كن منظمًا: كيفية التعاون في Microsoft office في 5 خطوات سهلة

أكبر ميزة جديدة في Microsoft Office 2016 هي أنها تتيح التحرير التعاوني في الوقت الفعلي. كان السماح لأكثر من شخص بالعمل في ملف في نفس الوقت ولجعل جميع الأطراف ترى التغييرات التي أجراها المتعاونون منذ فترة طويلة نقطة بيع لأجنحة المكاتب المنافسة ، مثل Google Drive مع مستنداتها ، أوراقها ، وأخرى عبر الإنترنت تطبيقات الإنتاجية. يعد التأليف المباشر المباشر في Office موضع ترحيب ، إذا تأخر موعده ، بالإضافة إلى تطبيقات Office. يتطلب استخدام ميزات التحرير التعاونية بعض الإعداد وبعض المعرفة الفنية. هذه الخطوات الخمس سوف تساعدك على البدء.

1. تحقق اسمك

كيف سيعرف الأشخاص من أنت عند تسجيل الدخول إلى ملفاتهم وبدء التحرير؟ افتح تطبيقًا ، مثل Word أو Excel ، وانتقل إلى File> Options ، ثم في علامة التبويب General ، سترى عنوانًا بعنوان "تخصيص نسختك من Microsoft Office". سيجد مستخدمو Mac هذا الخيار في التفضيلات> المستخدم. هنا يمكنك تحديث اسمك والأحرف الأولى وغيرها من معلومات التعريف. من المحتمل أن ترى بعض التفاصيل ممتلئة بالفعل بناءً على حساب Microsoft الخاص بك ، أو أي معلومات تم توفيرها بواسطة المسؤول عن حساب شركتك.

في أي حال ، يكون تحديث الاسم والأحرف الأولى مفيدًا إذا كان الأشخاص يعرفونك عن طريق شيء آخر غير اسمك القانوني أو الاسم الذي تم إدخاله. يساعد اختيار الأحرف الأولى القابلة للتعريف ، أيضًا ، في حالة مشاركة مجموعة من الأحرف الأولى مع المتعاونين. على سبيل المثال ، لقد قمت بتغيير الأحرف الأولى الشائعة ، JD ، إلى JED.

2. حفظ الملفات إلى السحابة

لا يمكن لأحد العمل على ملف معك إذا لم يتم حفظ الملف في مساحة مشتركة. سيكون لديك وقت أسهل في تتبع ملفاتك إذا قمت بحفظها في مساحة مشتركة من البداية ، بدلاً من انتظار Office 2016 ليطالبك بعمل نسخة إلى مساحة مشتركة (والتي ستفعلها كلما حاول مشاركة ملف تم حفظه محليًا).

انتقل إلى ملف> حفظ باسم واختر موقعًا على OneDrive (سيختار المستخدمون المنزليون هذا الخيار الأول) أو OneDrive for Business أو SharePoint.

3. دعوة المتعاونين

لدعوة المتعاونين ، ستحتاج إلى قائمة "خيارات المشاركة" الموجودة في الركن الأيمن العلوي. ابحث عن رمز "الشخص ذو علامة الجمع". من هنا ، يمكنك اختيار "دعوة أشخاص".

دعوة الناس يفتح مربعًا في نفس النافذة التي تدخل فيها عناوين البريد الإلكتروني ، وتضيف رسالة اختيارية ، وتشارك الملف عبر البريد الإلكتروني. على إصدار Mac من Office 2016 لنظام التشغيل Mac ، يوفر الزر "مشاركة" أيضًا خيار نسخ الارتباط وإرسال المرفقات ، والذي يمكن لمستخدمي Windows العثور عليه في جزء "ملف"> مشاركة. يوجد في الجزء السفلي من لوحة المشاركة خيار "الحصول على رابط مشاركة" ، والذي يقوم بنسخ رابط للملف إلى الحافظة الخاصة بك ، والذي يمكنك لصقه في أي من منصات التواصل أو التعاون التي تريدها.

4. عندما لا تظهر عمليات التحرير في الوقت الفعلي ، قم بالتحديث لرؤية التغييرات

إذا استخدمت أنت وجميع المتعاونين معكم موقع OneDrive for Business أو SharePoint لحفظ الملفات ، وكنت تستخدم نفس الإصدار من Office 2016 ، فيجب أن تكون قادرًا على رؤية التغييرات في ملفك عند حدوثها ، مع وضع علامة على كل شخص لون ومجموعة محددة من الأحرف الأولى أو صورة.

ولكن ، إذا قام المتعاونون لديك بالوصول إلى الملف الذي قمت بمشاركته بطريقة مختلفة ، على سبيل المثال من خلال إصدار Word عبر الإنترنت ، كما فعل متعاوني أثناء الاختبار ، فقد لا ترى التغييرات تظهر في الوقت الفعلي. اضطررت إلى تحديث ملفي أو تحديثه يدويًا.

في الجزء السفلي من النافذة ، ابحث عن سطر يقول "التحديثات متوفرة".

قم بتحديث المستند بالنقر فوق هذا النص ، وستظهر تغييرات المتعاونين.

5. قفل المحتوى لمنع التغييرات

في بعض الأحيان تقوم بدعوة المتعاونين للمساعدة في تحرير مستند ، ولكن هناك بعض المحتوى الذي لا ينبغي تغييره. يمكنك قفله باستخدام أداة Block Authors ، التي لم يتم تسميتها بشكل حدسي. يبدو أنه سيؤدي إلى إلغاء امتيازات التحرير ، في حين أنه في الحقيقة يقوم بإغلاق المحتوى الذي تحدده من التحرير.

قم بتمييز المحتوى الذي تريد قفله. انتقل إلى المراجعة> حظر المؤلفين. سيكون للقسم المميز الآن أيقونة بجانبه تشير إلى أنه لا يوجد أحد ولكن يمكنك تغييره.