كن منظمًا: كيفية تحسين الاتصال من أجل إدارة أفضل للمشروع

خلال أي مشروع ، تعد معرفة كيفية التواصل وكذلك استخدام خدمة إدارة المشروع للاتصال أمرًا بالغ الأهمية. يعد التواصل مع جميع أصحاب المصلحة العامل الوحيد الأكثر أهمية لنجاح إدارة المشروع ، وفقًا لتقرير صادر عن معهد إدارة المشروع. غالبًا ما تكون الاتصالات الضعيفة سببًا للمشاكل الأخرى التي تؤدي إلى توقف المشروع عن العمل أو تغرق تمامًا.

ماذا يعني التواصل الواضح والمفتوح والفعال فيما يتعلق بإدارة المشروع ، وكيف تقوم بذلك؟ نظر العمود "تنظيم منظم" في الأسبوع الماضي في كيفية البدء في إدارة المشروع. كانت الوجبات الرئيسية حول تعريف المشروع (والتأكد من أنه مشروع بدلاً من مجرد عمل مستمر) ومتطلباته ، ونطاقه ، ونواتجه ، ومعالمه ، واللاعبين ، بما في ذلك أصحاب المصلحة. إذا لم تكن قد قرأته بالفعل ، فإنني أوصي بذلك قبل معالجة هذه المقالة.

كيف يؤثر ضعف التواصل على إدارة المشاريع

أهم ثلاث مشاكل تحول دون نجاح المشروع هي التغييرات في النطاق ، التقدير الضعيف في مرحلة التخطيط ، والأهداف والغايات المحددة بشكل سيء ، وفقًا لمسح أجرته PricewaterhouseCooper. لكن جيسون ويستلاند ، الرئيس التنفيذي لشركة ProjectManager.com ، يرى كل هذه القضايا نابعة من جذر مختلف: التواصل السيئ.

قال ويستلاند: "إذا لم يكن لدى مدير المشروع النطاق أو إذا كان اللاعبون لا يعرفون الجدول الزمني ، أو تفكك الأشياء ، أو أن ما يتم تسليمه لا يفي بالمتطلبات" ، قال ويستلاند عندما تحدثت معه مؤخرًا عن أفضل ممارسات إدارة المشروع..

وأضاف ويستلاند ، الذي كتب أيضًا دورة حياة إدارة المشروع ، "ما يحدث عادةً هو أن مدير المشروع لا يملك مقبضًا حقيقيًا في نطاق المشروع. لا يعرف الفريق حقًا ما الذي يقدمونه. لا أحد تعرف حقًا ما هي تواريخ انتهاء المعالم أو النتائج الرئيسية. وطوال المشروع ، لا أحد يبقيه على علم بالرؤية الشاملة ، والسبب وراء قيامهم بذلك ، والأشياء تنزلق فقط."

نشأ ويستلاند في نيوزيلندا. شاركني معي تشبيهًا بين رعي الأغنام على أرض وطنه وإدارة المشروع.

تخيل فتىً صغيراً عليه تحريك 300 خروف من حقل إلى آخر باستخدام أكثر من بضعة كلاب. "أنت على اتصال دائم مع الكلاب الخاصة بك من خلال صفارة" ، قال. "الكلاب تتحرك باستمرار لتقسيم المجموعات أو دمج المجموعات." قد تبدو المهمة غير عملية بالنسبة لصبي واحد ولقطات قليلة من الكلاب ، ولكن إذا لم يحدث انقطاع في التواصل مطلقًا ، واستمر الصبي في تذكير نفسه بهدفه ، فيمكن القيام بذلك.

انظروا إلى الصورة الكبيرة

خلال اجتماع انطلاق المشروع ، يجب على جميع اللاعبين الذين سيعملون في المشروع ترك الاجتماع مع وصف واضح لما سيتضمنه المشروع النهائي. بمعنى آخر ، لا ينبغي أن يكون لدى الجميع رؤية فحسب ، بل التفاصيل المكتوبة أيضًا.

تخيل مشروعًا يستغرق سنة واحدة لإكماله. بعد بضعة أشهر من المشروع ، من الممكن أن تتحول الرؤية في عقل شخص ما قليلاً منذ اليوم الأول. يحتاج مدير المشروع إلى تذكير الجميع بوصف المشروع النهائي ، ويجب عليه القيام بذلك كثيرًا. يمكن أن يحدث هذا النوع من التواصل البصري خلال اجتماع محدد بانتظام (أكثر في ذلك في لحظة) ، أو عن طريق جلب عميل المشروع من وقت لآخر لتذكير الفريق بما يتجهون إليه.

بالإضافة إلى ذلك ، يكون كل فرد في فريق المشروع مسؤولاً عن التواصل عندما تنحرف مهمة أو سلسلة من المهام عن التسليم التالي أو الوصف النهائي للمشروع. عندما تنشأ مهمة ليست ضمن النطاق ، يحتاج العمال إلى التحدث ، ويحتاج مديرو المشروعات إلى الاستماع. التواصل عبارة عن طريق ذو اتجاهين. وبالمثل ، إذا اعتقد الفريق أنه لن يصل إلى موعد نهائي ، فيجب عليهم إخبار مدير المشروع عندما يكونون في خطر ، وليس بعد فوات الأوان. يمكن لمدير المشروع الذي يسمع الاتصال من هذا النوع أن يتخذ القرارات وفقًا لذلك. وكما قد تفكر ، يحتاج مدير المشروع إلى إبلاغ الفريق بأي تغييرات يتم إجراؤها والتماس التعليقات.

إيلاء الاهتمام للتفاصيل الجميلة

بالإضافة إلى العودة إلى الرؤية في كثير من الأحيان والحفاظ على نطاق في الاختيار ، يجب على مديري المشروع معرفة كل التفاصيل الدقيقة. وقال ويستلاند "خلال المشروع ، من المهم حقًا أن يكون مدير المشروع على دراية تامة بكل مهمة وبوضع هذه المهمة".

يمكن للمشروعات أن تحتوي على آلاف المهام بسهولة ، وهي معلومات كثيرة يمكن لأي مدير مشروع أن يتذكرها. لهذا السبب بالذات تعتبر خدمة إدارة المشاريع ذات قيمة كبيرة. مثالان على ذلك: Zoho Projects و Teamwork Projects ، على الرغم من وجود العشرات في السوق لفرق مختلفة الأحجام والتعقيد.

عندما تستخدم الفرق منصات إدارة المشروع ، يتم تسجيل جميع المهام في النظام وتكون مرئية لكل من يحتاج إلى رؤيتها (أو في بعض الأحيان تكون مرئية للجميع ، اعتمادًا على الأداة). كل مهمة لها محال إليه وتاريخ الاستحقاق. هناك أيضًا معلومات إضافية عادةً تصف ما إذا كانت المهمة غير موجودة حاليًا على لوحة أي شخص أو نشطة حاليًا أو مكتملة. تراقب بعض الأنظمة الأساسية بتفاصيل أكبر مستوى النسبة المئوية لإنجاز كل مهمة. لذلك يمكن لمدير المشروع تسجيل الوصول لمهمة في أي وقت لمعرفة حالتها دون الاضطرار إلى السير إلى مكتب شخص ما ، والنقر فوق هذا الشخص على الكتف ، وطلب. يغير تماما طبيعة الاتصالات.

أدوات إدارة المشاريع مركزية المعلومات وتمنح الجميع الوصول إليها. في النهاية ، تعد الوثائق مجرد شكل آخر من أشكال التواصل.

بيتر كلاركسون ، مدير في Maestro Development ، الذي يجعل من منصة إدارة المشاريع Maestro Project Office ، هو مدير المشروع السابق الذي أدار الآلاف من المشاريع. قال لي "لقد قمت بالكثير من التدقيق في المشاريع السيئة. كنت أعرف كفنان إنقاذ". "مرتبطًا دائمًا بعدم وجود منهجية ، وعدم معرفة ما حدث في المشروع: عدم توثيق الاجتماعات ، والقضايا ، والإجراءات".

عندما يصف كلاركسون يومه كمدير للمشروع ، تصبح أهمية التواصل ومدير المشروع مرتبطًا بكل جزء من التواصل. وقال "كمدير للمشروع ، كنت دائماً أدعي أنني كسول لأنني لم أسند أبدًا أي شيء إلى نفسي". "كل ما فعلته هو المشي والتحدث مع الناس ، أو قراءة التقارير ، أو التحقق من قاعدة البيانات حول القضايا التي كانت تختمر وتسجيلها ، لكن لا أحد كان يفعل أي شيء. قرأت محاضر الاجتماعات من الاجتماعات المختلفة التي لم أكن أتحدث معها" ر فعلا الذهاب الى ". وقال إنه قضى بسهولة ثلث يوم عمله في أي أداة لإدارة المشاريع وقاعدة البيانات التي تستخدمها الفرق.

الحفاظ على وجود اجتماعات

تعتمد معظم المشروعات وفرق المشاريع على الاجتماعات إلى حد ما. كما يوضح ويستلاند ، "قبل الأدوات عبر الإنترنت ، يدير مدراء المشاريع عادةً اجتماعًا أسبوعيًا يقف فيه الجميع ببساطة عن المهام التي كانوا يعملون عليها ، والمهام التي أكملوها ، وحالة المتسلمات أو المهام الأخرى" ولكن مع وجود منصة لإدارة المشروع ، حيث يتم تسجيل كل هذه المعلومات وجعلها مرئية ، هل لا تزال هناك نقطة لعقد اجتماعات؟

في الواقع نعم. بينما يتم تحسين الاتصال بشكل كبير عن طريق الأدوات عبر الإنترنت ، لا تزال الاجتماعات مفيدة. "ليس الأمر أنك لا تزال غير قادر على مواجهة الموقف ، بل إن الهدف يتغير فقط. بدلاً من الموقف الأسبوعي القائم على المهام ، يمكن أن يصبح اجتماعًا كل أسبوعين يكرر فيه مدير المشروع الرؤية ويتأكد من أن الجميع تعرف إلى أين يحتاجون إلى الذهاب ، أو يجلبون العميل للتحدث عن سبب تسليم المشروع. لقد أصبحت جلسة إستراتيجية أكثر من كونها جلسة تنفيذ ، "قال ويستلاند.

خطة لتشريح الجثة

التواصل هو مفتاح نجاح كل مشروع ، ليس فقط في مرحلة التخطيط واجتماع البدء ، ولكن أيضًا خلال فترة المشروع ، وحتى بعد انتهائه. تتيح اجتماعات ما بعد الوفاة لأعضاء الفريق فرصة أخيرة لإبلاغ ما حدث بشكل صحيح أو خاطئ في المشروع.

يجب أن يكون أعضاء الفريق صادقين ومفتوحين في ملاحظاتهم ، ولكن بنفس الأهمية ، يجب على مدير المشروع الاستماع إلى الملاحظات وتسجيلها والرجوع إليها في المرة التالية التي ينشأ فيها مشروع مماثل.

يمكن أيضًا أن تكون منصات إدارة المشروع مصدرًا رائعًا للمواد المرجعية بعد انتهاء المشروع. تستفيد معظم الفرق من مراجعة تقارير وتاريخ مشروعهم للحصول على فهم أفضل لما حدث عندما حدث شيء ما.

لمزيد من النصائح حول كيفية الحصول على أقصى استفادة من خدمات إدارة مشروع اختيار المحررين في PCMag ، يمكنك قراءة 7 طرق لتبسيط إدارة المشروع في مشاريع العمل الجماعي و 5 ميزات لمشاريع Zoho لتنظيم أعمالك.