الحصول على المنظمة: كيفية الحفاظ على التركيز مع kanban الشخصية

تخيل وجود نظام إدارة لحياتك ، وهو أمر يسهل تعلم كيفية استخدامه ، ويحافظ على كل شيء منظمًا ، ويمنعك من القيام بمهام متعددة ، ويساعدك على تحقيق أهدافك. هذا kanban الشخصية.

على الرغم من أن kanban يكتسب شعبية لإدارة المشاريع في بيئات المكاتب ، إلا أن الناس يستعيرون أيضًا الأفكار الأساسية منه لتنظيم جوانب من حياتهم الشخصية ، كل شيء بدءًا من التخطيط لحفلات الزفاف وحتى إدارة الأعمال العائلية. إذن ما هو kanban الشخصية ، وكيف يعمل ، وماذا يمكن أن تفعل لك؟

ما هو كانبان؟

Kanban هو أسلوب العمل الذي بدأ في مصانع تصنيع السيارات اليابانية وهو مشهور اليوم بين مطوري البرمجيات والأشخاص الذين يعملون في الخدمات المهنية.

يعتمد على البطاقات ، التي تكتب عليها المعلومات ، واللوحة ، التي تقوم بترتيب البطاقات الخاصة بك عليها. يرجع السبب في كونه شائعًا في صناعات البرمجيات والخدمات إلى أنه يخلق تمثيلًا مرئيًا لشيء غير مرئي على الإطلاق.

يبدأ برنامج Kanban بلوحة. فكر في الأمر على أنه لوحة حيث يمكنك ترتيب الملاحظات اللاصقة. وتسمى هذه الملاحظات بطاقات. يمكنك نقل البطاقات بالطريقة التي تريدها ، على الرغم من أن البطاقات الافتراضية تندرج دائمًا في أعمدة. تقليديًا ، يتم تصنيف الأعمدة من اليسار إلى اليمين "المهام والقيام" و "تم". في بعض الأدوات ، يمكنك تخصيص الغرض أو تسمية الأعمدة.

أدوات Kanban هي عموما التعاونية. الكثير من الناس لديهم حق الوصول إلى نفس اللوحة والبطاقات. عادة ما يكون للبطاقات ، في مرحلة ما من حياتها ، مُحال إليه مكلف بإكمال المهمة عليها. يمكن لأي شخص في الفريق الاطلاع على جميع البطاقات أو المهام ، أينما كانوا في دورة حياتهم ، ومن المسؤول عنها.

kanban الشخصي يأخذ بعض الأفكار الأساسية من kanban ولكنه يستبعد أو يجعل اختياريًا العديد من القواعد الخاصة بالإنتاجية المهنية والعمل المكتبي. بناءً على ما وضعته في لوحة kanban الخاصة بك ، يمكنك مشاركته مع أفراد الأسرة أو الأصدقاء أو القائمين بالتدريب أو المعلمين أو مخطط حفلات الزفاف.

تشمل بعض تطبيقات kanban الموجودة في السوق SwiftKanban و Trello ، على الرغم من أن مايكل بريور الرئيس التنفيذي لشركة Trello أخبرني أن أداة شركته ليست من الناحية الفنية لوحة kanban بل كانت مستوحاة منها.

كيف يعمل قنبان الشخصية

في قلب kanban الشخصي ، هناك تصور لكل ما تحتاج إلى إدارته وكيف سيتم ذلك.

وقالت جانيس ليندن ريد ، رئيس جامعة لينكانبان ، وهي منظمة تقوم بتدريس kanban للمهنيين وتشجع استخدامه "هناك أشكال مختلفة من الإدارة البصرية هناك ، ومن المزايا التي تقدمها kanban أنها تحد من العمل الجاري". "لديه طريقة لمعالجة القضايا حول تعدد المهام ويساعد الناس على التركيز حتى لا يغمرهم الأمر. الشيء الذي يجعله kanban بدلاً من مجرد لوحة المهام هو الحد من العمل قيد التقدم والتدفق."

أوضح Linden-Reed أن kanban هو نظام سحب وليس نظام دفع. وقالت "إنك لا تقوم إلا بقدر ما تستطيع من العمل في أي وقت محدد". "إذا كنت تريد فقط أن يكون لديك ثلاث مهام في أي وقت معين ، لديك ثلاث مهام ، وعند الانتهاء من واحدة ، يمكنك سحب المهمة التالية. من خلال وجود نظام سحب محدود ، يمكن أن يساعدك على البقاء منظمًا ومنتظمًا." بمعنى آخر ، إذا كان لديك إعداد "المهام ، القيام ، تم" ، فلن يكون لديك أكثر من ثلاث بطاقات في عمود "المهام".

عندما تحدثت مع بريور حول kanban و kanban الشخصي ، أوضح أن الغرض من أداة شركته ، Trello ، كان "التقطير إلى شيء بسيط للغاية ، وهو مجرد قائمة قوائم ، بنفس طريقة كون جدول البيانات هو مجموعة من الأرقام ، وإذا قمت بتغيير خلية واحدة ، تتغير خلية أخرى. إنها مجرد وسيلة لتنظيم كل ما تفكر فيه بصريًا. " بهذا المعنى ، تعد Trello رائعة لإدارة حياتك الشخصية لأنها لا تثير اهتمامك في استخدام الهيكل واللغة التي ستجدها في تطبيقات kanban المصممة لإدارة مشاريع الأعمال.

لماذا كانبان يعمل الشخصي

أحد الأسباب الرئيسية لكانبان فعال في مساعدة الناس على البقاء منظمين هو أنه يجبرهم على التفكير من خلال ما يريدون إدارته من أجل تعيينه على لوحة kanban.

لنأخذ مثالا على استخدام kanban الشخصية لتنظيم الأعمال العائلية. أولاً ، عليك معرفة ماهية الأعمدة. قد تكون مهام واجبات ، تم ، ولكن يمكن أن تكون أكثر تفصيلاً. بدلاً من عمود "المهام الواجبة" ، قد يكون لديك "المهام اليومية" و "المهام الأسبوعية" و "المهام الشهرية". ربما يكون يوم الأحد الأول من الشهر ، يكون طفلك مسؤولاً عن سحب عمل روتيني واحد من العمود الشهري. ربما كل يوم سبت ، شريك حياتك هو المسؤول عن سحب اثنين من الأعمال الأسبوعية. أيا كان ما تقرره ، فإن تدوين العملية عن طريق تعيينها في لوحة kanban يفرض عليك التفكير في كيفية حدوث العمل بشكل طبيعي ، وكذلك كيف تريد إدارته.

استخدمت ليندن ريد شخصياتها الشخصية لإدارة الأعمال عندما كانت ابنتها في السادسة من عمرها فقط. أعطى كالة ابنتها وعلمتها أيضا كيفية التعامل مع مهمة واحدة فقط في وقت واحد.

تونيان ديماريا باري مؤلف كتاب كانبان الشخصي: رسم خرائط العمل "التنقل في الحياة" . وتقول kanban الشخصية يخلق سرد العمل. قالت لي عبر البريد الإلكتروني: "الشخصية كانبان تحول عملنا إلى قصة ، ونظام. يأخذ حتى أكثر المهام الشاقة ويحولها إلى لعبة مناسبة وجذابة لجميع الأعمار". عندما يخطط شخص ما لقائمة المهام الخاصة به على السبورة ، "يتوقف العمل ليكون مجموعة من المهام غير ذات الصلة ويصبح بدلاً من ذلك سلسلة من الأحداث والخيارات التي تؤثر على بعضها البعض وتتدفق من واحدة إلى أخرى."

كانبان الشخصية في العمل

واحدة من أفضل الطرق للتعرف على كيفية استخدام kanban لتنظيم وإدارة جوانب الحياة الشخصية هي سماع كيف يستخدمه الآخرون. ستجد أدناه بعض الأمثلة ، بالإضافة إلى الروابط التي توضح كيف تعمل في نظام kanban:

• تخطيط وتنظيم حفل زفاف
• إدارة المخزون من قبو النبيذ
• إدارة الأعمال المنزلية (انظر أعلاه)
• صياغة فريق رياضي خيالي
• حفظ الأفكار لقضاء العطلات والسفر (انظر الصورة أدناه).

من يستطيع الاستفادة من استخدام كانبان الشخصي؟

تنجذب أنواع مختلفة من الناس إلى أنواع مختلفة من البرامج للمساعدة في الحفاظ على تنظيمها. سألت Linden-Reed و Pryor رأيهم حول أنواع الأشخاص الأكثر ملاءمة لـ kanban. قال كلاهما إن الأشخاص ذوي التوجهات المرئية يقومون بعمل جيد مع kanban ، ثم أضافوا بعض الأفكار الإضافية.

وفقًا لـ Linden-Reed ، "يمكن لأي شخص يكافح من قضايا المثقلة بالأعباء أو وجود مشاكل جيدة في عمله ، والأشخاص الذين يفوتون مواعيد نهائية ، والأشخاص الذين يواجهون مشاكل في تلبية التوقعات" أن يستفيدوا جميعًا من kanban ، وفقًا لـ Linden-Reed.

لاحظ DeMaria Barry أن الأطفال الذين يعانون من Asperger غالباً ما يقومون بعمل جيد عندما يستخدمون kanban الشخصي. وقالت: "إن ردود الفعل الحركية وزيادة السيروتونين التي يحصلون عليها من الدخول إلى عملهم ورؤيتهم في عمود" Done "تجبرهم على إكمال بدلاً من التركيز أو التركيز على مهمة واحدة فقط". وقالت أيضًا إن الأطفال الذين يعانون من اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه غالباً ما ينجحون في ذلك لأن "تطبيق حد العمل قيد التنفيذ يجبرهم على التركيز على المهام قيد البحث بدلاً من أن يصرف انتباههم عن طريق البدء بالكثيرين دون إكمال أي شيء".

وقال بريور إن الجميع مناسبون تمامًا للكانبان لأنه مصنوع ليتناسب مع طريقة تفكيرنا بالفعل.

"إذا نظرت إلى الطريقة التي يحاول بها الأشخاص تنظيم حياتهم - إذا نظرت إلى جهاز كمبيوتر به ملاحظات Post-It في جميع أنحاءه ، ثلاجة مع ملاحظات على الباب ، والأشخاص الذين يصنعون بطاقات الفهرسة ويضعونها أمامهم - لدينا ذاكرة مكانية جدا ". "التنظيم المرئي للأفكار يمكن أن يكون مفيدًا جدًا للناس".

لمزيد من النصائح ، اقرأ هذه النصائح لتنظيم ملاحظات الكاتب ، وكيفية تنظيم التسوق في عطلتك ، والحيل لتحفيز نفسك.