فيديو: بنتنا يا بنتنا (سبتمبر 2024)
البريد الإلكتروني يسبب مشاكل خطيرة للإنتاجية لدينا ، والنفسية لدينا. صندوق الوارد الفائض يثقل كاهل العقل. إن العودة إليها مرارًا وتكرارًا تخلق "مزيدًا من العمل حول العمل" ، كما يقول المثل ، وهو أمر غير فعال للغاية ونادراً ما يكون في الواقع محوريًا في العمل الحقيقي الذي يتعين علينا القيام به. إذا كان هذا يبدو وكأنه حياتك ، فقد حان الوقت لتنظيف علبة الوارد.
تعتمد طريقتي للحفاظ على علاقة صحية مع البريد الإلكتروني على إجراءات صغيرة جدًا ومحددة أقوم بها يوميًا - راجع 11 نصيحة لي لإدارة البريد الإلكتروني. بمعنى آخر ، إن الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بي ليس مهمة تنظيف لمرة واحدة. ولكن ماذا يمكنك أن تفعل إذا كان صندوق الوارد الخاص بك فظيعًا لدرجة أنك لا تستطيع أن ترى ما وراء تلك العقبة الضخمة والفورية في التعامل معها أولاً؟ في هذه الحالة ، حان الوقت للجلوس وإصلاح البريد الوارد.
هيريس كيفية القيام بذلك.
ننسى معالجة كل رسالة في صندوق الوارد الخاص بك. لن يحدث ذلك ، ولن يكون هناك أي مردود كبير. القيام بعملية مسح أفضل.
"الكنس" يعني نقل مجموعة كاملة من الفوضى بشكل جماعي إلى آخر. قم بإعداد بعض المجلدات الجديدة في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك وقم بتسميتها حسب السنة أو الربع أو الشهر (باستثناء السنة الحالية أو الربع أو الشهر الحالي ؛ أي ، لا تقم بإنشاء مجلد "2013" حتى الآن فقط) ، حسب حالة حالتك البريد الوارد وكيف تميل إلى التفكير في الوقت. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء هذه المجلدات:
- 2010
- 2011
- 2012
أو ربما لديك:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
سبب عدم إنشاء مجلد للسنة أو الربع أو الشهر الحالي هو أن صندوق الوارد الخاص بك سيكون المجلد "الحالي" في الوقت الحالي.
بعد ذلك ، قم بفرز أو إجراء بحث ، بناءً على برنامج البريد الإلكتروني الذي تستخدمه ، لعزل جميع الرسائل من فترة زمنية محددة ونقلها بشكل جماعي إلى المجلد المقابل.
كل ما تبقى في صندوق الوارد الخاص بك - تلك هي الرسائل التي يمكن أن تقلقها فعليًا بشأن معالجتها ، ربما اليوم ، ربما غدًا ، ولكن على الأرجح ، ستكون قليلاً شيئًا فشيئًا خلال اليومين المقبلين. أنت لا تريد أن تأخذ الكثير في وقت واحد.
لا تزال جميع رسائلك القديمة موجودة - فهي في طريقها إلى الوراء. ربما ستتعامل معهم يومًا ما ، لكني أراهن أنك لن تفعل ذلك. هذه واحدة من أسوأ مشاكل البريد الإلكتروني. نعتقد أننا سنتجه إلى القراءة أو الرد أو الرد بطريقة أخرى على العديد من الرسائل ، لكننا لا نفعل ذلك مطلقًا. يتيح لك الكنس إخراجهم من الطريق دون التخلص منهم بالفعل. لذا ، يمكنك الاعتقاد بأنك قد تعالج يومًا ما جميع رسائل البريد الإلكتروني لعام 2012 (على الرغم من أنك لن تقوم بذلك).
انظر الفيديو لمعرفة كيفية اكتساح في Gmail.
الخطوة 2. تقسيم
تهتم "عملية المسح" بالرسالة التي لديك بالفعل ، لكنها لا تفعل شيئًا للرسائل التي سيتم طرحها في أي لحظة الآن. لذلك بمجرد أن يكون لديك صندوق الوارد لا يشعر بالاختناق ، تحتاج إلى إنشاء بعض المرشحات أو طرق أخرى للتقسيم تلقائيًا إلى الأمام.
طريقة واحدة للقيام بذلك هي استخدام حسابات بريد إلكتروني مختلفة لأغراض مختلفة ، بدلاً من حساب لكل شيء. لديّ بالفعل أربعة حسابات بريد إلكتروني مختلفة أستخدمها بانتظام: واحد للعمل ، والآخر للاتصالات الشخصية ، والآخر للتسوق عبر الإنترنت (حيث أحتفظ بالإيصالات ، وحزم التعقب ، وأحصل على تنبيهات الإيداع الضريبي المصرفي والإلكتروني) ، والآخر لما أسميه " غير المرغوب فيه ". حسابي غير المرغوب فيه ليس في الواقع غير المرغوب فيه بالمعنى الدقيق للكلمة. إنه عنوان أستخدمه للتسجيل في الرسائل الإخبارية أو الخدمات الجديدة عبر الإنترنت التي أرغب في تجربتها ، لكنها ليست مهمة في النهاية. اسم آخر لهذا النوع من المحتوى هو graymail. إنها ليست رسالة غير مرغوب فيها تمامًا ، لأنك طلبت ذلك ونوع ما تريده. لا يوجد شيء مهم للمهمة في أي وقت مضى في هذا الحساب غير الهام ، لذلك إذا لم أتحقق منه لعدة أيام ، فهذا ليس بالأمر الكبير. أنا أيضًا نادراً ما أفتح حساب البريد غير الهام أو حساب التسوق أثناء عملي ، لذلك لا يغريني أبدًا.
الطريقة الثانية للحصول على نفس التأثير هي من خلال المجلدات والفرز الآلي. هذه طريقة مفيدة بشكل خاص لإدارة النشرات الإخبارية والصفقات اليومية. Outlook.com متطور إلى حد ما في هذا الصدد ، و Gmail جيد جدًا فيه.
سواء أكنت تقوم بإعداد المرشحات والمجلدات أو البدء في دفع الرسائل الإخبارية وإيصالات التسوق إلى عنوان بريد إلكتروني مختلف ، فإن هذه الخطوة تستغرق بعض الوقت. ربما ستحتاج إلى 30 دقيقة إلى ساعة لإعداد طريقة التقسيم الأساسية.
الخطوة 3. حذف
نأمل أن يكون ما تبقى في صندوق الوارد الخاص بك مجرد جزء صغير مما كان موجودًا من قبل. الشيء التالي الذي سأفعله هو محاولة حذف أي شيء غير مهم ببساطة. قد تستغرق هذه الخطوة بعض الوقت ، لكنني لن أضيع الكثير من الوقت عليها.
امسح الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك ، وعندما تهبط على واحدة ستحذفها ، حاول فرز صندوق الوارد حسب المرسل ومعرفة ما إذا كانت هناك رسائل أخرى من هذا الشخص نفسه تستحق الحذف. في كثير من الأحيان ، أحصل على رسائل بريد إلكتروني متعددة للمتابعة من شخص واحد يقول نفس الشيء ، ويجب أن تكون جميعها موجودة في لوحة التقطيع.
احذف قدر ما تستطيع دون الوقوع في محتوى أي رسالة واحدة. إذا لم تكن متأكدًا من وجود رسالة ، فاترك الأمر وحدك الآن.
الحذف مهم بالنسبة لي لأنه يمثل التخلي. إذا لم تكن الرسالة مهمة ولا تحتوي على معلومات مهمة ، فإن حذفها يعد علامة على أنني لم أضطر مطلقًا للتفكير فيها مرة أخرى. إنه يحررني عقليا من الالتزام الذي يمثله البريد الإلكتروني.
قد ترغب أيضًا في إنشاء مجلد باسم "لاحقًا" حيث تقوم بإرسال رسائل غير مهمة حقًا ولكن لا يزال لديك بعض الارتباط النفسي بها. هذه هي الرسائل التي تنوي التعامل معها "لاحقًا". في تجربتي ، عادةً ما تكون الرسائل "الأحدث" مهملات لم أكن مستعدًا لتركها بعد.
ستقوم خدمة رائعة تسمى SaneBox (6 دولارات شهريًا) بالفعل بفحص البريد الوارد الخاص بك ودفع رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة إلى مجلد جديد يسمى "@ SaneLater" تلقائيًا نيابة عنك. في اختبار SaneBox ، وجدت أنه قام بعمل مذهل في تحديد ما هو مهم مقابل غير مهم.
الخطوة 4. تطوير نظام ، وتحويله إلى العادات
مع وجود علبة الوارد والبنية الأساسية القابلة للإدارة في مكانها لإرسال ملفات البريد الإلكتروني ، فأنت بحاجة الآن إلى نظام لكيفية إرسال بريدك الإلكتروني - بما يتجاوز القاعدة الأساسية لـ "رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بمقالات يونيو 2013 ، انتقل إلى مجلد 1306_JUN" ، لكن متى ستضع لهم هناك؟ كم مرة سوف تنظر من خلالها؟ ماذا ستفعل بالرسائل قبل حفظها؟
هذه الخطوة هي الأصعب لأنها تطلب منك إنشاء قواعد وتطوير عادات متابعتها على المدى الطويل. يجب أن تكون القواعد التي تنشئها واضحة. يجب أن تكون قادرًا على التعبير عنها. لكن ليس عليهم أن يكونوا مثاليين أو مطلقين. لا بأس إذا انحرفت عنهم من وقت لآخر. تريد نظامًا يسامح يومًا سيئًا هنا وهناك ، يتيح لك إمكانية الارتداد بسهولة إذا قفزت.
لإعطائك فكرة عن كيفية تشغيل القواعد ، إليك بعض القواعد الخاصة بي لمعالجة البريد الإلكتروني.
حذف بسرعة. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني لا تتطلب إجراءً ، بما في ذلك إعادة القراءة أو الأرشفة للرجوع إليها ، فأنا أرميها على الفور. أقوم بحذف الرسائل بسرعة إلى عادة عن طريق حذف الرسائل في أول شيء بالجملة كل صباح. عندما أصل إلى مكتبي ، أحذف العديد من الرسائل التي أراها مناسبة في ضربة واحدة. عادة ما يكون حوالي 60 بالمائة من رسائلي الجديدة غير المقروءة.
قم بالرد على الرسائل الهامة فورًا أو احتفظ بها في البريد الوارد. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني مهمة - بمعنى أنها تتطلب إجراءً وشيكًا أو إعادة قراءة عميقة وربما ردًا - فأنا أتصرف عليها فورًا أو أتركها في البريد الوارد حتى أتصرف عليها ، عادةً خلال يوم أو يومين. يمكن أن تبقى في البريد الوارد لمدة شهر أو نحو ذلك. بعد شهر ، يجب أن أعمل على ذلك. هذا هو الموعد النهائي.
ملف بنهاية اليوم. إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات أحتاجها ، ولكنها لا تتطلب إجراءً فوريًا ، فيجب نقلها إلى مجلد مطابق (أو حفظها محليًا على سطح المكتب الخاص بي) بحلول نهاية اليوم - أو نهاية الأسبوع إذا كنت مشغولة بالفعل.
تنظيف علبة الوارد بعد ظهر الجمعة. بعد ظهر يوم الجمعة ، أعطي نفسي من 10 إلى 20 دقيقة للفرز لكل ما هو موجود في البريد الوارد وربما التعامل مع العناصر التي لا تتطلب استجابة طويلة. بحلول الوقت الذي أغادر فيه المكتب ، يجب أن أكون قادرًا على رؤية شبر واحد أو اثنين من المساحات البيضاء في القاع (مساحة تملأها مرة أخرى خلال عطلة نهاية الأسبوع).
انظر أسفل البريد الوارد. هذه القاعدة هي القاعدة التي أعيشها يوميًا على المستوى الأساسي: راجع دائمًا الجزء السفلي من صندوق الوارد. بخلاف Inbox Zero ، فإنني أهدف إلى عدم وجود رسائل واردة أكثر مما أستطيع رؤيته على الشاشة. انه سهل. إنه متسامح. انها مرنة. إنه هدف معقول ويمكن تحقيقه. ولا يتطلب الأمر كثيرًا اتباع هذه القاعدة باستمرار. لقد بدا الأمر عادةً في أنه بمجرد أن بدأت أهدف إلى رؤية الجزء السفلي من صندوق الوارد الخاص بي ، أصبح هدفًا لا الوعي.
حل طويل الأجل لإدارة البريد الإلكتروني
كل المنظمات تتلخص في القواعد ، والمفتاح الذي يجمع القواعد هو العادات. العادات هي كيف تفعل القواعد. إذا كانت القاعدة فارغة في سلة مهملات البريد الإلكتروني في نهاية اليوم ، فعادةً ما تكون العادة بالنقر بزر الماوس الأيمن لإفراغ سلة المهملات قبل إنهاء برنامج البريد الإلكتروني (أو إعداد برنامج البريد الإلكتروني لحذف سلة المهملات تلقائيًا عند الإقلاع عن التدخين). إذا كانت القاعدة هي أن ترد دائمًا على رسالة بريد إلكتروني من رئيسك في العمل بحلول نهاية اليوم ، فقد تكون العادة تقوم تلقائيًا بفرز الرسائل من رئيسك في مجلد خاص والتحقق من هذا المجلد كل يوم في الساعة 4:00 مساءً
إن إدارة البريد الإلكتروني بشكل جيد وفعال يتعلق بالنظام الذي تستخدمه ، وليس البرنامج الذي تستخدمه. قد تساعد التطبيقات والميزات والمكونات الإضافية في حل المشكلات المحددة التي تواجهها مع البريد الإلكتروني ، ولكن إذا لم يتم تضمينها من خلال نظام أكثر شمولاً من القواعد أو طريقة لتكوين عادات راسخة ، فلن تأتي بمكافآت طويلة الأجل.
