كن منظمًا: كيفية مسح المستندات الضريبية وحفظها وتقطيعها

تنظيم مستنداتك الضريبية عملية مستمرة. أولاً ، عليك أن تفعل شيئًا مع كل مستند عند استلامه ، سواء كان إيصالًا لنفقات العمل أو نموذج W-2 من صاحب العمل. قد تفحصها. يمكنك حفظه في مجلد. مهما فعلت ، فأنت بحاجة إلى الرجوع إليها مرة أخرى عند قيامك بالضرائب ، لذلك عليك أن تكون قادرًا على تحديد موقعها. قد تضطر أيضًا إلى تسليم بعض هذه المستندات إلى شخص آخر في مرحلة ما ، ربما محاسب ، ولكن على الأقل ، إلى مصلحة الضرائب بحلول الموعد النهائي للضريبة. في النهاية ، ستحتاج إلى التخلص من مستنداتك بشكل صحيح لحماية خصوصيتك.

إذا قمت بتفكيك العملية برمتها من أجل توقع كيفية استخدامك للرجوع إلى المستندات الضريبية والرجوع إليها في تاريخ لاحق ، فيمكنك التوصل إلى طريقة لمسح الملفات وحفظها وتمزيقها في نهاية المطاف ، بحيث لا تقوم عن غير قصد بذل المزيد من العمل لنفسك على طول الطريق.

ما هي الوثائق الضريبية التي يجب عليك حفظها؟

يجب عليك حفظ كل شيء يتم إرساله إليك بالبريد من أصحاب العمل ، وكذلك أي مستندات لها علاقة بالعقارات أو الحسابات المصرفية أو التبرعات أو الاستثمارات. بمعنى آخر ، احفظ المستندات التي تم إنشاؤها بواسطة الآخرين وقدمها لك لأغراض ضريبة نهاية السنة.

بالنسبة للمستندات التي أنشأتها ، لاحظت نصائح على موقع مصلحة الضرائب أن السجلات تشمل "الفواتير وبطاقة الائتمان والإيصالات الأخرى والفواتير وسجلات الأميال والشيكات الملغاة أو المصوّرة أو البديلة ، وإثبات الدفع ، وأي سجلات أخرى لدعم الخصومات أو الاعتمادات تدعي على عودتك ".

مسح المستندات الضريبية

من المحتمل أنك ستأخذ جميع مستنداتك الضريبية وتضعها في صندوق أو درج أو مجلد. هذا جيد ، طالما يمكنك العثور عليهم بسرعة في وقت لاحق عندما تحتاج إليهم.

تتمثل الطريقة الأسرع والأكثر ملاءمة للتأكد من أنه يمكنك العثور على المستندات لاحقًا في رقمنة عن طريق المسح الضوئي لهم. يمنحك مسح مستنداتك أيضًا ميزة إنشاء نسخة احتياطية ، بحيث إذا حدث أي شيء للنسخ المادية (الحرائق ، والفيضانات ، وعمرها أربع سنوات) ، فسيكون لديك مجموعة احتياطية.

يمكنك استخدام ماسح ضوئي كبير لسطح المكتب أو طابعة متعددة الوظائف تحتوي على ماسح ضوئي ، وهو أمر مفيد إذا كان لديك مجموعات كبيرة من الصفحات تحتاج إلى مسحها ضوئيًا. إذا لم يكن لديك سوى عدد قليل من المستندات الفضفاضة ، فقد تكون أفضل حالًا في استخدام تطبيق المسح المحمول.

العديد من تطبيقات المسح المحمول مجانية. أنها تحول هاتفك إلى الماسح الضوئي. يعثرون على حواف المستندات تلقائيًا ويقومون بتحويل الصور إلى ملفات PDF. إذا لم تستخدمها من قبل ، فإنني أحثك ​​تمامًا على تجربة واحدة. إنها سهلة الاستخدام للغاية.

حفظ وتسمية الوثائق الضريبية

بمجرد قيامك بمسح المستندات ضوئيًا ، فإن أكثر شيء مفيد يمكنك القيام به لمساعدة نفسك فيما بعد هو تسمية الملفات بذكاء والالتصاق بها في مجلد باسم واضح للغاية ، مثل "وثائق الضرائب لعام 2016".

استخدم كلاً من سنة حفظ الضرائب والكلمات "ضريبة" و "الضرائب" في مجلد الكمبيوتر الخاص بك وفي أسماء ملفاتك. بهذه الطريقة ، عندما تحتاج إلى الملفات لاحقًا ، يمكنك البحث عنها حتى إذا كنت لا تتذكر المكان الذي وضعت فيه بالضبط.

بالنسبة إلى أسماء الملفات ، قم أيضًا بتضمين اسم النموذج ، مثل 1099-INT أو W-2 ، وقم بتضمين أي تفاصيل محددة أخرى تشير إليك أو إلى شخص آخر يتعامل مع مستنداتك بالضبط بما يحتويه الملف. على سبيل المثال ، سيكون اسم الملف الجيد لعام 2016 1099-INT من Duffy Bank هو: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

تمزيق الوثائق الضريبية

لا يضر حفظ النسخ الرقمية من المستندات الضريبية إلى أجل غير مسمى ، ولكن يمكنك بالطبع التخلص الآمن من النسخ الورقية بعد بضع سنوات. كما ذكرنا ، فإن مصلحة الضرائب لديها إرشادات يجب حفظ المستندات لها كم من الوقت. إذا كنت تفضل الخطأ في جانب الحذر ، فإن سبع سنوات هي العدد الذي يجب تذكره ، حيث إنها أطول فترة زمنية تطلبها الحكومة.

نظرًا لأنك ستقدم ملفًا لعام 2016 هذا العام ، فيمكنك تمزيق أي شيء بأمان بدءًا من عام 2009 أو ما قبله. إذا كنت تدير شركة صغيرة أو لديك الكثير من المستندات الحساسة ، فإن امتلاك جهاز التقطيع الخاص بك هو السبيل للذهاب. إنها ليست باهظة الثمن ، حيث يتم اختبار أفضل أجهزة تمزيق الورق في PCMag من 159 دولارًا إلى 329 دولارًا. يعد Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder الأقل تكلفة من بين الطرز الأعلى تصنيفًا.

البريد ملف الضرائب الخاصة بك

الآن بعد أن تفهمت كيفية التعامل مع مستنداتك الضريبية ، فقد حان الوقت للبدء في فعل ضرائبك - والأقدم ، كان ذلك أفضل. على الرغم من أنه لديك من الناحية الفنية حتى 18 أبريل للقيام بها ، إلا أن الحصول على ضرائبك يتم بشكل أسرع في راحة البال. إذا حصلت على رد ، فستحصل عليه عاجلاً ومن لا يريد ذلك؟ إذا كان عليك الدفع ، حسنًا ، سيكون لديك المزيد من الوقت لمعرفة كيفية التعامل مع ذلك أيضًا.

علاوة على ذلك ، إذا كنت تفتقد مستندًا أو تبين أن أحدهما غير دقيق ، فمن الأفضل أن تكتشف الآن أكثر من قرب منتصف الليل في اليوم الأخير. يمكنك دائمًا الحصول على امتداد ، بالطبع ، لكن لا أحد يرغب في التعامل مع هذا النوع من الضغط في اللحظة الأخيرة إذا كان بإمكانهم تجنبه. ضع في اعتبارك أيضًا أنه إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بالدعم في خدمة الإيداع الضريبي التي تختارها ، فإن فرصك في الوصول إلى شخص ما هي أفضل بكثير الآن مما لو كنت قد قمت بتقديم ضرائبك في اللحظة الأخيرة.

لدينا خدمتان مفضلتان لإعداد الضرائب عن ضرائب عام 2016 (تلك التي تحتاج إلى تقديمها في عام 2017). TurboTax Self-Employed هو الخيار الأفضل لأولئك الذين يريدون واجهة ودية للغاية والدعم الأكثر شمولاً ، بما في ذلك القدرة على عقد مؤتمر فيديو مع المهنيين الذين يمكنهم النظر في عودتك في الوقت الحقيقي. TaxAct Online Premium هو خيار المحررين لدينا للقيام بالضرائب الخاصة بك على الميزانية ، إذا كنت لا تحتاج إلى الكثير من اليد. راجع تقريرنا حول أفضل برنامج لإعداد الضرائب لمزيد من المعلومات.