كن منظمًا: كيفية إعداد مستندات الطوارئ الرئيسية الخاصة بالأعمال والمنشآت في أقل من ساعة

إذا كنت تدير مكتبًا ، فهل لديك خطة أرضية محفوظة على الإنترنت ، في حالة وقوع كارثة أو سبب آخر يدعو الأشخاص غير المألوفين بالمساحة إلى الدخول إليها؟ إذا كنت تستأجر عقارًا لقضاء العطلات أو حتى مجرد غرف في منزلك ، هل تزود ضيوفك بمعلومات الطوارئ الكافية؟ أين خريطة خروج الطوارئ الخاصة بك لعائلتك وأي ضيوف قد يقيمون معك؟

لا يعد التفكير في الاستعداد للطوارئ أمرًا ممتعًا أبدًا ، ولكن التخطيط للمستقبل والاستعداد أفضل بكثير من تمنيتك بعد وقوع كارثة. إليك مشروع بسيط لمساعدتك على الاستعداد بشكل أفضل: قم بإنشاء خرائط خروج للطوارئ ، وخطط أرضيات ، والمستندات الأخرى التي تحتاجها ، وقم بذلك في غضون ساعة تقريبًا.

سر الحفاظ على هذا المشروع قصيرًا هو استخدام تطبيقات الرسوم البيانية المتاحة مجانًا عبر الإنترنت والميتة سهلة الاستخدام. بنفس القدر من الأهمية ، تأتي هذه التطبيقات مع قوالب لجميع أنواع المخططات والخرائط والمخططات وما إلى ذلك.

عندما تعمل من خلال هذه القوالب ، كل ما عليك فعله هو إعادة ترتيب الأثاث ، كما كان. ليس لديك لرسم أي شيء من الصفر.

أي تطبيق رسم بياني للاستخدام؟

على افتراض أنك لا تعرف شيئًا على الإطلاق عن برنامج التصميم أو الرسم المتجهي ، فهناك تطبيقان أوصي باستخدامهما لوضع خطط خروج للطوارئ ، وخرائط للأرض ، ووثائق أساسية أخرى لمنزلك ، وممتلكات العطلات ، والأعمال التجارية. هم Lucidchart و SmartDraw.

في تجربتي مع هذه التطبيقات ، أصبح Lucidchart أسهل في الاستخدام بشكل هامشي ، لكن لدى SmartDraw المزيد من القوالب للتأهب لحالات الطوارئ. كلاهما مفيد للغاية. كلاهما يتمتعان بمستوى خدمة مجاني ، لذا لا يتعين عليك دفع أي شيء لإنشاء هذه الملفات الهامة. ولديهما تطبيق ويب ، بحيث يمكنك استخدام التطبيق مباشرة في متصفحك دون تثبيت أي برنامج.

وثائق الاستعداد للطوارئ

أرغب في تقديم بعض الأمثلة لمستندات التأهب لحالات الطوارئ لأنك غالبًا ما لا تعرف ما هي المستندات التي تحتاجها حتى تتاح لك فرصة استعراض بعض الخيارات. بعض الأشياء الشائعة هي:

• خطة / إخلاء الأرض ،
• خطة / خريطة إخلاء المبنى ، بما في ذلك نقطة التقاء آمنة ،
• خطة / إخلاء المنزل ، بما في ذلك نقطة التقاء آمنة ،
• خطة استمرارية العمل ،
• قائمة جهات الاتصال في حالات الطوارئ (يجب أن يحتوي كل منزل على ثلاجة أو يتم نشره في مكان مرئي بدرجة كبيرة) ،
• شجرة هاتف الطوارئ ،
• الإسعافات الأولية والرسوم البيانية معلومات CPR ، و
• الهشيم والفيضانات والزلازل ، ونصائح في مكان المأوى.

يمكنني المضي قدمًا ، لكن نأمل أن تطلق هذه القائمة بعض الأفكار للوثائق والرسوم البيانية المناسبة لموقعك وظروفك الخاصة. ليس كل وثيقة مناسبة لكل منزل أو عمل ، بالطبع. بعض هذه المستندات متاحة للطباعة ببساطة ، مثل CPR ومخططات الإسعافات الأولية. البعض الآخر بسيط ومباشر لجعله يمكنك حتى إعداده بسرعة في تطبيق معالجة النصوص. قد تميل حتى لكتابتها باليد. ومع ذلك ، أوصي بالانتقال إلى إصدار رقمي بدلاً من ذلك ، لأنه من السهل الاحتفاظ بالنسخ الرقمية المحفوظة في السحابة. يعني وجود نسخ رقمية في السحابة 1) يمكنك تحديثها بسهولة و 2) يمكنك الحصول على المعلومات حتى لو لم تكن أمام قطعة الورق التي قمت بطباعتها.

كيفية عمل مستندات الطوارئ

باستخدام أحد هذين التطبيقين اللذين أشرت إليهما سابقًا ، SmartDraw أو Lucidchart ، سيجعل هذا المشروع سريعًا وفعالًا. قد تستمتع حتى باستخدام الأدوات.

ابدأ بالاطلاع على القوالب التي يوفرها التطبيق. في برنامج الرسم التخطيطي ، يعني "القالب" نموذج مستند ، لذلك تحصل على أكثر من مجرد ملف بتنسيق مناسب. لنأخذ مثالا على خريطة إخلاء المكاتب. يحتوي القالب فعليًا على خطة نموذجية للأرض وطريق للإخلاء مرسوم عليها بالفعل (بدلاً من إعطائك لوحة قماش فارغة ومكتبة من الكائنات المناسبة لتصفيتها). كل ما عليك فعله ، حرفيًا واستعاريًا ، هو تحريك الأثاث. تقوم بسحب وإسقاط الكائنات التي تمثل المداخل والنوافذ والمكاتب والكراسي والنباتات المحفوظة بوعاء ومبردات المياه والحمامات والخزانات وما إلى ذلك حتى تتحول خطة الأرضية النموذجية إلى تمثيل لمساحة مكتبك الفعلية. وبالمثل ، يمكنك تحريك وتدوير أو إطالة أو تقصير الأسهم الحمراء التي تشير إلى أقرب المخارج.

قد لا تتمكن من العثور على القالب الدقيق الذي تريده ، ولكن يمكنك دائمًا الاشتراك في المخططات المماثلة الأخرى لغرضك. على سبيل المثال ، لا يختلف المخطط الهيكلي الرأسي بشكل مختلف ، من الناحية التخطيطية ، عن شجرة الهاتف.

يستغرق ساعة واحدة لتكون أفضل استعدادا

تجعل تطبيقات Diagramming الأمر بسيطًا للغاية لتقليل عدد قليل من مستندات التأهب لحالات الطوارئ بحيث تكون قادرًا على ضرب العديد من المستوردين الذين تحتاجهم خلال ساعة أو نحو ذلك. خذ أي ظهر يوم جمعة في المكتب عندما تشعر بالضيق من القيام بأعمال أخرى ، أو صباح يوم السبت في المنزل للحصول على مستندات شخصية ، واحصل على بعض الملفات المهمة.

بالطبع ، هذا هو الجزء العلوي من الجبل الجليدي عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للأسوأ. ماذا ستفعل إذا خرجت الطاقة؟ ماذا لو تعرض جهاز الكمبيوتر الخاص بك للضرب من رانسومواري؟ هل تم نسخ جميع بياناتك على السحابة؟ عندما يسمح الوقت ، يجب عليك أن تقرأ عن كيفية إثبات كارثة عملك ، والتي تتضمن معلومات عن تخطيط التأهب للكوارث وتنفيذها والتدريب.