الحصول على المنظمة: خدمات مزامنة الملفات إلى الإنقاذ

محتويات

• الحصول على المنظمة: خدمات مزامنة الملفات إلى الإنقاذ
• نصائح لمزامنة الملفات

الناس فوضوي وغير منظم تترك إلى الأبد أشياء مهمة وراء. هذا العرض الذي تحتاجه للمؤتمر؟ إنه في المكتب على الكمبيوتر المكتبي الخاص بك. تلك الصور من حفلة عيد ميلاد ميكي الأولى التي خططت لإظهار الجدة أثناء زيارتها؟ لا يزالون على الكمبيوتر المحمول الخاص بك ، الذي يجلس على بعد 300 ميل في المنزل على الأريكة.

لقد قام الفنيون ، بحلٍ بارع ، بحل هذه المشكلة للأشخاص غير المعاقين. الجواب هو مزامنة الملفات ، وهناك الكثير من الشركات التي تقدم هذه الخدمة مجانًا.

على الرغم من أن خدمات مزامنة الملفات لن تغير من شخصيتك وتحولك إلى فرد أنيق وعقلي ، إلا أنها يمكن أن تعمل كشبكة أمان ، مما يساعدك على تجنب العواقب الوخيمة على عدم تنظيمك.

ما هو مزامنة الملفات؟

الغرض من خدمة مزامنة الملفات هو منحك إمكانية الوصول إلى جميع ملفاتك الحالية الأكثر أهمية من أي جهاز كمبيوتر أو جهاز متصل بالإنترنت ، مثل هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي ، في أي وقت وفي أي مكان. "الحالية" في هذه الحالة تعني الملفات التي قد تحتاج إلى الوصول إليها بشكل معقول في المستقبل القريب ، بدلاً من المستندات التي في حالة من الاكتمال والتي يجب عليك أرشفتها (سأكتب المزيد حول كيفية الأرشفة في مقال لاحق). والملفات يمكن أن تكون أي شيء من المستندات إلى الصور إلى الموسيقى.

فيما يلي كيفية عمله: يمكنك التسجيل للحصول على حساب من خلال خدمة مزامنة الملفات (إما مجانية أو باستخدام رسوم اشتراك ، وسأذكر عروضًا محددة لاحقًا) ، وتثبيت برنامج مزامنة الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وتحديد الملفات أو المجلدات التي تريد مزامنتها. بمجرد وضع علامة على الملفات للمزامنة ، تقوم الخدمة بإنشاء نسخة منها وتخزينها على الإنترنت ، وهذا هو الجزء المهم - من هنا فصاعدًا ، تقوم بتحديث النسخة في أي وقت تقوم فيه بتغيير الملف محليًا. الآن ، كلما قمت بتسجيل الدخول إلى الخدمة ، سواء كان ذلك من هاتف ذكي أو كمبيوتر شخص آخر عبر موقع ويب خدمة مزامنة الملفات ، ستتمكن من الوصول إلى مستنداتك.

يمكن أن تختلف تفاصيل كيفية عمل الخدمات قليلاً ، لكن الفرضية الأساسية هي أنه في أي وقت تقوم فيه بتغيير الملف ، سيتم حفظ النسخة المعدلة عبر الإنترنت ، وفي أي وقت تقوم بتسجيل الدخول إلى الخدمة - سواء من خلال موقع ويب أو فقط عن طريق الاحتفاظ بنفسك بتسجيل الدخول من خلال البرنامج المثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الجهاز المحمول - الخدمة سوف تتأكد من أنك ترى أحدث نسخة. تقوم الخدمة "بمزامنة" أحدث نسخة من كل ملف إلى جميع الأجهزة التي تستخدمها للوصول إليها. تقوم بعض الخدمات أيضًا بحفظ الإصدارات التي تحافظ على سجل تغييراتك ، حتى رقم معين. بهذه الطريقة ، لا داعي للقلق بشأن حفظ نسخ "الإصدار 1" و "الإصدار 2" من المستندات. ستقوم خدمة مزامنة الملفات بذلك تلقائيًا.

السبب في أن خدمة مزامنة الملفات تساعدك على الشعور بأنك أكثر تنظيماً هو أنه يجعل من الصعب عليك ترك ملف خلفه. لست مضطرًا إلى إرسال رسالة إلكترونية لنفسك باستمرار إلى المستند الذي تعمل عليه. طالما لديك اتصال بالإنترنت ، يمكنك استرداد عملك. تتمتع معظم الخدمات أيضًا بمستوى معين من المشاركة ، مما يتيح لك إرسال الملفات بسهولة إلى الآخرين لمشاهدتها ، وبعضها لديه ميزات تعاون حتى يتمكن العديد من الأشخاص من تحميل الملفات إلى مكان مشترك.

استخدام الحالات لمزامنة الملفات

في بعض الأحيان يكون من الصعب تخيل سبب حاجتك لخدمة معينة حتى تسمع عن كيفية استخدام الآخرين. وهنا بعض الأمثلة:

مشغول الأعمال المهنية. يمكن لأي شخص يقوم حتى بعمل بسيط من المنزل - أو قد يحتاج إليه ذات يوم - أن يتخيل مدى فائدة خدمة مزامنة الملفات. تخيل أن سوء الاحوال الجوية يمنعك من العمل ، لكنك تحتاج إلى إنهاء مشروع للوفاء بموعد نهائي. وتعيش النسخة الأخيرة من المشروع محليًا على جهاز الكمبيوتر المكتبي الخاص بك. مع وجود خدمة مزامنة الملفات ، يمكنك الحصول على هذا المشروع في ثوانٍ.

المسافر. يمكن للمسافرين الدائمين الذين لا يرغبون في حمل جهاز كمبيوتر محمول عالي الكعب معهم التأكد من أن جميع ملفاتهم متاحة لهم بغض النظر عن مكان تسجيل الدخول. ويمكن للمسافرين أيضًا مزامنة الصور التي يلتقطونها وجعلها تظهر على أجهزة الكمبيوتر المنزلية الخاصة بهم على الفور تقريبًا.

طالب وظيفة. لقد استخدمت مؤخرًا خدمة مزامنة الملفات أثناء إجراء عملية مطولة للتطبيق تضمنت أطرافًا متعددة. كلما تلقيت مستندًا ، قمت بمسحه ضوئيًا وحفظته في خدمة مزامنة. بعد ذلك ، عندما اتصل بي أحد الأطراف لطلب نسخة من شيء ما ، لم أضطر أبداً إلى إرسال الفاكس أو التصوير وإرسال أي شيء بالبريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يمكنني الضغط على زر وإرسال المستندات إلى من يحتاج إليها ، بغض النظر عما إذا كنت في المنزل أو في العمل أو في أي مكان آخر.

طالب علم. يمكن للطلاب الذين يعملون على أطروحة أو مقالات أو أي نوع من المشاريع حقًا حفظ أصولهم في سحابة مزامنة الملفات ويكونون قادرين على الحصول عليها في أي وقت تصادف فكرة. أولئك الذين يحتفظون بجهاز كمبيوتر واحد في المنزل ، وربما يشاركونه مع زميل في الغرفة ، ويستخدمون أجهزة كمبيوتر عامة في مكتبة أو مختبر كمبيوتر ، سيكونون بالتأكيد في حالة جيدة لمزامنة عملهم.

الارسال عبر البريد الالكتروني. إذا كنت معتادًا على إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني لنفسك حتى يتم حفظها على الإنترنت لسهولة الوصول إليها ، دعني أؤكد لك أنك مرشح رئيسي لخدمة مزامنة الملفات. إنها أكثر خداعًا من طريقة البريد الإلكتروني المخصص. ويمكن لمرفقات البريد الإلكتروني أن تسد صناديق البريد الوارد محدودة التخزين.