هذه الأنواع من الأشياء مفيدة حقًا ، لكنني أعتقد أنه يمكنك الحصول على عائد أكبر في الوقت المستثمر من خلال التركيز على الميزات الأساسية والتخصيصات وأفضل الممارسات. كلاهما سهل التعلم ومن المحتمل أن يكون له تأثير كبير على كفاءة Slack.

1. إضافة إشعارات للكلمات الرئيسية والعبارات

للحصول على تجربة مثمرة في Slack ، فإن أحد الإعدادات الأولى التي يجب ضبطها هو إخطاراتك. يجب التركيز بشكل خاص على إشعارات الكلمات التي لها معنى خاص بالنسبة لك.

انقر على اسمك في أعلى اليسار واختر التفضيلات. انتقل إلى إعدادات الإخطار. قم بالتمرير لأسفل إلى حيث ترى الكلمات المميزة. ستؤدي أي كلمات أو عبارات تكتبها هنا إلى تشغيل تنبيه كلما استخدمها شخص ما.

لا تحتاج إلى استخدام علامات الاقتباس لعبارات أكثر من كلمة واحدة ، والكلمات ليست حساسة لحالة الأحرف.

2. تخصيص قناة الإخطارات

ليست كل قناة تنضم إليها هي بالضرورة بنفس أهمية القنوات الأخرى ، وقد لا ترغب في سماع نغمة أو رنين أو قرع أو صدى أو تقفز في كل مرة يذكر فيها شخص ما في إحدى القنوات يصرخ علىeveryone. وبالمثل ، قد تكون هناك بعض القنوات التي تستخدم كلمات رئيسية مهمة بالنسبة لك ، ولكن استخدامها في قناة معينة ليس كذلك. يمكنك استبعاد إعلامات الكلمات الرئيسية والعبارات من القنوات المحددة.

ابدأ بالانتقال إلى القناة التي تريد ضبطها. في الجزء العلوي من الصفحة ، انقر فوق اسم القناة ، ثم حدد تفضيلات إشعار القناة. قم بإجراء التعديلات في المربع الذي يظهر.

3. استخدمEveryone وChannel Sparingly

إن تلميح الإنتاجية هذا يدور حول آداب Slack أكثر من أي ميزة أو خيار خاص: استخدمeveryone وchannel.

استخدام أي من وسائل الشرح هذه يعادل إرسال إرسال بريد إلكتروني للجميع ، وقد تحاول أنت وفريقك تجنبه باستخدام Slack في المقام الأول.

4. إضافة أسماء مستعارة البريد الإلكتروني سلاك إلى جهات الاتصال الخاصة بك

أحب أن تتمكن الفرق من إرسال رسائل إلى Slack عن طريق إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى عنوان خاص. لكنني أكره أن عناوين البريد الإلكتروني هي gobbledygook.

تفضل لنفسك بإضافة الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني Slack إلى دفتر العناوين الخاص بك ومنحهم اسمًا لا يُنسى. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم إعادة توجيه البريد الإلكتروني لتنبيه فريق التغطية الصحفية الخاص بك ، فقم بتسمية عنوان البريد الإلكتروني Slack Slack Press Coverage. إذا كنت تستخدمه لإعادة توجيه الأخبار ، فقم بتسميتها Slack News. بهذه الطريقة ، عندما يفكر عقلك في إرسال بريد إلكتروني إلى سلاك ، يمكن أن تبدأ أصابعك في كتابة "سلاك" ، وهذا أمر منطقي.

ابحث عن الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني (أو قم بإعدادها) بالانتقال إلى إعداد "التطبيقات والتكامل المخصص" للفريق. صفحة جديدة سوف تفتح. حدد تكوين في أعلى اليمين. البحث عن البريد الإلكتروني. للحصول على عنوان بريد إلكتروني تم إعداده بالفعل ، حدد تحرير التكوينات. يمكنك نسخ ولصق الاسم المستعار من هناك.

5. اكتب / للأوامر والاختصارات

يمكنك قضاء الكثير من الوقت في تعلم أوامر واختصارات لوحة المفاتيح ، لكنني أعتقد أن الاستخدام الأفضل للوقت لمستخدمي Slack الذين لا يتمتعون بالطاقة هو مجرد تذكر أنه يمكنك كتابة شرطة مائلة للأمام في بداية أي رسالة ومشاهدة قائمة خيارات للأوامر.

اختر الأمر الذي تريده من القائمة ببساطة بكتابة الحرف التالي من هذا الأمر.

6. إضافة تذكير

بمجرد أن تفتح عالماً من الأوامر السريعة في Slack ، فإن الأمر الذي يستحق التعلم هو التذكير. اكتب "/ تذكير" ودع سلاك يطلب منك ملء الباقي.

يمكنك إضافة تذكيرات لنفسك أو لزملائك في الفريق أو لقناة كاملة. يمكنك ضبط تذكير ، على سبيل المثال ، لتنبيه الجميع على فريقك لتفريغ الثلاجة يوم الجمعة الساعة 4:40 مساءً

7. إضافة اللون إلى الشريط الجانبي الخاص بك

إذا كنت تستخدم Slack لأكثر من مجموعة أو غرض واحد ، فيمكن أن يكون مربكًا الانتقال من حساب إلى آخر ، إلا إذا قمت بتعيين سمات مختلفة للشرائط الجانبية الخاصة بك.

أوصي باختيار السمات الأكثر اختلافًا عن بعضها البعض لمساعدتك بسرعة وسهولة في التعرف على الفريق الذي تتواجد فيه في أي وقت محدد.