كن منظمًا: كيفية تجنب التحميل الزائد للبريد الإلكتروني

آخر جزء من أحجية التنظيم - والأشخاص الذين يميلون إلى الرعب أكثر من غيرهم - هو إدارة البريد الإلكتروني.

كما هو الحال مع اتفاقيات إدارة الملفات وتسمية الملفات ، تتطلب إدارة البريد الإلكتروني حلاً نمط الحياة. تحتاج إلى تطوير قواعد ومبادئ يمكنك التعايش معها كل يوم. تذكر أن البقاء منظمًا يشبه الحفاظ على نظام غذائي وممارسة التمارين الرياضية. إن عدم القيام بذلك ومعالجة المؤسسة كما لو كان مشروعًا لتنظيف الينابيع ليوم واحد يشبه اتباع نظام غذائي تعطل. أي نتائج تراها ستكون قصيرة الأجل.

قبل أن تغوص في مشروع إعادة تنظيم بريدك الإلكتروني ، خذ لحظة لتدرك أنك لست مضطرًا لأن تكون مثاليًا. الهدف من ذلك هو التوصل إلى قواعد للعيش يمكنك الالتزام بها بشكل معقول وتجعل عملك أو حياتك الشخصية أسهل وأكثر إنتاجية وأفضل. إذا كان تثبيت مكون إضافي أنيق جديد لـ Microsoft Outlook هو الشيء الذي سيشعل محرك تنظيف علبة الوارد لديك ، فجرب Xobni (الإصدار المجاني ، 29.99 دولارًا أمريكيًا أو 4 نجوم) ، الذي يفهرس ملفاتك أو Evernote for Windows Premium (45 دولارًا في السنة ، 4.5 نجوم) ، والتي تتيح لك إرسال بريد إلكتروني إلى Evernote الخاص بك حيث يمكنك الاستفادة من إمكانيات البحث المتميزة لهذا البرنامج.

انظر أسفل الصندوق

كانت اللحظة التي أدركت فيها أنني بحاجة إلى نهج منظم للبريد الإلكتروني هي المرة الأولى التي أفتح فيها صندوق الوارد الخاص بي وكان لدي أكثر من ثلاث صفحات من الأشياء التي كنت جالسًا فيها. تم وضع علامة "قراءة" على معظم الملفات ، لكن نظرًا لأنني لم أتصرف عليها ، فقد تركتها في البريد الوارد. أتذكر أنني شعرت بالإرهاق وأظن أنني إذا لم أبدأ في التخلص من رسائل البريد الإلكتروني في تلك اللحظة الثانية ، فستكون المشكلة أسوأ خلال الساعة ، وبالتأكيد لن تكون محتملة بحلول الصباح التالي.

كنتيجة لذلك ، حددت هدفًا واحدًا بسيطًا لنفسي: دائمًا تكون قادرًا على رؤية أسفل صندوق الوارد الخاص بي. بمعنى آخر ، أريد أن أكون قادرًا على رؤية إدخالات الرسالة التي تم تلقيها مؤخرًا وأقدم رسالة في شاشة واحدة.

أنا لا أحمل هذا المعيار كل لحظة من كل يوم. من شأنه أن يكون العصبية ومضرة بنتيجة. لكنني أهدف لمعرفة الجزء السفلي من صندوق الوارد الخاص بي قبل أن أغادر العمل كل يوم ، وإذا فشل ذلك ، في يوم الجمعة على الأقل. كما أنني أبقى عاقلًا بشأن التحميل الزائد للبريد الإلكتروني عندما أكون مريضًا لمدة يوم أو استراحة. بعد أن عدت من إجازة ، أعطي نفسي أسبوعًا على الأقل للحاق بالبريد الإلكتروني ومحاولة عدم التأكيد عليه في اليوم الأول أو الثاني في المكتب.

من شهر إلى شهر

الطريقة التي أدير بها حساب البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هي بنفس الطريقة التي أدير بها ملفاتي الإلكترونية في مجلدات. كل شيء يذهب إلى مجلد.

أولاً ، أقوم بإنشاء عدد قليل من المجلدات الأساسية حسب المشروع ، مثل المشروع A و B و C. ضمن كل مجلد للمشروع ، أقوم بإنشاء مجلدات فرعية لكل شهر ، مصنفة بالسنة المكونة من رقمين وشهرًا ، مع تحديد اختصار حرف الشهر. على سبيل المثال ، تم تسمية المجلد لشهر يونيو 2011 بـ 1106_JUN.

عندما ترد رسائل بريد إلكتروني جديدة ، غالبًا ما يجلسون في صندوق الوارد الخاص بي لبضع ساعات أو يوم ، أو ربما حتى أسبوع أو اثنين. لكنهم لم يطغوا عليّ أبدًا لأن لديّ نظامًا يعمل على إبقاء كل شيء على مستوى يمكن التحكم فيه. فيما يلي قواعد نظامي. قد لا تكون هذه الأمور مناسبة لك ، ولكنها يمكن أن تقدم مثالًا على حل واحد. صمم الحل الخاص بك مع القواعد التي تناسب نمط حياتك.

القاعدة 1. إذا كان البريد الإلكتروني لا يتطلب إجراءً (بما في ذلك إعادة القراءة) ، فسأضعه على الفور.

القاعدة 2. إذا كان البريد الإلكتروني حرجًا - بمعنى أنه يتطلب إجراءً وشيكًا أو إعادة قراءة عميقة وربما ردًا - فسيظل في البريد الوارد حتى أتصرف عليه. يمكن أن تبقى في البريد الوارد لمدة شهر. بعد شهر ، يجب أن أعمل على ذلك. هذا هو الموعد النهائي. بمجرد اتخاذ إجراء ، يتم إرسال البريد الإلكتروني إلى المجلد المقابل.

القاعدة 3. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات أحتاجها ، ولكنها لا تتطلب إجراءً فوريًا ، فيجب نقلها إلى مجلدها المقابل بحلول نهاية اليوم ، أو نهاية الأسبوع إذا كنت مشغولاً. إذا كنت أخشى أنني سوف أنسى إجراء ذلك لأنه غير مرئي على الفور في البريد الوارد ، يمكنني إنشاء عنصر تقويم كتذكير. يجب إرسال البريد الإلكتروني في مجلد. لا استثناءات.

القاعدة 4. بعد ظهر يوم الجمعة ، أعطي نفسي من 10 إلى 20 دقيقة لفرز كل ما هو موجود في البريد الوارد وربما التعامل مع العناصر التي لا تتطلب استجابة مطولة. بحلول الوقت الذي أغادر فيه المكتب ، يجب أن أكون قادرًا على رؤية شبر واحد أو اثنين من المساحات البيضاء في القاع (مساحة تملأها مرة أخرى خلال عطلة نهاية الأسبوع).

القاعدة 5. بعد عام ، أرشفة أو تشوك عليه. أميل إلى الاحتفاظ ببيانات البريد الإلكتروني لمدة عام وأرشفة كل شيء آخر ، وهو أمر سهل للغاية عندما يتم فرز معلوماتك في مجلدات حسب الشهر والسنة.

هناك طريقة تنظيم أخرى شائعة في يوم العمل الورقي المادي وهي إنشاء 31 مجلدًا ، مصنفة رقميًا ، مع كل رقم يتوافق مع يوم من الشهر. بدلاً من إنشاء قائمة مهام يومية ، من المفترض أن تقوم بتقديم المستندات الورقية والتذكيرات (وبطاقات أعياد الميلاد ، وفواتير الدفع ، وما إلى ذلك) في المجلدات المقابلة لتاريخ الإجراء المناسب. عندما يصل التاريخ ، تفتح المجلد وتُكلف الآن بمهمة العناية بكل ما بداخلها.

طريقة أخرى هي التقسيم. إذا كنت تستخدم أداة لإدارة المشروع مثل Basecamp (مجاني ، 4 نجوم واختيار المحررين) ، فلن تحتاج أبدًا إلى حفظ رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بالمشاريع التي تتم إدارتها في هذا النظام. القاعده يفعل ذلك بالنسبة لك. يستخدم الكثير من الأشخاص التقسيم في حياتهم الشخصية عبر البريد الإلكتروني من خلال تكريس حساب واحد قائم على الويب لقوائم الخدمة والقوائم البريدية أثناء حجز الآخر للتواصل مع الأصدقاء والعائلة. لماذا لا تستخدم نفس المفهوم في العمل؟

تخلص من قلق البريد الإلكتروني

أنا لا أؤيد بأي حال من الأحوال أن نظامي أو نظام المجلدات لمدة 31 يومًا مناسب للجميع. يعمل نظامي من أجلي لأنني أميل إلى تذكر الأشياء بناءً على حدوثها. بالإضافة إلى ذلك ، أتطلع فعليًا إلى تلك الدقائق القليلة في نهاية كل أسبوع عندما أقوم بإجراء صندوقي للبريد الوارد. أخيرًا ، الهدف الأساسي المتمثل في التمكن من رؤية أسفل البريد الوارد دائمًا يمنحني الراحة. رؤية المعلومات التي تنزف وراء شاشة مرئية واحدة تضرب نوعًا من نقطة التحول في نفسي. إنه أمر لا يطاق ، مثل أنني لا أستطيع العثور على أي شيء ولن أخرج أبداً طريقي.

ومع ذلك ، قد يشعر الآخرون بالقلق من الاضطرار إلى إدارة أكثر من عشرة مجلدات ، أو الوفاء بالمواعيد النهائية التي حددتها نفسها. قد يكون أكثر إنتاجية بالنسبة لك أن تكون قادرًا على رؤية بريدك في لوحة واحدة للتمرير. في خطر التعرض للقلق الشديد ، ليس من الجيد أن تدون أنواع الأشياء التي تجعلك تشعر بالإرهاق لأنه إذا تمكنت من تحديد ما لا تريده في بريدك الإلكتروني ، فيمكنك إنشاء قواعد وإرشادات لمنع ذلك.

أيا كان النظام التنظيمي الذي تنشئه لنفسك أو لعملك ، ركز على العادات الشبيهة بأسلوب الحياة والقواعد العامة. ليس عليك أن تكون مثاليًا كل يوم. تحتاج فقط إلى التوصل إلى نظام من شأنه أن يبقيك على المسار الصحيح.

خذ بعيدا

الأفكار المهمة للتخلص من هذه المقالة هي:

1. وجود كمية يمكن التحكم فيها من البريد الإلكتروني سيجعل حياتك العملية أسهل وأفضل.

2. في تطوير مبادئ التعامل مع البريد الإلكتروني ، ركز على عادات أسلوب الحياة بدلاً من القواعد الصارمة والسريعة.

3. حدد كيف ستتعامل مع البريد الإلكتروني يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا ، وكذلك عدد مرات أرشفة بيانات البريد الإلكتروني.

4. اكتشف ما لا تريده من بريدك الإلكتروني ، ثم أنشئ عادات تمنعه ​​من الحدوث.