الحصول على المنظمة: كيفية تجنب الوقت البريد الإلكتروني مص

البريد الإلكتروني يدمر الإنتاجية ، ويكاد لا أحد يدرك مدى سوءها. إن مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في برامج البريد الإلكتروني مذهل ، حيث يحوم بالقرب من 30 بالمائة من كل يوم. هناك طريقة للحصول على التعامل معها ، رغم ذلك. ويمكنك التغلب على مشكلة البريد الإلكتروني دون الحد من إجمالي الوقت الذي تقضيه في البريد الإلكتروني. الحل ، الذي أشاركه أدناه ، يعتمد على فهم المشكلة أولاً بشكل أفضل.

البريد الإلكتروني هو أسوأ من الفيسبوك

البريد الإلكتروني أسوأ بالنسبة للإنتاجية من Facebook ، وفقًا للبحث ، والمشكلة هي أن الناس لا يدركون مقدار الوقت الذي يقضونه في البريد الإلكتروني.

يوافق Robby Macdonell ، نائب رئيس قسم تطوير المنتجات في RescueTime ، بناءً على ما يراه ويسمع من المستخدمين. RescueTime هي أداة لإدارة الوقت تتعقب التطبيقات ومواقع الويب التي تستخدمها أثناء تواجدك على الكمبيوتر والجهاز المحمول. يقوم بعد ذلك بإنشاء تقارير توضح كيف تقضي وقتك.

سألت ماكدونيل عن اتجاهات الإنتاجية التي يراها هو وزملاؤه في RescueTime عندما ينظرون إلى البيانات التي يتم جمعها من مستخدميهم بشكل إجمالي. "الاتجاه الأكبر الذي نراه هو أن وقت الناس يهيمن عليه تطبيقات الاتصالات. البريد الإلكتروني على وجه التحديد هو الذي ، في بياناتنا ، يكون دائمًا بالقرب من القمة."

"أحد الأشياء التي نسمعها من الأشخاص الذين اشتركوا في RescueTime هو:" أخشى أن أرى ما تقوله البيانات لأنني لا أريد أن أرى مقدار الوقت الذي أقضيه على Facebook أو Reddit. " في كثير من الأحيان ، بعد أسبوع ، يقولون ، "لم يكن الأمر سيئًا كما كنت أعتقد ، لكن يا إلهي ، لقد قضيت الكثير من الوقت في البريد الإلكتروني" ، أضاف ماكدونيل.

لماذا البريد الإلكتروني "سيء؟"

فلماذا البريد الإلكتروني سيئة ، بالضبط؟ يقول بعض خبراء الإنتاجية إن السبب في ذلك هو أن البريد الإلكتروني هو "العمل حول العمل" وليس العمل الفعلي نفسه. حجة أخرى ، والتي ربما تكون أكثر دقة ، هي أن البريد الإلكتروني يقطعنا باستمرار. ليس مقدار الوقت الذي نقضيه في البريد الإلكتروني هو المشكلة. إنه ينتشر الوقت طوال اليوم.

يحتاج العاملون في مجال المعرفة على وجه الخصوص إلى فترات من التركيز دون انقطاع لإنجاز العمل المهم حقًا. وقال ماكدونيل "معظم الناس يتغاضون عن حقيقة أن البريد الإلكتروني هو النشاط الذي سوف يبتعد عن هذا الفكر الإبداعي مرارًا وتكرارًا طوال اليوم".

تؤدي قراءة بريد إلكتروني أكثر من مرة إلى زيادة التحميل والإجهاد ، وفقًا لما ذكره Mikael Berner ، الرئيس التنفيذي لشركة EasilyDo ، وهو تطبيق يقوم بأتمتة الجوانب الصغيرة من حياتك لمساعدتك على توفير الوقت. عندما نتحقق من البريد الإلكتروني طوال اليوم ، فإننا لا نعالج البريد الإلكتروني أو نعتني به بالفعل ، وتضيف تلك الثواني وقتًا ضائعًا. "إذا كنت ستفتح رسالة بريد إلكتروني ، فإما أن تفعل شيئًا معها ، مثل الرد عليها أو حذفها أو حفظها بعيدًا. لا تقم حتى بفتح رسالة بريد إلكتروني ما لم تتمكن من معالجتها فورًا."

علاوة على ذلك ، تم تصميم أنظمة الاتصالات لإعلامك عند وصول رسالة جديدة. وقال ماكدونيل "إنهم يضربونك بالإخطارات طوال الوقت". "من النادر بشكل متزايد أن تحصل على أكثر من بضع دقائق قبل أن تنجرف إلى نشاط آخر." حتى إذا لم تقرأ كل رسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك بالكامل ، فإن انتباهك ينقسم عندما تتلقى إشعارًا بأن رسالة بريد إلكتروني جديدة قد وصلت. وحتى إذا لم يكن لديك إعلامات ممكّنة ، فلا تزال تحطّم تركيزك في كل مرة تقوم فيها بالتحقق من البريد الوارد لمعرفة ما إذا كان أي شخص يحاول إرسال بريد إلكتروني إليك بشأن مسألة ملحة.

وقال "ليس مثل 30 في المئة من وقت شخص ما يقضي في البريد الإلكتروني في بداية اليوم ، ثم يقضي بقية اليوم في عمل أشياء أخرى". "إنه منتشر للغاية ، مما يوحي بأنك تتعرض باستمرار للانقطاع."

كيفية مكافحة البريد الإلكتروني

يمكنك الخروج من البريد الإلكتروني والعودة إلى العمل الشاق الحقيقي. يمكن أن يتم ذلك في غضون أسابيع قليلة وخمس خطوات بسيطة.

1. قم بتثبيت برنامج لتتبع الوقت ، مثل RescueTime أو Toggl ، واتركه يتعقب مقدار الوقت الذي تقضيه في البريد الإلكتروني كل يوم ومتى. تأكد من أن جميع تطبيقات البريد الإلكتروني والدردشة مصنفة بدقة على أنها اتصال.

2. انتظر حوالي أسبوعين حتى يكون لديك بيانات كافية. ثم ، اختر تاريخًا عشوائيًا وانظر إلى تقرير كل ساعة. أنت في حالة جيدة إذا كان استخدام اتصالاتك يتركز على مرة أو مرتين في اليوم. أنت في حالة سيئة وتحتاج إلى إجراء تغييرات إذا كانت تطبيقات الاتصال الخاصة بك منتشرة في شرائح صغيرة طوال اليوم ، كما هو موضح في الصورة أدناه.

الهدف ليس بالضرورة تقليل عدد الساعات التي تقضيها في البريد الإلكتروني. الهدف من ذلك هو جعل استخدام البريد الإلكتروني أقل انتشارًا وتركيزًا بحيث تبدو تقاريرك كما يلي:

3. استنادًا إلى الأنماط الخاصة بك ، حدد مرة أو مرتين في اليوم عند عدم فحص البريد الإلكتروني. بالنسبة لكثير من الناس ، يعد الصباح ، حتى ساعة تقريبًا قبل استراحة منتصف اليوم ، وبعد الظهر ، الذي يبدأ بعد ساعة تقريبًا من استراحة منتصف اليوم ، أوقات مثالية. خلال تلك الفترات ، أغلق تطبيقات البريد الإلكتروني وحظر بريد الويب عن طريق تثبيت أداة خالية من الهاء مثل StayFocusd. إذا كان لديك حساب RescueTime Premium ، فيمكنك استخدام أدواته لمنع نفسك من الوصول إلى بريد الويب.

4. وبالمثل ، اختر وقتًا ستفحص فيه البريد الإلكتروني. لنفترض أن فترة التركيز التي لا تتعلق بالبريد الإلكتروني ستكون من الساعة 9:00 صباحًا إلى الساعة 11:30 صباحًا ، وستكون جلسة البريد الإلكتروني من الساعة 11:30 حتى وقت الغداء. إذا كان الساعة 11:10 وكنت تشعر بالإغراء للتحقق من البريد الإلكتروني ، فسيكون من السهل إيقافه إذا كان لديك وقت محدد مسبقًا عندما تفتح صندوق الوارد هذا.

5. إذا كنت تشعر بجنون العظمة من وصول رسالة عاجلة وهامة أثناء محاولتك للعمل ، فقم بإعداد نظام تنبيه لكبار الشخصيات. يمتلك مستخدمو iOS بالفعل تطبيقًا مدمجًا في تطبيق Mail الخاص بهم. إذا كنت لا تستخدم نظام التشغيل iOS أو إذا كنت تريد نظام تنبيه VIP لديه المزيد من الخيارات والتخصيصات ، فجرّب AwayFind. في كلتا الحالتين ، يمكنك الحصول على تنبيه ، مثل إشعار الدفع على هاتفك أو حتى رسالة نصية ، عندما يقوم شخص مهم للغاية بإرسال بريد إلكتروني إليك. هذا يعني أنه لا يمكنك التحقق من البريد الإلكتروني إلا إذا تلقيت إشعارًا ، ونأمل أن يكون هذا نادرًا. يمكن لجميع البريد الإلكتروني الآخر الانتظار.

هناك خدعة أخرى أستخدمها شخصيًا وهي تأخير فتح تطبيقات البريد الإلكتروني بمجرد بدء العمل. أحب أن أبطل أول شيء في الصباح على هاتفي عبر البريد الإلكتروني للعمل ، فقط للتحقق من أي شيء عاجل حقًا. السبب في استخدام الهاتف هو أنني أجد أنه من الأسهل إيقاف التشغيل عن الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المكتبي إذا لم يكن هناك أي شيء يتطلب انتباهي الفوري. إذا رأيت رسالة إلكترونية مهمة ولكنها ليست عاجلة ، فقد أضيف نجمة. إذا كان الأمر ملحًا حقًا ، فأردت من الهاتف مباشرةً. ولكن لأنني لا أحب القراءة أو الكتابة على الهاتف ، فأنا لا أميل إلى إغراء الرسائل الإلكترونية الأخرى التي ليست ملحة حقًا.

هذه الأنواع من الحيل الصغيرة تضيف مكاسب كبيرة لإبعادك عن البريد الإلكتروني وتعيدك إلى العمل المهم.