كن منظمًا: كيف تحولت إلى العمل في السحابة

بعد سنوات من العمل في نظام هجين ، حيث كانت بعض الملفات محلية وبعضها في السحابة ، قمت مؤخرًا بالتحول إلى العمل عبر الإنترنت بالكامل. لقد اخترت استخدام Google Drive ، لكن كان يمكن أن تكون بنفس السهولة أي خدمة مماثلة ، مثل Microsoft Office Online.

إليك كيفية انتقالي إلى البيئة الجديدة ، وبعض مزايا وعيوب العمل عبر الإنترنت بالكامل ، وتقديم المشورة إذا كنت تفكر في التبديل أيضًا.

لماذا هاجرت إلى Google Drive

لقد استخدمت Google Drive منذ فترة طويلة ، بما في ذلك محرّر مستندات Google والأوراق والشرائح. لكنني لم استخدمها بشكل حصري لجميع أعمالي حتى وقت قريب.

يحتوي الإعداد السابق على بعض الملفات المخزنة محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بي (نسخة احتياطية ، بالطبع) وحفنة فقط من الملفات التي عاشت كمستندات Google وغيرها من الملفات عبر الإنترنت. في الغالب ، استخدمت Google Drive للملفات التي كانت متعاونة ، مثل مستند للتخطيط لقضاء إجازة مع الأصدقاء.

أحد الأسباب الرئيسية لقراري الانتقال إلى السحابة بالكامل هو أنني كنت أستخدم الكثير من الأجهزة المختلفة ، أكثر من أي وقت مضى. في أي يوم من الأيام ، قد أرغب في إنجاز العمل من أي جهاز من حوالي خمسة أجهزة مختلفة ، اعتمادًا على ما إذا كنت في المنزل أو في اجتماع أو أثناء السفر أو في أي مكان آخر. لديّ جهاز كمبيوتر مكتبي يعمل بنظام Mac ، وجهاز Chromebook Pixel محمول ولكنه ليس رائعًا للاجتماعات وهاتف ذكي وجهاز كمبيوتر محمول. وأحيانًا ، أعمل على كمبيوتر شخص آخر.

كلما كان ذلك ممكناً ، أفضل عمل ملاحظات وتحرير مباشرة على ملفاتي ، بدلاً من تقديم ملاحظة منفصلة في تطبيق تدوين حول ما يجب علي القيام به لاحقًا للملف. يلبي العمل في السحابة تلك الحاجة ، وقد استوفى Google Drive معظم احتياجاتي الأخرى أيضًا ، مثل التوافق مع تنسيقات ملفات Microsoft Office ، ومساحة تخزين كبيرة ، ودعم جميع الأجهزة المتوفرة لدي.

عندما يكون كل عملك في السحابة ، يمكنك الوصول إلى الملفات مباشرة. طالما كان لديك اتصال بالإنترنت (وأحيانًا عندما لا تفعل ذلك) ، يمكنك تحرير الملفات. استغرق الأمر بضع سنوات حتى يتمكن Google Drive من الوصول إلى هذه النقطة ، ولكن الآن وبعد أن وصلنا إلى هنا ، أستخدمها بنتائج رائعة.

نصائح للهجرة إلى السحابة

عند اتخاذ قرار بالإبقاء على جميع أعمالك في السحابة وتخزين أي منها محليًا ، ستواجه تحديًا كبيرًا واحدًا: معرفة ما يجب القيام به مع جميع ملفاتك القديمة. نصيحتي لا تقلق بشأن الملفات القديمة كثيرًا. لا تضيع وقتك في محاولة لترحيل أو إعادة تنظيم جميع البيانات القديمة الخاصة بك ، والتي قد لا تنظر إليها مرة أخرى على أي حال.

بدلاً من ذلك ، ركز على كيفية تنظيم أو تخزين بيانات جديدة في المستقبل. في حالتي ، بدأت في استخدام Google Drive لجميع مستنداتي الجديدة فورًا. لقد أنشأت مجلدات جديدة في Google Drive عبر الإنترنت تعكس نفس النظام التنظيمي الذي استخدمته على سطح المكتب. عندما بدأت تشغيل ملف جديد ، جعلته مستند Google. لقد دفعت الانتباه إلى الحاضر أكثر من الماضي.

لديّ عدد قليل من الملفات التي سأصنفها على أنها ليست قديمة ولا جديدة ، لكن "مستمر". الملف المستمر هو الملف الذي قمت بإنشائه منذ فترة طويلة ولكن ما زال صالحًا وقيد الاستخدام اليوم. في حالتي ، فإنها تميل إلى أن تكون جداول بيانات حيث أقوم بتسجيل العمل أثناء إكماله. على سبيل المثال ، لدي ملف مستمر حيث أتتبع المقالات التي أكتبها والتواريخ التي تنشرها والبيانات الوصفية الأخرى. أنا أضيفه باستمرار ، وهو مفيد ومناسب دائمًا ، على الرغم من أنني قمت بإنشائه منذ سنوات.

لترحيل هذه الملفات المستمرة ، قمت ببساطة بتحميلها إلى Google Drive ، واحدة تلو الأخرى ، وقمت بتحويلها إلى ملفات بتنسيق Google. أصبحت ملفات Excel أوراق جوجل. سهل.

السبب في قيامهم بها واحدًا تلو الآخر هو التحقق والتأكد من فتحها وأن محتوياتها غير مشوهة. لحسن الحظ ، كل شيء نقل بسلاسة. ومع ذلك ، احتفظت بتلك النسخ الأصلية القيمة للغاية من الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بي لمدة شهر تقريبًا ، فقط في حالة ، الأمر الذي يقودني إلى نصيحة أخرى: احتفظ بنسخ أصلية من ملفاتك المهمة لفترة تداخل.

إذا حدث خطأ ما في عملية الترحيل ، فستحتاج إلى النسخ الأصلية. يبدو الأمر شبيهًا عند إيداع شيك ورقي عن بُعد باستخدام تطبيق جوال ، ويدفعك البنك برسالة تقول: "لماذا لا تتمسك بهذا الشيك حتى تختفي؟"

نصيحة أخرى هي اختبار أن الخدمة تعمل على جميع أجهزتك. افتح ملفات مختلفة. قم الآن بإيقاف تشغيل Wi-Fi وحاول فتحها. هل من الممكن ، على سبيل المثال ، هل لديك نسخ دون اتصال من الملفات التي تتوقع الحصول عليها (المزيد حول الوصول دون اتصال في لحظة)؟ هل تستطيع التعديل؟ هل تحتاج إلى تثبيت أي تطبيقات أو مكونات إضافية للقيام بالعمل الذي تريد القيام به؟ إن الأمر أصعب مما تظن في توفير الوقت لإجراء هذه التجارب ، ولكن من المؤكد أنه يتفوق على الظهور في مكان ما وعدم القدرة على فعل أي شيء كنت تخطط له.

بمجرد أن أتعامل مع نظامي الجديد للعمل بالكامل في Google Drive (لكن مع ذلك خلال فترة التداخل هذه قبل أن أحذف كل بياناتي المخزنة محليًا) ، قمت بتثبيت مكون مزامنة Google Drive على جهاز الكمبيوتر الخاص بي وعمل نسخة احتياطية من العامين الماضيين " قيمة البيانات إلى السحابة. لم أقم باختبار كل ملف للتأكد من تحويله بطريقة نظيفة إلى Google Drive ، كما فعلت مع ملفاتي المستمرة المهمة ، لكنني شعرت أنني أعلم بشكل أفضل أنني قمت بسحب الكثير من بياناتي القديمة فقط في حال احتجت إليها. النصيحة في تلك المقدمة: قم بنسخ الملفات القديمة احتياطيًا ، لكن لا تقضي الكثير من الوقت عليها.

في تقييم المخاطر والمكافآت ووسائل الراحة والمضايقات ، شعرت أن النسخ الاحتياطي لبياناتي القديمة ، والتي ربما لن أحتاج إليها مرة أخرى ، إلى Google Drive ووصفها يوميًا كان كافياً بالنسبة لي.

هناك إيجابيات وسلبيات أخرى ، أيضًا. لاحظ أنني لا أدرج كل المحترفين والمحترفين ، لكن فقط عدد قليل منهم يرتبط باستخدام Google Drive حصريًا لملفات العمل.

العمل في السحابة: الايجابيات

النسخ الاحتياطي التلقائي. أعرف أن معظم الأشخاص الذين لا يقومون بنسخ احتياطية لبياناتهم الآن لن يبدأوا في أي وقت قريب. عندما تعمل في Google Drive ، لا يتعين عليك التفكير في النسخ الاحتياطي. هذا يحدث تلقائيا وكثيرا ما.

مساحة كبيرة يأتي Google Drive بمساحة كبيرة. يحصل كل شخص لديه حساب Google على 15 جيجابايت على الأقل ، لكن شراء المزيد يعد رخيصًا. بالإضافة إلى ذلك ، هناك ثغرات أخرى تمنحك مساحة أكبر. على سبيل المثال ، لا يتم احتساب الملفات التي تنشئها في Google Drive ، مثل محرّر مستندات Google ، في حدود سعة التخزين الخاصة بك! انه ضخم.

متوافق مع مكتب. على الرغم من أنني أقوم بإنشاء وتحرير الملفات على وجه الحصر في Google Drive ، فليس كل من أتعامل معهم يفعل. لا يزال الكثير من الناس يستخدمون Microsoft Office. باستخدام Google Drive ، يمكنك تصدير أي نوع من ملفات Google إلى تنسيق Microsoft. بنقرات قليلة ، يمكنني تحويل مستند Google إلى ملف.docx في Word.

التعاون. للتعاون في الوقت الحقيقي ، لا شيء يتفوق على Google Drive. يمكنك مشاركة الملفات مع مستخدمين آخرين ، وإدارة الأشخاص الذين يمكنهم عرضها وتحريرها ، وحتى إجراء دردشة مع المتعاونين معك أثناء العمل على ملف معًا.

المزامنة المحلية. كما ذكرت ، تمكنت من نسخ ملفاتي القديمة احتياطيًا بسرعة إلى Google Drive لأنه يحتوي على مكون مزامنة محلي. تتيح هذه الميزة لـ Google Drive أداءً مزدوجًا كحزمة مكتب تعاونية عبر الإنترنت وبرنامج مزامنة الملفات والنسخ الاحتياطي.

السعر. Google Drive مجاني. تكاليف Microsoft Office حوالي 100 دولار في السنة. أحتاج أن أقول أكثر من ذلك؟

العمل في السحابة: سلبيات

الخصوصية والأمن المخاوف. الأشخاص الذين لا يرغبون في استخدام خدمة سحابية على الإطلاق يشعرون دائمًا بالقلق دائمًا بشأن الخصوصية والأمان. يقوم شخص آخر بتخزين بياناتك في موقع ربما لا تستطيع تحديده بدقة. تقوم Google بتشفير الملفات المخزنة في Drive افتراضيًا ، لكن الشركة تدير أيضًا المفاتيح نيابة عنك ، وهي علامة حمراء لدى البعض. إذا كنت لا تثق في الشركة التي تقوم بتخزين ملفاتك ، أو إذا كانت ملفاتك تحتوي على معلومات شديدة الحساسية ، فقد لا يكون الترحيل إلى الشبكة السحابية مناسبًا لك.

الوصول دون اتصال. العمل في السحابة يعني أنك بحاجة إلى اتصال بالإنترنت. يمكن أن يكون التنقل عبر الإنترنت مقابل القواعد والتكوينات غير المتصلة بالألم أمرًا حقيقيًا. في بعض الأحيان تسوء الأمور أو لا كما توقعت.

من خلال Google Drive ، من الممكن العمل دون اتصال بالإنترنت ، وهذا شيء رائع ، إلا أنه يوجد الكثير من المحاذير ، وبصراحة ، لا أحفظها. أعلم أنني بحاجة إلى استخدام متصفح Chrome حتى يعمل ، لكنني كثيرا ما أنسى التفاصيل. لقد وجدت أن تحميل الملفات التي أرغب في العمل عليها قبل أن أغادر منطقة بها Wi-Fi يعد حلاً جيدًا ، لكن مرة أخرى ، فقط إذا كنت أقوم بتشغيل Chrome. ثم يمكنني العمل على هذه الملفات بسهولة (طالما لا أغلق علامة التبويب عن طريق الخطأ).

ولكن يمكن أن تحصل الفوضى.

عند الانتهاء من التحرير في وضع عدم الاتصال ، ما زلت بحاجة إلى توصيل الجهاز بالإنترنت لإدخال التغييرات في السحابة. في بعض الأحيان أنه يسبب مشاكل. دعنا نقول أنني أعمل دون اتصال على جهاز كمبيوتر محمول بينما أكون على متن طائرة. هبطت الطائرة ، أستقل سيارة أجرة ، وبعد ذلك أتذكر تغييرًا آخر أريد القيام به. إذا قمت بفتح هاتفي وتحميل الملف باستخدام اتصال بيانات ، فسوف أرى النسخة القديمة قبل جميع التغييرات التي أجريتها على الطائرة لأنني لم أقم بمزامنتها بعد. لنفترض أنني نسيت هذه النقطة ، وأجري بعض التغييرات عبر الهاتف. عندما أقوم أخيرًا بتوصيل جهاز الكمبيوتر المحمول بالإنترنت ، ستخبرني Google أن هناك شيئًا ما بعيدًا عن الحد. هناك حلول ، ولكن أيا منها نظيفة أو بسيطة. احصل على استعداد لنسخ ولصق.

البحث يعمل ، إلا عندما لا. عندما تخزن ملفاتك مع Google ، الاسم الأول في البحث على الإنترنت ، لديك توقعات كبيرة بأداة البحث. تم العثور على ملفات في Google Drive أو فقدتها. عندما أقوم بالبحث حسب اسم الملف ، من المحتمل أن أجد ما أحتاج إليه ، لكن ليس دائمًا. يبدو أن الشرطة السفلية في أسماء الملفات على وجه الخصوص تؤدي إلى رمي Google للحلقة. لدي ملف يسمى 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart ، لكن عندما أبحث عن "تعاون" ، فإن الصورة أدناه توضح ما الذي يظهر.

تقوم Google بالبحث في محتويات ملفاتك ، مما يساعد ، لكن قد يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ للعثور على ما تحتاجه. عندما يقوم متعاونون آخرون بمشاركة الملفات معك ، فهذه هي الملفات التي غالباً ما أجد صعوبة في العثور عليها ، مع أو بدون بحث. انتهى بي الأمر إلى الاعتماد على الملفات المميزة بنجمة (المفضلة) بالإضافة إلى قائمة الملفات الحديثة التي يقدمها Google Drive كثيرًا.

الانحرافات على الانترنت. للعمل في محرّر مستندات Google ، يجب أن يكون لديك نافذة مستعرض مفتوحة ، وبالنسبة لبعض الأشخاص ، يكون الاتصال بالإنترنت منحدرًا زلقًا. بالنسبة لي ، ليست مشكلة كبيرة. أستخدم بعض الأدوات والحيل لزيادة الإنتاجية وتقليل التشتيت. ولكن بالنسبة للآخرين ، مجرد الاتصال بالإنترنت هو دعوة لتصفح الإنترنت وعدم إنجاز العمل الحقيقي. إذا كنت أفضل في إنجاز العمل عند فصلك عن الإنترنت ، فمن المحتمل ألا يكون العمل في السحابة يناسبك.

يجب عليك الانتقال إلى السحابة؟

العمل حصرياً في السحابة له فوائده ، لكنه يأتي أيضًا مع بعض الإحباطات. كما قلت ، لا يعني العمل عبر الإنترنت بالضرورة استخدام Google Drive ، ولكن العديد من المزايا والعيوب ستكون هي نفسها عبر حلول مماثلة. بعض الأسئلة التي يجب عليك طرحها قبل الانتقال إلى السحابة هي:

• هل لدي اتصال إنترنت موثوق به معظم الوقت؟
• هل أنا على استعداد لتعلم قواعد العمل في وضع عدم الاتصال مقابل الإنترنت؟
• هل يتيح لي العمل في السحابة الوصول إلى الملفات بطريقة لا أملكها الآن وسأستخدمها بالفعل؟
• هل أنا على استعداد لتنظيم مكان تخزين عملي حتى أتمكن من العثور عليه بسهولة؟
• هل سأكون قادرًا على مقاومة إغراءات تصفح الويب إذا كنت متصلاً دائمًا؟

لمزيد من النصائح ، راجع 30 نصيحة من Google Drive.