كن منظمًا: كيف تحافظ على الركود مرتبًا وقابل للفحص وغير مشغول جدًا

سلاك يجعل التواصل داخل الفريق أسهل بكثير من استخدام البريد الإلكتروني ، ولكن التطبيق لديه ميل لتبدو وكأنها غرفة لعب طفل فوضوي. إذا كان لدى أعضاء فريقك شغف عميق بصور متحركة متحركة أو لا يفكرون في كيفية تسمية القنوات ، فمن المحتمل أن تكون واجهتك الشخصية تعاني من عدم التنظيم التام. يمكن أن تساعدك هذه النصائح التسعة على استعادة التحكم في تطبيق المراسلة التجارية الأعلى هذا.

1. جعل الرسائل سلاك أكثر إحكاما

سيؤدي إعدادان إلى تشديد واجهة Slack لجعلها أكثر انسيابية. اذهب إلى التفضيلات> الرسائل والوسائط. تحت السمة ، اختر ضغط. ثم ، أسفلها مباشرةً ، اختر مشاهدة أسماء العرض فقط.

معًا ، تعمل هذه الإعدادات على التخلص من الأحرف الزائدة ومساحة بيضاء من Slack. قد لا يكون هذا هو الأسلوب المفضل لديك ، لكن الأمر يستحق المحاولة إذا كنت تريد أن تجعل مساحة Slack الخاصة بك تبدو أكثر تقلقًا وأقل انشغالًا. إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على مسح الكثير من المعلومات دون التمرير ، فقد يكون الأمر يستحق المحاولة.

2. صحن أسفل لديك الركود الشريط الجانبي

لا يوجد سبب وراء حاجتك لرؤية كل قناة ورسالة مدرجة في الشريط الجانبي بشكل افتراضي. قنوات النجوم والرسائل المباشرة التي تستخدمها في أغلب الأحيان. هذا يجعلهم يجلسون في الجزء العلوي تحت العنوان المميّز بنجمة ، مما يسمح لك بتركيز انتباهك على هذه القائمة المنسقة.

إذا كان حساب Slack الخاص بك مرتبًا على نحو خطير ، فيمكنك أيضًا تغيير إعداداتك لإظهار الرسائل المميزة بنجمة والرسائل غير المقروءة فقط. اذهب إلى التفضيلات> الشريط الجانبي> إعدادات الشريط الجانبي> المظهر واختر المحادثات غير المقروءة والمميّزة بنجمة.

3. قمع فوضى الصورة

إذا كانت شكواك الرئيسية حول Slack هي أن زملائك ينشرون العديد من صور متحركة ورموز تعبيرية وروابط مع صور معاينة هائلة ، يمكنك ببساطة قمعها في طريقة العرض الخاصة بك. انظر في التفضيلات> الرسائل والوسائط. إلى أسفله توجد مربعات اختيار تتيح لك إخفاء أنواع مختلفة من الصور.

إذا كنت ترغب في الحصول على تجربة Slack المطلقة ، فقم بإعدادها كما يلي:

4. تخصيص الإخطارات

الحصول على الكثير من الإعلامات يحولها جميعًا إلى ضجيج. تخصيص الإخطارات التي تتلقاها في سلاك في ثلاث خطوات.

أولاً ، كتم أي قنوات لا تكون فيها غالبية الرسائل الجديدة مهمة. انتقل إلى القناة ، وانقر فوق رمز الترس المجاور لشريط البحث ، وحدد خيار كتم تلك القناة.

ثانياً ، قم بتغيير تفضيلات الإشعارات إلى الرسائل المباشرة والإشارات والكلمات الرئيسية فقط أو لا شيء. إذا اخترت Nothing ، فسترى شارات تشير إلى رسائل جديدة ، لكنك لن تتلقى تنبيهات صوتية أو إعلامات أخرى على الشاشة.

ثالثًا ، انتبه إلى الخيارين الأخيرين اللذين يظهران في هذا القسم من تفضيلاتك: أعلمني عن الردود على سلاسل الرسائل التي أتابعها ، واستخدم إعدادات مختلفة لأجهزة المحمول. بناءً على كيفية استخدامك وزملائك لمحادثات مترابطة ، قد ترغب في تحديد الخيار لتلقي إعلامات سلسلة الرسائل. بالنسبة لخيارات الجهاز المحمول ، يمكن أن يساعدك اختيار الحصول على تفضيلات مختلفة على هاتفك على التركيز. في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى العمل دون انقطاع ، قم بإنهاء تطبيق سطح المكتب Slack وتسجيل الخروج من تطبيق الويب ، ولكن احتفظ بهاتفك بالقرب من إعلامات Slack المهمة.

5. استخدم البادئات في قنوات قنوات الركود المشابهة

إليك تكتيك أراه بانتظام تستخدم الفرق في Slack: إنشاء بادئات للقنوات التي يجب تجميعها معًا. على سبيل المثال ، يجب أن تأخذ جميع القنوات المخصصة للاستخدام حصريًا بواسطة فريق المبيعات البادئة "مبيعات" بحيث يمكنك الحصول على # جهات اتصال للمبيعات ، ونصائح مبيعات ، ونصائح مبيعات ، وما إلى ذلك. يمكن أن تأخذ القنوات المخصصة للمتعة البادئة "fun-" أو "watercooler-".

يؤدي استخدام البادئات إلى تجمع القنوات المتشابهة معًا تلقائيًا ، سواء في الشريط الجانبي أو في القائمة الكاملة للقنوات كلما احتجت إلى استكشافها.

6. استخدام أدوات الاقتراع (أو هذا الاختراق)

عند طرح سؤال على زملائك في الفريق على غرار الاستطلاع ، مثل "ما الوقت الذي يمكن للجميع أن يجتمعوا فيه بعد ظهر هذا اليوم؟" استخدام تطبيق الاقتراع. من الأسهل والأفضل قراءة الردود على الاستطلاع مقارنة بالصفحات عبر مجموعة من التعليقات.

يعد Polly for Slack أحد أفضل تطبيقات الاستطلاعات والاستطلاع شهرة. قم بتثبيته كإضافة Slack ، ثم اكتب "/ polly" متى أردت إنشاء استطلاع.

يمكنك أيضًا تخطي أدوات الاقتراع باستخدام هذا الاختراق البسيط: اكتب سؤالك وقدم الإجابات المحتملة مع reacji. سوف يكتشف زملائك في الفريق أنه ينبغي عليهم إضافة reacji المناسب إلى السؤال لإظهار تفضيلهم. لخيارات الاقتراع التي لا تحتوي على رموز واضحة للمطابقة ، استخدم أرقام reacji أو النقاط الملونة. النتائج ضيقة ومرتبة وسهلة القراءة.

7. إنشاء آداب المواضيع

خيوط الرسائل رائعة للحفاظ على تنظيم Slack ، ولكن فقط عند استخدامها بطريقة تناسب فريقك. سلسلة الرسائل هي محادثة تدور من القناة الرئيسية إلى شريط جانبي. يمكن للأشخاص الاشتراك في المحادثة أو الابتعاد عنها. في سلسلة الرسائل ، يمكنك أنت وزملائك في الفريق إجراء محادثة تفصيلية حول موضوع واحد دون مقاطعته.

ومع ذلك ، عندما يكون هناك الكثير من مؤشرات الترابط ، من الصعب مسح القناة ومتابعة ما حدث مؤخرًا. لذلك ، تحتاج إلى العثور على التوازن الصحيح لاستخدام مؤشر الترابط وآداب السلوك لذلك. ليس هناك قاعدة لكيفية القيام بذلك.

اعتدت أن أعمل مع فريق يقوم بإضافة بكرة من الرموز التعبيرية للخيوط في نهاية أي رسالة يرغبون في تحويلها عن القناة الرئيسية. بمرور الوقت ، اخترنا جميعًا القواعد غير الرسمية لموعد ترابط الرسائل ، وبدا الجميع سعداء بمتابعتها.

نصيحة: لإضافة رمز تعبيري مخصص ، انقر فوق مساحة العمل الخاصة بك في الجزء العلوي الأيسر ، واختر تخصيص سلاك ، وحمِّل صورة من اختيارك من علامة تبويب الرموز التعبيرية. لاحظ أنه يمكن للمسؤولين تقييد من يمكنه إضافة رموز تعبيرية مخصصة.

إذا كنت تعثر على ترقيع أكثر تقدمًا ، فقد ترغب في معرفة كيفية إنشاء روبوت متهور أيضًا.

8. تنظيم الأفكار الخاصة بك مع التنسيق

استخدم التنسيق لتنظيم ما تكتبه في رسائل Slack. يسهل على الآخرين مسح القناة والتقاط ما هو مهم.

يستخدم Slack تنسيق Markdown للتنسيق الغامق والمائل والتسطير وتنسيق التعليمات البرمجية. عندما تكتب أكثر من بضعة أحرف ، تظهر ورقة الغش في أسفل الشاشة لمساعدتك.

بالإضافة إلى ذلك ، أضف فواصل أسطر في رسالتك باستخدام shift + return. تتيح لك مجموعة ضغط المفاتيح هذه إنشاء فقرات دون نشر الرسالة (إذا قمت بالضغط على زر الإرجاع بدون إزاحة ، فستنشر رسالتك). بمجرد القيام بذلك ، يمكنك كتابة رسائل أطول يسهل قراءتها وتحريرها ، بدلاً من الاضطرار إلى نشر خمس أو ست رسائل متتالية. يمكن أن تفيد هذه الممارسة نتائج بحث Slack الخاصة بك إذا كنت تستخدم حسابًا مجانيًا يقتصر على البحث عن أحدث 10000 رسالة فقط.

9. إنشاء تنبيهات الآلي

التنبيه الآلي في Slack هو إشعار تتلقاه تلقائيًا عند حدوث بعض الإجراءات. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء تنبيه عند قيام شخص ما بملء نموذج الويب الخاص بشركتك. بعض الأفكار الأخرى: يمكن أن يكون لديك تنبيه في كل مرة يتم فيها إغلاق عملية بيع في متجرك عبر الإنترنت ، عندما يظهر تعليق جديد على موقع الويب الخاص بك ، أو بمجرد فتح شخص ما في فريقك أو إغلاقه في Github.

هناك عدة طرق لإعداد والتحكم في التنبيهات الآلية. أبسطها هو تكامل Slack مع أدوات أخرى في دليل التطبيقات. على سبيل المثال ، قم بتوصيل Slack بـ Freshdesk ، ويمكنك الحصول على تنبيهات حول تذاكر الدعم المقدمة لفريقك.

هناك طريقة أخرى تتمثل في استخدام تطبيق Slack Inbound Webhooks ، والذي يتطلب القليل من المعرفة الفنية لإعداده ، ولكنه يتيح لك الحصول على تنبيهات حول الأنشطة التي قد تكون خارج نطاق تطبيقات Slack. الخيار الأخير هو استخدام أداة التشغيل الآلي لجهة خارجية ، مثل IFTTT أو Workato أو Zapier. تتيح لك هذه الخدمات توصيل التطبيقات مع بعضها البعض ، وفي حالة Slack ، يمكنك توصيل تطبيق حتى إذا كان Slack لا يدعمه أصلاً. يمكن أن توفر لك أدوات التشغيل الآلي المزيد من الخيارات لتخصيص التنبيه.

إشارة مقابل الضوضاء

وعد سلاك بالمساعدة في تصحيح بعض مشكلات الإشارة إلى الضوضاء المتأصلة في البريد الإلكتروني. كما وعدت بمنح الناس وسيلة للتواصل كانت أكثر متعة. لقد أصبح تطبيقًا ينجح في الغالب في كلا المجالين ، ولكن عند القيام بذلك نما إلى نوع مختلف من الوحش ، تطبيق يمكن أن يشعر بأنه غير عملي. عن طريق تنظيف واجهة Slack ، يمكنك تقليل الضوضاء بشكل كبير وإنشاء مساحة أكثر تركيزًا للتواصل.

إذا فشل كل شيء آخر ، فيمكنك دائمًا القفز من خلال النظر في هذه البدائل الـ 17 لـ Slack. إذا كنت ملتزمًا بالالتزام بالتطبيق ، فتأكد من تعليمك بعض النصائح والحيل الإضافية لـ Slack.