كن منظمًا: كيفية اللحاق بتقارير النفقات الخاصة بك قبل نهاية العام

لقد اقتربت من نهاية العام. أنت تعمل بهدوء على مكتبك عندما تصل رسالة بريد إلكتروني جديدة من قسم المحاسبة. تغضب بصوت عالٍ في سطر الموضوع ، ويلجأ جميع زملائك في العمل لمعرفة الخطأ. خديك يتدفق وأنت تعترف أنه حتى هذه اللحظة بالذات ، كنت قد نسيت تمامًا تقديم تقرير حساب. البريد الإلكتروني يقول الموعد النهائي اليوم. تتحول الحرارة من خديك إلى شعور بالرهبة الذي يسيل إلى أسفل صدرك وفي حفرة معدتك. تدين لشركتك بمئات الدولارات ، وفي هذا الوقت من العام ، يمكنك حقًا استخدامها. لا داعي للذعر! يمكن أن تساعدك هذه الخطوات البسيطة في التحكم في نفقاتك.

تسهّل بعض المؤسسات تقديم تقارير النفقات ، حتى لو تأخرت. إن امتلاك بطاقات ائتمان الشركة المرتبطة بنظام الإبلاغ عن النفقات يساعد بشكل كبير ، على سبيل المثال ، ولكن ليس كل شخص لديه تلك الرفاهية. لذلك خذ نفسًا عميقًا ، واتبع هذه الخطوات للحصول على تقارير النفقات المتأخرة التي تم إرسالها في أسرع وقت ممكن.

لاحظ أن الكثير من هذه المقالة ينطبق أيضًا على أنواع العاملين لحسابهم الخاص الذين يضطرون إلى البحث عن إيصالات في نهاية العام للمطالبة بخصومات ضريبة نفقات الأعمال.

1. اسأل متى يكون الموعد النهائي الحقيقي وما إذا كان يمكنك تقديم ملف متأخر

اعتمادًا على الموعد الذي تحدد فيه مؤسستك السنة المالية وكيفية تعاملها مع المستحقات ، قد يكون الموعد النهائي لتقديم تقارير المصاريف قد انقضى بالفعل. لكن هذا لا يعني بالضرورة أن الوقت قد فات لتقديم الإيصالات الخاصة بك. الناس الذكية وسادة المواعيد النهائية. إذا أخبرك أحدهم بأن الموعد النهائي ينتهي يوم الجمعة ، فهناك فرصة جيدة أن يكون الموعد النهائي الحقيقي هو صباح الاثنين أو في وقت لاحق.

اسأل شخصًا ما في المحاسبة أو عن رئيسك للحصول على تفاصيل واضحة حول الموعد النهائي الحقيقي لتقارير النفقات وما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به إذا فاتتك ذلك. في كثير من الأحيان هناك. إذا كان بإمكانك التقدم في وقت متأخر ، فكن لطفًا ولطفًا مع الأشخاص الذين يساعدونك في القيام بذلك ، وانحنى للخلف لتقديم ما يطلبه بالضبط. كن مفصلا تذكر أنهم يفعلون لك معروفا. أبذل قصارى جهدك لإعادته بجعل وظيفته أسهل.

2. تحقق من قواعد الإيصالات

إذا قمت بتقديم تقارير المصاريف من قبل ، فمن المحتمل أن تعرف القواعد الأساسية لإرسال الإيصالات. ولكن هل تعرف التفاصيل الدقيقة؟ عند تقديم تقرير المصاريف بعد وقت طويل من تكبد النفقات ، قد تكون فقدت بعض الإيصالات. معرفة ما إذا كانت هناك سياسة ، مثل طلب إيصالات فقط للنفقات التي تزيد عن 10 دولارات. اسأل أيضًا عما إذا كان بإمكانك إظهار إثبات الدفع من خلال تقديم بيان بطاقة ائتمان مع تمييز عنصر السطر. يمكن أن تحدث هذه التفاصيل فرقًا في الوقت الذي تستغرقه في إعداد تقرير حساب.

3. جعل الخطوط العريضة للعناصر والتواريخ

بمجرد أن تبدأ فعلاً في إنشاء تقرير مصروفات متأخرة ، قم بعمل قائمة تقريبية من النفقات الرئيسية التي تحتاج إلى المطالبة بها ، مثل العناصر التي اشتريتها والسفر وكرم ضيافة العملاء. إذا كنت تقوم بالإيداع فقط لعنصر واحد أو رحلة واحدة ، فتخط هذه الخطوة.

إذا كان عنصر في قائمتك حدثًا ، مثل زيارة عميل أو مؤتمر ، فقم بتدوين التواريخ. ثم أسفل الحدث ، قم بإنشاء إدخال لكل يوم ، مثل هذا:

المؤتمر العاشر: 1-3 يونيو

1 يونيو

2 يونيو

3 يونيو

4. تصور النفقات الخاصة بك

عند تجميع النفقات المتعلقة بالسفر أو الأحداث معًا ، أجد أنه من المفيد أولاً سرد أكبر المصاريف (تذاكر الطيران والفنادق والحضور ، على سبيل المثال) ثم محاولة التذكر أو إعادة تصور كل يوم لتغطية النفقات الأصغر. القيام بذلك أدناه كل دخول اليوم.

أرغب في إعداد مخطط تقريبي للنفقات المحتملة ، ثم ملؤه كما أتذكرهم (تتضمن الخطوات من 5 إلى 7 بعض الحيل لملء الفجوات عندما تفشل الذاكرة). يجب أن يتضمن المخطط التفصيلي أكبر عدد من هذه النقاط ذات الصلة بتواريخك:

• موقع البدء. اين تنام؟ هل لديك أي نفقات في هذا المكان ، مثل رسوم Wi-Fi؟
• السفر المحلي. هل ذهبت إلى أي مكان ، وإذا كان الأمر كذلك ، كيف وصلت إلى هناك (سيارة ، سيارة أجرة ، خدمة سيارات ، مواصلات عامة)؟ كيف رجعت؟ إذا كانت المطالبة برسوم لكل ميل للقيادة ، فما هي المسافة؟
• وجبات. أين تناولت الفطور والغداء والعشاء؟ هل اشتريت أي مشروبات ، بما في ذلك المياه المعبأة في زجاجات والقهوة ، أو الوجبات الخفيفة؟
• اللوازم. هل كنت بحاجة لشراء أي شيء متوقع أو غير متوقع خلال يومك؟
• موقع النهاية. اين انتهيت يومك ماذا دفعت هناك؟

في كثير من الأحيان تسأل نفسك هذه الأسئلة يساعدك على تذكر النفقات التي كنت قد نسيت على خلاف ذلك.

5. الوجه من خلال إيصالاتك

إذا كانت لديك مجموعة من الإيصالات ، فاقلبها الآن وقم بمطابقتها مع المخطط التفصيلي الذي أنشأته. هناك سبب لعدم قيامي بهذه الخطوة أولاً. أحيانًا تعيد الإيصالات إعادة تشكيل ذاكرتنا بطريقة تتجاهل أجزاء من اليوم. على سبيل المثال ، لنفترض أنك نظرت إلى الإيصالات الخاصة بك وشاهدت أنك تناولت وجبة إفطار سريعة في أحد المقاهي وتناولت الغداء لاحقًا في مكان انعقاد المؤتمر. لديك الآن ذكريات حية عن هذين الحدثين ، وستكون جاهزًا للانتقال إلى الإيصال التالي. لكن ربما تكون ذاكرتك قد حذفت رحلة Uber البالغة 15 دولارًا بين الموقعين لمجرد أنك لم يكن لديك إيصال مادي لتشغيل الذاكرة. من السهل أن تنسى التفاصيل عندما لا يكون لدينا مشغلات.

6. مسح التقويم الخاص بك

يمكن أن يحتوي التقويم على المزيد من التذكيرات التي تساعدك في إنشاء تقرير دقيق للمصروفات. أثناء ملء يومك ، افتح التقويم الخاص بك وقم بمسحه ضوئيًا للتحقق من تواريخ السفر والأحداث الهامة. قد تؤدي بعض الإدخالات إلى تنشيط ذاكرتك حول النفقات ، بالإضافة إلى قلة النفقات. على سبيل المثال ، إذا أرسل إليك شريك أعمال دعوة تقويمية لتناول العشاء في يوم تسافر فيه ، ودفعت ، فلا داعي للقلق بشأن البحث عن إيصال لوجبتك في تلك الليلة.

7. الإطلاع على النعناع

مكان آخر رائع للبحث عن النفقات المفقودة هو النعناع. Mint هو تطبيق للتمويل الشخصي يعمل على دمج كل معاملاتك المالية في موقع ويب واحد قابل للبحث. باستخدام Mint ، يمكنك تصفية جميع مصاريف بطاقتك الائتمانية وبطاقة الخصم المباشر حسب التاريخ ، مما قد يساعدك على كشف النفقات التي نسيتها. في هذا المثال الذي قدمته سابقًا عن إيصال Uber ، يمكنك العثور على المعلومات من خلال البحث عن التاريخ في Mint ، مما يسهل العثور على الإيصال الحقيقي في بريدك الإلكتروني.

يمكنك أيضًا إضافة علامات في Mint إلى معاملات العناصر ، وإذا كنت قد فعلت ذلك طوال العام لتغطية مصاريف العمل ، فيمكنك بسهولة العثور على جميع النفقات التي تحتاج إلى المطالبة بها.

لقد ذكرت في وقت سابق أنه إذا لم تتمكن من العثور على إيصال ، فيمكنك أن تسأل عما إذا كان يمكنك إرسال نسخة من بيان بطاقة الائتمان الذي يسلط الضوء على عنصر السطر لحساب. مرة أخرى ، سيساعدك Mint هنا ، لأنه سيخبرك ببطاقة الائتمان التي استخدمتها.

8. لا تنسى نصائح ومواقف السيارات

فئتان من النفقات التي يسهل التغاضي عنها هي النصائح ومواقف السيارات. نصائح صغيرة تُدفع نقدًا ، مثل لموظفي التنظيف في الفنادق والجوالات ، لا تأتي مع الإيصالات. المدفوعات وقوف السيارات قد يكون أيضا نقدا دون إيصال. لكنها تضيف وتستحق الادعاء إذا قمت بها.