الحصول على المنظمة: كيفية تكييف البريد الإلكتروني الخاص بك إلى شخصية المتلقي

وصول إلى النقطة ، والحفاظ عليها قصيرة. هكذا أريد أن يكتب الناس عندما يرسلونني رسالة بالبريد الإلكتروني. لسوء الحظ ، هذه ليست النصيحة التي سيقدمها كريستال. Crystal هي خدمة تقدم النصح لك حول كيفية كتابة البريد الإلكتروني الذي يلبي احتياجات شخصية المستلم. قدمت الخدمة في البداية نصيحة سيئة حول الكتابة إليّ وبعض افتراضاتها مشكوك فيها ، لكنها لا تزال تقدم مساعدة حقيقية لأولئك الذين يعانون من كتابة البريد الإلكتروني.

يبحث Crystal في الويب ، بما في ذلك Twitter و LinkedIn و Facebook ، ويحلل اللغة التي يستخدمها الناس لإنشاء ملفات تعريف شخصية. عندما تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما وتريد مشورة بشأن أسلوب الاتصال الذي سيكون أكثر تقبلاً له ، يمكن أن يقدم لك Crystal نصيحة محددة تهدف إلى مساعدتك في تصميم ما تكتبه لتتوافق مع شخصية المستلم.

هناك بعض المشاكل المحتملة الواضحة هنا. على سبيل المثال ، طرح بعض الأشخاص شخصية مختلفة تمامًا عبر الإنترنت عن شخصيتهم الحقيقية. وبشكل عام ، فإن المنتج غير مهذب قليلاً. قد يجد البعض أنه من السهل تغيير طريقة كتابتهم الطبيعية لإجبار شخص ما بشكل أفضل على الالتقاء باجتماعهم أو منحهم زيادة.

من ناحية أخرى ، يكافح الكثير من الناس بالكتابة بحيث تستحق كل نصيحة جيدة. كنت فضولية إذا كان كريستال قد يفعل بعض الخير بالفعل.

هل نحن من نعتقد أننا؟

بحثت عن تحليل كريستال لعدد قليل من الأصدقاء وأرسلت لهم النتائج. قال أحد الأصدقاء إن تحليلها كان دقيقًا جدًا. وثبتها كشخص يفضل النغمة الودية ويكره دعوة فورية للعمل. "أشعر بقلق اجتماع حقيقي وأقدر التوصل إلى اتفاق متبادل بدلاً من الضغط على التحدث في هذا المكان يوم الخميس في الساعة 2 بعد الظهر أو آخر! "

أخبرني أيضًا أن أحد أصدقائي الأكثر ضبابية كان "يركز على العلاقة ، معبرًا ، ومنفتحًا ، ويفضل خطة يمكن التنبؤ بها على إجراء فوري". قال إنه "لا يمكن أن يكون أكثر خطأ" ، واصفا نفسه بأنه "منعزل ، متشائم ، قلق ، ومتقلبة إلى حد ما."

اللغة التي نستخدمها عبر الإنترنت والشخصية التي نعبر عنها عبر الإنترنت لا تعكس بالضرورة شخصيتنا الحقيقية في الحياة الحقيقية. قد تتم إدارة الأشخاص عبر الإنترنت من قبل أشخاص آخرين ، أو قد يتم تصميمها لتناسب صورة معينة.

ليس لدى الناس دائمًا قراءة واضحة عن أنفسهم أيضًا. إن الطريقة التي نستجيب بها للنغمات واللغات المختلفة وكيف نعتقد أننا نستجيب لها ليست هي نفسها بالضرورة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحميل تحليل الشخصية بمعرّفات ، ومن المريع قراءتها والتخوف من أن هذه الكلمات تنطبق علينا عندما نتمنى ألا تكون كذلك. وهذا يفسر سبب رفض تحليل كريستال الأولي لي.

اعتقدت كريستال أنني كنت "أركز على الناس: داعم وعاطفي بشكل طبيعي مع ميل إلى الغوص في محادثات طويلة وعميقة بدلاً من المحادثات المباشرة والفعالة". أحد النكات التي أجريتها حول شخصيتي - وهي تستند إلى قصة حقيقية - هي أن الببغاء قرأ ثروتي مرة وأخبرني أنني غير محكوم عليه ويقبل الجميع ؛ كان جوابي هو: "هذا الببغاء هو الأبله."

سأرسل بكل سرور رسالة بريد إلكتروني طويلة ومتعمقة إلى شخص ما ، ولكن فقط عندما يبررها السياق وشغفي بالموضوع. على الأرجح ، سوف أقوم بنقل رسالة إلكترونية دون فتحها على الإطلاق ، كما أفعل في أكثر من 60 بالمائة من الرسائل الجديدة يوميًا. لا يوجد رد يعني لا. إذا لم يكن هذا "فعالاً" ، فلا أعرف ما هو.

بعد إنشاء حساب لدى Crystal ، أتيحت لي الفرصة للإجابة على بعض الأسئلة عن نفسي للحصول على تحليل جديد من شأنه أن يُعلم الأشخاص بشكل مختلف عن كيفية التفاعل معي. وكانت النتائج مختلفة تماما.

اتضح أنني "جريئة ، براغماتية ، متشككة ، مدفوعة للغاية بالهدف ، وأكثر راحة مع السيطرة". اللعنة الحق ، أنا!

عندما يكون أي اقتراح أفضل من لا شيء

كفى عنى اسمحوا لي أن أشارك بعض الاقتراحات المقدمة من Crystal حول اللغة التي يجب أن أستخدمها لإرسال بريد إلكتروني إلى صديقي الحازم.

بدت بعض الاقتراحات مثل الأشياء التي قد أكتبها فعليًا ("ما هو شعورك حيال…؟") بينما كان البعض الآخر بعيدًا عن القاعدة الطبيعية الخاصة بي ، فقد يجعل ذلك صديقي يعتقد أن شخصًا ما قد اخترق بريدي الإلكتروني ("فقط التفكير بصوت عال…").

أنا خاص حول اختيارات الكلمات الخاصة بي ، وليس الجميع. بالنسبة للأشخاص الذين يكافحون من أجل الكتابة ، فإن تقديم أي اقتراح على الإطلاق حول كيفية بدء بريد إلكتروني دقيق للنشاط التجاري قد يكون مساعدة كبيرة. هل يهم حقًا ما إذا كانت اللغة تناشد المستلم؟ يبدو أن وجود قوالب تعرض الاقتراحات التي تستخدم الكلمات لاستخدامها قيمة لأسباب أخرى.

Crystal ليست أداة فظيعة ، لكنها ربما تكون أكثر نفعًا من كونها مستشارًا. بمعنى آخر ، يمكن أن تساعد القوالب الكاتبة في تجنب متلازمة الصفحة الفارغة من خلال اقتراح نقطة بداية ، لكنني لن آخذ نصائحها حول النغمة على محمل الجد.

لا تعالج الخدمة أيضًا حقيقة أن الأشخاص لديهم علاقة جدية بين الكراهية والحب عبر البريد الإلكتروني ، وعادةً ما تكون لديهم ميل كبير إلى جانب الكراهية. بشكل عام ، من الأفضل أن تكتب قصيرة وتقول ما تعنيه. الحصول على النقطة في الجملة الأولى. كن واضحا. وإذا كنت قلقًا بشأن إساءة قراءة شخص ما لنغمتك ، فتأكد من أنك تغلق بابتهاج مع علامة تعجب وإشارة تعجب.

موارد إضافية

لمزيد من النصائح حول إدارة بريدك الإلكتروني ، راجع هذه المقالات ذات الصلة:

• أفضل تطبيقات عميل البريد الإلكتروني المحمول
• جلد صندوق الوارد الخاص بك في شكل مع هذه التطبيقات
• وقف القتال البريد الإلكتروني مع المزيد من البريد الإلكتروني
• مقابلة: ديمتري ليونوف من SaneBox عن إدارة البريد الإلكتروني
• 4 طرق لمكافحة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني في المكتب