الحصول على المنظمة: كيفية استخدام برنامج التعاون لتعيين سير العمل

في اليوم الأول من أول وظيفة حقيقية لي ، أخذني كبير المحررين في شركة نشر المجلات التي استأجرتني إلى مخطط انسيابي ضخم مثبت على الحائط. قالت: "إليكم كيف ينتقل مقال من كتابي إلى منشور". سرتني خلال العملية برمتها ، مؤكدة على الأجزاء التي شارك فيها أنا وفريقي. كان هذا في عام 2001 ، قبل أن يتوفر برنامج التعاون مجانًا ، لكن الدروس التي تعلمتها في ذلك اليوم تنطبق حتى في عصر Asana و Slack.

كل مقال في مجلة ذهب إلى مغلف بولي كبير الحجم مع قطعة من الورق مسجلة في المقدمة. تم ترميز الورقة بالألوان للمجلة التي ستظهر فيها المقالة. نحن نسمي هذا سترة العمل. في كل مرة يتم فيها إرسال المقالة إلى قسم مختلف ، سواء إلى محرري النسخ للتدقيق أو إلى قسم لوحة المفاتيح لإجراء تغييرات ، يتم تسجيل محفوظات رحلتها على سترة العمل. عندما يتم ذلك مع موظف واحد ، فإنها ستعينها إلى قسم جديد عن طريق كتابة سطر على ورقة المسار. كان أي شخص رأى سترة عمل يعرف تمامًا جميع المراحل التي مرت بها المقالة وأين كان من المفترض أن يذهب بعد ذلك.

عند التفكير في الأمر ، كانت سترات العمل هذه مقدمة ومظهرًا فعليًا لبرامج سير العمل الحالية ، مثل Asana. كان مخطط سير العمل الذي تم تثبيته على الحائط اتجاهًا ممتازًا بالنسبة لي ، كموظف جديد وأي شخص آخر يجري على متن الطائرة. لقد أعطاني صورة واضحة وضوحًا لما فعلته المنظمة وكيف.

في عالم اليوم ، حيث نضغط من أجل البيئات غير الورقية وانتقلنا إلى حد كبير إلى الملفات والمجلدات الإلكترونية ، من الأسهل التخلي عن إنشاء هذه الأنواع من مستندات سير العمل وتحديثها. ولكن بالنسبة لجميع الشركات وحتى مشاريع العمل الجماعي على مستوى الهواة ، من المهم للغاية توثيق سير عملك.

لماذا وثيقة سير العمل؟

لماذا يجب أن توثق سير عملك؟ هناك بعض الأسباب الحاسمة للغاية ، بما في ذلك ما يلي:

• يساعد أصحاب الأعمال والمديرين على التفكير بشكل كامل وفهم ما يحدث في كل مرحلة من مراحل العملية التجارية ، ولماذا ؛
• تمكن من تحديد الخطوات غير الضرورية وقطع العمليات ؛
• وهو يذكر الموظفين أو أعضاء الفريق الذين قد يكونون بعيدين عن مراحل معينة من العمل عن سبب وجودهم والقيمة التي يقدمونها ؛
• إنه ضروري لأعضاء الفريق على متن الطائرة ؛
• إنها واحدة من أفضل الطرق لتوضيح كيفية عمل الشركة للزملاء المحتملين. و
• يتيح للفريق بدء استخدام أدوات التعاون بشكل أكثر فاعلية.

إلى هذه النقطة الأخيرة ، لقد ذكرت بالفعل أسانا. Asana هي أداة لإدارة سير العمل ، نوع من مثل قائمة المهام على المنشطات. إنه مشابه جدًا لنظام سترة العمل الذي استخدمته في أول مهمة نشر لي. يتيح لك Asana تتبع المهام التي يجب القيام بها ودفعها خلال العملية. كل مهمة لها تاريخ بجميع الخطوات أو المهام الفرعية التي مرت بها. عندما ينتهي شخص واحد من المهمة الفرعية في متناول اليد ، يقوم هو أو هو بتخصيصها في الخطوة التالية ويوجهها إلى شخص أو قسم يقوم باختيارها بعد ذلك.

لقد تشبهت قبل أن Asana يشبه مجموعة من البطاقات ، في حين أن برنامج إدارة المشاريع يشبه لعبة الطاولة. عندما تفتح لعبة لوحة ، قد يكون لديك شيء مثل لوحة ، ومجموعة متنوعة من قطع اللعب ، وكتاب قواعد واضح لكيفية لعب اللعبة. كل من يلعب يوافق على تلك القواعد المحددة مسبقًا. يمكنك الخروج عن القواعد ، لكن اللعبة قد صممت للتمتع بأقصى قدر من المتعة عندما تلتزم بهذه القواعد ، وهكذا تفعل.

عندما تلعب الورق ، ومع ذلك ، يجب على كل من يلعب أن يوافق على اللعبة التي سيتم لعبها وعلى مجموعة القواعد التي ستتبعها. هل يمكن أن تلعب القلوب أو يمكن أن تلعب البصق. بعض ألعاب الورق معروفة بالقواعد المعمول بها ، مثل Texas Hold'em. ثم هناك ألعاب أخرى بها أشكال مختلفة ، مثل rummy (gin rummy ، rummy مباشرة ، 500 rummy ، وما إلى ذلك) وتحتاج إلى تجزئة القواعد مع الجميع على الطاولة للتأكد من أنك ستوافق جميعًا على كيف ألعب. هناك أيضًا خيار للاختراع على لعبة الورق الخاصة بك ، مع قواعد فريدة يجب عليك تعليمها لكل شخص مستعد للعب.

Asana (والعديد من أدوات التعاون الأخرى ؛ سأقدم المزيد من الأمثلة في لحظة) ، كما قلت ، مثل مجموعة أوراق اللعب. لكي تنجح Asana ، يجب أن يعرف الجميع كيف يتم لعب اللعبة ، ما هي القواعد ، ما هو الهدف ، وكيف تنتهي اللعبة.

ماذا عن كانبان؟

تعد لوحات Kanban مثالاً آخر على أدوات التعاون التي تشبه مجموعة البطاقات. Trello هو مثال واحد على أداة kanban عبر الإنترنت. غالبًا ما تستخدم فرق تطوير وبرمجة البرامج kanban بطريقة محددة ومحددة مسبقًا (مثل لعب Texas Hold'em) ، في حين أن أولئك الذين يستخدمون kanban للاستخدام الشخصي يمكنهم تعويض أي قواعد يحلو لهم.

إذا كان لديك سير عمل موثق ، فيمكنك بسهولة تعيين مسار العمل هذا في Asana. من الأسهل بكثير البدء في استخدام Asana عندما يكون لديك بالفعل سير عمل موثق لأنه يعني أنك قد فكرت بالفعل في عملية العمل أو الفريق بأكملها من الأعلى إلى الأسفل. يأخذ اعتماد Asana بعض التجربة والخطأ بغض النظر عن ماذا ، ولكن سيكون الأمر أكثر فوضى وإحباطًا إذا قمت بذلك دون الحاجة إلى توثيق سير عملك من قبل.

رسم خرائط سير العمل

مع برنامج سير العمل ، عادة ما يكون هناك شيء يكتمل ، حتى لو كانت العملية برمتها مستمرة. كل ما يمكن إكماله هو عادة مهامك أو مهامك الفرعية.

فكرة الإنجاز مختلفة تمامًا في برنامج إدارة المشاريع. المشروع بحكم التعريف هو شيء يتم إكماله وتسليمه في تاريخ. ولكن ليس كل أنواع العمل هي مشاريع. في دار نشر المجلات التي عملت فيها ، سيكون المقال كاملاً عند طباعته. وبالمثل ، كان لكل إصدار من المجلة تاريخ انتهاء عند تسليمها. لكن نسخة التحرير لم تكن كاملة. كان العمل مستمر. لا تزال هناك حاجة لتتبعها. كان لها مهام مهمة - نسخة قم بتحرير هذه المقالة - لكن نسخة التحرير نفسها لم يكن لها تاريخ انتهاء أو تسليم.

تتضمن عملية تعيين سير العمل أيضًا تحديد العمليات أو الإجراءات التي يجب تعيينها وتعقبها بشكل صريح. هذه الدقة ومستوى التفاصيل مهم جدا.

فكر في وصفة للطهي. لا تدرج الوصفات كل خطوة واحدة لأن الكثير منها ضمنيًا أو مفهومًا. لا تخبرك الوصفات بتكسير البيض وإفراغ محتوياته وطرد الأصداف لأن "إضافة البيض" يعني ذلك بالفعل ، ويصبح من المرهق للغاية إدراج كل تلك الخطوات. وبالمثل ، في بيئة العمل ، قد يكون من المفهوم أن "تحرير المقالة" يعني "التحقق من العنوان ، والتحقق من العنوان الفرعي ، ونسخ التحرير ، وترك أي أسئلة للمؤلف".

ومع ذلك ، في بعض الحالات ، قد تحتاج إلى أن تكون صريحًا بدرجة أكبر. لقد عملت مرة واحدة في نشر الصحف حيث تم التحقق من العناوين الرئيسية للصور والتعليقات التوضيحية للصور والتاريخ في أسفل الصفحة ورقم الصفحة ، وكان من المفترض أن تكون خطوات منفصلة عن النسخ لأنها غفل عنها كثيرًا.

بمعنى آخر ، عليك معرفة مستوى التفصيل الضروري. العديد من الخطوات ، والأشخاص الذين يستخدمون البرنامج سوف يتجاهلون الإجراء. قليلة جدا ، والأخطاء الحرجة قد تحدث. من المحتمل أن يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ للحصول عليه بشكل صحيح ، ولكن عليك اتخاذ بعض القرارات قبل البدء.

رسم الخرائط العقليات

عند تعيين مهام سير العمل ، ستقضي أيضًا وقتًا في معرفة طريقة تفكير منظمتك بشكل جماعي. ما هي عقلية مؤسستك حول المشاريع أو الأشخاص أو الموضوعات ذات الاهتمام؟ إنه ذو صلة في Asana ، وكذلك في أدوات التعاون الأخرى.

سلاك مثال جيد. Slack عبارة عن نظام أساسي للمراسلة يركز على إشعارات السحب بدلاً من إشعارات الدفع ، لذلك فإن الأمر كله يتعلق بالاشتراك في الرسائل التي تريد تلقيها. لعمل مرشحات جيدة لتلك الإشعارات ، تحتاج إلى الاعتماد جزئيًا على القنوات. تشبه القنوات المجموعات ، ولتجعل القنوات فعالة ، عليك أن تعرف كيف يفكر فريقك في كل شيء. هل تعتقد من حيث الإدارات أو المشاريع؟ هل تعتقد من حيث المواضيع أو العملاء؟ إذا كنت تدير شركة عقارية ، فربما تفكر فيما يتعلق بالأحياء السكنية أو عتبات قيمة الممتلكات أو الوكلاء. تحتاج إلى معرفة عقلية فريقك قبل إنشاء القنوات بحيث تكون فعالة بالفعل في تسهيل العمل الجماعي.

تتضمن أدوات التعاون غالبًا طرقًا أكثر لتنظيم المعلومات ، مثل استخدام الترميز اللوني ، ووضع العلامات ، وأحيانًا الترميز باللون. تذكر تلك السترات المهمة المرمزة بالألوان التي وصفتها سابقًا؟ نفس الصفقة. عند استخدامها بشكل صحيح ، فإن الترميز اللوني هو علامة مرئية تنقل المعلومات على الفور بوضوح. لهذا السبب ، يزيد ترميز الألوان من الإنتاجية. أوصي بشدة باستخدام الترميز اللوني في أداة تعاون ، طالما تأكدت أولاً من فهمك لعقلية الفريق حول سبب ترميز شيء ما في المقام الأول. ما هي المعلومات التي يجب نقلها على الفور وبدون كلمات؟ عليك أن تفهم عقلية فريقك لتكون قادرًا على الإجابة على هذا السؤال.

بما في ذلك الثقافة

من المهم توثيق مهام سير العمل قبل تعيينها على أداة تعاون ، كما أنه من المهم بنفس الدرجة فهم العقلية وتعيينها. القطعة الأخيرة هي الثقافة.

تعكس أدوات التعاون ثقافة الشركة والعكس صحيح. من المهم حقًا وضع قواعد عامة للمشاركة فيما يتعلق بالاحترافية ، ومستوى الشكليات ، وحيث يكون من غير الملائم الخروج عن الموضوع.

من وجهة نظر الموظف أو أحد أعضاء الفريق ، غالبًا ما يتم استخدام أدوات التعاون كمكان لتفريغ قوته. في تجربتي ، سيبث الأشخاص مظالمهم بغض النظر عما إذا كانت أدوات التعاون تمنحهم مساحة مخصصة لذلك. تقدر بعض المنظمات النقاش المفتوح وحتى النقاشات الساخنة حول العمل ، في حين يرى البعض الآخر أنه يشتت انتباهه وقد يكون خطيرًا.

لا يمكن لأدوات التعاون وحدها أن تملي ما إذا كان سيتم تنفيس الأشخاص ومعارضتهم في الأماكن المناسبة. يجب أن يأتي من ثقافة الشركة. يحتاج الأشخاص الذين يشغلون مناصب قيادية إلى توضيح ما إذا كانوا يريدون من أعضاء الفريق التحدث مع الشكاوى والحجج في سياق العمل أو خارجه. الذي يحتاج إلى معرفة عندما يكون هناك مشكلة؟ هل يريد أعضاء الفريق عدم الكشف عن هويتهم قبل الإعراب عن القلق أو الشكوى؟ هل يتم تقديم الشكوى من أجل التنفيس أو لتسليط الضوء على المشاكل المحتملة في العمل وسير العمل؟ إذا كان سيحدث على أي حال (وهو كذلك) ، فمن الأفضل أن تأخذ ذلك في الاعتبار واتخاذ القرارات بشأنه بدلاً من التظاهر بأنه لا يحدث.

موارد إضافية

مورد آخر يجعل تعيين مهام سير العمل أسهل هو برنامج تعيين العقل ؛ راجع هذه النصائح حول كيف يمكن لخريطة ذهنية أن تدحض إدارة مشروعك. إذا كنت في الأيام الأولى من استخدام برنامج إدارة المشاريع ، فيجب أن تساعدك هذه النصائح الأربعة للبدء. ولإلقاء نظرة أعمق على Asana ، يساعد قراءة بعض النصائح لاستخدام Asana.