الحصول على المنظمة: كيفية الحفاظ على عملك والملفات الشخصية منفصلة

غالبًا ما يتحقق العاملون في مجال المعلومات مثلي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في عطلة نهاية الأسبوع. أو قد نحرز تقدماً في عرض تقديمي مهم في وقت متأخر من الليل من المنزل ، إذا كان هذا هو الوقت الأكثر إنتاجية لدينا (أو إذا كنا نركض في مشروع). نحن أيضًا معرضون للرد على الرسائل الشخصية أثناء وجودنا في العمل أو ربما نقوم بمسح مستند تأمين منزلي على ناسخة المكتب. يعجب العاملون في مجال المعرفة عمومًا بهذا النوع من المرونة ، ولكن إذا لم تكن مهتمًا بكيفية فصل عملك وملفاتك الشخصية ، فقد تتعرض لنفسك وبياناتك إلى مشكلة.

السلوكيات الخطرة في المنطقة الرمادية بين العمل والحياة قد تعرض البيانات الحساسة للخطر. على سبيل المثال ، في حين أن العديد من الأشخاص قد يقومون بمسح مستند شخصي في المكتب هنا وهناك ، لا ترغب في مسح أي شيء حساس ، لأنه ما لم تكن رئيس قسم تقنية المعلومات ، فلن تكون لديك فكرة عن مكان حفظ الطابعة متعددة الوظائف نسخ من الملفات التي يقوم بمسحها. من المحتمل أنها موجودة على القرص الصلب للماسحة الضوئية نفسها ، وقد يتم حفظها في خوادم مشتركة غير آمنة أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك ، للحفاظ على بعض مظاهر التوازن بين العمل والحياة ، من المفيد أن يكون لديك إشارات تذكرك عند قيامك بعمل من نوع ما عندما تكون على مدار الساعة. دعنا نقول أنك تلاحق بعض رسائل البريد الإلكتروني ثلاثة أيام في عطلة عائلية. قد تقدر أن لديك المرونة والفرصة للقبض على أي أمور ملحة ، ولكن قد ترغب أيضًا في العودة إلى الاستمتاع بجبل Splash Mountain مع أطفالك. مع وجود بعض الاستراتيجيات البسيطة لفصل ملفاتك الشخصية وملفات العمل ، لن تشعر أبدًا بالرضا عن أداء عملك لفترة طويلة عندما تستمتع بوقتك الشخصي والعكس صحيح.

تقسيم الملفات الخاصة بك

الحيلة الرئيسية لفصل العمل والملفات الشخصية هي تقسيمها. الاحتفاظ بأشياء محددة في أماكن مخصصة لا يخلق أمرًا فحسب ، بل أيضًا يقينًا. إنه يعمل في كل من العالم المادي والعالم الرقمي. إذا وضعت مفاتيحك دائمًا في جيبك الأيمن وهاتفك على يسارك ، فلن ينتهي بك الأمر إلى البحث عن سترتك لأي من هذه العناصر.

مع الملفات الرقمية ، تكون المبادئ هي نفسها ، ولكن الواقع مختلف قليلاً. يمكنك الاحتفاظ بجميع ملفات العمل الخاصة بك في مجلد واحد وملفات شخصية في مجلد آخر ، ولكن هل تعيش على نفس الخادم أو الكمبيوتر أو التطبيق أو الجهاز المحمول؟ هل تريد منهم أن؟

في بعض الأحيان ، نفصل ملفات العمل عن الملفات الشخصية من أجل الحفاظ على الحدود ، حتى لا ننشغل في العمل عندما ينبغي لنا قضاء بعض الوقت مع العائلة والأصدقاء ، أو حتى لا نميل إلى إنهاء تقديم الضرائب أثناء نحن على مدار الساعة.

على مر السنين ، قمت بتطوير بعض الاستراتيجيات التي تساعدني في تقسيم عملي وملفاتي الشخصية بحيث تستوفي الشروط التالية:

• انهم دائما منفصلة
• يمكن الوصول إليها بغض النظر عن مكاني ، لكن
• من غير المناسب بالنسبة لي الوصول إلى ملفات العمل عندما أكون في الوضع المنزلي والملفات الرئيسية عندما أكون في وضع العمل.

استخدام واجهات مختلفة لأشياء مختلفة

أولاً ، دعنا نتحدث عن المستندات الرقمية ، مثل مستندات معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية وملفات PDF والصور.

أسهل طريقة وجدتها لإبقاء المستندات منفصلة ويمكن الوصول إليها هي تخزينها في خدمة مزامنة عبر الإنترنت ، واستخدام خدمات مختلفة لأنواع مختلفة من المعلومات. أستخدم Dropbox لتخزين ملفاتي الشخصية ونسخها احتياطيًا ومزامنتها ، واعتمد على Google Drive للعمل. هناك الكثير من الخيارات تتجاوز هاتين الخدمتين ، والتي يمكنك قراءتها في قائمة PCMag لأفضل خدمات التخزين عبر الإنترنت. لكن النقطة الأساسية هي البدء بفصل ملفاتك إلى خدمتين مختلفتين.

لماذا لا يمكنني اختيار خدمة التخزين المفضلة لدي وإنشاء حسابين مختلفين بدلاً من استخدام خدمتين مختلفتين؟ يساعدني الحصول على واجهة مختلفة في الحفاظ على الحدود التي أحتاجها بين العمل والملفات الشخصية.

إذا نظرت إلى واجهة Google Drive Web ، أشعر أنني أعمل. إذا كنت أحدق في Google Drive بينما أكون في إجازة ، فإن الأجراس تنفجر في ذهني لتذكيري بأنني أمارس العمل عندما يجب أن أستريح بجوار حمام السباحة. ولكن إذا كنت أقوم بالتجول في Dropbox في عطلة نهاية الأسبوع ، وتنظيم الصور الشخصية الخاصة بي ، فإن عقلي لا يعطيني نفس إشارة "أنت تعمل". بمرور الوقت ، قمت بتطوير ارتباط قوي بين كل واجهة وما أقوم به في تلك الواجهة. بالنسبة لي ، من المهم للغاية أن تكون هناك حدود واضحة لحياة العمل لأنني أعمل من مكتب منزلي. عندما عملت بدوام كامل في مبنى المكاتب ، استخدمت استراتيجيات مماثلة لنفس التأثير.

إنشاء الإشارات البصرية في نظام التشغيل الخاص بك والسمات

بعض خدمات التخزين ، مثل تلك التي تتكامل بإحكام مع نظام التشغيل الخاص بك ، لا تشبه أي شيء على الإطلاق (إلا إذا كنت تستخدم تطبيق الويب). ليس لديهم بالضرورة واجهة مميزة. هناك طريقة أخرى يمكن أن تقسم بها دون أن تدرك ذلك باستخدام نظام تشغيل مختلف في العمل وفي المنزل. إذا كان لديك جهاز يعمل بنظام Windows في المكتب و Mac في المنزل ، فقد تواجه بالفعل نفس الإحساس بأنك شديد الإدراك عندما تقوم بعمل المكتب في المنزل على جهاز Mac.

قد تكون المشكلة الأخرى هي أنك تستخدم بعض الأدوات نفسها في حياتك المهنية وحياتك الشخصية لأنك تحبها. لا تريد اختيار أداتين أو واجهات مختلفة. تريد استخدام الشخص الذي تفضله بشكل أفضل لكليهما. على سبيل المثال ، يستخدم بعض أصدقائي Slack للاتصال الشخصي ، كما يستخدمون Slack في العمل. في هذه الحالة ، أوصي بتغيير السمة (أي نظام الألوان) لحسابي Slack الخاصين بك لتبدو مختلفة جسديًا. ستربط بسرعة نظام ألوان واحد مع العمل وواحد مع الثرثرة الشخصية الخاصة.

تقسيم بواسطة المتصفح

هناك خيار آخر لتقسيم عملك وإنشاء إشارات مرئية تذكرك بنوع العمل الذي تقوم به وهو الالتزام بنوع من المتصفح في العمل وآخر في المنزل. قد تكون الإشارات المرئية أكثر دقة ، لكنك ستظل معتادًا على بدء تشغيل Chrome للعمل و Firefox ، على سبيل المثال.

من المفيد أيضًا استخدام متصفحين منفصلين للحفاظ على سجل الويب الخاص بك منفصلًا. على سبيل المثال ، قد تكون أكثر يقظة بشأن مسح ذاكرة التخزين المؤقت للمتصفح لملفات العمل لأنها تحتوي على معلومات حساسة عن الشركة ، ولكن قد ترغب بالفعل في الاحتفاظ بسجل الويب الشخصي الخاص بك حتى تتمكن من البحث بسرعة عن المواقع التي قمت بالوصول إليها قبل بضعة أيام (أو العكس بالعكس).

استخدام تطبيقات عميل البريد الإلكتروني لصالحك

على الهواتف المحمولة ، هناك طريقة سهلة حقًا لفصل بريد العمل الإلكتروني عن البريد الإلكتروني الشخصي ، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم نفس خدمة البريد الإلكتروني ، مثل استخدام Gmail ، للعمل والمنزل. الحل: استخدم عملاء بريد إلكتروني مختلفين.

يحتوي Gmail على تطبيق قائم بذاته ، ولكن ليس عليك بالضرورة اختياره كتطبيق تستخدمه للوصول إلى Gmail. على iPhone ، يمكنك استخدام تطبيق Stock mail. أو على أي نوع من الهواتف ، يمكنك تثبيت تطبيق عميل بريد إلكتروني تابع لجهة خارجية يعمل مع Gmail ، مثل Boxer أو Inboxcube.

أحب استخدام تطبيقات منفصلة للعمل والبريد الإلكتروني الشخصي. أحصل على نفس الفائدة من وجود واجهتين متميزتين. بالإضافة إلى ذلك ، عندما أحاول عدم الانغماس في العمل ، يمكنني إنهاء البريد الإلكتروني للعمل وإغلاقه مع الحفاظ على سهولة الوصول إلى بريدي الإلكتروني الشخصي أو العكس.

قد يكون الأمر حقًا أنك تعجبك تطبيق عميل بريد إلكتروني واحد ، وتريد استخدامه لكل من عملك والبريد الإلكتروني الشخصي. مع العديد من التطبيقات ، يمكنك الحصول على مصادقة حسابات متعددة والتبديل بينها حسب الرغبة. إنه يوفر سهولة الاستخدام التي قد لا تريدها بالفعل. ستفقد الاستفادة من وجود واجهتين متميزتين ، وستفقد القدرة على إنهاء التطبيق بأي حساب تريد جعله أقل إغراء في الوقت الحالي. ربما تريد أن تكون التكنولوجيا الخاصة بك أقل سهولة في الاستخدام من أجل علم النفس الخاص بك.

مقسمة لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة

إذا كنت في حاجة إلى حدود أوضح بين عملك وحياتك الشخصية ، فإن تقسيم بياناتك إلى تطبيقات وخدمات وأنظمة تشغيل ومتصفحات مختلفة يساعد بشكل كبير.

إن وجود مسافتين ظاهرتين متميزتين حيث يمكنك الوصول إلى الملفات الخاصة بك يؤدي إلى إنشاء إشارات وجمعيات وحواجز دخول يمكن أن تساعدك على تقليل العمل في أوقات فراغك أو القيام بالأعمال الشخصية أثناء عملك ، مع الاستمرار في السماح لك بإنجازها عندما يكون ضروري.